“收集反馈”工作流详述

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

Microsoft SharePoint附带的工作流使业务流程自动化。自动化有助于提高流程一致性和效率。

使用SharePoint收集反馈工作流传送文档和其他项目存储在SharePoint到一个或多个人员以获取其反馈。

注意: 此内容适用于SharePoint 2010工作流平台中。SharePoint 2010SharePoint Online、 SharePoint 2010、 SharePoint 2013和SharePoint Server 2016中提供了工作流平台。 若要了解有关SharePoint工作流平台,请参阅了解 SharePoint Server 2016 中的工作流

如果您需要执行已完成收集反馈工作流任务   只需向下滚动到完成段,并将其展开。您可能不需要任何其他段现在。

手动流程与自动工作流的比较

SharePoint工作流是:

  • 高效和一致   收集反馈工作流自动传送文档或项目、 分配审阅任务和跟踪进度,并发送提醒和在需要时的通知。可以监视工作流中的活动和从一个中央状态页,调整和完成后 60 天内维护的工作流运行中的事件的历史记录。

  • 减少您的工作量    “收集反馈”工作流可帮助您和同事节省时间并省去麻烦,同时简化和标准化反馈流程。

下图显示了一个非常简单的“收集反馈”工作流版本。

简单的“收集反馈”工作流图表

使用本文的提示

本文中的信息可在十个可展开段中显示。

单击此处了解有关充分利用本文的一些提示

如果您需要执行已完成收集反馈工作流任务   只需向下滚动到完成段,并将其展开。您可能不需要任何其他段现在。

如果您想要添加,启动、 监视和维护工作流   如果您还不熟悉这些任务,您可能会发现有用逐渐过渡到本文中,段通过段中,第一次您设计并添加工作流。一旦您熟悉的信息和文章布局,您将能够直接转到您需要的任何返回访问的段。

图形说明    此系列工作流文章中的屏幕图像和概念图一般基于“审批”工作流类型。然而,为了概念或说明清晰性,本文中的图像和图表已为“收集反馈”工作流自定义。

有关打印本文的说明    这是一篇较长的文章。如果您只要打印选定段,请确保在打印时展开这些段。(另外,如果要在打印副本中包含完整图形,请按横向打印,而非纵向。)

有关搜索的说明    搜索本文中的任何文本或术语之前,请确保已展开要在其中进行搜索的所有段。

注意: 收集反馈工作流将包含仅与 SharePoint Server 2010 和 Office 365 SharePoint Online 企业版。(它们附带 SharePoint Online 在 Office 365 小型企业版和专业人员。仅附带 SharePoint Online 小型企业版的 SharePoint 工作流为三态工作流。若要了解有关此工作流,请参阅使用三态工作流

您要做什么?

“了解更多”部分的概念图标

了解有关“收集反馈”工作流的详细信息

单击此文本以了解“收集反馈”工作流的工作原理,以及它们如何帮助您提高工作效率并减少工作量。准备好关闭此段时,再次单击此处。

了解有关“收集反馈”工作流的详细信息

收集反馈工作流是 SharePoint 的一种功能,它将存储在 SharePoint 列表或库中的文档或其他项目传送给一人或多人,以获得其反馈。此工作流可自动化、简化和标准化整个流程。

工作流将项目传送给参与者

基本收集反馈工作流另存为模板包含 SharePoint 函数。使用此模板,您可以向网站添加多个收集反馈工作流。您添加的基本收集反馈工作流,自己专用的工作,方式与每个唯一版本基于设置指定当您添加的每个工作流。

本段中的部分

  1. 收集反馈工作流可以为我做什么?

  2. 收集反馈工作流不能做什么?

  3. 谁可以使用此类工作流?

  4. 如何执行您计划、 添加、 运行和维护此类工作流?

1. “收集反馈”工作流能为我做什么?

  • 首次向列表、库或网站集添加"收集反馈"工作流时,可以指定所包括的参与者的数量,并说明是逐个(串行)还是一次性(并行)分配他们的任务。您甚至可以决定是否将参与者的任务划分为两个或更多单独的阶段,以及指定允许完成每项任务的最后截止日期和/或所需的时间。每次手动启动某个项目的工作流时,可以修改其中的任何设置。

  • 工作流将任务分配给每个指定的参与者。每位参与者可以在多种可能的响应中进行选择:发送有关项目的反馈、请求项目中的更改、重新分配任务或删除任务。

  • 工作流运行时,您可以从单个中心“工作流状态”页面监控进度并根据需要进行调整。

  • 工作流完成后的 60 天内,工作流的此次运行(或实例)期间发生的所有工作流事件的列表仍可在“工作流状态”页显示,以供参考。

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2. “收集反馈”工作流不能做什么?

收集反馈工作流不设计要收集批准和拒绝的项目,或控制网站发布的网页。如果您想要添加工作流在其中参与者批准或拒绝他们查看的项目,请参阅文章所有关于审批工作流

此外,收集反馈工作流不用于收集签名。如果您想要使用工作流收集 Microsoft Word 文档中的签名,Microsoft Excel 工作簿中或 Microsoft InfoPath 表单,请参阅文章所有关于收集签名工作流

若要了解有关如何使用 SharePoint Designer 来进一步自定义任何SharePoint 中附带的工作流的信息,请参阅设计和自定义工作流简介一文。

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3. 哪些人可以使用此类工作流?

收集反馈工作流将包括与 SharePoint Server 2010 和使用 Office 365 SharePoint Online 企业版。(它们没有t included 与 Office 365 SharePoint Online 小型企业版和专业人员。仅附带 SharePoint Online 小型企业版的 SharePoint 工作流是三态工作流)。

权限

添加工作流   默认情况下,您必须具有有关工作流添加到管理列表权限。(默认情况下的所有者组具有管理列表权限; 成员组和访问者组不)。

启动工作流   此外默认情况下,您必须具有到开始的编辑项目权限已添加工作流。(成员组和所有者组都具有默认的编辑项目权限; 不会访问者组)。

另外,“所有者”可以选择配置特定工作流,使其可由“所有者”组的成员启动。(要执行此操作,选中关联表单首页上的“要求拥有管理列表权限,以便启动此工作流”复选框。)

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4. 如何计划、添加、运行和维护此类工作流?

