“收集签名”工作流详述

“收集签名”工作流详述

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

SharePoint 产品附带的工作流是可用于自动处理您的业务流程,使其两个 morereassign 一致且更高效的功能。您可以使用Excel、 Word或向其签名的一个或多个人员的InfoPath中创建文档传送到 SharePoint收集签名工作流。

有关详细信息,请参阅关于 SharePoint 附带的工作流

重要: 默认情况下,收集签名工作流未激活,并且未列出的关联表单的选择工作流模板列表框中。若要使其可供使用,网站管理员必须激活它们在网站集级别。如果您有网站集级别的权限,请参阅启用 SharePoint 工作流模板

如果您需要执行已完成收集签名工作流任务   只需转到完成段,然后将其展开。您可能不需要任何其他段现在。

手动流程与自动工作流的比较

SharePoint 工作流具有以下特性:

  • 高效和一致   收集签名工作流自动传送文档、 分配签名任务并跟踪他们的进度。可以监视工作流中的活动和从一个中央状态页,调整和完成后 60 天内维护的工作流运行中的事件的历史记录。

  • 减少您的工作量    “收集签名”工作流可以为您和您的同事节省时间和免除麻烦,同时还可简化和标准化您的签名流程。

下图显示了非常简单的“收集签名”工作流版本。

工作流流程图

使用本文的提示

本文中的信息显示在可展开段中显示。

如果您需要执行已完成收集签名工作流任务   只需转到完成段,然后将其展开。您可能不需要任何其他段现在。

如果您想要添加,启动、 监视和维护工作流   如果您还不熟悉这些任务,您可能会发现有用逐渐过渡到本文中,段通过段中,第一次您设计并添加工作流。一旦您熟悉的信息和文章布局,您将能够直接转到您需要的任何返回访问的段。

图形说明    此系列工作流文章中的屏幕图像和概念图一般基于“审批”工作流类型。但是,为了概念或说明清晰性,本文中的图像和图示已为“收集签名”工作流自定义。

有关打印本文的说明    这是一篇较长的文章。如果您只要打印选定段,请确保在打印时展开这些段。(另外,如果要在打印副本中包含完整图形,请按横向打印,而非纵向。)

有关搜索的说明    搜索本文中的任何文本或术语之前,请确保已展开要在其中进行搜索的所有段。

了解更多关于“收集签名”工作流的信息

收集签名工作流是一种 SharePoint 产品功能,将文档或Word、 Excel或向其签名的一个或多个人员的InfoPath中创建窗体。工作流自动执行、 优化和标准化整个过程。

工作流路由图示

SharePoint 产品附带的基本“收集签名”工作流作为模板使用。借助此模板,您可以在您的网站中添加一个或多个“收集签名”工作流。您添加的每个工作流都是唯一的基本“收集签名”工作流版本,每个工作流都有其自己的基于添加时指定的设置的专门工作方式。

  • 首次将“收集签名”工作流添加至列表、库或网站集时,可以指定要包含多少参与者,并指明是逐个(串行)还是一次性全部(并行)分配其任务。您甚至可以确定是否将参与者的任务划分至两个或更多单独阶段。每次在文档上手动启动工作流时,可以修改这些设置中的任何项目。

  • 工作流将一个任务分配给每个指定的参与者。每个参与者从多个可能的响应中进行选择:签署(或不签署)文档、重新分配签名任务或删除任务。

  • 工作流运行时,您可以从单个中心“工作流状态”页面监控进度并根据需要进行调整。

  • 工作流完成后的 60 天内,工作流的此次运行(或实例)期间发生的所有工作流事件的列表仍可在“工作流状态”页显示,以供参考。

收集签名工作流不设计要收集批准和拒绝的文档,或控制网站发布的网页。如果您想要添加工作流在其中参与者批准或拒绝他们查看的文档,请参阅文章,所有关于审批工作流

此外,收集签名工作流不用于收集反馈。如果您想要使用工作流收集关于文档的反馈,请参阅文章,所有关于收集反馈工作流

您也可以使用 Microsoft SharePoint Designer 2013 进一步自定义 SharePoint 产品附带的任何工作流。

添加工作流   默认情况下,您必须具有有关工作流添加到管理列表权限。(默认情况下的所有者组具有管理列表权限; 成员组和访问者组不)。

启动工作流   此外默认情况下,您必须具有到开始的编辑项目权限已添加工作流。(成员组和所有者组都具有默认的编辑项目权限; 不会访问者组)。

另外,“所有者”可以选择配置特定工作流,使其可由“所有者”组的成员启动。(要执行此操作,选中关联表单首页上的“要求拥有管理列表权限,以便启动此工作流”复选框。)

现在,越来越多的商务事务通过电子形式处理。因此,数字签名越来越多地被采用,以在法律上约束依赖方进行其事务处理。数字签名用于验证签署文档的人员的身份,并确认在数字签名应用到文档后无内容修改。数字签名提供基于加密技术的安全,有助于减小与电子商务事务有关的风险。凭借数字签名这一改进,Office 致力于满足全球企业和公共部门实体的信息安全需求。

要创建数字签名,您必须具有数字证书,该证书将向依赖方证明您的身份,应由有声望的证书颁发机构 (CA) 颁发。如果您没有数字证书,Microsoft 还拥有可提供数字证书及其他高级签名的合作伙伴。

以下是基本阶段:

  • 工作流运行之前 (计划、 添加、 启动)   
    添加工作流之前,您计划您要在其中添加它 (单个列表或库中,或为整个网站集),它是如何工作的详细信息。您已添加并配置工作流后,使用所需的权限的任何人都可以在某个特定文档启动工作流。工作流可以也将设置为自动运行。可以基于以下一项或两个两个发生触发事件激活自动运行: 当任何文档将添加中创建列表或库中,或在列表或库中的任何文档时更改

  • 工作流运行时 (完成、 监控、 调整)   
    工作流运行时,单个参与者完成所分配的任务。同时,可以从特定工作流实例中央工作流状态页监视工作流的进度。调整到工作流运行时,可从该同一页;然后,如果需要,可以取消或终止从工作流。

  • 工作流运行 (审阅、 报告、 更改) 后   
    工作流完成后,可以在工作流状态页上的多达 60 天审阅运行 (或实例) 的整个历史记录。如果没有以往任何您想要更改的工作方式的工作流功能,您可以打开和编辑您完成当您首次添加工作流的关联表单。

以下流程图从添加新工作流的人员的角度对这些阶段进行了说明。

工作流程

计划一个新“收集签名”工作流

在此分区中,我们列出了您在添加一个“收集签名”工作流版本之前需要作出的决定以及需要收集的信息。

如果您已熟悉如何添加此类工作流和只需要有关特定步骤提醒,您可以直接转到本文相应添加段 (列表/库网站集)。

SharePoint 产品附带的工作流用作主模板,向列表、库和网站集添加的特定单个工作流都以此为基础。

例如,每次添加“收集签名”工作流时,实际上是添加常规“收集签名”工作流模板版本。您为每个版本提供其名称和设置(添加此特殊版本时在关联表单中指定)。这样,您可以添加多个工作流,每个版本都基于“收集签名”工作流主版本,但是每个版本都为您将使用它的特定方式进行命名和定制。

在此图示中,已添加三个基于“审批”工作流模板的工作流 — 一个用于单个库中的所有内容类型,一个用于单个库中的单个内容类型,一个用于整个网站集中的单个内容类型。

基于“审批”工作流模板的三个工作流

根据附带的工作流模板之一添加新工作流版本时,应填写关联表单以指定需要的新版本工作方式。

在以下部分中,您将看到帮助您完成关联表单的问题列表。首先请花少许时间大致了解一下表单及其字段。

关联表单的第一页

关联表单的第一页

关联表单的第二页

关联表单的第二页

此第二页上的字段也将显示在初始表单(每次手动启动工作流时出现)上,并可在此时仅为这一次运行编辑这些字段。

9 个要回答的问题

获得本部分中所有问题的答案后,您便已做好添加工作流的准备。

这篇文章涉及菜单中显示为收集签名 – SharePoint 2013收集签名 – SharePoint 2010工作流模板。如果您不确定此工作流类型是最适合您,请参阅返回本文的了解详细信息段。可用的其他工作流模板的详细信息,请参阅关于 SharePoint 附带的工作流,一文。

请务必知道我们正在讨论以下类型的签名行,可以插入在Word、 Excel或InfoPath中创建的文档中。

什么是内容类型?

