“跟踪还是处理”白皮书

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本白皮书是我们的"快报"系列的一部分。它介绍了跟踪项目工作的优势,讨论跟踪方法,并说明跟踪时间和跟踪进度之间的差异。

若要阅读更多白皮书,请参阅“一线快报”白皮书

跟踪还是处理

它在北美地区是万圣节季节下面,因此我想,我们将谈恐怖 ︰ 跟踪我们的项目。哪些信息?不是恐怖讲话时?域的信息将希望有不同。

规划管理不是仍然因此常见

在许多行业和组织,它是 stunningly 常见创建正式的项目管理计划,即使他们是在计划模式向左和永远不会跟踪。计划的练习,如果您必须再次计划。无这是软件开发比其他流行的。我们在软件行业中的项目管理中所做的所有进度,仅与这是计划,然后跟踪这些计划的项目数相当大。如果您是那些仅计划之一,是好消息时,您不是单独。坏消息是,您不是单独 !

有许多为什么跟踪一些行业中的项目不是常见的原因。在某些行业,例如,它是常见的是专门创建投标定价项目或项目签订或估算以使项目的原始计划中的人员。此条件成立在许多不同环境中,但我们看到它几乎永恒建筑、 密集工程、 航空/国防和大型工程/采购/建筑 (EPC) 项目中。一旦将赢得投标,全新团队采用跟踪和交付项目。大型项目,创建原始投标的人员已经通常移动很久以前创建评估括号和右合同之间的时间可能会扩展,使其他投标。只需立即启动该项目可能会给他们的旧新闻。使项目管理人员不能直接跟踪对照原计划,因为它和计划本身的结构创建的用户不可用。

提供有关不执行但是跟踪项目是项目跟踪工作是太困难因此流体最常见的原因。某些项目会更改快速,只需跟上计划是大量的任务。如果花费了所有您更新计划的时间,则宝贵向左轻跟踪什么您有已规划很少的时间。

这可能会不一定是一个很好的有趣的效果。在环境中,项目经理反复更新计划通过再次基于和更改条件,项目是从不真正最晚;永远不会真正超出预算;永远不会真正关闭修订。它可能是?根本,我们只需更新计划前 20 分钟,然后直接在跟踪与我们的计划,我们。

如果您是软件开发行业中,您在想,这听略 Agile,您可能是完全正确。敏捷项目管理的目的是构建我们设计和已传递我们正在创建反复发生。我们的计划将相应地调整,然后我们可以在任何时候,说"客户端报表非常不够好。我们可以停止下面现在。"

这是完全适用于某些类型的开发,但对于其他人,它是梦境资料。使用相同的项目管理限制为每个其他行业 live 大多数软件开发环境。我们有截止日期,以满足、 预算遵守和固定的范围提供的列表。我们来呼叫该传统项目管理。即使在主要敏捷环境中,我体验已敏捷管理发生内伞传统项目管理。

只需计划,为任何激励跟踪您的项目执行大好处的可能性。我们来看看整个跟踪概念。

意味着跟踪何影响?

您可能认为项目跟踪具有非常不同的定义,并且您有不正确。如何跟踪项目取决于大大的目标是什么。下面是一些更常见跟踪方法之一 ︰

猜测百分比

"我们有大约一半方式,"工作组负责人说,我们知道这是我们有计划的大约 50%。尽管这跟踪,这是比根本不跟踪,此数据的质量都非常弱。如果我有计划完成任务在 10 天和报表,我们可随时大约 50%完成,项目管理工具,如 Microsoft Project 和 Project Server 将使我的某些假设。他们将图基于他们具有有限的数据必须具有所用 5 天的投入到目前为止,并且必须 5 天的剩余工作量。或许也是如此,但它将掩码是关于 50%已完成,但它已采取的工作量来实现,因此可能具有 20 天的剩余工时 20 天的情况。

