“收集反馈”工作流详述

“收集反馈”工作流详述

注意: 我们希望能够尽快以你的语言为你提供最新的帮助内容。 本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 可以在本页面底部告诉我们此信息是否对你有帮助吗? 请在此处查看本文的英文版本以便参考。

SharePoint 产品附带的工作流是可用于自动化业务流程的功能, 使其更加一致和高效。 你可以使用 SharePoint 的 "收集反馈" 工作流将存储在 SharePoint 产品中的文档和其他项目路由到一个或多个人员以获得其反馈。 使用 SharePoint 工作流处理你的流程后, 你将有更多的时间来处理你需要完成的所有其他操作。

有关详细信息, 请参阅SharePoint 随附的工作流概述

重要:  默认情况下, "收集反馈" 工作流不会激活, 并且不会在 "关联" 表单的 "选择工作流模板" 列表框中列出。 若要使其可供使用, 网站管理员必须在网站集级别激活它们。

注意: 此内容适用于SharePoint 2010 工作流平台。 SharePoint 2010 工作流平台在SharePoint Online 、 SharePoint 2010 、 SharePoint 2013 和SharePoint Server 2016 中可用。

如果您只需要完成 "收集反馈" 工作流任务    只需向下滚动到整个段落, 然后展开它。 目前, 您可能不需要任何其他段。

手动流程与自动工作流的比较

SharePoint 工作流包括:

  • 高效且一致    "收集反馈" 工作流会自动传送文档或项目、分配审阅任务并跟踪其进度, 并在需要时发送提醒和通知。 工作流中的活动可通过 "中央状态" 页面进行监视和调整, 并且工作流运行中的事件历史记录将在完成后的60天内维护。

  • 较少的工作    "收集反馈" 工作流可让你和你的同事同时为你和同事节省时间和麻烦, 同时简化和标准化你的反馈流程。

下面是一个非常简单的 "收集反馈" 工作流版本的图表。

简单的“收集反馈”工作流图表

有关使用本文的提示

本文中的信息显示在十个可展开的段中。

单击此处了解有关如何充分利用本文的几点提示

如果您只需要完成 "收集反馈" 工作流任务    只需向下滚动到整个段落, 然后展开它。 目前, 您可能不需要任何其他段。

如果要添加、启动、监视和维护工作流    如果你还不熟悉这些任务, 你可能会发现, 在你第一次设计和添加工作流时, 按照本文中的步骤进行操作会非常有用。 熟悉信息和文章布局后, 您将能够直接转到您需要的任何退货访问领域。

图形上的备注    此系列工作流文章中的屏幕图像和概念图表通常基于 "审批" 工作流类型。 但是, 无论是概念性还是说明性的清晰度, 本文中的图像和图表均已针对收集反馈工作流进行了自定义。

有关打印本文的 word    这是一个很长的文章。 如果只想打印选定的段, 请确保在打印时展开这些段。 (此外, 如果要在打印副本中包含完整的图形, 请按横向打印, 而不是纵向打印。)

有关搜索的字词    在本文中搜索任何文本或术语之前, 请确保展开了要搜索的所有段。

您要做什么?

“了解更多”部分的概念图标

了解有关收集反馈工作流的详细信息

了解有关收集反馈工作流的详细信息

"收集反馈" 工作流是一项 SharePoint 功能, 可将存储在 SharePoint 列表或库中的文档或其他项目路由到一个或多个人员以获取其反馈。 工作流自动化、优化和标准化整个过程。

工作流将项目传送给参与者

SharePoint 产品附带的基本 "收集反馈" 工作流用作模板。 使用此模板, 你可以将多个 "收集反馈" 工作流添加到你的网站。 你添加的每个工作流都是基本的 "收集反馈" 工作流的唯一版本, 每个工作流都具有自己的专门工作方式, 具体取决于你在添加时指定的设置。

此段中的分区

  1. "收集反馈" 工作流可以为我做什么?

  2. "收集反馈" 工作流不能执行哪些操作?

  3. 哪些人可以使用此类型的工作流?

  4. 如何计划、添加、运行和维护此类型的工作流?

1。 "收集反馈" 工作流可以为我做什么?

  • 第一次将 "收集反馈" 工作流添加到列表、库或网站集时, 可以指定要包含的参与者数, 并指示其任务是逐个分配 (在序列中) 还是一次性分配 (并行)。 您甚至可以决定将参与者的任务划分为两个或多个单独的阶段, 还可以指定最终截止日期和/或要完成的每个任务所允许的时间。 在每次对项目手动启动工作流时, 您可以修改这些设置中的任何设置。

  • 工作流将任务分配给每个指定的参与者。 每个参与者选择几个可能的答复: 发送有关项目的反馈、请求项目中的更改、重新分配任务或删除任务。

  • 工作流运行时, 你可以从单个中央工作流状态页面监控进度并进行调整 (如果需要)。

  • 在工作流完成后60天内, 在工作流的此运行 (或实例) 的过程中发生的所有工作流事件的列表仍可在 "工作流状态" 页上使用, 以供非正式参考。

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2。 "收集反馈" 工作流不执行哪些操作?

"收集反馈" 工作流旨在收集项目的批准和拒绝, 或控制网站的网页发布。 如果要添加参与者批准或拒绝其审阅的项目的工作流, 请参阅 "另请参阅" 部分中的 "有关审批工作流的相关文章" 一文。

此外, 收集反馈工作流不会用于收集签名。 如果要使用工作流在 Microsoft Word 文档、Microsoft Excel 工作簿或 Microsoft InfoPath 表单中收集签名, 请参阅 "另请参阅" 部分中的 "有关收集签名工作流的全部内容" 一文。

若要了解如何使用Microsoft SharePoint Designer 2013 进一步自定义 SharePoint 产品附带的任何工作流, 请参阅 Microsoft 软件开发人员网络 (MSDN) 帮助系统。

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3。谁可以使用此类型的工作流?

若要在   默认情况下添加工作流, 您必须具有 "管理列表" 权限才能添加工作流。 ("所有者" 组默认具有 "管理列表" 权限; "成员" 组和 "访问者" 组不是。)

若要在   默认情况下启动工作流, 您必须具有 "编辑项目" 权限, 才能启动已添加的工作流。 ("成员" 组和 "所有者" 组默认具有 "编辑项目" 权限; "访问者" 组不是。)

或者, 所有者可以选择配置特定工作流, 以便他们只能由 "所有者" 组的成员启动。 (若要执行此操作, 请选中 "关联" 表单第一页上的 "需要管理列表权限以启动此工作流" 复选框。)

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4。如何计划、添加、运行和维护此类工作流?

这些是基本阶段:

  • 在运行工作流之前 (计划、添加、启动)   
    , 在添加工作流之前, 计划要添加的位置 (适用于单个列表或库, 或者对于整个网站集) 以及工作原理的详细信息。 添加并配置工作流后, 具有所需权限的任何人都可以对特定项目启动工作流。 也可以将工作流设置为自动运行。 自动运行可根据两个触发事件之一或两个触发事件激活: 当在列表或库中添加或创建任何项目时, 或者在更改列表或库中的任何项目时。

  • 工作流运行时 (完成、监视、调整)   
    的同时, 个人参与者完成其分配的任务。 自动提醒将发送给无法满足任务截止时间的参与者。 同时, 可以从 "中央工作流状态" 页面针对该工作流的特定实例监视工作流的进度。 可以从同一页面执行工作流的调整, 同时对其进行调整。如果需要, 可以取消或结束工作流。

  • 工作流运行后 (审阅、报告、更改)   
    在工作流完成后, 可以在 "工作流状态" 页面上查看最多60天的该运行 (或实例) 的整个历史记录。 在同一页面上, 可以创建有关此工作流版本性能的统计报告。 最后, 如果你想要更改工作流运行方式的任何内容, 则可以打开并编辑你第一次添加工作流时完成的关联表单。

以下流程图从添加新工作流的人员的角度对这些阶段进行了说明。

工作流程

下一步做什么?

计划新的 "收集反馈" 工作流之前, 请首先查看本文的 "允许" 段, 然后转到 "计划" 段。

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“允许”部分的 Expando 图标

仅允许在任务表单中或在项目中进行反馈

仅允许在任务表单中或在项目中进行反馈

以下两个问题可帮助您达成有关工作流的一个基础决策:

  • 是否允许参与者在 "任务" 表单上的 "评论" 字段中提交反馈, 或者他们是否也可以在项目本身中插入修订和批注?

  • 如果参与者可以在项目本身中插入修订和批注, 则可以在协作环境中执行此操作, 在协作环境中, 多个参与者可以同时编辑文档, 或者每个参与者签出文档并在其自己的审阅期间拥有单独的编辑权限?

