2007 Microsoft Office system 中的信息权限管理

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

注意: Office 2007 中 2017年到达支持生命周期的结尾。

本文介绍如何通过使用2007 Microsoft Office 系统中可用的信息权限管理 (IRM) 限制对文档、 工作簿和演示文稿中的内容的权限。有关如何限制对电子邮件中的内容的权限的信息,请参阅限制对电子邮件中的机密信息的权限

有关如何设置密码才能打开或修改文件的信息,请参阅设置密码才能打开或修改文档、 工作簿或演示文稿。还有其他描述使用密码保护的文档中的格式保护工作表或工作簿元素的文章。

本文内容

IRM 用途的限制

Irm 的文件类型可以权限管理

配置您的计算机以使用 IRM

下载权限

限制对文件中的内容的权限

使用不同的 Windows 用户帐户权限管理文件

具有受限权限的内容的视图

IRM 的用途及其局限性

信息权限管理 (IRM) 允许个人和管理员指定对文档、工作簿和演示文稿的访问权限。这有助于防止未经授权的人员打印、转发或复制敏感信息。在使用 IRM 限制了对某个文件的权限后,由于对文件的权限存储在文档文件自身内,因此不论信息位于何处,都会对其强制实施访问限制和使用限制。

IRM 可以帮助个人按照自己的偏好传送个人信息或私人信息。IRM 还可以帮助组织强制实行有关管理和传播机密信息或专有信息的公司政策。

IRM 可以协助执行下列操作:

  • 防止受限制内容的授权收件人转发、复制、修改、打印、传真或粘贴这些内容用于未授权的用途

  • 防止使用 Microsoft Windows 中的 Print Screen 功能来复制受限制内容

  • 限制发送到任何位置的内容

  • 支持文件过期,这样在指定的一段时间后不能再查看文档中的内容

  • 强制实行有关管理在公司内部使用和传播内容的公司政策

IRM 不能防止下列操作:

  • 恶意程序(例如,特洛伊木马、按键记录器和某些类型的间谍软件)清除、盗取或捕获及传送内容

  • 由于计算机病毒的操作导致内容丢失或损坏

  • 按照收件人屏幕上的显示手动抄写或重新键入受限制内容

  • 收件人对屏幕上显示的受限制内容拍摄数字图片

  • 使用第三方屏幕捕获程序复制受限制内容

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可以使用 IRM 进行权限管理的文件类型

在 2007 Office 版本中使用 IRM,可以对 XML Paper Specification (.xps) 文件以及下列文件类型进行权限管理:

Word 文件

文件类型

扩展名

文档

.doc

文档

.docx

启用了宏的文档

.docm

模板

.dot

模板

.dotx

启用了宏的模板

.dotm

Excel 文件

文件类型

扩展名

工作簿

.xls

工作簿

.xlsx

启用了宏的工作簿

.xlsm

模板

.xlt

模板

.xltx

启用了宏的模板

.xltm

非 XML 二进制工作簿

.xlsb

启用了宏的加载项

.xla

启用了宏的加载项

.xlam

PowerPoint 文件

文件类型

扩展名

演示文稿

.ppt

演示文稿

.pptx

启用了宏的演示文稿

.pptm

模板

.pot

模板

.potx

启用了宏的模板

.potm

“管理加载项”

.pps

“管理加载项”

.ppsx

启用了宏的放映

.ppsm

Office 主题

.thmx

注释: 

  • 在将这些文件类型附加到 Office Outlook 2007 中的权限管理电子邮件中时,也将同时对它们进行自动权限管理。

  • 在将消息 (.msg) 文件附加到权限管理电子邮件中时,不会对该附加的消息进行权限管理。IRM 不对 .msg 文件类型进行权限管理。

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配置计算机以便使用 IRM

要在 2007 Office 版本中使用 IRM,至少需要软件 Windows Rights Management Services (RMS) 客户端 Service Pack 1 (SP1)。如果使用运行 Windows Vista 的计算机,则已经安装了 Windows Rights Management Services (RMS) 客户端。如果使用运行 Windows XP 的计算机,则必须由您或您的 RMS 管理员在计算机上安装 Windows Rights Management Services (RMS) 客户端 Service Pack 1 (SP1)。RMS 管理员可以配置特定于公司的 IRM 策略,这些策略规定了哪些人员可以访问信息,以及针对某个电子邮件所允许的编辑级别。例如,公司管理员可以定义一个称为“公司机密”的权限模板,其中规定了使用该策略的电子邮件只能由公司范围内的用户打开。

安装 Windows Rights Management Services (RMS) 客户端

  1. 在 Windows XP 中,单击“开始”按钮,然后单击“控制面板”