以下是基本阶段:

  • 工作流运行之前 (计划、 添加、 启动)   
    添加工作流之前,您计划您要在其中添加它 (单个列表或库中,或为整个网站集),它是如何工作的详细信息。您已添加并配置工作流后,使用所需的权限的任何人都可以对特定项目启动工作流。工作流可以也将设置为自动运行。可以基于以下一项或两个两个发生触发事件激活自动运行: 添加或在列表或库中创建的任何项目或在列表或库中的任何项时将发生更改时。

  • 工作流运行时 (完成、 监控、 调整)   
    工作流运行时,单个参与者完成所分配的任务。自动提醒发送给参与者不符合任务截止日期。同时,可以从特定工作流实例中央工作流状态页监视工作流的进度。调整到工作流运行时,可从该同一页;然后,如果需要,可以取消或终止从工作流。

  • 工作流运行 (审阅、 报告、 更改) 后   
    工作流完成后,可以在工作流状态页上的多达 60 天审阅运行 (或实例) 的整个历史记录。从同一页中,可以创建此工作流版本的性能统计报表。最后,如果存在以往任何您想要更改的工作方式的工作流功能,您可以打开和编辑您完成当您首次添加工作流的关联表单中。

以下流程图从添加新工作流的人员的角度对这些阶段进行了说明。

工作流程

下一步做什么?

计划一个新收集反馈工作流之前,首先审阅本文中,允许段,然后转到计划段。

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“允许”部分的 Expando 图标

仅允许在任务表单中进行反馈,或者也允许在项目中进行反馈

如果您已准备好了解有关允许在项目本身,而不允许反馈仅在任务表单中的批注和修订详细信息,请单击此文本。下面请再次单击当您准备就绪后,关闭此段。

仅允许在任务表单中进行反馈,或者也允许在项目中进行反馈

下面两个问题可以帮助您做出有关工作流的基本决定:

  • 是否允许参与者在任务表单上的“注释”字段提交反馈,或者他们是否也可以在项目本身中插入修订和注释?

  • 如果参与者可以在项目本身中插入修订和注释,他们是否在协作环境(多个参与者可以同时编辑文档)中执行此操作?或每个参与者是否签出文档并在进行审阅工期内具有唯一编辑权限?

下面提供了可帮助阐明这些替代方法的图表。

不同模式的允许和提供反馈

在继续阅读本文时,请记住以下几个要点:

  • 工作流无法在当前已签出的项目中启动。

  • “收集反馈”工作流类型具有立即取消工作流选项,如果正在审阅的项目有任何更改,可立即取消工作流。

  • 只能在程序(在其中创建该项目)的已安装版本中打开项目时,在该项目中插入修订和注释,而不能在该程序的 Web 应用程序版本中打开项目时插入修订和注释。

本段中的部分

  1. 允许在任务表单仅中进行反馈

  2. 允许在任务表单和项目 (协作版本) 的反馈

  3. 允许在任务表单和项目 (单独访问版本) 的反馈

1. 仅允许在任务表单中进行反馈

这种安排具有成为最简单的机械的优点。参与者只有两种建议更改方法,两种方法都涉及任务表单:

  • 提交注释。

  • 在工作流仍运行时,请求对项目进行更改。

当然,主要缺点就是参与者不能直接在项目中指明特定的更改。建议更改的数量越大,参与者可能更希望能直接在项目中进行处理。

有关保护从更改的项目笔记   请确保的最简单方法参与者t进行任何更改在项目本身就是将项目签出的持续时间内运行。但是,如前所述小途中,当前已签出任何项目无法启动工作流。

有两种方法可以解决此问题:

  • 可以一直等到工作流启动,然后在运行期间签出项目。(如果工作流自动启动,确保您被列在关联表单第二页上的“抄送”字段中。然后,当收到工作流已在项目上启动的通知时,签出该项目。)这种方法的局限在于当已签出该项目时,不能在同一项目上启动其他工作流。

  • 或者,也可以保持该项目签入,但要确保参与者知道他们不能签出该项目或在其中进行任何更改,这非常重要。当然,最好将此说明包括在已纳入任务通知的注释中。如果参与者是“收集反馈”工作流的新用户,则最好深入地说明  — 可以在启动工作流前单独发送电子邮件,或亲自与参与者交谈。

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2. 允许在任务表单和项目中进行反馈(协作版本)

这种排列保留所有参与者随时可用的项目。没有人必须等待的任何其他完成之前开始他或她自己其审阅人。这种灵活性可通过在 SharePoint 中的协作功能。

只需确保参与者知道他们必须执行以下操作:

  • 进行更改时保持项目签入。

  • 在程序(在其中创建该项目)的已安装版本中打开项目,而不能在该程序的 Web 应用程序版本中打开项目。

  • 进行任何更改或插入任何注释前,启用更改跟踪。

  • 将其更改保存到服务器。

请记住,“收集反馈”工作流类型具有立即取消工作流选项,如果正在审阅的项目有任何更改,可立即取消工作流。如果选择了该选项,则当任何参与者首次将更改保存到该项目  ( 即使是修订和/或注释  )时,工作流将会立即取消

此外,如果想允许在项目本身中的更改,确保在列表或库的“版本控制”设置中,将“是否要求先签出文档然后再对其进行编辑”设置为“否”

若要了解有关 Microsoft Office 文档中进行协作的详细信息,请参阅文档协作和共同创作一文。您可能会发现更高效地协作处理文档和项目的免费交互式联机课程有用。(在本课程中的前三个视频是有关共同创作和协作)。

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3. 允许在任务表单和项目中进行反馈(单独访问版本)

在这种安排中,仅允许一个参与者随时签出项目并在其中进行更改:

  • 如果一次(串行)分配工作流中的一个任务,则可能不会有问题。

  • 如果一次分配全部(并行)任务,则参与者有时可能需要等到其他参与者完成处理后才能访问该项目。

由于无法在签出的项目中开始工作流,所以必须确保在项目中运行该工作流之前,签入这些项目。

告诉参与者应执行下列操作:

  • 在打开项目前先将项目签出。

  • 在程序(在其中创建该项目)的已安装版本中打开项目,而不能在该程序的 Web 应用程序版本中打开项目。

  • 进行任何更改或插入任何注释前,启用更改跟踪。

  • 将其更改保存到服务器并到底项目后,在尽快完处理它。

请记住,“收集反馈”工作流类型具有立即取消工作流选项,如果正在审阅的项目有任何更改,可立即取消工作流。如果选择了该选项,则当任何参与者首次将更改保存到该项目  ( 即使是修订和/或注释  )时,工作流将会立即取消

下一步做什么?

