“EPM:集中式还是分散式?”白皮书

本白皮书是我们的“一线快报”系列文章的一部分。 本文介绍公司在作出有关实施项目管理系统的决定时,为何首先要充分了解待解决的问题。 有时部署集中式项目管理系统可能并不是最好的选择。

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EPM - 集中式还是分散式?

自上世纪 80 年代初首次进入项目管理行业开始,我就是企业项目管理的拥护者。 那么,您也许会想,我始终会站在集中式项目管理一边,但事实并非如此。 我们来简单探讨下我们对于企业项目管理的定义。

对于不同人群而言,EPM 可能有着许多不同的含义。 在本专栏的其他文章中,我已经探讨过为什么对于某个组织而言,EPM 部署的重心可能在于文档管理,而对于下一个组织而言,其重心在于综合调度计划。 企业项目管理的核心理念在于,人们必须在项目管理工作彼此互动。 这意味着,项目经理和/或项目管理团队并非完全各自为战。 但这是不是代表,要实现这种“互动”的唯一途径就是设立集中式项目调度系统? 不一定。 对于某些组织而言,项目管理挑战可能在于,由于对项目均采用了特设管理的方式,其无法提供覆盖整个企业的项目管理汇总报告。 在这种情况下,只需在所有项目管理人员之间设立共同的项目标准便可实现 EPM。 最可行的方法是,设立一个中央资源库,其中包含可供所有人使用的模板、培训材料、文档和报告标准。 可能一个简单的 SharePoint 站点便足以满足这一需求。

对于某些组织而言,项目管理的挑战可能在于,由于各资源间就正在开展的工作以及下一工作重心缺乏足够的沟通,从而导致员工调度计划效率低下。 在这种情况下,可通过改进团队间沟通来实现 EPM。 所需工具非常简单,可以是共享日历、即时消息,也可以是一个供员工列出各自优先任务的共享门户。

在某些组织中,项目管理的挑战仅仅在于保证编程开发项目取得进展。 如果是这种情况,则 Visual Studio Team Services 等产品中已经提供了足以满足其需求的工具。 在编程项目中,我们经常能够以几乎任何顺序完成许多任务,因此,对于某些正在实施的开发类型,可能不适合采用严苛的“关键路径调度”。

我还记得多年前与一家航空公司的维护部门开展合作的情形。 该公司允许员工在每月初选择自己的调度计划,如果调度计划未经过协调(这种情况经常出现),则可能需要对轮班进行管理以了解是否无人在岗。 他们的项目管理挑战不是“何时完成工作?”,而是“是否有人在岗?”。这种情况下,可通过实施轮班调度工具来实现 EPM。

即便我们的 EPM 挑战主要与项目调度计划有关,也无法立马判定部署集中式管理系统是唯一或最佳的答案。 组织很有必要了解项目管理人员相互之间需要 开展何种互动。 如果必须定期协作才能解决资源冲突、了解组织中即将开展的其他优先事项或了解某个项目的进度将对其他项目造成的影响,则 Project Server 之类的工具就是最佳的解决方案,但很多时候,我交流的组织甚至没有问过自己这个问题。

在某些组织中,我们发现调度程序很少,而资源却很多。 即使是规模巨大的组织,也可能采用了这种结构,具体情况视行业和完成的项目类型而定。 不久之前,我与一家组织进行了会面,该组织确信自己已经采用了正确的解决方案来应对自身的 EPM 挑战。 他们要求我阐明解决方案,但如往常一样,我要求他们首先阐明自己的项目管理问题。

当他们在白板上介绍完自己的管理环境后,很明显,即便是这家组织,其选择的解决方案也无法解决他们的问题。

在此案例中,该组织面对的问题是对于大量分包商报告的项目进度缺乏了解。 这家客户认定,要解决这一问题,他们就必须为其分包商实施按时计费类型的时间表。 项目总监对于这一决定非常沮丧。 “我们永远无法将这种条款加入分包商合同。”他们说道。 幸运的是,财务部门的一位员工出来给予了答复。 “是这样的。”该员工回复道,“分包商合同中已经设有要求分包商填写我们选择的时间表的条款。”问题解决了。

在探讨解决方案之前要首先了解问题所在,这是我经常提到的一个观点,但实施这种做法也很有难度。 从逻辑上来考虑,确定自动化解决方案的顺序应当是:

  1. 找出问题

  2. 定义解决方案

  3. 确定是否要为解决方案实现自动化(如果是,该怎么做)

网站、视频和其他地方呈现的自动化解决方案演示让我们忘记了这一流程。 只有当遇到某些问题时,我们才会寻求自动化解决方案,但自动化解决方案从感官体验上是如此具有吸引力,以至于我们最终都会经历以下过程:

  1. 选择自动化解决方案

  2. 在部署解决方案时遇到问题

  3. 通过定义如何为解决方案中应用自动化工具来解决该问题

  4. 尝试回忆起最初的问题

新问题就变成了在今后很长时间、数周、数月乃至数年内部署解决方案,而当高层管理人员询问何时能够解决最初的问题时,所有人开始面面相觑。 人们总是健忘的。

多年来,我推荐过各种可能的自动化解决方案。 噢,Project Server 自然也是其中一种选择,但我也推荐过 Microsoft Project Pro 与 SharePoint Server 的组合。 我推荐过使用 Excel 和 Outlook 的组合。 我推荐过使用第三方时间表与 Project 的组合。

我甚至曾推荐过使用大型白板。 老实讲。 我与那家组织已经有过多年业务来往。 案例中谈到的这个人担当的是房地产方面的工作,负责续签长期房地产租约。 当我询问问题所在时,很明显问题是时间安排导致的。 该员工错过了几个重要的合约截止期限,他确信,企业项目管理工具可以解决这个问题。 该组织已要求为一些管理人员提供报告,从而确保未来不会再次错过此类截止期限。 “一共有多少用户?” 我问道。 “就我一个。”他答复道。 “一次需要管理多少个 项目?”我问道。“七个或八个。”他答复道。 “您要为每个项目管理多少个截止期限?”“这很复杂。 每个项目都具备大概六个截止期限。” 他告诉我。

很明显,我们不应该为这位可怜的员工安装大型集中式 EPM 系统。

“为什么不在您的隔间里安置一块巨大的白板,然后用彩色记号笔来标记不同的截止期限?”我问道。 “您可以为第一个期限使用蓝色,第二个使用绿色,最后一个使用红色,以此类推。”

他看上去被这个主意吸引了,记录了大量笔记。 离开这家公司的时候,我很清楚,我那天没有出售任何服务或产品,而这位员工也非常失望,因为他没法部署自己想象中那种系统了。 驾车回家途中,我的电话响了。 是这位员工打来的。 “您能说明一下为白板使用的不同颜色吗?”他问道。

在设计解决方案并选择如何为其实现自动化之前,请首先认清您尝试解决的问题,这种做法不仅仅能帮助您节省金钱。 组织中有些元素并不存在需要优先解决的问题,而上述做法便可以节省您花在这些元素上的大量时间。

如果集中式企业项目管理软件可以帮助您最好地解决您尝试解决的问题,那其他解决方案也就帮不上什么忙了,但即便如此,通过阐明问题,您仍可以明确重点所在,从而提供帮助。 您的部署团队可以创建成功指标,从而在解决问题后,可借助这些指标来宣告项目取得成功。 集中式还是分散式? 可通过其中任意一种方式来实现企业项目管理。

关于作者

Chris Vandersluis 是加拿大蒙特利尔的 HMS Software(Microsoft 认证合作伙伴)的总裁及创始人。 他拥有 McGill 大学的经济学学位,在项目控制系统自动化领域有着三十余年的丰富经验。 他是项目管理委员会 (PMI) 的长期成员,帮助创办了 Microsoft Project 用户组 (MPUG) 的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会。 Chris 撰文的期刊包括《财富》、《Heavy Construction News》、《Computing Canada》杂志和 PMI 的 PMNetwork,他也是《Project Times》的专栏作者。 他在 McGill 大学讲授高级项目管理课程,经常在北美和全球各地发表有关项目管理联盟职能的演讲。 HMS Software 是面向项目的时间记录系统 TimeControl 的发布商,自 1995 年起成为 Microsoft Project 解决方案合作伙伴。

可以通过电子邮件联络 Chris Vandersluis:chris.vandersluis@hms.ca

如果您希望阅读 Chris Vandersluis 撰写的更多 EPM 相关文章,请访问 HMS 的 EPM Guidance 网站 (http://www.epmguidance.com/?page_id=39)。

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