下面是可帮助阐明这些备选方案的图表。

不同模式的允许和提供反馈

继续阅读时, 请记住以下几点:

  • 工作流不能在当前已签出的项目上开始。

  • "收集反馈" 工作流类型包括一个选项, 可在对正在审阅的项目进行任何更改时立即取消工作流。

  • 仅当项目在其创建的程序的已安装版本中打开, 而不是在该项目的应用程序版本中打开时, 才可以插入该项目中的修订和批注。

此段中的分区

  1. 仅允许在任务表单中进行反馈

  2. 允许在任务表单和项目中进行反馈 (协作版)

  3. 允许在任务表单和项目中进行反馈 (唯一访问版本)

1。仅允许在任务表单中进行反馈

这种安排的优势在于最简单的一种机械。 参与者仅有两种方法来建议更改, 这两种方法都涉及任务表单:

  • 提交评论。

  • 请求在工作流仍在运行时对项目进行更改。

当然, 主要缺点是参与者不能直接指示项目中的特定更改。 建议的更改越多, 您的参与者很可能希望能够直接在项目中工作。

有关保护项目不受更改的说明    确保参与者不会对项目本身进行任何更改的最简单方法是在运行期间签出项目。 但是, 正如我们所说过, 工作流不能在当前已签出的任何项目上开始。

有两种方法可以解决此情况:

  • 你可以等到工作流启动, 然后在运行期间签出项目。 (如果工作流自动启动, 请确保你已在关联表单的第二页上的 "抄送" 字段中列出。 然后, 当你收到工作流在项目上启动的通知时, 请检查该项目是否已完成。) 此方法的一个限制是, 在签出项目时, 任何其他工作流都将无法在同一项目上开始。

  • 或者, 你可以将该项保留为签入状态, 但确保参与者知道他们既不签出项目, 也不在其中进行任何更改, 这一点很重要。 当然, 将此说明包含在任务通知中包含的笔记中是一个好主意。 如果你的参与者是收集反馈工作流的新参与者, 则最好使点更加清晰, 方法是在工作流启动之前发送单独的电子邮件, 或者通过与他人的参与者交谈。

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2。允许在任务表单和项目中进行反馈 (协作版)

这种排列使项目随时可供所有参与者使用。 无人需要等待任何其他人完成他们的评论, 然后再开始他或她自己的评论。 SharePoint 产品中的协作功能使得这种灵活性成为可能。

请确保你的参与者知道他们必须执行以下操作:

  • 在更改项目时使其保持签入状态。

  • 在创建该项目的程序的已安装版本中打开该项目, 而不是在该程序的 web 应用程序版本中打开。

  • 在进行任何更改或插入任何批注之前, 打开更改跟踪。

  • 将其更改保存到服务器。

请记住, "收集反馈" 工作流类型包括一个选项, 可在对正在审阅的项目进行任何更改时立即取消工作流。 如果选中该选项, 则首次保存对项目所做的更改 (甚至修订和/或批注) 时, 将立即取消工作流。

此外, 如果你打算允许在项目本身中进行更改, 请确保在 "列表" 或 "库" 的 "版本控制" 设置中, 在将文档编辑为 ""之前, 需要签出文档

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3。允许在任务表单和项目中进行反馈 (唯一访问版本)

在这种排列中, 每次仅允许一个参与者签出项目并在其中进行更改:

  • 如果工作流中的任务每次分配一个 (在串行中), 则可能不会出现问题。

  • 如果一次分配了所有任务 (并行), 参与者有时可能需要等待访问项目的权限, 而另一个参与者已完成对项目的处理。

由于在签出项目时无法在项目上开始工作流, 因此必须确保在项目中运行此工作流之前已签入项目。

让你的参与者知道他们应该执行以下操作:

  • 在打开项目之前将其签出。

  • 在创建该项目的程序的已安装版本中打开该项目, 而不是在该程序的 web 应用程序版本中打开。

  • 在进行任何更改或插入任何批注之前, 打开更改跟踪。

  • 将所做的更改保存到服务器, 并在完成使用该项目后立即将其签入。

同样, 请记住, "收集反馈" 工作流类型包括一个选项, 可在对正在审阅的项目进行任何更改时立即取消工作流。 如果选中该选项, 则首次保存对项目所做的更改 (甚至修订和/或批注) 时, 将立即取消工作流。

下一步做什么?

如果准备计划新的 "收集反馈" 工作流, 请转到本文的 "计划" 段。

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“计划”部分的概念图标

计划新的 "收集反馈" 工作流

计划新的 "收集反馈" 工作流

在此段中, 我们确定在添加 "收集反馈" 工作流的版本之前需要制定的决策以及需要收集的信息。

如果你已熟悉如何添加此类型的工作流, 只需要有关特定步骤的提醒, 你可以直接转到本文的相应 "添加" 段 (列表/库网站集)。

此段中的分区

  1. 模板和版本

  2. 关联表单简介

  3. 十二个要回答的问题

1。模板和版本

SharePoint 产品附带的工作流充当主模板, 您添加到列表、库和网站集的特定的单个工作流将基于这些模板

例如, 每次添加 "收集反馈" 工作流时, 实际上是添加 "常规收集反馈" 工作流模板的一个版本。 你可以为每个版本提供自己的名称及其自己的设置, 你可以在添加该特定版本时在关联表单中指定这些名称。 这样, 您可以添加多个工作流, 基于 "收集反馈" 工作流主模板的所有版本, 但每个版本的名称并针对您将使用它的特定方式进行定制。

在此图中, 已添加基于 "审批" 工作流模板的三个工作流, 一个用于单个库中的所有内容类型, 一个用于单个库中的单个内容类型, 另一个用于整个网站中的单个内容类型集合

基于“审批”工作流模板的三个工作流

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2。关联表单简介

每当你基于其中一个包含的工作流模板添加新的工作流版本时, 请填写关联表单以指定你希望新版本的工作方式。

在以下部分中, 你将看到一个问题列表, 可为你准备完成关联表单。 但首先要花一点时间来查看窗体及其字段。

关联表单的第一页

初始表单的第一页

关联表单的第二页

已识别初始表单字段的关联表单的第二页

注意:  第二页上的红色框中的字段也会显示在初始窗体中, 每次手动启动工作流时都会显示该窗体, 并且可以在该窗体中针对该单个运行进行编辑。

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3。解答的十二个问题

一旦您获得本部分中所有问题的答案, 您就可以添加您的工作流了。

  1. 这是否是正确的工作流类型?

  2. 一个列表或库, 还是整个网站集?和一种内容类型, 还是所有内容类型?

  3. 什么是好的名称?

  4. 任务列表和历史记录列表: 现有的还是新的?

  5. 如何启动此工作流?

  6. 继承此工作流的内容类型是否也获得此工作流?

  7. 参与者: 哪些人的订单?

  8. 参与者需要哪些其他信息?

  9. 仅在任务表单中进行反馈, 还是也在项目中进行反馈?

  10. 任务何时到期?

  11. 此工作流何时结束?

  12. 哪些人需要通知?

01。这是否是正确的工作流类型?

本文介绍了 "收集反馈-SharePoint 2010" 菜单中显示的工作流模板。 如果不确定此工作流类型是最佳选择, 请返回本文的 "学习" 部分。 有关可用的其他工作流模板的详细信息, 请参阅 "另请参阅" 部分中的有关 SharePoint 附带的工作流的文章。

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02。一个列表或库, 或整个网站集? 和一种内容类型, 还是所有内容类型?

你可以仅在单个列表或库中提供新版本的 "收集反馈" 工作流, 也可以使其在整个网站集内可用。

  • 如果为单个列表或库添加工作流, 则可以将其设置为在所有内容类型仅在单个内容类型上运行。

  • 但是, 如果为整个网站集添加工作流, 则必须将其设置为仅在单个网站内容类型上运行。

网站集图及三种添加方式说明

什么是内容类型?

存储在 SharePoint 列表或库中的每个文档或其他项目属于一个或另一个内容类型。 内容类型可以是 "文档" 或 " Excel 电子表格" 等基本和通用, 或作为法律合同产品设计规范的高度特殊化。 默认情况下, 某些内容类型在 SharePoint 产品中可用, 但您可以自定义这些内容类型并添加您自己创建的其他内容类型。

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3。什么是好的名称?

为你的工作流版本提供一个名称:

  • 清楚地指出它的用途。

  • 清晰地将其与其他工作流区分开来。

示例

假设你是一组编辑器的成员。 您的群组希望使用两个不同的 "收集反馈" 工作流:

  • 你将对你自己的组成员提交的每个文档运行第一个工作流。 此工作流仅从您的组的管理员处收集反馈。

  • 你将在你自己的组之外的人员提交的每个文档上运行第二个工作流。 此工作流将收集组每个成员的反馈。

你可以将第一个工作流命名为提交反馈和第二个外部提交反馈

提示:  通常, 最好是建立一致的命名约定, 并确保与工作流相关的每个人都熟悉这些约定。

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04。任务列表和历史记录列表: 现有的还是新的?

你可以让你的工作流使用网站的默认 "任务" 列表和 "历史记录" 列表, 使用其他现有列表, 或仅为此工作流请求新列表。

  • 如果您的网站有多个工作流, 或者某些工作流将涉及大量任务, 请考虑为每个工作流请求新列表。 (管理超过长的列表是可能会降低性能的一项功能。 系统可以更快、更轻松地维护几个更短的列表, 而不是一个很长的列表。)

  • 如果此工作流的任务和历史记录将包含要与 "常规" 列表分开的敏感或机密数据, 则应明确指明你需要此工作流的新的单独列表。 (添加工作流后, 请确保为新列表设置相应的权限。)

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05。该工作流是如何启动的?

可将工作流设置为仅手动启动、仅自动启动或按以下方式启动:

  • 当您在特定文档或项目上手动启动 "收集反馈" 工作流时, 将显示另一个窗体。 启动窗体包含关联窗体第二页中的大部分设置。 这样, 如果启动工作流的人员希望更改其中任何设置 (仅适用于当前实例), 则他们可以在单击 "开始" 之前执行此操作。

  • 当然, 如果使用自动启动, 则不会显示启动窗体, 因此将使用关联表单中指定的默认设置, 而不进行任何更改。

下图显示了手动启动和自动启动之间的区别。

手动启动与自动启动的表单比较

在初始表单中所做的任何更改在当前工作流实例中应用。 若要更改工作流的永久默认设置, 请编辑原始关联表单, 如本文的 "更改" 部分所述。

手动启动

如果你允许手动启动, 拥有必要权限的任何人都可以随时对任何符合条件的项目启动工作流。

手动启动的优点是, 你和你的同事仅在你选择的情况下运行工作流, 并且每次运行该工作流时, 都有机会通过使用初始窗体更改某些设置。

快速示例    如果你希望在由团队外部的作者创作的项目上运行工作流, 则仅启动它会使其自动在由你和团队成员创作的项目上运行。 (备用解决方案: 为团队中的作者保留一个列表或库, 并为所有其他作者的项目保留单独的列表或库。 这样, 您就可以自动运行工作流, 但只能在 "外接程序" 列表中运行。

手动启动的主要缺点是, 某些人必须记住在适当的时候运行工作流。

自动启动

您可以将工作流设置为自动启动, 方法是以下任一事件或每个事件:

  • 将在列表或库中创建或上传新项目。

  • 已存储在列表或库中的项目已更改。

自动启动的优点是, 任何人都不需要记住启动工作流。 每次发生触发事件时, 它都会运行。

快速示例    假设您的组织的会计需要查看上载到预算库或在预算库中创建的每个预算。 你可以将 "收集反馈" 工作流添加到该库, 并将你的会计指定为唯一参与者。 您可以将工作流设置为在每次将新项目添加到列表时自动启动。 这样, 你的会计将始终保持最新。

自动启动的两个缺点:

  • 当发生触发事件时, 无法停止运行工作流。

  • 不能更改单个实例开始处的任何设置。

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06。是否也获得此工作流的继承内容类型?