如果准备计划一个新收集反馈工作流时,请转到本文的计划段。

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“计划”部分的概念图标

计划一个新的“收集反馈”工作流

如果您准备工作出您收集反馈工作流的工作方式的详细信息,并收集您需要将其设置的信息,请单击此文本。下面请再次单击当您准备就绪后,关闭此段。

计划一个新的“收集反馈”工作流

在此段中,我们确定在添加“收集反馈”工作流的版本前,您需要做出的决定以及需要收集的信息。

如果您已熟悉如何添加此类工作流和只需要有关特定步骤提醒,您可以直接转到本文相应添加段 (列表/库网站集)。

本段中的部分

  1. 模板和版本

  2. 关联表单简介

  3. 十二个要回答的问题

1. 模板和版本

工作流附带 SharePoint 函数为母版的特定单个工作流添加到您的列表、 库和网站集所基于的模板

例如,每次添加“收集反馈”工作流时,实际上是在添加通用“收集反馈”工作流模板的版本。为每个版本命名并进行设置,添加特定版本时在关联表单中指定每个版本的名称和设置。这样,就可以添加多个工作流,所有版本都基于“收集反馈”工作流主模板,但每个版本都针对将使用的特定方式进行命名和定制。

在此图示中,已添加三个基于“审批”工作流模板的工作流:一个用于单个库中的所有内容类型,一个用于单个库中的单个内容类型,一个用于整个网站集中的单个内容类型。

基于“审批”工作流模板的三个工作流

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2. 关联表单简介

根据附带的工作流模板之一添加新工作流版本时,应填写关联表单以指定需要的新版本工作方式。

在以下部分中,您将看到帮助您完成关联表单的问题列表。首先请花少许时间大致了解一下表单及其字段。

关联表单的第一页

初始表单的第一页

关联表单的第二页

已识别初始表单字段的关联表单的第二页

第二页红框中的字段也显示在初始表单中,每次手动启动工作流时都显示初始表单,并可以针对单次运行在此对字段进行编辑。

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3. 十二个要回答的问题

获得本部分中所有问题的答案后,您便已做好添加工作流的准备。

  1. 这是否是正确的工作流类型?

  2. 一个列表或库中或整个网站集?(和)一种内容类型,还是所有内容类型?

  3. 什么是好名称?

  4. 任务列表和历史记录列表: 现有的还是新?

  5. 如何 (及由谁) 可以此工作流启动?

  6. 继承此内容类型是否也获得此工作流?

  7. 参与者: 哪些人,按什么顺序?

  8. 参与者需要哪些其他信息?

  9. 在任务表单仅,还是也在项目中的反馈?

  10. 何时到期的任务?

  11. 此工作流何时结束?

  12. 需要通知谁?

01. 这是否是正确的工作流类型?

本文涉及的工作流模板中的收集反馈-SharePoint 2010菜单显示。如果您不确定此工作流类型是最适合您,请参阅返回本文的了解详细信息段。有关其他可用的工作流模板的详细信息,请参阅关于SharePoint 附带的工作流

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02. 一个列表或库,还是整个网站集? (以及)一种内容类型,还是所有内容类型?

可以仅在单个列表或库中提供新版本的“收集反馈”工作流,或者在整个网站集中提供此工作流。

  • 如果为单个列表或库添加工作流,可以将其设置为在所有内容类型仅在单个内容类型上运行。

  • 如果为整个网站集添加工作流,则必须将其设为仅在单个网站内容类型上运行。

网站集图及三种添加方式说明

什么是内容类型?

每个文档或其他项目存储在 SharePoint 列表或库中属于一个或另一种内容类型。内容类型可以为基本和常规为文档Excel 电子表格,或为非常专业作为法律合同产品设计指标。某些内容类型可用于 SharePoint 默认情况下,但您可以同时自定义这些并添加您自己创建的其他人。

有关内容类型的详细信息,请参阅内容类型和内容类型发布简介一文。

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03. 什么是好名称?

为工作流版本命名,使其能:

  • 清楚地指明其用途。

  • 明确地将其与其他工作流区分开来。

示例

假设您是编辑人员组中的一名成员。您的小组需要使用两个不同的“收集反馈”工作流:

  • 您将对小组中的成员提交的每个文档运行第一个工作流。此工作流将仅从您的小组管理者处收集反馈。

  • 您将在您自己的组外部人员提交的每个文档运行第二个工作流。此工作流收集反馈每个成员的组。

可以将第一个工作流命名内部人员提交的反馈和第二个外部人员提交的反馈

提示: 像平常一样,最好建立统一的命名约定,并确保工作流所涉及的每个人都熟悉这些约定。

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04. 任务列表和历史记录列表:现有的还是新的?

可以使工作流使用网站的默认“任务”列表和“历史记录”列表、使用其他现有列表或为此工作流请求新列表。

  • 如果您的网站有许多工作流,或某些工作流将涉及许多任务,请考虑为每个工作流请求新列表。(管理过长列表将降低性能。系统维护多个较短的列表比维护一个很长的列表更快、更方便。)

  • 如果此工作流的任务和历史记录包含要与一般列表分离的敏感或机密数据,应明确指明您要用于此工作流的新的单独列表。(添加工作流后,请确保为新列表设置适当的权限。)

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05. 如何(及由谁)启动此工作流?

工作流可被设为仅手动启动、仅自动启动或按任一方式启动:

  • 在特定文档或项目上手动启动“收集反馈”工作流时,将显示另一个初始表单。初始表单包含关联表单第二页中的大部分设置。这样,如果启动工作流的人员需要更改这些设置(仅限于当前实例),可以在单击“启动”之前执行此操作。

  • 当然,如果使用自动启动,则不会显示初始表单,因此会使用关联表单中指定的默认设置,而不进行任何更改。

下图显示了手动启动与自动启动之间的差别。

手动启动与自动启动的表单比较

在当前工作流实例期间是应用在初始表单中所做的任何更改。若要更改的工作流的永久默认设置,您编辑的原始关联表单中,如本文的更改段中所述。

手动启动

如果允许手动启动,具有所需权限的任何人都可以随时启动任何符合条件的项目上的工作流。

手动启动的优势在于您和您的同事可以只在选择了工作流的情况下运行工作流,并且每次运行时,将有机会使用初始表单更改一些设置。

简单示例    如果想在由您的团队以外的作者编写的项目上运行工作流,则仅手动启动该工作流可防止其在由您和团队成员编写的项目上自动运行。(备用解决方案:维护您所在团队作者编写的项目的一个列表或库,以及其他作者编写的项目的单独列表或库。这样,您可以仅在外部作者列表中自动运行工作流。)

手动启动的主要缺点是他人必须记得适时运行工作流。

自动启动

您可以将工作流设为由以下某个或每个事件自动启动:

  • 在列表或库中创建新项目,或将新项目上载到列表或库。

  • 更改已存储在列表或库中的项目。

自动启动的优点是无需任何人记得启动工作流。工作流将在每次发生触发事件时运行。

简单示例    假设您所在组织的会计需要审阅每个上载到“预算”库中或在“预算”库中创建的预算。可以向该库添加“收集反馈”工作流,并指定会计为唯一参与者。可以将工作流设置为每次向列表添加(“在列表中创建”)新项目时自动启动。这样,会计将始终了解最新情况。

自动启动的两个缺点:

  • 每当发生触发事件时,无法使工作流停止运行。

  • 在单个实例开始时,无法更改任何设置。

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06. 继承此工作流的内容类型是否也获得此工作流?