每个文档或其他项目存储在 SharePoint 列表或库中属于一个或另一种内容类型。内容类型可以为基本和常规为文档Excel 电子表格,或为非常专业作为法律合同产品设计指标。在默认情况下,SharePoint 产品中提供了一些内容类型,但您可以同时自定义这些并添加您自己创建的其他人。

您可以只在单个列表或库中提供新版本的“收集签名”工作流,也可以在整个网站集中提供此工作流。

  • 如果为单个列表或库添加工作流,可以将其设置为在所有内容类型仅在单个内容类型上运行。

  • 如果为整个网站集添加工作流,则必须将其设为仅在单个网站内容类型上运行。

  • 在任何情况下,收集签名工作流正在运行的每个文档都必须是Word、 Excel或InfoPath中创建的文件。

网站集图及三种添加方式说明

为工作流版本命名,使其能:

  • 清楚地指明其用途。

  • 明确地将其与其他工作流区分开来。

示例

假设您是编辑人员组中的一名成员。您的小组需要使用两个不同的“收集反馈”工作流:

  • 您将在提交您自己的组的成员的每个文档运行第一个工作流。此工作流仅从您的组的管理器收集反馈。

  • 您将在您自己的组外部人员提交的每个文档运行第二个工作流。此工作流收集反馈每个成员的组。

可以将第一个工作流命名内部人员提交的反馈和第二个外部人员提交的反馈

提示: 像平常一样,最好建立统一的命名约定,并确保工作流所涉及的每个人都熟悉这些约定。

可以使工作流使用网站的默认“任务”列表和“历史记录”列表、使用其他现有列表或为此工作流请求新列表。

  • 如果您的网站有许多工作流,或某些工作流将涉及许多任务,请考虑为每个工作流请求新列表。(管理过长列表将降低性能。系统维护多个较短的列表比维护一个很长的列表更快、更方便。)

  • 如果任务和为此工作流历史记录将包含敏感或机密数据,您需要保留分隔从常规的列表,然后您应该明确指示您为此工作流需要新的单独的列表。添加工作流之后,请确保为新列表设置适当的权限。

可以在以下两种情况之一在文档中插入签名行:

  • 对文档启动工作流之前。

  • 工作流启动后,第一个参与者将其签名添加到签名行之前。

在文档中添加数字签名需要两个步骤:

  1. 首先,某人插入签名行并且真的是文档的正文中
    签名行插入但尚未签名

  2. 然后某人已插入行添加其签名
    插入的签名行完整地带有签名

请牢记这一点   从第一个参与者向文档添加其签名,该文档已锁定禁止编辑。Any进一步更改该时间点之后文档 — 除添加其签名其他签署人 —使无效或删除所有已添加的签名。插入签名行计算为文档中的更改,因为所有签名都必须已存在于文档之前,第一个参与者将其实际的签名添加到这些行之一。

因此,有三个简单方式来回答此问题:

  • 对于任一启动方式    文档基于已有签名行的模板或表单,这样,任何人都不必为每一个单个的工作流运行添加签名行。

  • 对于手动启动    启动工作流之前,启动工作流的人员插入所有所需的签名行。

  • 对于自动启动    添加自己的签名之前,打开文档的第一个参与者插入所有所需签名行。

以下是要点的简要图形汇总。

文档因没有第一个签名仍打开以供更改

文档已有第一个签名,因此被锁定,不可编辑

工作流可被设为仅手动启动、仅自动启动或按任一方式启动:

  • 对特定文档手动启动“收集签名”工作流时,另一表单初始表单已存在。初始表单仅包含关联表单第二页中的设置。这样,如果启动工作流的人员需要更改这些设置中的任何项目(仅限于当前实例),可以在单击“开始”之前执行此操作。

  • 当然,对于自动启动,没有机会添加初始表单,因此,使用关联表单中指定的默认设置,不进行任何更改。

下图显示了手动启动与自动启动之间的差别。

手动启动与自动启动的表单比较

在当前工作流实例期间是应用在初始表单中所做的任何更改。若要更改的工作流的永久默认设置,您编辑的原始关联表单中,如本文的更改段中所述。

手动启动

如果允许手动启动,任何具有必需权限的人员都可以随时对任何合格文档启动工作流。

手动启动的优点在于,您和您的同事可以在选择时运行工作流,每次运行时,您都有机会通过使用初始表单更改某些设置。

当然,对于手动启动,某些人必须记住在合适时运行工作流。

自动启动

您可以将工作流设为由以下某个或每个事件自动启动:

  • 在列表或库中创建或上载新文档。

  • 更改已存储在列表或库中的文档。

自动启动的优点是任何人都不必记住要启动工作流。工作流将在每次发生触发事件时运行。

自动启动“收集签名”工作流的特别注意事项

与中的其他一些包括工作流,它不是t可以收集签名工作流启动后添加更多任务。时自动启动工作流时,它将这些已在其默认设置中指定的签名任务。每个任务确实可以重新分配工作流运行,但没有其他任务可以创建和分配。换言之,收集签名工作流应仅自动运行时标识,或至少的号码,参与者的提前已知。

自动启动后可以执行的操作是:删除或取消已分配的任务, 但是请注意,取消任务不会从文档中删除关联的签名行。

以下是采用自动启动的三个案例。注意在每个案例下:

  • 工作流在相关人员向其上载尚未签名的文档的库中运行。

  • 人员被分配的签名任务集总是稳定的,不需要在每次启动工作流时进行复查或编辑。

但是,在每个案例下,如果上载的项目是包含适当签名行的文档或表单,工作流参与者就不需要在工作流运行时插入签名行。

案例 1:单个任务,单个签署人

新的费用申请需要由 Anna 签名,因此 Anna 创建名为“New Expense Claims”的库。组织中的任何人都可以创建或上载申请。

Anna 创建工作流,并为其提供相同的名称:新的费用声明。只有一个签名任务分配的每个新文档自动运行工作流 — 到 Anna 的课程。

工作流流程图

案例 2:多个任务,多个签署人

这次,合同需要由 AnnaSean Frank (每个人)签名。

Sean 创建命名约定以获得签名的库。她创建名为签名 (annaANDseanANDfrank)收集签名工作流。为每三个用户分配一个签名任务的每个新文档自动运行工作流。

打开文档的第一个签署人为所有三个签名人插入签名行,然后他们添加自己的签名。

工作流流程图

案例 3:多个任务,单个签署人

在这个版本中,合同需要由 AnnaSean Frank (三者之一)签名。

Sean 创建签名和名为签名 (annaORseanORfrank)工作流命名约定的库。她也会创建邮件列表或通讯组,也称为annaORseanORfrank,其中包含所有三个它们。

再次运行工作流自动在库中,每个新文档,但这次它分配一个签名任务给annaORseanORfrank组。

此类任务称为组任务,其运行模式类似于:工作流将电子邮件任务通知发送给组中的每个成员,但是仅创建单个任务,该组中的任何单个成员可以代表整个组要求和完成此任务。

工作流流程图

有关声明和完成组任务的说明,请参阅本文的完成段。

为整个网站集将工作流添加到内容类型时,您将获得将此工作流同样添加至该网站集中继承在其中添加工作流的内容类型的所有其他内容类型的一个选项。(请注意,如果仅为单个列表或库添加工作流,此选项将不会显示。)

