Access 中的报表简介

Access 中的报表简介

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

报表提供在 Microsoft Access 数据库中查看、格式化和汇总信息的方式。例如,您可以为所有联系人创建一个简单的电话号码报表,或为不同地区和时间段的总销售额创建一个汇总报表。

在本文中,您将概括地了解 Access 中的报表。此外,您还将了解创建报表和使用对数据进行排序、分组和汇总等选项的基础知识,以及如何预览和打印报表。

注意: 本文中的信息用于仅使用 Access 桌面数据库。Access web 应用程序不支持报表。

本文内容

Access 中的报表的概述

在 Access 中创建报表

添加分组、排序或汇总

使用条件格式突出显示数据

自定义颜色和字体

添加徽标或背景图像

打印报表

Access 中的报表的概述

报表有什么作用?

报表是一种数据库对象,您需要显示数据库中的信息以用于以下任何用途时,它将助您一臂之力:

  • 显示或分发数据汇总。

  • 存档数据快照。

  • 提供单个记录的详细信息。

  • 创建标签。

报表的组成部分

您可以创建不显示数据的“未绑定”报表,在本文中,为了方便起见,我们假定报表与诸如表或查询等数据源相绑定。报表是按节来设计的,您可以在设计视图中查看这些节。了解每个节的工作原理将有助于创建更好的报表。例如,您选择用于放置计算控件的节确定了 Access 计算结果的方式。下表是节类型及其用途的摘要:

打印时节将如何显示

可以在哪里使用节

报表页眉

报表开头。

报表页眉用于显示一般出现在封面上的信息,如徽标、标题或日期。当您在报表页眉中放置使用“总和”聚合函数的计算控件时,将计算整个报表的总和。报表页眉位于页面页眉之前。

页面页眉

每页的顶部。

使用页面页眉可在每页上重复报表标题。

组页眉

每个新记录组的开头。

使用组页眉可显示组名。例如,在按产品分组的报表中,使用组页眉可以显示产品名称。当您在组页眉中放置使用“总和”聚合函数的计算控件时,将计算当前组的总和。一个报表上可具有多个组页眉节,具体取决于您已添加的分组级别数。有关创建组页眉和页脚的详细信息,请参阅添加分组、排序或汇总部分。

主体

对记录源中的每个行显示一次。

此位置用于放置组成报表主体的控件。

组页脚

每个记录组的末尾。

使用组页脚可显示组的汇总信息。一个报表上可具有多个组页脚,具体取决于您已添加的分组级别数。

页面页脚

每页的底部。

使用页面页脚可显示页码或每页信息。

报表页脚

报表末尾。

注意: 在设计视图中,报表页脚显示在页面页脚下方。但是,在所有其他视图(如布局视图或在打印或预览报表时)中,报表页脚显示在页面页脚的上方,紧接在最后一个组页脚或最后页上的主体行之后。

使用报表页脚可显示整个报表的报表总和或其他汇总信息。

您将会发现,如果您的数据库具有合理设计的表结构和关系,则可以更简便地创建有意义的报表。有关规划和设计数据库的介绍,请参阅数据库设计基础一文。

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在 Access 中创建报表

您可以按照以下步骤为 Access 桌面数据库创建报表:

步骤 1:选择记录源

报表的记录源可以是表、命名查询或嵌入式查询。记录源必须包含您要在报表上显示的数据的所有行和列。

  • 如果数据来自现有表或查询,在“导航窗格”中选择相关表或查询,然后继续执行步骤 2

  • 如果记录源尚不存在,则执行下列操作之一:

    • 继续执行步骤 2 并使用“空报表”工具,

    • 创建包含所需数据的表或查询。在“导航窗格”中选择相关查询或表,然后继续执行步骤 2。

步骤 2:选择报表工具

报表工具位于功能区的“创建”选项卡上的“报表”组中。下表介绍了相关选项:

工具

说明

报表

创建简单的表格式报表,其中包含您在导航窗格中选择的记录源中的所有字段。

报表设计

在设计视图中打开一个空报表,您可在该报表中添加所需字段和控件。

空报表

在布局视图中打开一个空报表,并显示“字段列表”(您可以在其中将字段添加到报表)

报表向导

显示一个多步骤向导,允许您指定字段、分组/排序级别和布局选项。

标签

显示一个向导,允许您选择标准或自定义的标签大小、您要显示哪些字段以及希望这些字段采用的排序方式。

步骤 3:创建报表

  1. 单击与您要使用的工具所对应的按钮。如果出现向导,则按照向导中的步骤操作,然后单击最后一页上的“完成”
    Access 在“布局”视图中显示所创建的报表。