为整个网站集将工作流添加到内容类型时,您将获得将此工作流同样添加至该网站集中继承在其中添加工作流的内容类型的所有其他内容类型的一个选项。(如果向单个列表或库添加工作流,此选项不会在关联表单中显示。)

备注

  • 完成所有附加添加的操作需要较长时间。

  • 如果您要在任何网站或子网站将此工作流添加到继承内容类型,但是继承对这些网站或子网站中断,请确保您是其中每个网站或子网站的“所有者”组的成员,然后再运行此操作。

内容类型继承的更多信息,请参阅内容类型和内容类型发布简介一文。

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07. 参与者:哪些人,按什么顺序?

您需要提供将被分配审阅任务的每个人的姓名或电子邮件地址。

一个阶段还是多个阶段?   您可以选择让只有一个阶段的审阅任务或有多个阶段。如果您有多个阶段,阶段将执行逐个。

并行审阅还是串行审阅?   为任何一个阶段的参与者,您可以选择让其 (以并行) 同时在所有分配的审阅任务,或让其审阅任务分配逐个 (串行) 中指定的顺序。串行选项可以非常有用,例如,设置工作流后首次拒绝结束,或者如果希望参与者进一步一起,以便能够查看批注从早期参与者审阅的上下文的一部分。

示例

这个简单方案说明了多阶段和串行审阅的一些优点:

假设 Frank 正在添加一个新的“收集反馈”工作流。他想让同事 Anna 和 Sean 先审阅每个项目,然后他再自己进行审阅。这样,他可以在开始审阅前,看到他们的注释。Frank 可以按以下两种方式之一进行设置:

  • 使用串行审阅   卢宁设置单一阶段串行审阅在其中 Anna 和小红前两个参与者,并且他是第三个。
    在此安排中,丁娜必须提交她反馈之前小红的任务分配;然后小红必须提交她反馈之前卢宁的任务分配。
    下面介绍了如何卢宁设置他单阶段串行审阅。
    突出显示串行阶段设置的表单

  • 使用两个阶段   如果卢宁希望 Anna 并 Sean 被分配审阅同时,以便小红不需要等待 Anna 完成她可以开始之前,他可以设置工作流中的两个阶段: 第一个 Anna 和小红的评论的并行阶段他自己的单独阶段仅查看第二个。如果未完成的第一阶段,第二阶段永远不会开始。
    下面介绍了如何卢宁设置他两个阶段的并行审阅。
    突出显示并行阶段设置的表单

以下提供了两个解决方案的图示。

串行工作流和两个阶段的并行工作流

外部参与者    提供一个特殊过程,将非 SharePoint 组织成员的参与者包括进来。在此过程中,网站成员作为外部参与者的代理。

下面是该过程的图表:

纳入外部参与者的流程图

将一项任务分配给每整个组或给每个组成员?   如果您的工作流参与者之间包括组地址或通讯组列表,您可以分配给每个任务成员的组,或分配工作流到只有一个任务整个(但仍然发送向每个成员的单个任务的通知)。当只有一个任务分配给整个组时,组中的任何成员可以申请并完成该单个任务。(您将找到申请组任务本文的完成段中的说明)。

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08. 参与者需要哪些其他信息?

关联表单中有一个文本字段,可以在该字段中提供说明、有关要求、资源等的详细信息。

在此文本字段中可能解决的问题:

  • 如果参与者有困难或疑问,他们应该联系谁?

  • 审阅者可以提交反馈仅在任务表单中,或者也可以插入修订和批注中项目 itself

  • 如果审阅者可以在项目本身中插入修订和注释,他们是否应该在项目中进行更改前签出项目,还是保持项目签入,以便多个审阅者可以同时在项目中工作?

  • 如果您的工作流将分配到每个组或通讯组列表的单个任务,请提及下面这样每个组的单个成员应完成之前申请任务。这种方式,组中的其他成员不通过相同的任务开始浪费时间。(您将找到申请组任务本文的完成段中的说明)。

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09. 仅在任务表单中进行反馈,还是也在项目中进行反馈?

有几个注意事项与此重要的问题。如果您没有尚未这样做,打开并阅读这篇文章的详细信息允许段。

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10. 任务何时到期?

可以通过以下两种方式之一或两种方式指明工作流任务何时到期:

按日历日期    可以指定一个所有任务到期的日历日期。

  • 如果您的工作流设置为自动启动,您通常不应 't使用此选项。这是因为的日期值,指定不会自动调整本身与当前日期每次相关工作流自动启动。

按任务工期    可以指定从分配任务时开始计算完成每个任务所允许的天数、周数或月数。

  • 日历截止日期将覆盖指定的任务工期。即:如果今天是 6 月 10 日,今天我分配了一个为期三天的任务,但是该任务也有一个日历截止日期 6 月 11 日,则任务将在 6 月 11 日截止(日历截止日期),而不是 6 月 13 日(三天中的最后一天)。

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11. 此工作流何时结束?

若要避免浪费时间在不必要的审阅上,可以选择对项目进行任何更改时立即取消工作流。

如果选择此选项,则参与者只能在其任务表单中提供反馈信息。也就是说,他们无法在项目本身中插入修订和注释,因为这将更改该项目,从而导致取消工作流。如果选择此选项,确保在“请求”字段中包含注释,指导参与者不要在审阅时直接在项目中进行任何更改。

注意:  工作流无法在当前已签出的项目中启动。在工作流启动后,可签出要审阅的项目,以防止对其进行更改。(然而,该项目签出时,无法在该项目中启动任何其他工作流。)

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12. 需要通知谁?

在关联表单的第二页上的“抄送”字段中,可以输入每次启动或结束此工作流时应通知的所有用户的姓名或地址。

  • 在此处输入姓名不会导致将工作流任务分配给此人。

  • 手动启动工作流时,启动工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时,原来添加工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

下一步做什么?