将工作流添加到整个网站集的内容类型时, 你可以选择将工作流添加到网站集中的所有其他内容类型, 这些内容类型从你要添加工作流的内容类型继承。 (如果要为单个列表或库添加工作流, 此选项不会显示在关联表单中。)

备注

  • 完成所有额外添加操作的操作可能需要很长时间才能完成。

  • 如果你希望添加此工作流的任何网站或子网站的继承已中断, 以继承内容类型, 请确保在运行此操作之前, 你是每个网站或子网站中的 "所有者" 组的成员。

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07。参与者: 哪些人的订单?

您需要为将为其分配审阅任务的每个人提供姓名或电子邮件地址。

一个阶段还是多个   阶段? 你可以选择仅有一个审阅任务阶段, 或选择具有多个阶段。 如果你有多个阶段, 这些阶段将逐个执行。

并行评论或串行   评论? 对于任何一个阶段的参与者, 你可以选择同时为其分配审阅任务 (并行), 或者将其审阅任务分配给另一个 (在序列中), 然后再按你指定的顺序分配。 例如, 如果你将工作流设置为在第一次拒绝后结束, 或者你希望参与者进一步查看来自早期参与者的批注作为其审阅的一部分, 则序列选项可能很有用。

示例

此简单方案展示了多个阶段和串行评论的几个优点:

假设 Frank 正在添加新的 "收集反馈" 工作流。 他希望他的同事 Anna 和小红先查看每个项目, 然后再对其进行评论。 这样, 他就可以在自己开始评论之前看到他们的评论。 Frank 可通过以下两种方式进行设置:

  • 通过使用 "串行   审阅" Frank, 可以设置 Anna 和晓红的单阶段系列评论, 其中有前两位参与者, 第三个参与者。
    在这种排列中, Anna 必须在分配小红的任务之前提交她的反馈;然后, 小红必须在分配了 Frank 任务之前提交她的反馈。
    下面介绍了 Frank 如何设置他的单阶段串行评论。
    突出显示串行阶段设置的表单

  • 通过使用两个   阶段, 如果 Frank 希望 Anna 和晓红同时分配他们的评论, 让小红不必等到 Anna 完成后才能开始, 他可以在工作流中设置两个阶段: 第一个并行阶段用于 Anna 和晓红的评论s, 第二个是单独的一次审阅阶段。 如果第一阶段未完成, 则不会启动第二阶段。
    下面介绍了 Frank 如何设置其两阶段并行审阅。
    突出显示并行阶段设置的表单

下面是两个解决方案的图表。

串行工作流和两个阶段的并行工作流

外部参与者    有一个特殊的流程, 包括不属于您的 SharePoint 组织成员的参与者。 在此过程中, 网站成员充当外部参与者的代理。

下面是该过程的图表:

纳入外部参与者的流程图

将一个任务分配给每个整个组, 或分配给每个组成员一个任务?    如果您的工作流参与者中包含组地址或通讯组列表, 则可以让工作流将一个任务分配给该组的每个成员, 或者仅将一项任务分配给整个(但仍发送对每个成员的一项任务的通知)。 当只向整个组分配一个任务时, 该组的任何成员都可以声明和完成该单个任务。 (在本文的完整段中, 你将找到有关申报组任务的说明。)

页首

08。参与者需要哪些其他信息?

关联表单中有一个文本字段, 你可以在其中提供说明、有关要求的详细信息、资源等。

您可能在此文本字段中解决的问题:

  • 如果参与者有困难或问题, 他们应该联系哪些人?

  • 审阅者是否可以仅在任务表单中提交反馈, 或者他们是否也可以在项目 itsel 中插入修订和批注

  • 如果审阅者可以在项目本身中插入修订和批注, 那么在对项目进行更改之前, 他们是否应该签出该项目, 还是应将其保留为选中状态, 以便多个审阅者可以同时处理它?

  • 如果你的工作流仅将一项任务分配给每个组或通讯组列表, 请在此处提及每个这样组的单个成员在完成该任务之前应声明该任务。 这样, 组中的其他成员不会通过开始相同的任务浪费时间。 (在本文的完整段中, 你将找到有关申报组任务的说明。)

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09。仅任务表单中的反馈, 也在项目中?

有许多有关此重要问题的注意事项。 如果尚未执行此操作, 请打开并阅读本文的 "允许" 部分, 了解详细信息。

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10。任务何时到期?

你可以通过两种方法中的一种或两种方式指示工作流任务的到期时间:

按日历日期    你可以指定所有任务截止的单个日历日期。

  • 如果将工作流设置为自动启动, 通常不应使用此选项。 这是因为你指定的日期值会在每次自动启动工作流时自动调整为与当前日期相关。

按任务工期    你可以指定在分配任务时开始每项任务所允许的天数、周数或月数。

  • 日历截止日期将覆盖指定的任务工期。 即: 如果今天是6月10日, 并且今天分配的任务具有三天的工期, 但日历的截止日期是6月11日, 则该任务将在6月11日 (日历截止日期) 内到期, 而不是在6月13日 (三天工期的最后一天)。

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11。此工作流何时结束?

为避免浪费时间花在不必要的评论上, 您可以选择在对项目进行任何更改时立即取消工作流。

如果选择此选项, 参与者只能在其任务表单中提供反馈。 也就是说, 他们不能在项目本身中插入修订和批注, 因为这样做会更改项目, 然后取消工作流。 如果选择此选项, 请确保在 "请求" 字段中包含备注, 指示参与者不要直接在项目中进行任何更改以供审阅。

注意:  无法在当前已签出的项目上启动工作流。 工作流启动后, 可签出该项目以防止更改。 (虽然签出项目, 但不能在项目上启动其他工作流。)

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12。谁需要通知?

在 "抄送" 字段的关联表单的第二页上, 你可以输入每次启动或结束此工作流时应通知的任何人的姓名或地址。

  • 在此处输入姓名不会导致工作流任务分配给该人员。

  • 手动启动工作流时,启动该工作流的人员将收到开始和停止通知, 无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时,最初添加该工作流的人员将收到开始和停止通知, 无需在此字段中指定。

下一步做什么?

如果你已准备好将新的 "收集反馈" 工作流添加到列表、库或网站集, 请转到本文的相应 "添加" 段 (列表/库网站集)。

字段顶部|页首

“添加”部分的概念图标

添加 "收集反馈" 工作流 (仅适用于一个列表或库)

添加 "收集反馈"
工作流 (仅适用于一个列表或库)

如果你还不熟悉如何添加工作流, 你可能会发现, 在继续执行此段中的步骤之前, 请先查看前面的学习允许规划段落, 这一点非常有用。

此段中的分区

  1. 准备工作

  2. 添加工作流

1。开始之前

在添加工作流之前, 需要按以下两个重要事项:

电子邮件    为使工作流发送电子邮件通知和提醒, 必须为 SharePoint 网站启用电子邮件。 如果您不确定此操作已完成, 请与您的 SharePoint 管理员联系。

权限    默认设置要求你具有 "管理列表" 权限才能添加列表、库或网站集的工作流。 ("所有者" 组默认具有 "管理列表" 权限; "成员" 组和 "访问者" 组不是。 有关权限的详细信息, 请参阅本文的 "学习" 部分。)

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2。添加工作流

请按以下步骤操作:

  1. 打开要为其添加工作流的列表或库。

  2. 在功能区上, 单击 "列表" 或 "" 选项卡。

    注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如, 在日历列表中, 此选项卡名为 "日历"。

  3. 在 "设置" 组中, 单击 "工作流设置"。

  4. 在 "工作流设置" 页面上, 为要运行的工作流或 "全部" (对于所有内容类型) 指定单个内容类型, 然后单击 "添加工作流"。
    添加具有“全部”内容类型的“工作流”页,添加标注出的“工作流”

  5. 完成关联表单的第一页。
    (有关说明, 请参阅图。)

带有编号标注的关联表单的第一页

标注 1

内容类型

标注 2

工作流

选择 "收集反馈-SharePoint 2010 " 模板。

注意:  如果列表中未显示 "收集反馈-sharepoint 2010 " 模板, 请与您的 SharePoint 管理员联系, 了解如何为您的网站集或工作区激活它。

标注 3

名称

键入此工作流的名称。 该名称将向此列表或库的用户标识此工作流。

有关为工作流命名的建议, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 4

任务列表

选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表或单击 "任务 (新建) " 以创建新列表。

有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) 的原因的信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 5

历史记录列表

选择要与此工作流一起使用的历史记录列表。 你可以选择现有历史记录列表, 或单击 "新建历史记录列表" 以创建新列表。

有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) 的原因的信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 6

启动选项

指定可启动此工作流的方式或方式。

有关各种选项的信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

  1. 如果此表单中的所有设置都是你希望的方式, 请单击 "下一步"。

  2. 完成关联表单的第二页。
    (有关说明, 请参阅图。)

    注意:  SharePoint 产品为您提供了关联表单的第二页中的前几个选项 (从下图中的数字1到步骤 7, 从分配到CC ), 每次手动启动工作流时你可以仅为该实例更改这些选项。

带有编号标注的关联表单的第二页

标注 1

分配给

标注 2

Order

指定是否应一次分配一个任务 (在串行中), 还是同时分配所有任务 (并行)。

有关使用串行和并行阶段的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 3

添加新阶段

将所需的任何阶段添加到刚配置的第一个阶段之外。

  • 若要删除整个阶段, 请单击该阶段的 "分配给" 字段, 然后按 CTRL + delete。

有关使用多个阶段的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 4

展开组

  • 若要为您在 "分配对象" 字段中输入的每个组每个成员分配一个任务, 请选中此复选框。 (组的每个成员都将收到一条任务通知, 每个成员都将拥有自己的任务来完成。)