注释: 

  • 完成所有附加添加的操作需要较长时间。

  • 如果任何网站或子网站的继承在您希望此工作流被添加至继承内容类型时中断,请确保您是其中每个网站或子网站的“所有者”组成员,然后再运行此操作。

您需要提供将被分配签名任务的每个人的姓名或电子邮件地址。

组任务或单个?   如果您将任务分配给组或通讯组列表时,将分配组任务: 组中的每个成员将收到任务通知,但只有一个成员需要申请并完成任务。有关声明和完成组任务的说明,请参阅本文的完成段。

一个阶段还是多个阶段?   您可以选择让只有一个签名任务、 阶段或有多个阶段。如果您有多个阶段,阶段将执行逐个。

并行审阅还是串行审阅?   对于任何一个阶段的参与者,可以选择让其签名任务分配所有同时 (以并行),或让其任务分配逐个 (串行) 中指定的顺序。串行选项可以非常有用,例如,一个签署人是真正的决策者有关文档,它不会有意义的任何其他签署人来完成其签名任务,如果决策者决定不登录。

示例

此简单案例说明了多阶段和串行任务分配的一些优点:

假定 Frank 正为一个合同库添加新“收集签名”工作流。Frank 是真正的决策者,因此他需要成为签署每个合同第一人。如果他决定签名,Anna 或 Sean 都不会被分配签名任务。Frank 可以按以下两种方式之一进行设置:

  • 使用串行审阅   卢宁设置单个串行阶段,其中他是第一个参与者,Anna 和小红是第二个和第三个。
    下面介绍了如何卢宁设置他单阶段串行审阅。
    表单中显示的条目

  • 使用两个阶段   如果卢宁希望其任务分配,同时,Anna 并 Sean 以便小红不需要等待 Anna 添加她签名之前她可以添加自己,他可以设置工作流中的两个阶段。第一阶段包括仅他自己的签名任务和第二个是包含 Anna 和小红的任务的并行阶段。如果未完成的第一阶段,无法启动第二阶段。
    下面介绍了如何卢宁设置他两个阶段的并行审阅。
    表单中显示的设置

以下提供了两个解决方案的图示。在两个版本中,如果 Frank 不完成其签名任务,任务就不会被分配给 Anna 或 Sean。

两个版本的流程图

在关联表单的第二页上的“抄送”字段中,可以输入每次启动或结束此工作流时应通知的所有用户的姓名或地址。

  • 在此处输入姓名不会导致将工作流任务分配给此人。

  • 手动启动工作流时,启动工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时,原来添加工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

添加收集签名工作流 (仅限于一个列表或库)

如果您尚不熟悉添加工作流,查找有用继续在此段中的步骤之前,请查看本文中的前了解详细信息计划段。

必须具备两个条件才能添加工作流:

电子邮件    为使工作流发送电子邮件通知,应该为您的 SharePoint 网站启用电子邮件。如果您不确定是否已完成此操作,请与您的 SharePoint 管理员确认。

权限   SharePoint 产品的默认设置要求您具有管理列表权限,若要添加列表、 库或网站集的工作流。(默认情况下的所有者组具有管理列表权限; 成员组和访问者组不。有关权限的详细信息,请参阅本文的了解详细信息段。)

请按以下步骤操作:

  1. 打开要为其添加工作流的列表或库。

  2. 在功能区上,单击“列表”“库”选项卡。

    选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。例如,在日历列表中,此选项卡名为“日历”

  3. 在“设置”组中,单击“工作流设置”。

  4. 在工作流设置页面中,指定要在上运行的工作流的单个内容类型或所有(适用于所有内容类型),然后单击添加工作流

    注意: 收集的签名工作流可以运行仅在创建的Word、 Excel或InfoPath中创建的文档。

    选定了文档内容类型时添加工作流命令

    1. 完成关联表单的第一页。
      (有关说明,请参阅图示。)

单个列表或库的关联表单首页

标注 1

内容类型

保留默认选择为“全部”,或选择特定内容类型。

标注 2

工作流

选择收集签名 – SharePoint 2013收集签名 – SharePoint 2010模板。

注意: 如果收集签名 – SharePoint 2013收集签名 – SharePoint 2010模板未显示在列表中,请联系您的 SharePoint 管理员联系以了解如何为网站集或工作区激活它。如果您有网站集的权限,请参阅启用 SharePoint 工作流模板

标注 3

名称

键入此工作流的名称。此名称将向相关列表或库的用户标识该工作流。

有关如何为工作流命名的建议,请参阅本文的计划段。

标注 4

任务列表

选择要用于此工作流的任务列表。您可以选择现有任务列表或单击“任务(新建)”以创建新列表。

有关创建新任务列表 (而不选择现有) 的原因的信息,请参阅本文的计划段。

标注 5

历史记录列表

选择要用于此工作流的历史记录列表。您可以选择现有历史记录列表或单击“新建历史记录列表”以创建新列表。

有关创建新历史记录列表 (而不选择现有) 的原因的信息,请参阅本文的计划段。

标注 6

开始选项

指定启动此工作流的一种或多种方式。

有关各种选项的信息,请参阅本文的计划段。

  1. 如果此表单中的所有设置符合您的需求,单击“下一步”

  2. 完成关联表单的第二页。
    (有关说明,请参阅图示。)

    每次手动启动工作流时,SharePoint 产品提供关联表单第二页中的所有选项,使您可以为这一个实例更改这些选项。

关联表单第二页(选项被标注)

标注 1

将分配给

输入您希望工作流将任务分配到的人员的姓名或地址。

  • 如果任务将分配一个每次 (串行)   
    按您想要为其分配任务的顺序输入姓名或地址。

  • 如果同时分配所有任务(并行)   
    姓名或地址的顺序无关紧要。

  • 如果包含组或通讯组列表   
    组任务将分配: 组中的每个成员将收到任务通知,但只有一个成员需要申请并完成任务。有关声明和完成组任务的说明,请参阅本文的完成段。

标注 2

Order

指定应每次分配一个任务(串行)还是一次性分配所有任务(并行)。

有关使用串行和并行阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 3

添加新阶段

添加除刚才配置的第一个阶段之外所需的任何阶段。

  • 删除整个阶段,请单击该阶段的“分配给”字段,然后按 CTRL+DELETE。

有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 4

CC

输入每次启动或结束此工作流时应通知的所有用户的姓名或地址。

  • 此处输入姓名均不 't导致分配工作流任务。

  • 手动启动工作流时,启动工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时,原来添加工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  1. 如果此页面上的所有设置符合您的需求,单击“保存”以创建工作流。

SharePoint 产品将创建新工作流版本。

下一步做什么?