如果您已准备好向您的列表、 库或网站集添加新收集反馈工作流,转到适当添加段 (列表/库网站集) 的这篇文章。

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“添加”部分的概念图标

添加“收集反馈”工作流(仅为一个列表或库添加)

如果您已准备好在单个列表或库中添加一个或所有内容类型收集反馈工作流,请单击此文本。下面请再次单击当您准备就绪后,关闭此段。

添加“收集反馈”工作流
(仅为一个列表或库添加)

如果您尚不熟悉添加工作流,查找有用继续在此段中的步骤之前,请查看本文中的前了解详细信息允许,和计划段。

本段中的部分

  1. 开始之前

  2. 添加工作流

1. 开始之前

必须具备两个条件才能添加工作流:

电子邮件    为了使工作流发送电子邮件通知和提醒,必须为 SharePoint 网站启用电子邮件功能。如果您不确定是否已完成此操作,请与您的 SharePoint 管理员确认。

权限   SharePoint 默认设置要求您具有管理列表权限,若要添加的列表、 库、 工作流或网站集。(默认情况下的所有者组具有管理列表权限; 成员组和访问者组不。 有关权限的详细信息,请参阅本文的了解详细信息段。)

段顶部

2. 添加工作流

请按以下步骤操作:

  1. 打开要为其添加工作流的列表或库。

  2. 在功能区上,单击“列表”“库”选项卡。

    选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。例如,在日历列表中,此选项卡名为“日历”

    标注了“库”选项卡的功能区

    1. 设置组中,单击工作流设置
      标注了“工作流设置”按钮的功能区

    2. 在工作流设置页面中,指定要在上运行的工作流的单个内容类型或所有(适用于所有内容类型),然后单击添加工作流
      添加具有“全部”内容类型的“工作流”页,添加标注出的“工作流”

    3. 完成关联表单的第一页。
      (有关说明,请参阅图示。)

带有编号标注的关联表单的第一页

标注 1

内容类型

请注意,则只能看到此部分中第一个是否您正在使用 SharePoint Online 中。SharePoint Server 中,您必须选择上的工作流设置页面上的内容类型。

标注 2

模板

选择收集反馈-SharePoint 2010模板。

注意: 如果收集反馈-SharePoint 2010模板未显示在列表中,请联系您的 SharePoint 管理员联系以了解如何为网站集或工作区激活它。

标注 3

名称

键入此工作流的名称。此名称将向相关列表或库的用户标识该工作流。

有关如何为工作流命名的建议,请参阅本文的计划段。

标注 4

任务列表

选择要用于此工作流的任务列表。您可以选择现有任务列表或单击“新建任务列表”以创建新列表。

有关创建新任务列表 (而不选择现有) 的原因的信息,请参阅本文的计划段。

标注 5

历史记录列表

选择要用于此工作流的历史记录列表。您可以选择现有历史记录列表或单击“新建历史记录列表”以创建新列表。

有关创建新历史记录列表 (而不选择现有) 的原因的信息,请参阅本文的计划段。

标注 6

开始选项

指定启动此工作流的一种或多种方式。

有关各种选项的信息,请参阅本文的计划段。

  1. 如果此表单中的所有设置符合您的需求,单击“下一步”

  2. 完成关联表单的第二页。
    (有关说明,请参阅图示。)

    SharePoint 将显示此关联表单的第二页中的第一个多个选项 — 一个七在下图中,通过从数字通过抄送— 每次,以便您可以手动启动工作流只需这一个实例对这些选项进行更改。

带有编号标注的关联表单的第二页

标注 1

将分配给

输入您希望工作流将任务分配到的人员的姓名或地址。

  • 如果任务将分配一个每次 (串行)   
    按您想要为其分配任务的顺序输入姓名或地址。

  • 如果同时分配所有任务(并行)   
    姓名或地址的顺序无关紧要。

  • 如果您正在将任务分配给 SharePoint 组织以外   
    有关包括外部参与者的详细信息,请参阅本文的完成段。

标注 2

Order

指定应每次分配一个任务(串行)还是一次性分配所有任务(并行)。

有关使用串行和并行阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 3

添加新阶段

添加除刚才配置的第一个阶段之外所需的任何阶段。

  • 删除整个阶段,请单击该阶段的“分配给”字段,然后按 CTRL+DELETE。

有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 4

展开组

  • 若要将一个任务分配给“分配给”字段中输入的每个组的每个成员,请选中此复选框。(组中的每个成员将收到任务通知,每个成员都要完成自己的任务。)

  • 若要让只有一个任务分配给每整个,您输入的分配到字段中,清除此复选框。(组中的每个成员将收到任务通知,但任何一个成员可以申请并完成代表整个组的单个任务。您将找到申请组任务本文的完成段中的说明。)

标注 5

请求

此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。请不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源,包括:

  • 问题和 prioblems 联系人

  • 是否可以只在任务表单中,还是也在项目本身中提交反馈。(和在项目中,如果是否审阅者可以签出文档或必须将其保留签入。)
    的详细信息,请参阅本文的允许段。

  • 如果适用,有关申请单个任务的注释分配给整个组或通讯组分配列表。
    您将找到申请组任务本文的完成段中的说明。

标注 6

截止日期和任务工期

指定整个工作流的最终截止日期,和/或指定自分配任务时起完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

  • 如果此工作流自动启动,通常最好将“所有任务的截止日期”字段保留为空并且只使用两个工期字段控制截止日期。如果手动启动工作流,可以始终在初始表单中提供精确的截止日期。

有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期,请参阅本文的计划段。

标注 7

CC

输入每次启动或结束此工作流时应通知的所有用户的姓名或地址。

  • 此处输入姓名均不 't导致分配工作流任务。

  • 手动启动工作流时,启动工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时,原来添加工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

标注 8

结束工作流

对正在审阅的项目进行任何更改要立即停止并取消工作流,请选择此选项。

请记住,如果选择此选项,审阅者如果不结束工作流,则不能在项目中添加修订和注释。

  1. 如果此页面上的所有设置符合您的需求,单击“保存”以创建工作流。

SharePoint 创建新工作流版本。

下一步做什么?