  • 若要为您在 "分配对象" 字段中输入的每个整个分配一个任务, 请清除此复选框。 (组的每个成员都将收到一条任务通知, 但任何一个成员都可以代表整个组声明和完成单个任务。 您将在本文的完整部分中找到有关申报组任务的说明。

标注 5

申请表

此处包含的任何文本将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包含参与者可能需要的任何其他说明或资源, 包括:

  • 与人员联系以获取疑问和问题

  • 反馈只能在任务表单中提交, 也可以在项目本身中提交。 (如果是在项目中, 审阅者可以签出文档还是必须将其签入。)
    有关详细信息, 请参阅本文的 "允许" 部分。

  • 如果适用, 请注意有关申报分配给整个组或通讯组列表的单个任务的说明。
    您将在本文的完整部分中找到有关申报组任务的说明。

标注 6

截止日期和任务工期

为整个工作流指定最终截止日期, 并/或指定每个任务在分配时的时间内完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

  • 如果此工作流将自动启动, 通常建议将 "所有任务的截止日期" 字段保留为空, 并仅使用两个 "工期" 域控制截止日期。 如果和何时手动启动工作流, 则始终可以在启动窗体中提供准确的截止日期。

有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 7

输入每次启动或结束工作流时应通知的任何人的姓名或电子邮件地址。

  • 在此处输入姓名不会导致工作流任务的分配。

  • 手动启动工作流时,启动该工作流的人员将收到开始和停止通知, 无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时,最初添加该工作流的人员将收到开始和停止通知, 无需在此字段中指定。

标注 8

结束工作流

若要在对正在审阅的项目进行任何更改时立即停止和取消工作流, 请选择此选项。

请记住, 如果选择此选项, 审阅者无法在不结束工作流的情况下在项目中添加修订和批注。

  1. 按所需方式设置此页面中的所有设置后, 单击 "保存" 以创建工作流。

SharePoint 产品会创建新的工作流版本。

下一步做什么?

如果已准备就绪, 请转到本文的 "开始" 段, 启动第一个实例以测试新工作流。

字段顶部|页首

“添加”部分的概念图标

添加 "收集反馈" 工作流 (针对整个网站集)

添加 "收集反馈"
工作流 (针对整个网站集)

如果你还不熟悉如何添加工作流, 你可能会发现, 在继续执行此段中的步骤之前, 请先查看前面的学习允许规划段落, 这一点非常有用。

此段中的分区

  1. 准备工作

  2. 添加工作流

1。开始之前

在添加工作流之前, 需要按以下两个重要事项:

电子邮件为了使工作流发送电子邮件通知和提醒, 必须为您的网站启用电子邮件。 如果您不确定此操作已完成, 请与您的 SharePoint 管理员联系。

权限    SharePoint 默认设置要求你具有 "管理列表" 权限, 才能为列表、库或网站集添加工作流。 ("所有者" 组默认具有 "管理列表" 权限; "成员" 组和 "访问者" 组不是。 有关权限的详细信息, 请参阅本文的 "学习" 部分。)

页首

2。添加工作流

请按以下步骤操作:

  1. 转到网站集的主页 (而不是集合的网站或子网站的主页)。

  2. 单击 "设置" 图标 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 , 然后单击 "网站设置"。

  3. 在 "网站设置" 页面上的 " Web 设计器库" 下, 单击 "网站内容类型"。

  4. 在 "网站内容类型" 页上, 单击要为其添加工作流的网站内容类型的名称。

    注意:  必须为单个内容类型的项目添加到整个网站集的工作流添加。

    文档内容类型(突出显示类型)

    1. 在所选内容类型的页面上, 在 "设置" 下, 单击 "工作流设置"。
      “设置”部分中的工作流设置链接

    2. 在 "工作流设置" 页面上, 单击 "添加工作流" 链接。
      添加工作流链接

    3. 完成关联表单的第一页。
      (有关说明, 请参阅图。)

带有编号标注的关联表单的第一页

标注 1

工作流

标注 2

名称

键入此工作流的名称。 该名称将向此网站集的用户标识此工作流。

有关为工作流命名的建议, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 3

任务列表

选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表或单击 "任务 (新建) " 以创建新列表。

有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) 的原因的信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 4

历史记录列表

选择要与此工作流一起使用的历史记录列表。 你可以选择现有历史记录列表, 或单击 "新建历史记录列表" 以创建新列表。

有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) 的原因的信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 5

启动选项

指定可启动此工作流的方式或方式。

有关各种选项的信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 6

是否更新列表和网站内容类型?

指定此工作流是否应添加到 (关联) 此内容类型继承的所有其他网站和列表内容类型。

  • 完成所有额外添加操作的操作可能需要很长时间才能完成。

  • 如果你希望添加此工作流的任何网站或子网站的继承已中断, 以继承内容类型, 请确保在运行此操作之前, 你是每个网站或子网站中的 "所有者" 组的成员。

  1. 如果此页面中的所有设置符合您的需要, 请单击 "下一步"。

  2. 完成关联表单的第二页。
    (有关说明, 请参阅图。)

    注意:  SharePoint 产品为您提供了关联表单的第二页中的前几个选项, 从每次手动启动工作流到下图中的 "从审阅者" 到"抄送" 中的数字1到步骤7。你可以仅为该实例更改这些选项。

带有编号标注的关联表单的第二页

标注 1

分配给

标注 2

Order

指定是否应一次分配一个此阶段中的任务 (在串行中), 还是一次性分配所有任务 (并行)。

有关使用串行和并行阶段的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 3

添加新阶段

将所需的任何阶段添加到刚配置的第一个阶段之外。

  • 若要删除整个阶段, 请单击该阶段的 "分配给" 字段, 然后按 CTRL + delete。

有关使用多个阶段的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 4

展开组

  • 若要为您在 "分配对象" 字段中输入的每个组每个成员分配一个任务, 请选中此复选框。 (组的每个成员都将收到一条任务通知, 每个成员都将拥有自己的任务来完成。)

  • 若要仅为您在 "分配对象" 字段中输入的每个整个分配一个任务, 请清除此复选框。 (组的每个成员都将收到一条任务通知, 但任何一个成员都可以代表整个组声明和完成单个任务。 您将在本文的完整部分中找到有关申报组任务的说明。

标注 5

申请表

此处包含的任何文本将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包含参与者可能需要的任何其他说明或资源, 包括:

  • 与人员联系以获取疑问和问题

  • 反馈只能在任务表单中提交, 也可以在项目本身中提交。 (如果是在项目中, 审阅者可以签出文档还是必须将其签入。)
    有关详细信息, 请参阅本文的 "允许" 部分。

  • 如果适用, 请注意有关申报分配给整个组或通讯组列表的单个任务的说明。
    您将在本文的完整部分中找到有关申报组任务的说明。

标注 6

截止日期和任务工期

为整个工作流指定最终截止日期, 并/或指定每个任务在分配时的时间内完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

  • 如果此工作流将自动启动, 通常建议将 "所有任务的截止日期" 字段保留为空, 并仅使用两个 "工期" 域控制截止日期。 如果和何时手动启动工作流, 则始终可以在启动窗体中提供准确的截止日期。

有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 7

输入每次启动或结束工作流时应通知的任何人的姓名或电子邮件地址。

  • 在此处输入姓名不会导致工作流任务的分配。

  • 手动启动工作流时, 启动该工作流的人员将收到开始和停止通知, 无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时, 最初添加该工作流的人员将收到开始和停止通知, 无需在此字段中指定。

标注 8

结束工作流

若要在对正在审阅的项目进行任何更改时立即停止和取消工作流, 请选择此选项。

请记住, 如果选择此选项, 审阅者无法在不结束工作流的情况下在项目中添加修订和批注。

  1. 按所需方式设置此页面中的所有设置后, 单击 "保存" 以创建工作流。

SharePoint 产品会创建新的工作流版本。

下一步做什么?

如果已准备就绪, 请转到本文的 "开始" 段, 启动第一个实例以测试新工作流。

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“启动”部分的概念图标

启动 "收集反馈" 工作流

启动 "收集反馈" 工作流

可将工作流设置为仅手动启动、仅自动启动或按以下方式启动:

  • 任何拥有所需权限的用户随时手动

  • 每当发生指定的触发事件时 (即, 每当向列表或库添加项时,或者在列表中已存在的项以任何方式更改时), 都将自动发生。
    (在原始添加和配置工作流期间, 在关联表单的第一页中指定触发事件或事件。 有关详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

注意:  无法在当前已签出的任何项目上启动工作流。 (在已启动工作流, 项目可以签出; 但是在该项目之后, 在再次签入项目之前, 不能对该项目启动任何工作流。)

此段中的分区

  1. 自动启动工作流

  2. 手动启动工作流

  3. 从列表或库手动开始

  4. 从 Microsoft Office 程序中手动启动

1。自动启动工作流

如果将工作流配置为自动启动, 则每次发生触发事件时, 工作流将在触发它的项目上运行。

启动时, 工作流将分配第一个任务或任务, 并向每个受托人发送任务通知。 同时, 它还将开始通知 (不同于任务通知) 发送给最初添加工作流的人员和关联表单第二页的 "抄送" 字段中列出的任何人。

注意:  第一次添加将自动启动的新工作流时, "所有任务截止日期" 字段 (在关联表单的第二页上) 通常应保留为空, 因为指定的任何显式日期值都不会根据工作流每次启动的日期自动调整自身。 有关详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

页首

2。手动启动工作流

有关权限的说明    通常, 您必须具有 "编辑项目" 权限才能启动工作流。 (默认情况下, "成员" 组和 "所有者" 组都具有此权限, 但访问者组不具有此权限。 但是, 所有者还可以根据工作流选择 "管理列表" 权限, 以对启动工作流的人员要求 "管理列表" 权限。 通过选择此选项, 所有者实际上可以指定只有他们和其他所有者才能启动特定工作流。 有关更多详细信息, 请参阅本文的 "学习" 部分。)