如果您准备启动和测试新工作流,请转到本文的启动段。

您将找到用于在本文的插入段中的文档中插入签名行的说明进行操作。

添加收集签名工作流 (针对整个网站集)

如果您尚不熟悉添加工作流,查找有用继续在此段中的步骤之前,请查看本文中的了解详细信息计划段。

必须具备两个条件才能添加工作流:

电子邮件   为了让工作流发送电子邮件通知,必须针对您的网站启用电子邮件。如果您不确定此已完成,请与 SharePoint 管理员联系。

权限   SharePoint 产品的默认设置要求您具有管理列表权限,若要添加列表、 库或网站集的工作流。(默认情况下的所有者组具有管理列表权限; 成员组和访问者组不。 有关权限的详细信息,请参阅本文的了解详细信息段。)

请按以下步骤操作:

  1. 转到网站集的主页(而不是网站集某网站或子网站的主页)。

  2. 单击设置 “设置”图标 ,然后单击网站设置

    在SharePoint Online中,,单击设置 标题栏上的 SharePoint 2016 “设置”按钮。 ,然后单击网站内容。从网站内容,单击网站设置

  3. 在网站设置页面上,在Web 设计库,下单击网站内容类型
    “库”下面的“网站”内容类型链接

  4. 在“网站内容类型”页上,单击要为其添加工作流的网站内容类型的名称。

    注意: 收集的签名工作流可以运行仅在创建的Word、 Excel或InfoPath中创建的文档。

    文档内容类型(突出显示类型)

    1. 在所选的内容类型,在设置页面上单击工作流设置
      “设置”部分中的工作流设置链接

    2. 在工作流设置页面上,单击添加工作流链接。
      添加工作流链接

    3. 完成关联表单的第一页。
      (有关说明,请参阅图示。)

关联表单第一页(选项被标注)

标注 1

工作流

选择收集签名 – SharePoint 2013收集签名 – SharePoint 2010模板。

注意: 如果收集签名 – SharePoint 2013收集签名 – SharePoint 2010模板未显示在列表中,请联系您的 SharePoint 管理员联系以了解如何为网站集或工作区激活它。如果您有网站集的权限,请参阅启用 SharePoint 工作流模板

标注 2

名称

键入此工作流的名称。此名称将向此网站集的用户标识该工作流。

有关如何为工作流命名的建议,请参阅本文的计划段。

标注 3

任务列表

选择要用于此工作流的任务列表。您可以选择现有任务列表或单击“任务(新建)”以创建新列表。

有关创建新任务列表 (而不选择现有) 的原因的信息,请参阅本文的计划段。

标注 4

历史记录列表

选择要用于此工作流的历史记录列表。您可以选择现有历史记录列表或单击“新建历史记录列表”以创建新列表。

有关创建新历史记录列表 (而不选择现有) 的原因的信息,请参阅本文的计划段。

标注 5

开始选项

指定启动此工作流的一种或多种方式。

有关各种选项的信息,请参阅本文的计划段。

标注 6

更新列表和网站内容类型?

指定此工作流是否应被添加到(关联到)继承内容类型的所有其他网站和列表内容类型。

  • 完成所有附加添加的操作需要较长时间。

  • 如果任何网站或子网站的继承在您希望此工作流被添加至继承内容类型时中断,请确保您是其中每个网站或子网站的“所有者”组成员,然后再运行此操作。

  1. 如果此页面中的所有设置符合您的需求,单击“下一步”

  2. 完成关联表单的第二页。
    (有关说明,请参阅图示。)

    每次手动启动工作流时,SharePoint 产品提供关联表单第二页中的所有选项,使您可以为这一个实例更改这些选项。

关联表单第二页(选项被标注)

标注 1

将分配给

输入您希望工作流将任务分配到的人员的姓名或地址。

  • 如果任务将分配一个每次 (串行)   
    按您想要为其分配任务的顺序输入姓名或地址。

  • 如果同时分配所有任务(并行)   
    姓名或地址的顺序无关紧要。

  • 如果包含组或通讯组列表   
    组任务将分配: 组中的每个成员将收到任务通知,但只有一个成员需要申请并完成任务。有关声明和完成组任务的说明,请参阅本文的完成段。

标注 2

Order

指定应每次分配一个此阶段中的任务(串行)还是一次性分配所有任务(并行)。

有关使用串行和并行阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 3

添加新阶段

添加除刚才配置的第一个阶段之外所需的任何阶段。

  • 删除整个阶段,请单击该阶段的“分配给”字段,然后按 CTRL+DELETE。

有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 4

CC

输入每次启动或结束此工作流时应通知的所有用户的姓名或地址。

  • 此处输入姓名均不 't导致分配工作流任务。

  • 手动启动工作流时,启动工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时,原来添加工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  1. 如果此页面上的所有设置符合您的需求,单击“保存”以创建工作流。

SharePoint 产品将创建新工作流版本。

下一步做什么?

如果您准备启动和测试新工作流,请转到本文的启动段。

您将找到用于在本文的插入段中的文档中插入签名行的说明进行操作。

插入签名行

工作流参与者可以添加其签名之前,必须在文档中插入签名行。插入行的文本和添加签名的本身是两个单独的操作。

请切记:

  • 将签名添加至任何签名行后,文档将被锁定,不可进行任何进一步的更改,在已有签名行中添加后续签名除外

  • 如果在添加第一个签名后执行任何更改,所有已添加的签名都将无效或被从文档中删除。

  • 插入和删除签名将被视为更改文档。

  • 因此,必须先完成签名行的所有添加和删除,第一个参与者才添加其签名

以下是所有相关内容的简要图形汇总。

文档因没有第一个签名仍打开以供更改

文档已有第一个签名,因此被锁定,不可编辑

插入签名行Word或Excel中:

  1. 在文档或工作表中,单击鼠标以将光标定位到要在其中插入签名行的位置。

  2. 插入选项卡上,在文本组中,单击签名行

  3. 签名设置对话框中,填写以下任何、 所有,或无这四个字段:

    • 建议的签名   
      签名人的全名。
      (显示在完成的签名中)。

    • 建议的签名人职务   
      (显示在完成的签名中)。

    • 建议的签名人电子邮件地址   
      (显示在完成的签名。)

    • 签名人说明   
      签名的任何有用或必需的信息。
      (显示在完成的签名。)
      “签名设置”对话框

  4. 仍然在相同对话框中,选择或清除以下复选框:

    • 允许签名人在登录对话框中添加注释   
      允许签名人键入其签名目的。
      (签名类型的将会显示在完成的签名。)

    • 在签名行中显示签名日期   
      在其中添加签名的日期。
      (显示在完成的签名中)。

  5. 单击“确定”。

重复相同的过程以添加更多签名行。

删除Word或Excel中的签名行:

  1. 单击签名行以将其选中。

  2. 删除

重要: 仅可在 InfoPath Filler 表单中插入签名行。

插入签名行中InfoPath:

  1. 在表单中,单击以将光标定位到要插入签名行的位置。

  2. 在功能区的“开始”选项卡的“控件”组中,单击“签名行”

  3. 单击签名行以将其选定,然后右键单击它,在快捷菜单上单击“签名行属性”

  4. “签名行属性”对话框的“常规”选项卡上,填写以下任何、所有四个字段或不填写这些字段:

    • 签署人在签名之前将看到的消息   
      签名的任何有用或必需的信息。
      (显示在完成的签名。)

    • 签署人姓名   
      (显示在完成的签名中)。

    • 签署人职务   
      (显示在完成的签名中)。

    • 签署人电子邮件地址   
      (显示在完成的签名。)
      “签名属性”对话框

  5. “大小”选项卡和“高级”选项卡上执行任何所需调整。

  6. 单击“确定”。

删除InfoPath中的签名行:

  • 单击控件将其选中,然后按 DELETE。

下一步做什么?