如果您准备就绪后,转到本文的启动段,启动第一个实例以测试新工作流。

段顶部|文章顶部

“添加”部分的概念图标

添加“收集反馈”工作流(针对整个网站集)

如果您已准备好将单个内容类型收集反馈工作流添加到所有列表和库中的网站集,请单击此文本。下面请再次单击当您准备就绪后,关闭此段。

添加“收集反馈”工作流
(针对整个网站集)

如果您尚不熟悉添加工作流,查找有用继续在此段中的步骤之前,请查看本文中的前了解详细信息允许,和计划段。

本段中的部分

  1. 开始之前

  2. 添加工作流

1. 开始之前

必须具备两个条件才能添加工作流:

电子邮件   为了让工作流发送电子邮件通知和提醒,必须针对您的网站启用电子邮件。如果您不确定此已完成,请与 SharePoint 管理员联系。

权限   SharePoint 默认设置要求您具有管理列表权限,若要添加的列表、 库、 工作流或网站集。(默认情况下的所有者组具有管理列表权限; 成员组和访问者组不。 有关权限的详细信息,请参阅本文的了解详细信息段。)

段顶部

2. 添加工作流

请按以下步骤操作:

  1. 转到网站集的主页(而不是网站集某网站或子网站的主页)。

  2. 网站操作菜单上,单击网站设置
    “网站操作”菜单上的“网站设置”命令

  3. 在网站设置页面上,在下单击网站内容类型
    “库”下面的“网站”内容类型链接

  4. 在“网站内容类型”页上,单击要为其添加工作流的网站内容类型的名称。

    注意:  添加到整个网站集的工作流必须只针对单个内容类型的项目进行添加。

    文档内容类型(突出显示类型)

    1. 在所选的内容类型,在设置页面上单击工作流设置
      “设置”部分中的工作流设置链接

    2. 在工作流设置页面上,单击添加工作流链接。
      添加工作流链接

    3. 完成关联表单的第一页。
      (有关说明,请参阅图示。)

带有编号标注的关联表单的第一页

标注 1

模板

选择审批-SharePoint 2010模板。

注意: 如果审批-SharePoint 2010模板未显示在列表中,请联系您的 SharePoint 管理员联系以了解如何为网站集或工作区激活它。

标注 2

名称

键入此工作流的名称。此名称将向此网站集的用户标识该工作流。

有关如何为工作流命名的建议,请参阅本文的计划段。

标注 3

任务列表

选择要用于此工作流的任务列表。您可以选择现有任务列表或单击“新建任务列表”以创建新列表。

有关创建新任务列表 (而不选择现有) 的原因的信息,请参阅本文的计划段。

标注 4

历史记录列表

选择要用于此工作流的历史记录列表。您可以选择现有历史记录列表或单击“新建历史记录列表”以创建新列表。

有关创建新历史记录列表 (而不选择现有) 的原因的信息,请参阅本文的计划段。

标注 5

开始选项

指定启动此工作流的一种或多种方式。

有关各种选项的信息,请参阅本文的计划段。

标注 6

将此工作流添加到子内容类型?

指定此工作流是否应被添加到(关联到)继承内容类型的所有其他网站和列表内容类型。

  • 完成所有附加添加的操作需要较长时间。

  • 如果任何网站或子网站的继承在您希望此工作流被添加至继承内容类型时中断,请确保您是其中每个网站或子网站的“所有者”组成员,然后再运行此操作。

  1. 如果此页面中的所有设置符合您的需求,单击“下一步”

  2. 完成关联表单的第二页。
    (有关说明,请参阅图示。)

    注意: SharePoint 将显示此关联表单的第二页中的第一个多个选项 — 一个七在下图中,通过从数字通过抄送审批者—,您手动启动工作流,因此每次您可以更改这些选项,只需一个实例。

带有编号标注的关联表单的第二页

标注 1

将分配给

输入您希望工作流将任务分配到的人员的姓名或地址。

  • 如果任务将分配一个每次 (串行)   
    按您想要为其分配任务的顺序输入姓名或地址。

  • 如果同时分配所有任务(并行)   
    姓名或地址的顺序无关紧要。

  • 如果您正在将任务分配给 SharePoint 组织以外   
    有关包括外部参与者的详细信息,请参阅本文的完成段。

标注 2

Order

指定应每次分配一个此阶段中的任务(串行)还是一次性分配所有任务(并行)。

有关使用串行和并行阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 3

添加新阶段

添加除刚才配置的第一个阶段之外所需的任何阶段。

  • 删除整个阶段,请单击该阶段的“分配给”字段,然后按 CTRL+DELETE。

有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 4

展开组

  • 若要将一个任务分配给在“分配给”字段中输入的每个组的每个成员,请选中此复选框。(组中的每个成员将收到任务通知,每个成员都要完成自己的任务。)

  • 具有只有一个任务分配给每个整个,您输入在分配给字段,清除此复选框。(组中的每个成员将收到任务通知,但任何一个成员可以申请并完成代表整个组的单个任务。您将找到申请组任务本文的完成段中的说明。)

标注 5

请求

此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。请不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源,包括:

  • 疑问和问题联系人

  • 是否可以只在任务表单中,还是也在项目本身中提交反馈。(和在项目中,如果是否审阅者可以签出文档或必须将其保留签入。)
    的详细信息,请参阅本文的允许段。

  • 如果适用,有关申请单个任务的注释分配给整个组或通讯组分配列表。
    您将找到申请组任务本文的完成段中的说明。

标注 6

截止日期和任务工期

指定整个工作流的最终截止日期,和/或指定自分配任务时起完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

  • 如果此工作流自动启动,通常最好将“所有任务的截止日期”字段保留为空并且只使用两个工期字段控制截止日期。如果手动启动工作流,可以始终在初始表单中提供精确的截止日期。

有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期,请参阅本文的计划段。

标注 7

CC

输入每次启动或结束此工作流时应通知的所有用户的姓名或地址。

  • 此处输入姓名均不 't导致分配工作流任务。

  • 手动启动工作流时,启动工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时,原来添加工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

标注 8

结束工作流

对正在审阅的项目进行任何更改要立即停止并取消工作流,请选择此选项。

请记住,如果选择此选项,审阅者如果不结束工作流,则不能在项目中添加修订和注释。

  1. 如果此页面上的所有设置符合您的需求,单击“保存”以创建工作流。

SharePoint 创建新工作流版本。

下一步做什么?