开始的两个位置

您可以从以下两个位置中的任一位置手动启动工作流:

  • 从存储项目的列表或库中

  • 从项目内部, 在创建该项目的 Microsoft Office 程序中打开。 (请注意, 这必须是完整、已安装的程序, 而不是 web 应用程序版本。)

此段中的其余两个部分提供了这两种方法的说明。

页首

3。从列表或库中手动开始

  1. 转到存储要运行工作流的项目所在的列表或库。

  2. 单击项目名称前面的图标以选择该项目, 然后在功能区的 "文件" 选项卡上的 "工作流" 组中, 单击 "工作流"。

  3. 在 "工作流:项目名称" 页面上, 在 "开始新工作流" 下, 单击要运行的工作流。
    启动工作流的链接

  4. 在 "启动" 表单中, 执行要应用于此特定工作流实例的任何更改。

    注意:  此处在初始表单中所做的更改在当前工作流实例中使用。 如果你想要进行任何将在工作流运行时应用的更改, 或者如果你想要更改不在此表单中显示的工作流设置, 请参阅本文的 "更改" 段。

带有编号标注的初始表单

标注 1

分配给

标注 2

Order

请确保有关将任务分配给每个段一次 (在串行中) 或一次全部 (并行) 分配任务的规范。

有关使用串行和并行阶段的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 3

添加新阶段

将所需的任何阶段添加到当前配置的一个或多个阶段之外。

  • 若要删除整个阶段, 请单击该阶段的 "分配给" 字段, 然后按 CTRL + delete。

有关使用多个阶段的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 4

展开组

  • 若要为您在 "分配对象" 字段中输入的每个组每个成员分配一个任务, 请选中此复选框。 (组的每个成员都将收到一条任务通知, 每个成员都将拥有自己的任务来完成。)

  • 若要仅为您在 "分配对象" 字段中输入的每个整个分配一个任务, 请清除此复选框。 (组的每个成员都将收到一条任务通知, 但任何一个成员都可以代表整个组声明和完成单个任务。 您将在本文的完整部分中找到有关申报组任务的说明。

标注 5

申请表

此处包含的任何文本将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包含参与者可能需要的任何其他说明或资源, 包括:

  • 与人员联系以获取疑问和问题

  • 反馈只能在任务表单中提交, 也可以在项目本身中提交。 (如果是在项目中, 审阅者可以签出文档还是必须将其签入。)
    有关详细信息, 请参阅本文的 "允许" 部分。

  • 如果适用, 请注意有关申报分配给整个组或通讯组列表的单个任务的说明。
    您将在本文的完整部分中找到有关申报组任务的说明。

标注 6

截止日期和任务工期

为整个工作流指定最终截止日期, 并/或指定每个任务在分配时的时间内完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 7

进行所需的任何添加或删除。 请记住:

  • 在此处输入姓名不会导致工作流任务的分配。

  • 手动启动工作流时, 启动该工作流的人员将收到开始和停止通知, 无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时, 最初添加该工作流的人员将收到开始和停止通知, 无需在此字段中指定。

  1. 按照所需方式在启动窗体中拥有所有设置后, 单击 "开始" 启动工作流。

工作流分配第一个任务或任务, 同时将开始通知发送给你和启动窗体的 "抄送" 字段中列出的任何人。

页首

4。从 Microsoft Office 程序中手动启动

  1. 在计算机上已安装的 Office 程序中打开项目。

  2. 在打开的项目中, 单击 "文件" 选项卡, 单击 "保存 & 发送", 然后单击要在项目上运行的工作流。

  3. 如果你看到以下消息, 告知你工作流需要签入文件, 请单击 "签入" 按钮。

  4. 单击 "大开始工作流" 按钮。

  5. 在 "更改工作流" 页面上的 "启动" 表单中, 执行要应用于此特定工作流实例的任何更改。

    注意:  此处在初始表单中所做的更改在当前工作流实例中使用。 如果你想要进行任何将在工作流运行时应用的更改, 或者如果你想要更改不在此表单中显示的工作流设置, 请参阅本文的 "更改" 段。

    带有编号标注的初始表单

标注 1

分配给

标注 2

Order

请确保有关将任务分配给每个段一次 (在串行中) 或一次全部 (并行) 分配任务的规范。

有关使用串行和并行阶段的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 3

添加新阶段

将所需的任何阶段添加到当前配置的一个或多个阶段之外。

  • 若要删除整个阶段, 请单击该阶段的 "分配给" 字段, 然后按 CTRL + delete。

有关使用多个阶段的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 4

展开组

  • 若要为您在 "分配对象" 字段中输入的每个组每个成员分配一个任务, 请选中此复选框。 (组的每个成员都将收到一条任务通知, 每个成员都将拥有自己的任务来完成。)

  • 若要仅为您在 "分配对象" 字段中输入的每个整个分配一个任务, 请清除此复选框。 (组的每个成员都将收到一条任务通知, 但任何一个成员都可以代表整个组声明和完成单个任务。 您将在本文的完整部分中找到有关申报组任务的说明。

标注 5

申请表

此处包含的任何文本将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包含参与者可能需要的任何其他说明或资源, 包括:

  • 与人员联系以获取疑问和问题

  • 反馈只能在任务表单中提交, 也可以在项目本身中提交。 (如果是在项目中, 审阅者可以签出文档还是必须将其签入。)
    有关详细信息, 请参阅本文的 "允许" 部分。

如果适用, 请注意有关申报分配给整个组或通讯组列表的单个任务的说明。
您将在本文的完整部分中找到有关申报组任务的说明。

标注 6

截止日期和任务工期

为整个工作流指定最终截止日期, 并/或指定每个任务在分配时的时间内完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

标注 7

进行所需的任何添加或删除。 请记住:

  • 在此处输入姓名不会导致工作流任务的分配。

  • 手动启动工作流时, 启动该工作流的人员将收到开始和停止通知, 无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时, 最初添加该工作流的人员将收到开始和停止通知, 无需在此字段中指定。

  1. 按照所需方式在初始窗体中设置了设置后, 单击 "开始" 启动工作流。

工作流分配第一个任务或任务, 同时将开始通知发送给你和启动窗体的 "抄送" 字段中列出的任何人。

下一步做什么?

  • 如果这是第一次运行此工作流, 其他参与者是否需要信息和帮助才能完成其分配的任务? (他们可能会发现本文的完整部分非常有用。)

  • 此外, 最好检查参与者是否收到其电子邮件通知, 尤其是通知不会通过垃圾邮件筛选器 mishandled。

  • 当然, 您可能有一个或多个工作流任务需要自行完成。 有关详细信息, 请转到本文的完整段。

  • 同时, 要了解如何跟踪当前工作流实例的进度, 请转到本文的 "监视" 段。

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“完成”部分的概念图标

完成 "收集反馈" 工作流任务

完成 "收集反馈" 工作流任务

如果这是您第一次在 "收集反馈" 工作流中分配了任务, 您可能会发现在完成任务之前完全查看文章的此部分非常有用。 这样, 你将知道可能会向你开放的所有选项。

注意:  如果你知道工作流任务已分配给你, 但通知邮件未在电子邮件收件箱中显示, 请确保你的垃圾邮件筛选器未收到通知。 如果有, 则相应调整筛选器的设置。

首先, 请确保您已获得正确的文章

不同类型的工作流需要不同的任务操作。

因此, 在开始之前, 请确保已分配的任务确实是 "收集反馈" 工作流任务, 而不是其他类型的工作流的任务。

查看以下任何位置中的文本:

  • 在任务通知
    请审批任务通知的“主题”行上的文本 的 "主题" 行中

  • 在要审阅
    的项目中的消息栏 请审批项目中的消息栏上的文本

  • 在 "工作流状态" 页面
    上的任务标题 请审阅“状态”页面上的任务名称中的文本

如果看不到 "请查看这些位置中的文本", 请检查启动或最初添加工作流的人员, 以查明其基于的工作流模板, 或者是否为自定义工作流。 您将在本文的 "另请参阅" 部分中找到有关如何使用 SharePoint 产品附带的其他工作流类型的文章的链接。

但是, 如果您的任务"收集反馈" 任务, 请继续阅读!

此段中的分区

  1. 流程概述

  2. 从任务通知消息转到项目和任务表单

  3. 从列表或库转到项目和任务表单

  4. 查看项目

  5. 完成并提交任务表单

  6. 过期通知

  7. 在完成组任务之前对其进行声明 (可选)

  8. 请求对项目进行更改 (可选)

  9. 将任务重新分配给其他人 (可选)

  10. 代表外部参与者完成任务 (可选)

1。流程概述

在工作流中分配任务时, 通常会通过以下三种方式之一发现任务的相关信息:

  • 您将收到一封电子邮件任务通知。

  • 打开 Microsoft Office 文档并查看消息栏, 通知您已分配相关任务。

  • 检查 SharePoint 网站并发现当前已为您分配了一个或多个任务。

当你发现你已分配 "收集反馈" 工作流任务时, 你通常需要执行两项操作:

  • 查看项目    打开并审阅项目。

  • 完成任务    使用 "任务" 表单提交审阅结果。

因此, 任务的完成通常涉及以下三个项目:

  • 通知消息 (以电子邮件的形式收到)

  • 为您的评论提交的项目 (您打开和审阅的项目)

  • 任务表单 (打开、完成和提交)

这三个项目的外观如下所示。

任务通知消息、要审阅的项目和任务表单

注意:  仅当在 outlook Web Access web 应用程序中打开邮件时,会显示任务通知消息中的功能区上的 "打开此任务" 按钮。

页首

2。从任务通知消息转到项目和任务表单

请按以下步骤操作:

  1. 在任务通知消息中, 在 "要完成此任务说明" 中, 单击指向项目的链接。

  2. 在打开的项目中, 单击消息栏上的 "打开此任务" 按钮。

从电子邮件通知消息访问项目和任务表单

注意:  仅当在 outlook Web Access web 应用程序中打开邮件时,会显示任务通知消息中的功能区上的 "打开此任务" 按钮。

页首

3。从列表或库获取项目和任务表单

请按以下步骤操作:

  1. 在存储要审阅的项目的列表或库中, 单击与项目和工作流相关联的 "正在进行" 链接。

  2. 在 "工作流状态" 页面上, 单击任务的标题。

  3. 在任务表单的 "此工作流任务应用于" 消息栏中, 单击指向该项目的链接。

从列表或库访问项目和任务

页首

4。审阅项目

在此示例中, 项目是 Microsoft Word 文档。

提示:  如果这是组任务 (即分配给整个组或通讯组列表的单个任务), 以便单个组成员可以完成整个组的任务, 则最好在查看项目之前先声明该任务。 这样, 您就可以降低组的另一个成员也能查看该文章的机率。 有关说明, 请参阅此段中的第7部分, 在完成组任务之前先对其进行声明

带有两个黄色消息栏的要审阅的项目

请注意文档顶部的两个黄色消息栏:

服务器读取-   仅以只读模式打开此文档, 也就是说, 您可以阅读文档, 但不能在其中进行任何更改。

运行工作流的人员可以选择允许在任务表单中进行反馈, 或者也允许在项目本身中跟踪修订和批注。 如果不确定是否应在项目本身中工作, 请咨询启动工作流的人员或最初添加该工作流的人员。 如果您应该插入修订和批注, 请单击 "编辑文档" 按钮。

确保以下几点:

  • 在插入修订和批注之前, 请确保你知道你是否希望签出文档, 或者你是否应将其签入, 以便多个审阅者可以同时处理它。

  • 请确保在插入任何更改或批注之前打开修订跟踪。 有关详细信息, 请参阅本文中的 "允许" 段。

  • 在项目中完成工作后, 请确保将所做的更改保存到服务器。 如果您已将项目签出, 请再次将其重新签入。

工作流    任务当您准备完成并提交任务表单时, 请单击 "打开此任务" 按钮。

页首

5。完成并提交任务表单

"收集反馈" 工作流任务的任务表单外观如下所示。

标注了字段的“收集反馈”任务表单

请注意, 从要审阅的项目中打开前两个控件 ("删除项目" 和 "此工作流" 任务将应用于项目标题) 时,会在任务表单中显示。

标注 1

删除项目

标注 2

此工作流任务适用于项目标题

若要打开要审阅的项目, 请单击此处的链接。

标注 3

状态、请求者、合并批注、截止日期

不能编辑或更改这四个字段中的条目, 但可能会在这些字段中找到有用信息。

请注意, "合并的评论" 框不仅包含有关如何完成任务的任何其他说明, 还包含已在此同一工作流实例中完成任务的参与者提交到表单中的所有批注。

同样, 在提交自己的表单后, "批注" 框 (4) 中包含的任何文本也会显示在 "合并的批注" 框中, 供后续参与者查看。

标注 4

备注

在此处键入或粘贴您的反馈。

您在此处输入的任何文本将记录在工作流历史记录中, 并且还会显示在 "合并的注释" 字段 (3) 中, 用于后续参与者。

标注 5

发送反馈

在 "批注" 字段 (4) 中键入要参与的任何反馈和/或插入了项目本身中的任何修订和批注后, 单击此按钮可提交反馈并完成任务。

注意: 在对 i 进行任何更改之前tem 本身, 请确保 "重新尝试.有关详细信息, 请参阅分区4在此段中, 查看项目

标注 6

取消

若要关闭任务表单而不保存任何更改或答复, 请单击此按钮。 该任务将保持不完整并分配给您。

标注 7

请求更改

若要请求对正在审阅的项目进行更改, 请单击此按钮。

有关你将在其中输入请求详细信息的窗体的说明, 以及有关详细说明, 请转到此段中的第8条,请求对项目进行更改

注意: 对于某些工作流任务, 此选项可能处于关闭状态。

标注 8

重新分配任务

若要将此任务重新分配给其他人, 请单击此按钮。

有关你将在其中输入重新分配详细信息的页面的说明, 以及有关更多说明, 请转到此段中的第9节,将任务重新分配给其他人

注意: 对于某些工作流任务, 此选项可能处于关闭状态。

页首

6。过期通知

如果任务或整个工作流实例已过期, 则通知将自动发送到:

  • 向其分配任务的人员。

  • 启动工作流的人员 (或者, 如果 "开始" 为 "自动", 则为最初添加工作流的人员)。

页首

7。在完成组任务之前对其进行声明 (可选)

如果仅将单个任务分配给您所属的整个组, 则组中的任何成员都可以代表整个组声明和完成该单个任务。

在查看项目之前先声明该任务。 一旦你声明任务, 该任务将立即分配给你, 并且该组的其他成员不能完成它。 (这样一来, 只有一个人执行必要的工作。)

  1. 在 "工作流状态" 页面上, 指向分配给你的组的任务的名称, 直到出现箭头。

  2. 单击箭头, 单击 "编辑项目", 然后在任务表单中单击 "理赔任务" 按钮。
    如何申请组任务

刷新 "工作流状态" 页面时, 你可以看到该任务不再分配给组, 而是特别适合你。

稍后, 如果你想要在不完成任务的情况下再次将任务发布到组中, 请使用相同步骤返回到任务表单, 然后单击 "发布任务" 按钮。

任务表单中的“发布任务”按钮

返回查看项目

8。请求对项目进行更改 (可选)

在开始此过程之前, 请注意, 如果对项目进行了任何更改, 则工作流可以设置为立即结束。 最好是与开始工作流或最初添加工作流的人员进行检查, 以确保其适用于进行更改以及将工作流终止于该位置。

我们将通过将 "更改请求" 选项放入一个方案来演示它:

首先, 假设您的姓名是 Frank。

然后, 假设名为 Anna 的同事已启动了她创建的文档上的 "收集反馈" 工作流。

查看 Anna 的新文档时, 你认为简介太长。

单击工作流任务表单底部的 "请求更改" 按钮, 然后完成此表单。

项目中请求更改的表单

标注 1

请求更改

标注 2

新请求

描述所需的更改, 并提供进行更改的人员将需要的任何信息。

(在此处输入的任何文本都将添加到 "合并批注" 区域中。)

标注 3

新工期

执行以下三项操作之一:

  • 若要保留现有截止   日期, 请将此字段保留为空。

  • 若要删除截止日期   , 请完全键入数字0

  • 若要指定新的截止   日期, 请在此处键入一个数字, 然后在以下字段中指定工期单位。 总之, 这两个条目标识了更改任务到期前的期间。

标注 4

新工期单位

如果你要指定新的任务工期, 请将此字段与 "新工期" 域结合使用, 以标识任务到期之前的期间。 (例如: 3 天1 个月2 周。)

按所需方式填写所有表单条目后, 单击 "发送", 当前任务将标记为"已完成"。 (但尚未完成。 Anna 完成更改任务后, 你将再次分配一个审阅任务。)

同时, Anna 收到以下电子邮件通知:

当请求在项目中进行更改时,发送通知

Anna 可以一目了然地显示主题行 (插图中的数字 1), 这不是普通的 "收集反馈" 通知, 而是一个请求来更改项目的内容。 她可以在 "更改请求的文本" (数字 2) 中找到有关特定更改请求的信息。

Anna 签出项目, 进行所需的更改 (或不是), 然后保存所做的更改 (如果有), 然后重新签入该项目。 (请记住, 如果将工作流设置为在对项目进行任何更改时立即结束, 此操作将导致工作流结束。)

然后 Anna 转到 "工作流状态" 页面, 并从 "任务" 区域的 "任务" 区域打开她的更改请求任务。


完成请求的更改后,提交表单

Anna 在 "评论" 字段中添加您想要的任何信息, 然后单击 "发送答复"。 工作流执行两个操作:

  • 它将 Anna 的更改请求任务标记为 "已完成"。

  • 它将新的审阅任务分配给您 (在 "合并批注" 区域中添加 Anna 的批注), 并向您发送有关该任务的通知。

现在, 您可以继续完成对已更改项目的审阅。

同时, 在 "工作流状态" 页的 "工作流历史记录" 部分中跟踪和查看所有这些操作, 如下图所示。

“工作流历史记录”显示更改请求的操作

下面是整个过程的图表。

更改请求的流程图

页首

9。将任务重新分配给其他人 (可选)

如果您希望其他人完成已分配给您的工作流任务, 请单击 "工作流任务" 表单中的 "重新分配任务" 按钮。

将显示此窗体。

任务重新分配表单

标注 1

将任务重新分配给

标注 2

新请求

提供要向其分配任务的人员需要完成任务的任何信息。 (在此处输入的任何文本都将添加到 "合并批注" 区域中。)

标注 3

新工期

执行以下三项操作之一:

  • 若要保留现有截止   日期, 请将此字段保留为空。

  • 若要删除截止日期   , 请完全键入数字0

  • 若要指定新的截止   日期, 请在此处键入一个数字, 然后在以下字段中指定工期单位。 总之, 这两个条目标识了更改任务到期前的期间。

标注 4

新工期单位

如果你要指定新的任务工期, 请将此字段与 "新工期" 域结合使用, 以标识任务到期之前的期间。 (例如: 3 天1 个月2 周。)

表单完成后, 单击 "发送"。 您的任务标记为已完成, 新任务被分配给现在负责该任务的人员, 并且发送任务通知。

您提供的任何新信息都包含在新任务通知 (下图中的数字 1) 的 "委派者" 文本中。

重新分配任务的任务通知

同时, 所有这些更改都在 "工作流状态" 页面的 "任务" 和 "历史记录" 部分中进行跟踪和可见, 如下所示。

重新分配任务的“工作流状态”页上的“任务”和“历史记录”区域

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10。代表外部参与者完成任务 (可选)

有一个特殊的流程, 包括不属于您的 SharePoint 组织成员的参与者。 在此过程中, 网站成员充当外部参与者的代理:

  1. 将外部参与者的电子邮件地址包含在关联表单第二页上的相应 "分配到" 阶段。

  2. 工作流实际将外部参与者的任务分配给启动工作流的网站成员, 或者如果工作流自动启动, 则分配给最初添加工作流的成员。 实际分配任务的此人充当外部参与者的代理。