如果您准备测试新工作流时,请转到本文的启动段。

如果在完成工作流任务,请转到 (或返回) 本文中的完成段。

启动“收集签名”工作流

有关签名流程提醒: 必须对文档进行的所有修订,包括所有插入和删除签名行将— 第一个参与者将其签名添加到签名行之前。(有关详细信息,请参阅本文中的计划段)。

此外,确保向其,工作流将分配任务的人员,了解如何添加其签名并完成其任务窗体。他们可能会发现完成段本文中很有用。

可以启动工作流的两种方式    工作流可被设为仅手动启动、仅自动启动或按任一方式启动:

  • 手动在任何时候,由任何具有必需权限的人员。

  • 自动时指定的发生触发事件时,即,只要将文档添加到列表或库和/或当文档列表中已更改任何方式。
    (发生触发事件中指定的关联表单中,第一页的原始添加和配置工作流的过程。有关详细信息,请参阅本文的计划段。)

工作流可以 't开始对任何当前已签出的文档。(文档可以签出工作流启动它; 但再次签回到之前,已签出后,可以在该文档中启动没有进一步的工作流)。

如果工作流被配置为自动启动,每次发生触发事件时,工作流将在触发它的文档上执行。

启动时,工作流将分配首个或首批任务,并将任务通知发送给每个任务接收者。同时,它还会将启动通知(与任务通知不同)发送给最初添加工作流的人员以及在关联表单第二页的“抄送”字段中列出的任何人。

如果在触发操作启动工作流之前文档中没有必需的签名,则必须在首个签名被添加到文档之前插入这些签名行。

权限说明   通常,您必须具有编辑项目权限,启动工作流。(默认情况下,成员组和所有者组具有这种权限,但不是会访问者组。但是,所有者还可以选择,基于工作流的工作流需要管理列表权限的人员启动工作流。如果选择此选项,所有者实际上可以指定只有他们和其他所有者可以启动特定工作流。有关详细信息,请参阅本文的了解详细信息段。

启动工作流的两个位置

您可以从两个位置中的任何一个手动启动工作流:

  • 从列表或库的文档的存储位置。

  • 从文档本身内,在其中创建的 Microsoft Office 程序中打开。(请注意,此必须是完整的安装程序,而没有 web 应用程序版本)。

此段中的其余两个部分提供了两种方法的说明。

  1. 将所有必需签名行添加至文档,或与工作流参与者安排好以确保在任何参与者将其签名添加至某行之前,文档中已包含所有签名行。

  2. 转至存储您需要对其运行工作流的文档的列表或库。

  3. 单击图标上方以选择该项目的项目名称,然后在功能区的文件选项卡,请在工作流组中,单击工作流

  4. 在工作流:文档名称页面下启动一个新工作流,请单击要运行工作流。
    启动工作流的链接

  5. 在初始表单中,执行要应用于此特定工作流实例的任何更改。

    注意: 在当前工作流实例是使用初始表单中,在这里,所做的更改。如果您要进行任何更改将应用每次工作流运行时,或者您想要更改不会显示此表单中的工作流设置,请参阅本文的更改段。

关联表单第二页(选项被标注)

标注 1

将分配给

更改您希望工作流向其分配任务的人员列表。

  • 如果任务将分配一次   
    中应分配任务的顺序输入姓名或地址。

  • 如果同时分配所有任务   
    姓名或地址的顺序无关紧要。

  • 如果包含组或通讯组列表   
    组任务将分配: 组中的每个成员将收到任务通知,但只有一个成员需要申请并完成任务。有关声明和完成组任务的说明,请参阅本文的完成段。

标注 2

Order

确保在每个段中每次分配一个任务(串行)或一次性分配所有任务(并行)的规范符合您的需求。

有关使用串行和并行阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 3

添加新阶段

添加除当前配置的一个或多个阶段之外的任何阶段。

  • 删除整个阶段,请单击该阶段的“分配给”字段,然后按 CTRL+DELETE。

有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 4

CC

进行任何所需的添加或删除。请记住:

  • 此处输入姓名均不 't导致分配工作流任务。

  • 手动启动工作流时,启动工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时,原来添加工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  1. 按照所需方式在初始表单中进行所有设置后,单击“开始”启动工作流。

工作流将分配首个或首批任务,同时还会将启动通知发送给您和初始表单的“抄送”字段中列出的任何人。

  1. 将所有必需签名行添加至文档,或与工作流参与者安排好以确保在任何参与者将其签名添加至某行之前,文档中已包含所有签名行。

  2. 在计算机上用已安装的 Office 程序打开文档。

    注意: 此方法,不能web 应用程序版本的 Microsoft Office 程序中打开文档时使用。它必须在您的计算机上的程序的完整安装版本中打开。

  3. 在打开的文档中,单击“文件”选项卡,单击“保存并发送”,然后单击要运行到文档的工作流。

  4. 如果您看到以下消息告知您工作流需要签入文件,单击“签入”按钮。
    (如果您未看到此消息,请转至步骤 5。)

  5. 单击“启动工作流”大按钮。

  6. 在“更改工作流”页面的初始表单中,执行要应用于此特定工作流实例的任何更改。

    注意: 在当前工作流实例是使用初始表单中,在这里,所做的更改。如果您要进行任何更改将应用每次工作流运行时,或者您想要更改不会显示此表单中的工作流设置,请参阅本文的更改段。

关联表单第二页(选项被标注)

标注 1

将分配给

更改您希望工作流向其分配任务的人员列表。

  • 如果任务将分配一次   
    中应分配任务的顺序输入姓名或地址。

  • 如果同时分配所有任务   
    姓名或地址的顺序无关紧要。

  • 如果包含组或通讯组列表   
    组任务将分配: 组中的每个成员将收到任务通知,但只有一个成员需要申请并完成任务。有关声明和完成组任务的说明,请参阅本文的完成段。

标注 2

Order

确保在每个段中每次分配一个任务(串行)或一次性分配所有任务(并行)的规范符合您的需求。

有关使用串行和并行阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 3

添加新阶段

添加除当前配置的一个或多个阶段之外的任何阶段。

  • 删除整个阶段,请单击该阶段的“分配给”字段,然后按 CTRL+DELETE。

有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 4

CC

进行任何所需的添加或删除。请记住:

  • 此处输入姓名均不 't导致分配工作流任务。

  • 手动启动工作流时,启动工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时,原来添加工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  1. 按照所需方式在初始表单中进行设置后,请单击“开始”启动工作流。

工作流将分配首个或首批任务,同时还会将启动通知发送给您和初始表单的“抄送”字段中列出的任何人。

下一步做什么?

  • 如果这是首次运行此工作流时,将其他参与者需要信息和帮助才能完成所分配的任务?(它们很有用本文的完成段。)

  • 另外,最好检查参与者是否收到其电子邮件通知,尤其要确认相关通知未被其垃圾邮件筛选器误处理。

  • 然后,当然,您可能必须完成您自己的一个或多个工作流任务。转到本文中的详细信息的完成段。

  • 同时,要了解如何您可以跟踪的当前工作流实例的进度,请转至本文的监控段。

完成“收集签名”工作流任务

如果这是您首次被分配收集签名工作流任务,可能需要先参阅本文的此段,然后再完成任务。这样,您将了解可能向您提供的所有选项。

注意: 如果知道一个工作流任务已被分配给您,但是电子邮件收件箱中尚未显示通知消息,请确保此通知未被垃圾邮件筛选器误传。如果已被误传,请相应地调整筛选器设置。

首先,确保您获得了正确的文章

不同类型的工作流需要不同的任务操作。

因此,开始之前,请确保分配给您的任务的确是“收集签名”工作流任务,而非其他类型工作流任务。

查找文本此文档需要您签名在以下位置:

  • 主题行中的任务通知
    任务通知中的标识文本

  • 要审阅的文档中的消息栏上
    要审阅的项目中的标识文本

  • 在工作流状态页上的任务标题
    “工作流状态”页上任务标题的标识文本中

如果看不到这些位置中的此文档需要您签名文本,请咨询启动或最初添加工作流,以了解它所基于的工作流模板的人员,或者是否自定义工作流。

如果您的任务“收集签名”任务,也可以阅读。

当分配给您一个工作流中的任务时,通常可以通过以下三种方式之一了解任务:

  • 接收到电子邮件任务通知。

  • 打开一个 Microsoft Office 文档,可看到消息栏通知,已向您分配相关任务。

  • 查看 SharePoint 网站,发现目前已向您分配了一个或多个任务。

发现您已被分配“收集签名”工作流任务时,通常执行两个操作:

  • 审阅文档    打开并审阅文档,然后签名或不签名。

  • 完成任务    完成并提交任务表单。

因此,通常情况下,完成任务涉及以下三个项目:

  • 通知消息(您作为电子邮件接收的消息)

  • 提交以获得签名的文档(您将其打开并签名或不签名)

  • 任务表单(您将其打开、完成和提交)

下面将介绍这三个项目。

注意:  任务通知信息中的功能区上的“打开此任务”按钮在邮件使用完整的已安装的 Outlook 版本打开时(而在 Outlook Web Access Web 应用程序中打开时)显示。

任务通知消息、要审阅的项目和任务表单

注意: 任务通知信息中的功能区上的“打开此任务”按钮在邮件使用完整的已安装的 Outlook 版本打开时(而在 Outlook Web Access Web 应用程序中打开时)显示。

(请注意,如果任务未分配对您而言,但整个组或通讯组列表其成员,然后您应该申请任务完成之前。有关详细信息,请参阅此段中的声明组任务完成之前部分。)

请按以下步骤操作:

  1. 在任务通知邮件中,在“若要完成此任务”说明中单击访问文档的链接。

  2. 在打开的文档中,单击消息栏上的“打开此任务”按钮。

从电子邮件通知消息访问项目和任务表单

注意: 任务通知邮件中的功能区上的“打开此任务”按钮(在图中位于黑色箭头顶部)在邮件使用完整的已安装 Outlook 版本打开时(而在 Outlook Web Access Web 应用程序中打开时)显示。

(请注意,如果任务未分配对您而言,但整个组或通讯组列表其成员,然后您应该申请任务完成之前。有关详细信息,请参阅此段中的声明组任务完成之前部分。)

请按以下步骤操作:

  1. 在存储要审阅的文档的列表或库中,单击与文档和工作流相关的进行 中链接。

  2. 在“工作流状态”页,单击任务标题。

  3. 在任务表单的“此工作流任务应用于”消息栏中,单击访问文档的链接。

从列表或库访问项目和任务

请注意,如果任务未分配对您而言,但整个组或通讯组列表其成员,然后您应该申请任务完成之前。有关详细信息,请参阅此段中的声明组任务完成之前部分。

另外,请注意,如果为特定用户设置签名行,而您在作为“其他”用户登录时添加了签名,签名行可能会显示差别。在此示例中,签名行为 Frank Martinez 设置,但是以 Anna Lidman 的身份登录的某人添加了签名。

显示不同签署人的签名行

在以下示例中,在Word中创建文档。

带有三个消息栏的待审阅项目

请注意三个黄色消息栏显示在文档顶部:

标记为最终状态   此消息栏告知,至少一人已在签名行添加其签名。

重要:  从此时开始,除了向已有签名行添加签名以外的任何文档更改都将导致所有已添加的签名被删除或无效。(即就是说,此时允许插入或删除签名行,只允许添加签名本身。)

签名    您可以单击“查看签名”按钮以打开“签名”窗格。在“请求的签名”下,单击您的姓名旁边的箭头,然后在下拉菜单中单击“签名”。

注释: 

  • 如果您的姓名在“请求的签名”列表中出现多次,则表示有多个签名行需要您添加签名。使用相同过程添加每个签名。

  • 如果您在“请求的签名”列表中未看到自己的姓名,请与启动工作流的人员确认, 如果工作流是自动启动的,请与初始添加它的人员确认。

  • InfoPath 表单没有“签名”窗格或“请求的签名”列表。确保在保存文档和完成任务之前,已在您的所有签名行中签名。

“签名”窗格打开的项目

如果您看到关于第三方数字签名服务提供商的消息,单击“确定”以继续。(要避免将来看到此消息,选择此复选框。)

“签名”对话框将打开。

“签名”对话框

要签署文档,只需在大图标 X 旁边的框中键入您的姓名,单击“签名”,然后在“签名确认”对话框中单击“确定”

请记住:如果您的姓名在“请求的签名”列表中出现多次,则表示有多个签名行需要您添加签名。使用相同过程添加每个签名。

工作流任务   当您准备完成并提交任务表单时,请单击工作流任务消息栏中的打开此任务按钮。

“收集签名”工作流任务的任务表单与此图类似。

标注了选项的任务表单

请注意,前两个控件 (删除项目此工作流任务应用于文档标题)会显示在任务表单从内要签名的文档打开时。他们只能打开时,显示任务窗体直接从任务通知邮件或工作流状态页上的任务列表。

标注 1

删除项目

要从当前工作流实例中删除此任务,请单击此处的链接。

  • 删除任务不会删除要签名的文档。

  • 已删除的任务不会再显示在“工作流状态”页面的“任务”区域。(但是,删除的内容仍被记录在此页的“历史记录”区域。)

注意:  如果您尚未启动此工作流实例,可能需要与启动它 的人员确认,如果这是自动启动的工作流,则应与初始添加它 的人员确认,然后再删除任务。

标注 2

此工作流任务应用于文档标题

要打开要签名的文档,请单击此处的链接。

标注 3

状态、 请求者、 合并的注释、 截止日期

您不能在这四个字段中编辑或更改条目,但您可能会发现在这些字段中的信息很有用。

请注意,“合并的注释”框包含已完成其在此相同工作流实例中的任务的参与者在表单中提交的所有注释。

同样地,您提交自己的表单后,在“注释”框 (4) 中提供的任何文本也会显示在“合并的注释”框中以供后续参与者参考。

标注 4

注释

在此输入的任何文本将被记录在“工作流历史记录”中,也会在“合并的注释”字段 (3) 中显示以供后来参与者参考。

标注 5

登录

签署文档并在“注释”字段中键入需要提供的反馈后,单击此按钮以提交表单并完成任务。

标注 6

取消

要在不保存任何更改或响应的情况下关闭任务表单,请单击此按钮。任务仍然未完成,被分配给您。

标注 7

重新分配任务

要将此任务重新分配给其他人,请单击此按钮。

可以在其中输入重新分配的详细信息页面的图示以及其他说明,请转到此段中,重新分配给其他人任务部分 7。

注意: 对于某些工作流任务,可能关闭此选项。

如果仅单个任务被分配给您所属的整个组,组中的任何成员都可以代表整个组声明并完成此单个任务。

在打开和签署文档之前声明任务。声明任务后,它会立即分配给您,组中的其他成员不可完成它。(这样,只有一个人才能执行必要的工作。)

  1. 在“工作流状态”页面,指向分配给您所在组的任务的名称,直至一个箭头出现。

  2. 单击箭头,单击编辑项目,然后在任务表单中,单击声明任务按钮。
    如何申请组任务

“工作流状态”页面刷新时,您将看到此任务不再被分配给组,而是特别分配给您。

之后,如果您需要再次将此任务发布到组而不将其完成,使用相同步骤返回任务表单,但是请单击“发布任务”按钮。

任务表单中的“发布任务”按钮

如果您希望其他人完成已分配给您的工作流任务,可以单击工作流任务表单中的“重新分配任务”按钮。

将显示此表单。

任务重新分配表单

标注 1

重新分配任务给

输入要将此任务分配给其的人员的姓名或地址。

要将此任务分配给启动工作流的人员,或分配给最初添加此工作流的人员(如果工作流自动启动),使此字段留空。  

标注 2

新请求

提供被您分配任务的人员完成任务所需的信息。(您在此处输入的任何文本都将添加到“合并注释”区域中。)

标注 3

新工期

执行以下三个操作之一:

  • 保留现有截止日期   将此字段保留为空。

  • 若要完全删除截止日期   键入数字0

  • 指定新截止日期   在此处键入号码,然后以下字段中指定工期单位。总之,两个条目标识期间之前更改任务的截止日期。

请注意,默认情况下,“收集签名”任务不被分配截止日期或任务工期。

标注 4

新工期单位

如果要指定新的任务工期,使用新工期域与结合使用此字段标识期间前任务的截止日期。(例如: 3 天1 个月两周。)