测量左多少

年前深喜剧影片称为"资金时间点"采用 Tom Hanks 特色家庭承包商永远不会看起来待完成的人员。通过运行 gag 整个影片的答案"将会完成?"所有承包商会都说"三更多周"。

但是,跟踪剩余工期是更高质量的数据比只需要猜测百分比。剩余工期为我们提供了清晰重点剩余以获取完成这段并开始时可以取决于此下一条。有两种方法可以认为基于已如何设置您的任务的剩余工期。第一个是想汇总任务的剩余工期。这是适合我们不侧重需要完成的工作量。第二个是认为剩余工期或每个工作分配的工作量。这是更适合如果任务是驱动的资源。但两大步骤设置从只需要猜测百分比。

测量我们已花费多少

"已花费 10 天为止,"是一种方法可以自行查看进度。有时也称为 LOE 或"级别或投入。工作量非常方便,让我们实际刻录费率看看,但它执行盲人侧。侧良好的此方法,我们有一个出色的了解我们已花费多少对此任务到目前为止。侧坏,我们可能不具有剩余要执行的出色了解。要在时间表企业版中,我们处理通常组织尝试实现此方法。一次我们人员认为此方法仅为适当是否再加上与其他更多复杂项目跟踪方法,但我们已经已显示,通常是只需在其自身非常强。"如果我们可以只需确定在何处我们的时间,"他们说的客户端,可通过",将放到目前为止,我们什么我们已完成的我们无法成为几乎可以立刻更有效地"。他太右。我们实施的时间表这允许会根据计划任务跟踪时间和的单独进行组织有很大更高效。更高版本,他们都能够添加跟踪可提高性能,但是又进一步的其他方法。

我们将使用挣的值方法

挣值方法开发大约 30 年前的控制非常复杂的项目的一种方式,但基本概念非常简单。如果我们进行预算任务,然后我们花,还有多长时间无论我们无法获得超过 100%的预算。挣值重点跟踪"实际"的完成百分比和的人士也某些类型的项目和不得给其他人。如果我们正在构建路上,例如,我们有 100 英里道路 ︰ 以构建的然后我们时在英里标记 50,我们已完成了一半。如果您已花费的资金 75%开始,到目前为止,您已有大的问题,并挣的值方法将使该明显。指示一样,您可能会在完成时为 50%超出预算。

如果开展研究的新药物或编写软件时,可能会更加难以找到然后测量实际完成百分比。盈余的分析人员有整个工具箱"加权的里程碑"的可能方式在这种类型的进度和所有这些获取,将我的收藏夹。在加权的里程碑项目管理环境中,我们设置的工作的重要里程碑,然后我们到达该里程碑,如我们获得之前开始该里程碑表示我们有同意的百分比。有关此方法出色的是存在小争议。您是否完成了里程碑?是或否?如果没有,您已获得执行任何操作。如果是这样,您已获得的百分比。

象牙塔 Snow 项目

即使您使用以下方法之一,您应注意的事项之一是我呼叫"象牙塔雪"项目。这些项目几乎可以立刻前进到 99.97%已完成,然后保持滞留那里适用于大多数人的时间。

如何将显示所有这些操作?

无论哪种项目管理工具您正在使用,显示进度通常显示为相当常见元素。下面我们已从 Microsoft Project 50%进度的一个条形图显示了图像 ︰

显示 50% 进度的甘特条形图

如果这是所有我们正在跟踪,我们至少有一些概念,我们正在向但现代工具等 Project 和 Project Server 可以提供得多。如果我们为项目设置比较基准,我们将能够比较不仅任务的进展情况,但它与我们的原始计划的比较情况。

带基线的甘特条形图

下面我们可以看到该任务应 50%已完成和是,但它开始最晚的一周。在栏的右侧,我们可以看到我们花了 50%的时间和 (考虑做周末) 我们已经填写了 50%的栏。如果我们以前输入资源的工作,我们可能有了 80 小时的一天的工作并使用 40 小时。如果我们将其在隔离,但是即使任务可能步调进度并刻录我们预期的费率,它仍然有负面影响任何任务的下一级,是右上跟踪来执行此任务。

好的我正在跟踪,现在什么?