  3. 此网站成员收到一个任务通知, 其中包含用于向外部参与者发送要审阅的项目副本的说明。 (同时, 外部参与者收到任务通知的副本, 它可以充当有用的警报或提醒。)

  4. 实际分配任务的网站成员将项目的副本发送给外部参与者。

  5. 外部参与者审阅项目并将其回复回复给网站成员。

  6. 当外部参与者的响应到达时, 网站成员代表外部参与者在 SharePoint 产品中完成任务。

下面是该过程的图表。

纳入外部参与者的流程图

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监控部分图标

监控、调整或停止正在运行的 "收集反馈" 工作流

监控、调整或停止正在运行的 "收集反馈" 工作流

可用于监视、调整或停止正在运行的工作流的中心位置是该工作流实例的 "工作流状态" 页面。

首先, 我们将向你介绍如何访问该页面, 然后我们将向你介绍如何使用你在此处找到的选项和信息。 最后, 我们将向你显示两个其他页面, 你可以在其中获取其他监视信息。

此段中的分区

  1. 转到 "工作流状态" 页

  2. 使用 "工作流状态" 页面监控工作流进度

  3. 更改活动任务 (已分配的任务)

  4. 更改未来任务 (尚未分配的任务)

  5. 取消或结束此工作流运行

  6. 查看项目上运行的工作流

  7. 监视整个网站集的工作流

1。转到 "工作流状态" 页面

在项目所在的列表或库中, 单击所需项目和工作流的"正在进行中" 链接。

在此示例中, 项目是名为 "主题草稿" 的文档, 工作流为 "审批 3"。

单击工作流状态链接

此时将打开 "工作流状态" 页面。

注意: 

  • 如果列表或库包含大量项目, 则可以使用排序和/或筛选来更快地找到所需项目。 如果您发现你以同样的方式反复进行排序和/或筛选, 你可能会发现创建自动执行该特定排列的自定义视图非常有用。

  • 若要转到 "工作流状态" 页面, 你也可以单击 "已启动" 电子邮件通知中的 "查看此工作流的状态" 或 "查看针对特定实例的已完成" 电子邮件通知中的 "工作流历史记录" 链接您很感兴趣。

页首

2。使用 "工作流状态" 页面监控工作流进度

此处, 在 "工作流状态" 页面的每个部分的插图下, 你将找到该部分所解答的监视问题。

"工作流信息" 部分

“工作流状态”页的“工作流信息”部分

解答的问题:

  • 谁启动了此工作流实例?

  • 此实例何时启动?

  • 此实例中的最后一个操作何时发生?

  • 此实例在哪个项目上运行?

  • 此实例的当前状态是什么?

"任务" 部分

“工作流状态”页的“任务”区域

解答的问题:

  • 已创建和分配哪些任务, 其当前状态是什么?

  • 已完成哪些任务, 其中每个任务的结果是什么?

  • 已创建和分配的每个任务的截止日期是什么?

已删除的任务和尚未分配的任务会显示在此部分中。

"工作流历史记录" 部分

“工作流状态”页的“工作流历史记录”部分

解答的问题:

  • 此工作流实例中已发生哪些事件?

  • 请注意, 过期任务和过期任务通知会显示在此区域中。

页首

3。更改活动任务 (已分配的任务)

有两种方法可以更改已分配但尚未完成的任务:

  • 更改单个活动任务

  • 更改所有活动任务

更改单个活动任务

权限对分配给其他人的单个任务进行任何更改, 您必须具有 "管理列表" 权限。 ("所有者" 组默认具有 "管理列表" 权限; "成员" 组和 "访问者" 组不是。 因此, 您可以使用允许您启动工作流但不能更改其他参与者任务的权限。)

如果您有必要的权限:

  1. 在 "工作流状态" 页面上, 在 "任务" 列表中单击任务的标题。
    单击列表中的任务标题

  2. 使用任务表单完成、删除或重新分配任务, 或请求对项目进行更改。

有关如何使用任务表单的更多详细说明, 请参阅本文的完整段。

更改所有活动任务

权限下图中的所有四个命令链接均显示在具有 "管理列表" 权限的任何人的 "工作流状态" 页面上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上, 但"结束此工作流" 链接不会显示, 除非该人员还具有 "管理列表" 权限。 (同样, "所有者" 组默认具有 "管理列表" 权限; "成员" 组和 "访问者" 组不是。)

  1. 在 "工作流状态" 页面上, 在 "工作流可视化" 正下方的区域中, 单击 "收集反馈" 的 "更新活动任务" 链接。

  2. 在打开的表单中进行更改, 然后单击"确定"

    • 将在此运行中将反映所做更改的邮件发送给当前已分配任务的人员。

    • 已完成或已删除任务以及尚未分配任务的任务不受到您在此表单中所做的更改的影响。

    • 如果要对尚未分配的任务进行更改, 请参阅此部分中的以下部分,更改将来的任务

      更改活动任务的表单

标注 1

每个任务的工期, 工期单位

标注 2

申请表

若要更改请求   文本, 请在文本框中进行所需的任何更改。

  1. 当窗体中的所有字段按所需方式填写时, 请单击"确定"

更新当前实例中的所有活动任务。

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4。更改未来任务 (尚未分配的任务)

权限下图中的所有四个命令链接均显示在具有 "管理列表" 权限的任何人的 "工作流状态" 页面上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上, 但显示"结束此工作流" 链接, 除非该人员还具有 "管理列表" 权限。 (同样, "所有者" 组默认具有 "管理列表" 权限; "成员" 组和 "访问者" 组不是。)

  1. 在 "工作流状态" 页面上, 在 "工作流可视化" 正下方的区域中, 单击 "添加或更新收集反馈的审阅者" 链接。

  2. 在打开的表单中进行更改, 然后单击 "更新"。

    注意:  您在此表单中所做的更改会影响已创建和分配的任务。

更改将来任务的表单

标注 1

参与者、订单、展开组

标注 2

申请表

  • 若要更改请求   文本, 请对框中的文本进行所需的任何更改。

标注 3

所有任务的截止日期、每个任务的工期、工期单位

  • 若要更改或删除日历截止   日期, 请删除现有日期, 然后提供新日期, 或者, 若要删除特定截止日期, 请将该字段留空。 (不要在此字段中键入零。 此字段必须包含日历日期值或为空。)

  • 保留现有   工期将 "每个任务的持续时间" 保留为空, 并且不会对工期单位进行任何更改。

  • 若要删除工期, 以使   "无" 在 "每个任务工期" 中键入数字0

  • 若要延长任务   工期, 请使用 "工期" 字段来指定要延长工期的单位数和单位类型。 有关设置截止日期和持续时间的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段。

  1. 当窗体中的所有字段按所需方式填写时, 请单击 "确定"。

当前实例中的所有未来任务将反映所做的更改。

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5。取消或结束此工作流运行

有两种方法可以在正常完成之前停止正在运行的工作流实例:

  • 取消工作流    将取消所有任务, 但会保留在 "工作流状态" 页面的 "任务" 区域中。

  • 结束此工作流    将取消所有任务, 并从 "工作流状态" 页面的 "任务" 区域中删除。 (但是, 它们仍会反映在 "工作流历史记录" 区域中。)

下面是两种方法的说明。

取消 (取消所有任务, 但同时保留在任务列表和历史记录中)

权限下图中的所有四个命令链接均显示在具有 "管理列表" 权限的任何人的 "工作流状态" 页面上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上, 但"结束此工作流" 链接不会显示, 除非该人员还具有 "管理列表" 权限。 (同样, "所有者" 组默认具有 "管理列表" 权限; "成员" 组和 "访问者" 组不是。)

如果不再需要或不需要当前工作流实例, 可以将其停止。

  • 在 "工作流状态" 页面上, 在 "工作流可视化" 正下方的区域中, 单击 "取消所有收集反馈任务" 链接。

所有当前任务均已取消, 工作流以 "已取消" 状态结束。 已取消的任务仍在 "任务" 区域和 "工作流历史记录" 区域中列出。

终止 (从 "任务" 列表中删除但保留在历史记录中的所有任务)

权限下图中的所有四个命令链接均显示在具有 "管理列表" 权限的任何人的 "工作流状态" 页面上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上, 但"结束此工作流" 链接不会显示, 除非该人员还具有 "管理列表" 权限。 (同样, "所有者" 组默认具有 "管理列表" 权限; "成员" 组和 "访问者" 组不是。)

如果发生错误, 或者工作流停止且无法响应, 则可以结束。

  • 在 "工作流状态" 页面上, 在 "工作流可视化" 正下方的区域中, 单击 "结束此工作流" 链接。

工作流创建的所有任务都将被取消, 并从 "工作流状态" 页面上的 "任务" 区域中删除, 但它们仍在 "工作流历史记录" 区域中反映。 工作流以 "已取消" 状态结束。

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6。查明在项目上运行的工作流

在任何项目的 "工作流" 页面上, 你将找到该项目上当前运行的工作流的列表。

  1. 转到存储项目的列表或库。

  2. 单击项目名称前面的图标以选择该项目, 然后在功能区的 "文件" 选项卡上的 "工作流" 组中, 单击 "工作流"。

  3. 在 "工作流:项目名称" 页面上, 在 "正在运行的工作流" 下, 找到当前正在项目上运行的工作流实例的列表。

注意:  请注意, 单个工作流版本的多个实例不能同时在同一项目上运行。 例如: 已添加两个工作流, 这两个工作流均基于 "收集反馈" 模板。 一个命名为 "计划反馈", 另一个称为 "预算反馈"。 在任何一个项目中,每个计划反馈和预算反馈都可以运行, 但不能同时运行个工作流实例 。

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7。监视整个网站集的工作流

网站集管理员可以一目了然地查看:

  • 网站集中当前存在的每个工作流模板基于的工作流数量。

  • 每个工作流模板本身在网站集中当前是否处于活动状态或非活动状态。

  • 基于每个工作流模板的工作流版本的实例数当前在网站集中运行。

方法如下:

  1. 打开网站集的主页 (而不是集合的网站或子网站的主页)。

  2. 单击 "设置" 图标 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 , 然后单击 "网站设置"。

  3. 在 "网站设置" 页面上的 "网站管理" 下, 单击 "工作流"。

"工作流" 页面将打开, 显示信息。

下一步做什么?