窗体时,单击发送。您的任务标记为已完成,新任务分配给任务,现在负责的人员,并发送任务通知。

您提供的任何新信息都将包含在新任务通知的“委派人”文本中(下图中的编号 1)。

重新分配任务的任务通知

同时,在“工作流状态”页面的“任务”和“历史记录”区域中将显示跟踪和可见的所有这些更改,如此图所示。

重新分配任务的“工作流状态”页上的“任务”和“历史记录”区域

监控、调整或停止正在运行的“收集签名”工作流

工作流实例的“工作流状态”页的中心位置允许您监控、调整或停止运行中的工作流。

首先,我们将介绍如何访问此页面,然后介绍如何使用此页面中的选项和信息。最后,我们将介绍另外两个提供附加监控信息的页面。

在包含项目的列表或库中,单击所需项目和工作流的“进行中的工作流”链接。 

在此示例中,项目是名为 Keynote Draft 的文档,工作流是“审批 3”。

单击工作流状态链接

“工作流状态”页将打开。

  • 如果列表或库包含大量项目,可以使用排序和/或筛选功能,以更快地找到要查找的项目。如果您发现自己以相同方式重复排序和/或筛选,则可能需要创建自动化特殊排列的自定义视图。

  • 要访问“工作流状态”页面,还可以针对感兴趣的特定实例单击“已启动”电子邮件通知中的“查看此工作流的状态”链接或“已完成”电子邮件通知中的“查看工作流历史记录”链接。

在这里,在“工作流状态”页面的每个部分的图示下,您将找到此部分回答的监控问题。

“工作流信息”部分

“工作流状态”页的“工作流信息”部分

回答的问题:

  • 谁启动了此工作流实例?

  • 何时启动了此实例?

  • 此实例中的上一操作何时发生?

  • 此实例在哪个项目上运行?

  • 此实例的当前状态是什么?

任务部分

“工作流状态”页的“任务”区域

回答的问题:

  • 已创建并分配哪些任务,其当前状态是什么?

  • 已完成哪些任务,其中每个任务的结果是什么?

  • 已创建和分配的每个任务的截止日期是什么? 请注意,默认情况下,“收集签名”任务不被分配截止日期或任务工期。

已删除的任务和未分配的任务不会在此部分中显示。

“工作流历史记录”部分

“工作流状态”页的“工作流历史记录”部分

回答的问题:

  • 此工作流实例中发生了哪些事件?

  • 请注意,过期任务和过期任务通知出现在此区域中。

可以使用两种方法停止尚未正常完成的运行中的工作流实例:

  • 取消工作流    所有任务被取消,但是仍保留在“工作流状态”页的“任务”区域。

  • 结束此工作流    所有任务被取消,并被从“工作流状态”页的“任务”区域中删除。(但是,它们仍保存在“工作流历史记录”区域中。)

下面将介绍这两种方法。

取消(所有任务被取消,但仍保留在“任务”列表和“历史记录”中)

如果不再需要当前工作流实例,可以将其取消。

默认情况下,此过程可由启动该工作流实例的人员具有“管理列表”权限的人员执行。(再次说明,“所有者”组默认具有“管理列表”权限,“成员”组和“访问者”组则没有此权限。)

  • 在“工作流状态”页上“工作流可视化”正下方的区域中,单击取消所有收集签名任务链接。

当前所有任务被都取消,起止工作流状态为已都取消。取消的任务仍列出在任务区域和工作流历史记录区域中。

终止(所有任务从“任务”列表中被删除,但仍保留在“历史记录”中)

如果出现错误或工作流停止工作和未能响应,可以终止工作流。

默认情况下,只有具有“管理列表”权限的用户才能执行此过程。(再次说明,“所有者”组默认具有“管理列表”权限,“成员”组和“访问者”组则没有此权限。)

  • 在“工作流状态”页的“工作流可视化”正下方的区域中,单击“立即终止此工作流”链接。

创建工作流的所有任务被取消,尽管它们仍反映在工作流历史记录区域中从工作流状态页上的任务区域中删除。工作流结束取消的状态。

在任何项目的“工作流”页面上,您将找到当前运行于该项目的工作流的列表。

  1. 转到存储项目的列表或库。

  2. 指向项目名称,单击显示的箭头,然后在下拉菜单中单击“工作流”

  3. 在“工作流:项目名称”页面的“正在运行的工作流”下,您将找到当前运行于该项目的工作流实例的列表。

注意:  请注意,不能对同一个项目同时运行单个工作流版本的多个实例。 例如:添加了均基于“收集签名”模板的两个工作流。一个名为 Plan Feedback,另一个名为 Budget Feedback。任何时候对于任何项目,只能运行Plan Feedback 和 Budget Feedback 中某一项的一个实例,而非每工作流两个实例。

网站集管理员可以快速查看:

  • 网站集目前包含多少基于每个工作流模板的工作流。

  • 每个工作流模板本身在网站集中是处于活动状态还是非活动状态。

  • 有多少基于每个工作流模板的工作流版本实例目前在网站集中运行。

方法如下:

  1. 打开网站集的主页(而不是网站集某网站或子网站的主页)。

  2. 单击 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 设置图标,然后单击网站设置
    在网站设置页面上,在网站管理下单击工作流
    “网站管理”标题下的工作流链接

将打开“工作流”页面,显示相关信息。

下一步做什么?

如果这是首次运行此工作流版本时,可能要使用本文的审阅段中的说明实例中查看事件和发现是否为您的工作流功能的要求。

审阅收集签名工作流结果和创建报告

工作流实例完成之后,您可以审阅其历史记录中记录的事件。(您可以在任何实例完成后的 60 日之内,访问该实例的记录。)

重要:  请注意,工作流历史记录仅供参考。它不能用于官方审计或任何其他法律上的证据用途。

此外,您还可以运行多个实例中整体工作流性能的报告。

只要项目仍然位于相同列表或库中,在对同一项目运行相同工作流之前,可以从此列表或库访问最新实例的历史记录。

要查看运行于任何项目的最新工作流实例的“工作流状态”页:

  • 在包含项目的列表或库中,单击所需项目和工作流的链接。

在此示例中,项目是名为Keynote draft的文档,并且工作流是New Doc Approval

单击工作流状态链接

在“工作流状态”页上,“工作流历史记录”部分靠近底部。

“工作流状态”页的“工作流历史记录”部分

如果您需要在对相同项目运行相同工作流之后审阅某实例的历史记录,应该怎么做?

事实上,您可以从两个入口点之一(列表或库,或者工作流完成通知)在 60 日之内执行此操作。(60 天是 SharePoint 产品保留工作流任务历史记录的期限。)

从列表或库

  1. 转到存储项目的列表或库。

  2. 单击项目名称前面的图标以选择该项目,然后在功能区的“文件”选项卡上的“工作流”组中,单击“工作流”。

  3. 在工作流:项目名称页面下完成工作流,单击您想要查看的工作流实例的状态的名称。
    项目“工作流”页面上的“已完成的工作流”列表
    该实例的工作流状态页面随即打开。

从工作流完成通知

  • 打开要审阅的实例的工作流完成通知,然后单击“查看工作流历史记录”链接。

突出显示历史记录链接的工作流已完成通知
该实例的工作流状态页面随即打开。

为了保留所有完成通知,您可能希望创建 Outlook 规则。设置规则来复制到自己,单独文件夹中的主题行中有文本,在已完成的所有传入邮件。(确保,将 Outlook 规则副本传入邮件并不只是移动它们,也不会也显示在收件箱。)

要了解某个工作流版本在整个过程和多个实例中的一般表现,可以创建以下两个预定义报告之一或全部创建:  

  • 活动持续时间报告    使用此报告可以查看完成工作流的每个活动花费的平均时间,以及完成此工作流的每个完整行程或实例所花费的时间。

  • 取消和错误报告    使用此报告可以查看工作流是否被频繁取消或在完成之前遇到错误。

创建可用的工作流报告

  1. 在列表或库中,在该工作流的状态列中单击任何状态信息的链接。
    单击工作流状态

  2. 在工作流状态页上,在工作流历史记录下单击查看工作流报告
    单击“工作流历史记录”部分的“查看工作流报告”链接

  3. 找到您要查看的报告,工作的流,然后单击您要查看的报表的名称。
    单击活动持续时间报告的链接

  4. 在自定义页面上,请保留,或者更改的位置的报表文件将创建,然后单击确定
    在文件保存位置单击“确定”
    创建报表并将其保存到指定位置。

  5. 报表时,您可以单击以查看其在下图所示的链接。否则,单击确定以完成并关闭对话框。(更高版本,当您准备就绪后,以便查看报表,您将找到它前面的步骤中您指定的位置。)
    单击链接以查看报告

下一步做什么?