  2. 格式化报表以获得所需外观:

    • 调整字段和标签的大小,方法是选择字段和标签,然后拖动边缘直到达到您需要的大小。

    • 选择一个字段及其标签(如果有),然后拖到新位置来移动字段。

    • 右键单击一个字段,使用快捷菜单上的命令合并或拆分单元格、删除或选择字段以及执行其他格式化任务。

      此外,您还可使用下列部分中所述的功能使报表更加美观易读。

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添加分组、排序或汇总

在桌面数据库报表中添加分组、排序或汇总的最快方法是右键单击您要对其应用分组、排序或汇总的字段,然后单击快捷菜单上的所需命令。

在布局视图或设计视图中打开报表时,您还可使用“组”、“排序”和“汇总”窗格来添加分组、排序或汇总:

  1. 如果“组”、“排序”和“汇总”窗格尚未打开,则在“设计”选项卡上的“分组和汇总”组中,单击“分组和排序”

  2. 单击“添加组”“添加排序”,然后选择您要在其上执行分组或排序的字段。

  3. 在分组或排序行上单击“更多”以设置更多选项和添加汇总。

有关分组、排序和汇总的更详细信息,请参阅创建分组或汇总报表一文。

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使用条件格式突出显示数据

Access 包括用于突出显示报表上的数据工具。您可以添加条件格式规则的每个控件或一组控件,然后在客户端报表,您可以 还 添加数据条数据进行比较。

若要添加条件格式 对控件 ︰

  1. 在“导航窗格”中右键单击报表,然后单击“布局视图”

  2. 选择所需的控件和在格式选项卡上,在控件格式组中,单击条件格式

    提示: 若要选择多个控件,请按住 Ctrl 键并单击这些控件。

  3. “条件格式规则管理器”对话框中,单击“新建规则”

  4. “新建格式规则”对话框中,在“选择规则类型”下选择一个值:

    • 若要创建单独针对每个记录进行评估的规则,则选择“检查当前记录值或使用表达式”

    • 若要创建使用数据栏互相比较记录的规则,请单击“比较其他记录”

  1. “编辑规则说明”下,执行何时应用格式及应用什么格式的规则,然后单击“确定”

  2. 若要为相同控件或控件集创建附加规则,请从步骤 4 重复此过程。

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自定义颜色和字体

尝试使用“App 主题”选项以自定义颜色和字体。

  1. 通过在导航窗格中右键单击它,然后单击布局V查看在布局视图中打开报表。

  2. “报表布局工具”选项中,在“设计”选项卡单击“主题”,然后将光标放在主题库中的各个主题上以预览效果。单击某个主题以将其选中,然后保存报表。

  3. 使用“颜色”“字体”库分别设置颜色或字体。


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添加徽标或背景图像

您可以在报表中添加徽标或背景图像,如果更新图像,更新也将自动应用于数据库中使用此图像的位置。

添加或删除图像:

  1. 在“导航窗格”中,右键单击报表,然后单击“布局视图”

  2. 在报表中,单击要在其中添加图像的位置,然后在“设计”选项卡上的“页眉/页脚”组中单击“徽标”

  3. 浏览到相关图像,然后单击“打开”。Access 将把此图像添加到报表中。

  4. 要删除图像,右键单击该图像并从快捷菜单中选择“删除”。

添加背景图像:

  1. 在“导航窗格”中,右键单击报表,然后单击“布局视图”

  2. “格式”选项卡上的“背景”组中,单击“背景图像”

  3. “图像库”列表中选择一个图像,或者单击“浏览”并选择图像,然后单击“确定”

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预览和打印报表

预览报表

  1. 在“导航窗格”中右键单击报表,然后单击“打印预览”。您可以使用“打印预览”选项卡上的命令来执行下列任一操作:

    • 打印报表

    • 调整页面大小或布局

    • 放大或缩小,或一次查看多个页

    • 刷新报表上的数据

    • 将报表导出到其他文件格式。

  2. 单击“关闭打印预览”

打印报表

在不预览报表的情况下打印:

  • 在“导航窗格”中右键单击报表,然后单击“打印”。报表将被发送到默认打印机。

    注意:  如果您在“导航窗格”中选择报表并从“文件”选项卡选择“打印”,则可以选择附加打印选项,例如页数和份数,并指定打印机。

    • 若要打开可在其中选择打印机的对话框以指定副本数等,单击“打印”

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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