如果您准备就绪后,转到本文的启动段,启动第一个实例以测试新工作流。

段顶部|文章顶部

“启动”部分的概念图标

启动”收集反馈“工作流

如果您已准备好手动或自动启动工作流中,,单击此文本。下面请再次单击当您准备就绪后,关闭此段。

启动”收集反馈“工作流

工作流可被设为仅手动启动、仅自动启动或按任一方式启动:

  • 手动在任何时候,由任何具有必需权限的人员。

  • 自动时指定的发生触发事件时,即,只要将项目添加到列表或库和/或当项目列表中已更改任何方式。
    (发生触发事件中指定的关联表单中,第一页的原始添加和配置工作流的过程。有关详细信息,请参阅本文的计划段。)

注意: 工作流无法在当前已签出的任何项目中启动。(工作流在一个项目上启动,可签出该项目;直至再次签入该项目为止,将无法在该项目上启动其他工作流。)

本段中的部分

  1. 自动启动工作流

  2. 手动启动工作流

  3. 从列表或库手动启动

  4. Microsoft Office 程序中从手动启动

1. 自动启动工作流

如果工作流配置为自动启动,则每次发生触发事件时,工作流将在触发它的项目上运行。

启动时,工作流将分配首个或首批任务,并将任务通知发送给每个任务接收者。同时,它还会将启动通知(与任务通知不同)发送给最初添加工作流的人员以及在关联表单第二页的“抄送”字段中列出的任何人。

注意: 当首次添加一个新的工作流自动启动时,截止日期的所有任务域 (在关联表单的第二页) 应通常为空,因为任何显式日期值,指定存在自动与对其启动工作流时每次日期相关调整本身。有关详细信息,请参阅本文的计划段。

段顶部

2. 手动启动工作流

权限说明   通常,您必须具有编辑项目权限,启动工作流。(默认情况下,成员组和所有者组具有这种权限,但不是会访问者组。但是,所有者还可以选择,基于工作流的工作流需要管理列表权限的人员启动工作流。如果选择此选项,所有者实际上可以指定只有他们和其他所有者可以启动特定工作流。有关详细信息,请参阅本文的了解详细信息段。

启动工作流的两个位置

您可以从两个位置中的任何一个手动启动工作流:

  • 从列表或库存储的项目

  • 从项目本身内,在其中创建的 Microsoft Office 程序中打开。(请注意,此必须是完整的安装程序,而没有 web 应用程序版本)。

此段中的其余两个部分提供了两种方法的说明。

段顶部

3. 从列表或库手动启动

  1. 转到存储项目(希望工作流在其中运行)的列表或库。

  2. 指向该项目的名称,单击出现的箭头,然后单击下拉列表菜单上的工作流

    单击下拉菜单中的“工作流”

  3. 在工作流:项目名称页面下启动一个新工作流,请单击要运行工作流。
    启动工作流的链接

  4. 在“更改工作流”页面的初始表单中,执行要应用于此特定工作流实例的任何更改。

    注意: 在当前工作流实例是使用初始表单中,在这里,所做的更改。如果您要进行任何更改将应用每次工作流运行时,或者您想要更改不会显示此表单中的工作流设置,请参阅本文的更改段。

带有编号标注的初始表单

标注 1

将分配给

更改您希望工作流向其分配任务的人员列表。

  • 如果任务将分配一次   
    中应分配任务的顺序输入姓名或地址。

  • 如果同时分配所有任务   
    姓名或地址的顺序无关紧要。

  • 如果您正在将任务分配给 SharePoint 组织以外   
    有关包括外部参与者的详细信息,请参阅本文的完成段。

标注 2

Order

确保在每个段中每次分配一个任务(串行)或一次性分配所有任务(并行)的规范符合您的需求。

有关使用串行和并行阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 3

添加新阶段

添加除当前配置的一个或多个阶段之外的任何阶段。

  • 删除整个阶段,请单击该阶段的“分配给”字段,然后按 CTRL+DELETE。

有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 4

展开组

  • 若要将一个任务分配给“分配给”字段中输入的每个组的每个成员,请选中此复选框。(组中的每个成员将收到任务通知,每个成员都要完成自己的任务。)

  • 具有只有一个任务分配给每整个,您输入的分配字段中,清除此复选框。(组中的每个成员将收到任务通知,但任何一个成员可以申请并完成代表整个组的单个任务。您将找到申请组任务本文的完成段中的说明。)

标注 5

请求

此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。请不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源,包括:

  • 疑问和问题联系人

  • 是否可以只在任务表单中,还是也在项目本身中提交反馈。(和在项目中,如果是否审阅者可以签出文档或必须将其保留签入。)
    的详细信息,请参阅本文的允许段。

  • 如果适用,有关申请单个任务的注释分配给整个组或通讯组分配列表。
    您将找到申请组任务本文的完成段中的说明。

标注 6

截止日期和任务工期

指定整个工作流的最终截止日期,和/或指定自分配任务时起完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期,请参阅本文的计划段。

标注 7

CC

进行任何所需的添加或删除。请记住:

  • 此处输入姓名均不 't导致分配工作流任务。

  • 手动启动工作流时,启动工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时,原来添加工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  1. 按照所需方式在初始表单中进行所有设置后,单击“开始”启动工作流。

工作流将分配首个或首批任务,同时还会将启动通知发送给您和初始表单的“抄送”字段中列出的任何人。

段顶部

4. 从 Microsoft Office 程序手动启动

  1. 在您的计算机上安装的 Office 程序中打开的项目。

    注意: 在web 应用程序版本的 Microsoft Office 程序中打开项目时,此方法,不能使用。它必须在您的计算机上的程序的完整安装版本中打开。

  2. 在打开的项目中,单击文件选项卡,单击保存并发送,然后单击您想要在项目上运行工作流。
    单击“突出显示”区域的 Backstage 视图

  3. 如果您将看到以下消息,告知您的工作流需要签入的文件,请单击签入按钮。
    (如果您没有看到此消息,转至步骤 4。)
    有关签入项目的消息,突出显示“签入”按钮

  4. 单击大的启动工作流按钮。
    “启动工作流”按钮突出显示的 Backstage 视图

  5. 在“更改工作流”页面的初始表单中,执行要应用于此特定工作流实例的任何更改。

    注意: 在当前工作流实例是使用初始表单中,在这里,所做的更改。如果您要进行任何更改将应用每次工作流运行时,或者您想要更改不会显示此表单中的工作流设置,请参阅本文的更改段。