如果这是你首次运行此工作流版本, 你可能需要使用本文评审部分中的说明查看实例中的事件, 并发现工作流是否按所需方式工作。

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“审阅”部分的概念图标

查看收集反馈工作流结果并创建报表

查看收集反馈工作流结果并创建报表

工作流实例完成后, 您可以查看其历史记录中记录的事件。 (在实例完成后, 您可以在最多60天内访问任何实例的记录。)

重要:  请注意, 工作流历史记录仅供非正式参考。 它不能用于正式审核或任何其他法律、evidentiary 用途。

您还可以在各个实例中运行有关工作流的整体性能的报告。

此段中的分区

  1. 查看最新实例中的事件

  2. 最长60天的访问实例历史记录

  3. 创建工作流性能报告

1。查看最新实例中的事件

只要项目保留在同一列表或库中, 并且在同一项目上再次运行相同的工作流时, 可以从列表或库中访问最新实例的历史记录。

若要查看针对任何项目运行的工作流的最新实例的 "工作流状态" 页面, 请执行以下操作:

  • 在项目所在的列表或库中, 单击所需项目和工作流的状态链接。

在此示例中, 项目是标题为 "主题草稿" 的文档, 工作流是 "新的文档审批"。

单击工作流状态链接

在 "工作流状态" 页面上, "工作流历史记录" 部分位于底部附近。

“工作流状态”页的“工作流历史记录”部分

页首

2。最多60天的访问实例历史记录

如果在同一项目上再次运行相同工作流想要查看某个实例的历史记录, 该怎么办?

实际上, 您最多可以在60天执行此操作, 从以下两个入口点之一: 列表或库, 或工作流完成通知。 (60 天是 SharePoint 产品保留工作流的任务历史记录的时间。)

从列表或库中

  1. 转到存储项目的列表或库。

  2. 单击项目名称前面的图标以选择该项目, 然后在功能区的 "文件" 选项卡上的 "工作流" 组中, 单击 "工作流"。

  3. 在 "工作流:项目名称" 页面上的 "已完成的工作流" 下, 单击要查看的工作流实例的名称或状态。
    项目“工作流”页面上的“已完成的工作流”列表
    将打开该实例的 "工作流状态" 页面。

从工作流完成通知

  • 打开要查看的实例的工作流完成通知, 然后单击 "查看工作流历史记录"链接。

突出显示历史记录链接的工作流已完成通知
将打开该实例的 "工作流状态" 页面。

为了保留你的所有完成通知, 你可能需要创建 Outlook 规则。 设置规则以将 "主题" 行中已完成的所有传入邮件复制到其自己的单独文件夹中。 (请确保你的 Outlook 规则复制接收的邮件, 而不是只是移动这些邮件, 否则它们也不会显示在收件箱中。) 若要了解有关如何创建 Outlook 规则的详细信息, 请参阅管理包含规则的电子邮件一文。

页首

3。创建工作流性能报告

若要了解你的工作流版本 (一段时间) 和多个实例的执行情况, 可以创建两个预定义报表或其中之一:

  • 活动持续时间报告    使用此报告可查看完成工作流每个活动所需的平均时间以及完成该工作流的每个完整运行或实例所需的时间。

  • 取消和错误报告    使用此报告可查看工作流是否经常被取消或在完成之前遇到错误。

创建工作流的可用报表

  1. 在列表或库中, 在该工作流的 "状态" 列中, 单击 "任何状态信息" 链接。
    单击工作流状态

  2. 在 "工作流状态" 页的 "工作流历史记录" 下, 单击 "查看工作流报表"
    单击“工作流历史记录”部分的“查看工作流报告”链接

  3. 找到要查看其报表的工作流, 然后单击要查看的报表的名称。
    单击活动持续时间报告的链接

  4. 在 "自定义" 页面上, 保留或更改将创建报表文件的位置, 然后单击"确定"
    在文件保存位置单击“确定”
    将创建报表并将其保存到指定位置。

  5. 报表完成后, 您可以单击下图中显示的链接进行查看。 否则, 单击"确定"完成操作并关闭对话框。 (稍后, 当你准备好查看报表时, 你将在上一步中指定的位置找到它。)
    单击链接以查看报告

下一步做什么?

如果你的工作流按所需方式工作, 则你可以立即开始使用它。

如果想要更改其工作方式, 请参阅本文的 "更改" 段。

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“调整”部分的概念图形

更改、禁用或删除收集反馈工作流

更改、禁用或删除收集反馈工作流

在运行新的 "收集反馈" 工作流的第一个实例并查看结果后, 你可能需要对工作流的配置方式进行一个或多个更改。

此外, 你可能需要在将来的不同时间内对配置进行进一步更改。

最后, 你可能会希望将工作流禁用较短或更长的时间段, 但不能删除它, 否则你可能确实要将其完全删除。

此段中的分区

  1. 更改工作流的永久设置

  2. 禁用或删除工作流

1。更改工作流的永久设置

若要对现有工作流的设置进行永久更改, 请打开并编辑最初用于添加该工作流的关联表单。

如果工作流仅在一个列表或库中运行

  1. 打开工作流在其中运行的列表或库。

  2. 在功能区上, 单击 "列表" 或 "" 选项卡。

    注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如, 在日历列表中, 此选项卡名为 "日历"。

  3. 在 "设置" 组中, 单击 "工作流设置"。

  4. 在 "工作流设置" 页面上的 "工作流名称 (单击可更改设置)" 下, 单击要更改其设置的工作流的名称。

    注意:  如果列表中未显示所需的 "收集反馈" 工作流, 则它可能仅与一种内容类型相关联。 此列表中显示的工作流由该类型控件的 "显示工作流关联" (位于列表正上方) 控制。 (请参阅图。) 单击下拉菜单中的 "内容类型" 选项以发现哪一个将显示所需的工作流。 当所需的工作流出现在列表中时, 单击工作流的名称。

  5. 在最初用于添加工作流的同一两页关联窗体中, 进行所需的更改并将其保存。

    有关关联表单中的字段和控件的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段和相应的 "添加" 段 (列表/库网站集)。

如果工作流在网站集内的所有列表和库中运行

  1. 打开网站集的主页 (而不是集合的网站或子网站的主页)。

  2. 单击 "设置" 图标 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 , 然后单击 "网站设置"。

  3. 在 "网站设置" 页面上的 "" 下, 单击 "网站内容类型"。

  4. 在 "网站内容类型" 页面上, 单击运行工作流的网站内容类型的名称。

  5. 在所选内容类型的页面上, 在"设置" 下,单击"工作流设置"。

  6. 在 "工作流设置" 页面上的 "工作流名称 (单击可更改设置)" 下, 单击要更改其设置的工作流的名称。

  7. 在最初用于添加工作流的同一两页关联窗体中, 进行所需的更改并将其保存。

    有关关联表单中的字段和控件的详细信息, 请参阅本文的 "计划" 段和相应的 "添加" 段 (列表/库网站集)。

页首

2。禁用或删除工作流

如果工作流仅在一个列表或库中运行

  1. 打开工作流在其中运行的列表或库。

  2. 在功能区上, 单击 "列表" 或 "" 选项卡。

    注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如, 在日历列表中, 此选项卡名为 "日历"。

  3. 在 "设置" 组中, 单击 "工作流设置"。

  4. 在 "工作流设置" 页面上, 单击 "删除工作流" 链接。
    标注了“删除工作流”链接的“工作流设置”页面

  5. 使用 "删除工作流" 页面上的表单可以禁用、重新启用或删除工作流。
    “删除工作流”页面上的表单

表单中有五列:

  • 工作流    工作流的名称。

  • 实例    当前在项目上运行的工作流的实例数。

  • 帮助    使工作流继续正常工作的选项。

  • 无新实例    允许工作流的任何当前运行实例完成的选项, 但通过使工作流不可用来运行任何新实例而禁用工作流。 (此操作可逆操作。 若要稍后重新启用工作流, 请返回此页面并选择 "允许"。

  • 删除    从列表或库中完全删除工作流的选项。 将立即终止所有正在运行的实例, 并且该工作流的列不再显示在该列表或库的页面上。 (此操作不可逆。)

页首

如果工作流在网站集内的所有列表和库中运行

  1. 打开网站集的主页 (而不是集合的网站或子网站的主页)。

  2. 单击 "设置" 图标 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 , 然后单击 "网站设置"。

  3. 在 "网站设置" 页面上的 "" 下, 单击 "网站内容类型"。

  4. 在 "网站内容类型" 页面上, 单击运行工作流的网站内容类型的名称。

  5. 在所选内容类型的页面上, 在"设置" 下, 单击 "工作流设置"。

  6. 在 "工作流设置" 页面上, 单击 "删除工作流" 链接。

  7. 使用 "删除工作流" 页面上的表单可以禁用、重新启用或删除工作流。
    “删除工作流”页面上的表单

表单中有五列:

  • 工作流    工作流的名称。

  • 实例    当前在项目上运行的工作流的实例数。

  • 帮助    使工作流继续正常工作的选项。

  • 无新实例    允许工作流的任何当前运行实例完成的选项, 但通过使工作流不可用来运行任何新实例而禁用工作流。 (此操作可逆操作。 若要稍后重新启用工作流, 请返回此页面并选择 "允许"。

  • 删除    从网站集中删除工作流的选项完全。 将立即终止所有正在运行的实例, 并且该工作流的列不再显示在该列表或库的页面上。 (此操作n"t可逆的。)

下一步做什么?

如果你进行了任何更改, 请运行工作流的测试实例, 以仔细检查更改的效果。

页首

进一步自定义

有多种方法可进一步自定义 SharePoint 产品附带的工作流。

您甚至可以从头开始创建自定义工作流。

你可以使用以下任何或所有程序:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    自定义工作流表单、操作和行为。

  • Microsoft Visual Studio    构建自己的自定义工作流操作。

有关详细信息, 请参阅 Microsoft 软件开发人员网络 (MSDN) 帮助系统。

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