  2. 单击“添加或删除程序”,然后单击“添加或删除程序”。在左窗格中,单击“添加新程序”。从程序列表中,单击“Windows Rights Management Services 客户端”,然后单击“添加”

    注意: 在经典视图中,双击“添加或删除程序”,然后在左窗格中单击“添加新程序”。从程序列表中,单击“Windows Rights Management Services 客户端”,然后单击“添加”

或者,当您首次尝试打开已权限管理通过使用 IRM 的文件, 2007 Office 版本会提示您下载 Windows 权限管理服务客户端,如果您运行的未安装该软件的计算机。

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下载权限

首次尝试将文档、 工作簿或演示文稿打开具有受限权限,您必须连接到以验证您的凭据并下载使用许可证授权服务器。使用许可证定义文件您具有访问权限的级别。此过程是必需的具有受限权限的每个文件。换言之,而不使用许可证无法打开具有受限权限的内容。下载权限要求 Microsoft Office 发送您的凭据 (其中包含您的电子邮件地址) 和有关您到授权服务器的权限的信息。在文档中包含的信息不会发送到授权服务器。有关详细信息,请阅读2007 Microsoft Office system 隐私声明

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限制对文件中的内容的权限

作者可以限制权限的文档、 工作簿,并在每个用户,每个文档或每个组的基础上的演示文稿 (基于组的权限需要 Microsoft Active Directory 目录服务中的组扩展)。作者使用权限对话框中为用户提供读取及更改权限,以及设置内容的到期日期。例如,Ranjit,作者,可以授予海伦娜阅读文档,但无法对其进行更改的权限。然后,Ranjit 可以授予 Bobby 对文档进行更改,并允许他保存文档的权限。Ranjit 也可能决定对文档的权限过期之前的 5 天内限制海伦娜的和 Bobby 的访问此文档。有关设置文档的到期日期的信息,请参阅设置文件的过期日期

权限

  1. 保存文档、工作簿或演示文稿。

  2. 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 、 指向准备,指向限制权限,然后单击不能分发

  3. 选中“限制对此文档的权限”复选框,然后为每个用户指定所需的访问级别。

    如果管理员设置了个人无法更改的自定义权限策略,则您的选项可能会受到限制。

    权限级别

    • 读取     具有“读取”权限的用户可以读取文档、工作簿或演示文稿,但不具有编辑、打印或复制权限。

    • 更改     具有“更改”权限的用户可以读取、编辑和保存对文档、工作簿或演示文稿的更改,但不具有打印权限。

    • 完全控制     具有“完全控制”权限的用户具有全部创作权限,可以对文档、工作簿或演示文稿执行作者能够执行的所有操作。例如,设置内容的到期日期,防止打印以及授予用户权限。授权用户的文档权限到期后,只有文档作者或具有文档“完全控制”权限的用户可以打开该文档。作者始终具有“完全控制”权限。

  4. 要授予某人“完全控制”权限,请单击“其他选项”,然后在“访问级别”列中单击箭头,然后单击“更改”列表中的“完全控制”

    “权限”对话框

  5. 指定权限级别后,单击“确定”

    将显示文档操作栏,指示该文档受权限管理。如果您需要对该文档进行任何访问权限更改,请单击“更改权限”

    消息栏

    如果将具有受限权限的文档转发给未经授权的人员,将出现一条显示作者的电子邮件地址或网站地址的消息,以使此人可以申请该文档的权限。

    对话框图像

    如果作者选择不包含电子邮件地址,则未经授权的用户只会看到一条错误消息。

设置文件的到期日期

  1. 打开文件。

  2. 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 、 指向准备,指向限制权限,然后单击不能分发

  3. 选中“限制对此文档的权限”复选框,然后单击“其他选项”

  4. “用于用户的附加权限”下,选中“此文档的到期时间”复选框,然后输入一个日期。

  5. 单击两次“确定”

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使用其他 Windows 用户帐户对文件进行权限管理

  1. 打开文档、工作簿或演示文稿。

  2. 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ,指向准备,指向限制权限,然后单击管理凭据

  3. 执行下列操作之一:

    • “选择用户”对话框中,选择要使用的帐户的电子邮件地址,然后单击“确定”

    • “选择用户”对话框中,单击“添加”,键入新帐户的凭据,然后单击“确定”两次。

      “选择用户”对话框

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查看具有受限权限的内容

若要使用 2007 Office 版本查看您具有权限的受权限管理的内容,只需打开文档、工作簿或演示文稿即可。

如果要查看您拥有的权限,请单击消息栏中的“查看权限”,或单击屏幕底部状态栏上的按钮。

按钮图像

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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