如果工作流正好按预期运行,您就可以使用它了。

如果您想要更改有关其工作方式的任何内容,请参阅本文的更改段。

创建工作流性能报告

要了解某个工作流版本在整个过程和多个实例中的一般表现,可以创建以下两个预定义报告之一或全部创建:  

  • 活动持续时间报告    使用此报告可以查看完成工作流的每个活动花费的平均时间,以及完成此工作流的每个完整行程或实例所花费的时间。

  • 取消和错误报告    使用此报告可以查看工作流是否被频繁取消或在完成之前遇到错误。

创建可用的工作流报告

  1. 在列表或库中,在该工作流的状态列中单击任何状态信息的链接。
    单击工作流状态

  2. 在工作流状态页上,在工作流历史记录下单击查看工作流报告
    单击“工作流历史记录”部分的“查看工作流报告”链接

  3. 找到您要查看的报告,工作的流,然后单击您要查看的报表的名称。
    单击活动持续时间报告的链接

  4. 在自定义页面上,请保留,或者更改的位置的报表文件将创建,然后单击确定
    在文件保存位置单击“确定”
    创建报表并将其保存到指定位置。

  5. 报表时,您可以单击以查看其在下图所示的链接。否则,单击确定以完成并关闭对话框。(更高版本,当您准备就绪后,以便查看报表,您将找到它前面的步骤中您指定的位置。)
    单击链接以查看报告

下一步做什么?

如果工作流正好按预期运行,您就可以使用它了。

如果您想要更改有关其工作方式的任何内容,请参阅本文的更改段。

更改、禁用或删除收集签名工作流

运行新“收集签名”工作流的首个实例并审阅结果后,您可能需要对配置工作流的方式执行一项或多项更改。

此外,您在将来可能需要进一步更改配置。

最后,您可能在某种情况下短期或长期需要禁用工作流,但是不将其删除, 或者您可能确实选择将其完全删除。

若要对现有工作流的设置执行永久更改,可以打开并编辑最初用于添加工作流的关联表单。

如果工作流仅在一个列表或库中运行

  1. 打开工作流在其中运行的列表或库。

  2. 在功能区上,单击“列表”“库”选项卡。

    注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。例如,在日历列表中,此选项卡名为“日历”

  3. 在“设置”组中,单击“工作流设置”。

  4. 在“工作流设置”页面的“工作流名称(单击可更改设置)”下,单击要更改其设置的工作流的名称。

    注意:  如果所需的“收集签名”工作流未显示在列表中,其可能只与一个内容类型关联。此列表中显示哪些工作流由显示此类型的工作流关联控件控制,该控件位于列表正上方。(请参阅插图。)在下拉菜单中单击内容类型选项以了解哪一项显示所需的工作流。当列表中出现您所需的工作流时,单击该工作流的名称。

  5. 在最初用于添加工作流的关联表单的同样两个页面中,执行所需更改并将其保存。

    有关的字段和控件关联表单中的详细信息,请参阅计划段和相应添加段 (列表/库网站集) 的这篇文章。

如果工作流在网站集的所有列表和库中运行

  1. 打开网站集的主页(而不是网站集某网站或子网站的主页)。

  2. 单击 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 设置图标,然后单击网站设置

在网站设置页面上,在下单击网站内容类型
“库”下面的“网站”内容类型链接

  1. 在网站内容类型页面上,单击运行工作流的网站内容类型的名称。
    文档内容类型(突出显示类型)

  2. 在选定内容类型的页面上下设置,请单击工作流设置
    “设置”部分中的工作流设置链接

  3. 在“工作流设置”页面的“工作流名称(单击可更改设置)”下,单击要更改其设置的工作流的名称。

  4. 在最初用于添加工作流的关联表单的同样两个页面中,执行所需更改并将其保存。

    有关的字段和控件关联表单中的详细信息,请参阅计划段和相应添加段 (列表/库网站集) 的这篇文章。

如果工作流仅在一个列表或库中运行

  1. 打开工作流在其中运行的列表或库。

  2. 在功能区上,单击“列表”“库”选项卡。

    选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。例如,在日历列表中,此选项卡名为“日历”

  3. 在“设置”组中,单击“工作流设置

  4. 在“工作流设置”页面上,单击“删除工作流”链接。

  5. 使用窗体上的删除工作流页面禁用、 重新启用,或删除工作流。
    “删除工作流”页面上的表单

此表单有五列:

  • 工作流    工作流的名称。

  • 实例    当前运行于项目的工作流的实例数。

  • 允许    允许工作流继续正常工作的选项。

  • 没有新实例    使任何当前运行的工作流实例完成但通过使任何新实例无法运行来禁用工作流的选项。(此操作可逆的。要在以后重新启用工作流,请返回此页面并选择“允许”。)

  • 删除   从列表或库中完全删除工作流的选项。会立即终止正在运行的所有实例,并且该工作流的列中不再出现在列表或库的页面上。(此操作不是t可逆。)

  1. 打开网站集的主页(而不是网站集某网站或子网站的主页)。

  2. 单击“设置SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 ,然后单击“网站设置”。

    在SharePoint Online,单击设置 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 ,单击网站内容,然后单击网站设置

  3. 在网站设置页面上,在Web 设计器库下单击网站内容类型
    “库”下面的“网站”内容类型链接

  4. 在网站内容类型页面上,单击运行工作流的网站内容类型的名称。
    文档内容类型(突出显示类型)

  5. 在选定内容类型的页面上下设置,请单击工作流设置

  6. 在“工作流设置”页面上,单击“删除工作流”链接。

  7. 使用窗体上的删除工作流页面禁用、 重新启用,或删除工作流。
    “删除工作流”页面上的表单

下一步做什么?

如果已执行任何更改,请运行工作流的测试实例,以确认更改的效果。

  • 工作流    工作流的名称。

  • 实例    当前运行于项目的工作流的实例数。

  • 允许    允许工作流继续正常工作的选项。

  • 没有新实例    使任何当前运行的工作流实例完成但通过使任何新实例无法运行来禁用工作流的选项。(此操作可逆的。要在以后重新启用工作流,请返回此页面并选择“允许”。)

  • 删除   从网站集中完全删除工作流的选项。会立即终止正在运行的所有实例,并且该工作流的列中不再出现在列表或库的页面上。(此操作n't可逆。)

可以使用多种方式进一步自定义 SharePoint 产品附带的工作流。

您甚至可以从头开始创建自定义工作流。

您可以使用以下任何程序或所有程序:

  • SharePoint Designer 2013    自定义工作流表单、操作和行为。

  • Microsoft Visual Studio    构建您自己的自定义工作流操作。

有关详细信息,请参阅 Microsoft Software Developer Network (MSDN) 帮助系统。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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