好,以便我们介绍一些基础知识。您已在前 20%的经验丰富的项目管理管理员。严重。已优于 80%的那些解决方案。现在的基本但很可能具有影响力的内容。

如果 x,然后 y

含义,它是有效的跟踪需求的公式结果 ︰ 如果 x 反应,然后执行 y 操作。

它是基本的公式,但其中一个最棘手培训中的人员。几年前,我必须使用全国认证 lifeguards 工作组的权限。这些是经验丰富的专业人员,但可以练习但永远不会真正遇到直到真正发生了一件事 ︰ 如何 lifeguard 有何在实际紧急情况。Armed 因素中将介绍类似的挑战。您可以培训和培训和培训,但您不能真的肯定某人将如何响应中向它们愤怒激发实际武器时。

项目管理幸运的是通常不是几生活或停止,但我们遇到类似问题跟踪项目的人员。项目经理知道应该怎么做时未完全计划跟踪项目?这是您可以考虑多长时间提前内容。您是否有时间和/或资金应变预算?您有以获取颁发机构执行操作的命令链吗?您是否需要这些项目最晚是否正在运行时到达相应人员的通信计划?和结果所构成的行动?值得一天延迟升级?如何大约一周?有关如何增加风险或范围中?提前此设置某些标准可以不稳定可避免以后出现。

技巧就或跟踪

设置您的组织或您的项目以实现跟踪一点也不难。几乎行业中的项目管理产品以往任何时候存储项目进度某些功能,但有一个公司文化方面的跟踪,必须仍然考虑以良好的成功几率,这是不全 messenger。我有一段时间发音到许多项目经理 express 其管理查找仅好消息时收到项目报告可接受的问题。

大型多个国家/地区公司大型会议室中很多年前的数字。我们已讨论项目管理工具从我们发布时间表接收信息的影响。

"我不理解,"高级总经理说,"why,当我们获取工时,任务不更新进度。"

"如果我有 40 小时任务,40 小时的投入从时间表到该任务将是您预期的结果是?"我的系统要求。

VP 看感到困惑对此问题。

"我希望其成为完成,"他说。

"但不是怎么办?"我回答。

"我不理解,"说现在满意的 VP。"如果它是 40 小时任务以及您没有 40 小时的工作,则必须通过"。

我不确定要答案的内容,但幸运的是我保存的页眉中项目组要求对外部 VP 说话片刻和大概介绍寿命不会始终遵循计划。

获取管理来了解它们可以使最大的影响,当项目不转为计划内容都是可以提供大好处,只需尽可能可以削弱管理的所有项目必须都报告进度,按计划的坚持意见。

跟踪您的项目可以为那些用户管理其不仅为整个组织处理。

关于作者

Chris Vandersluis 是加拿大蒙特利尔的 HMS Software(Microsoft 认证合作伙伴)的总裁及创始人。 他拥有 McGill 大学的经济学学位,在项目控制系统自动化领域有着三十余年的丰富经验。 他是项目管理委员会 (PMI) 的长期成员,帮助创办了 Microsoft Project 用户组 (MPUG) 的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会。 Chris 撰文的期刊包括《财富》、《Heavy Construction News》、《Computing Canada》杂志和 PMI 的 PMNetwork,他也是《Project Times》的专栏作者。 他在 McGill 大学讲授高级项目管理课程,经常在北美和全球各地发表有关项目管理联盟职能的演讲。 HMS Software 是面向项目的时间记录系统 TimeControl 的发布商,自 1995 年起成为 Microsoft Project 解决方案合作伙伴。

可以通过电子邮件联络 Chris Vandersluis:chris.vandersluis@hms.ca

如果您希望阅读 Chris Vandersluis 撰写的更多 EPM 相关文章,请访问 HMS 的 EPM Guidance 网站 (http://www.epmguidance.com/?page_id=39)。

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