带有编号标注的初始表单

标注 1

将分配给

更改您希望工作流向其分配任务的人员列表。

  • 如果任务将分配一次   
    中应分配任务的顺序输入姓名或地址。

  • 如果同时分配所有任务   
    姓名或地址的顺序无关紧要。

  • 如果您正在将任务分配给 SharePoint 组织以外   
    有关包括外部参与者的详细信息,请参阅本文的完成段。

标注 2

Order

确保在每个段中每次分配一个任务(串行)或一次性分配所有任务(并行)的规范符合您的需求。

有关使用串行和并行阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 3

添加新阶段

添加除当前配置的一个或多个阶段之外的任何阶段。

  • 删除整个阶段,请单击该阶段的“分配给”字段,然后按 CTRL+DELETE。

有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的计划段。

标注 4

展开组

  • 若要将一个任务分配给“分配给”字段中输入的每个组的每个成员,请选中此复选框。(组中的每个成员将收到任务通知,每个成员都要完成自己的任务。)

  • 具有只有一个任务分配给每整个,您输入的分配字段中,清除此复选框。(组中的每个成员将收到任务通知,但任何一个成员可以申请并完成代表整个组的单个任务。您将找到申请组任务本文的完成段中的说明。)

标注 5

请求

此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。请不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源,包括:

  • 疑问和问题联系人

  • 是否可以只在任务表单中,还是也在项目本身中提交反馈。(和在项目中,如果是否审阅者可以签出文档或必须将其保留签入。)
    的详细信息,请参阅本文的允许段。

如果适用,有关申请单个任务的注释分配给整个组或通讯组分配列表。
您将找到申请组任务本文的完成段中的说明。

标注 6

截止日期和任务工期

指定整个工作流的最终截止日期,和/或指定自分配任务时起完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期,请参阅本文的计划段。

标注 7

CC

进行任何所需的添加或删除。请记住:

  • 此处输入姓名均不 't导致分配工作流任务。

  • 手动启动工作流时,启动工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时,原来添加工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  1. 按照所需方式在初始表单中进行设置后,请单击“开始”启动工作流。

工作流将分配首个或首批任务,同时还会将启动通知发送给您和初始表单的“抄送”字段中列出的任何人。

下一步做什么?

  • 如果这是首次运行此工作流时,将其他参与者需要信息和帮助才能完成所分配的任务?(它们很有用本文的完成段。)

  • 另外,最好检查参与者是否收到其电子邮件通知,尤其要确认相关通知未被其垃圾邮件筛选器误处理。

  • 然后,当然,您可能必须完成您自己的一个或多个工作流任务。转到本文中的详细信息的完成段。

  • 同时,要了解如何您可以跟踪的当前工作流实例的进度,请转至本文的监控段。

段顶部|文章顶部

“完成”部分的概念图标

完成“收集反馈”工作流任务

如果您已被分配一个收集反馈工作流任务,请单击该文本。下面请再次单击当您准备就绪后,关闭此段。

完成“收集反馈”工作流任务

如果这是第一次分配给您“收集反馈”工作流中的任务,您可能会发现在完成任务之前,完整阅读本文的此段将非常有用。这样,您将了解可能向您提供的所有选项。

注意: 如果知道一个工作流任务已被分配给您,但是电子邮件收件箱中尚未显示通知消息,请确保此通知未被垃圾邮件筛选器误传。如果已被误传,请相应地调整筛选器设置。

首先,确保您获得了正确的文章

不同类型的工作流需要不同的任务操作。

因此开始之前,确保已经分配给您的任务确实是“收集反馈”工作流任务,而不是其他类型的工作流任务。

查找文本在以下位置,请检查

  • 主题行中的任务通知
    请审批任务通知的“主题”行上的文本

  • 要审阅的项目中的消息栏上
    请审批项目中的消息栏上的文本

  • 在工作流状态页上的任务标题
    请审阅“状态”页面上的任务名称中的文本

如果看不到这些位置中的请审阅文本,请咨询启动或最初添加工作流,以了解它所基于的工作流模板的人员,或者是否自定义工作流。

然而,如果您的任务是“收集反馈”任务,请继续阅读本文!

本段中的部分

  1. 流程概述

  2. 从任务通知消息访问项目和任务表单

  3. 从列表或库访问项目和任务表单

  4. 审阅项目

  5. 完成并提交任务表单

  6. 过期通知

  7. (可选) 完成之前申请组任务

  8. 请求对项目 (可选) 进行更改

  9. 重新分配任务给其他人 (可选)

  10. 代表 (可选) 外部参与者完成任务

1. 流程概述

当分配给您一个工作流中的任务时,通常可以通过以下三种方式之一了解任务:

  • 接收到电子邮件任务通知。

  • 打开一个 Microsoft Office 文档,可看到消息栏通知,已向您分配相关任务。

  • 查看 SharePoint 网站,发现目前已向您分配了一个或多个任务。

当发现已分配给您一个“收集反馈”工作流任务,通常要做两件事:

  • 审阅项目    打开并审阅项目。

  • 完成任务    使用任务表单提交审阅结果。

因此,通常情况下,完成任务涉及以下三个项目:

  • 通知消息(您作为电子邮件接收的消息)

  • 提交供您审阅的项目(打开和查看项目)

  • 任务表单(您将其打开、完成和提交)

下面将介绍这三个项目。

任务通知消息、要审阅的项目和任务表单

注意: 任务通知信息中的功能区上的“打开此任务”按钮在邮件使用完整的已安装的 Outlook 版本打开时(而在 Outlook Web Access Web 应用程序中打开时)显示。

段顶部

2. 从任务通知消息转到项目和任务表单

请按以下步骤操作:

  1. 在任务通知消息中,在“要完成此任务”说明中单击访问项目的链接。

  2. 在打开的项目中,单击消息栏上的“打开此任务”按钮。

从电子邮件通知消息访问项目和任务表单

注意: 任务通知信息中的功能区上的“打开此任务”按钮在邮件使用完整的已安装的 Outlook 版本打开时(而在 Outlook Web Access Web 应用程序中打开时)显示。

段顶部

3. 从列表或库转到项目和任务表单

请按以下步骤操作:

  1. 在存储要审阅的项目的列表或库中,单击与项目和工作流相关的“进行中”链接。 

  2. 在“工作流状态”页,单击任务标题。

  3. 在任务表单的“此工作流任务应用于”消息栏中,单击访问项目的链接。

从列表或库访问项目和任务

段顶部

4. 审阅项目

在此示例中,该项目是一个 Microsoft Word 文档。

提示: 如果这是一组任务 — 即单个任务分配给整个组或通讯组列表,以便单个组成员可以完成的任务对整个组-之前审阅项目,则会建议您申请任务。这样,您减少您的组的其他成员还将查看文章。说明,请参阅在此段中,声明组任务完成之前的部分 7。

带有两个黄色消息栏的要审阅的项目

请注意在文档顶部显示的两个黄色消息栏:

服务器只读   已以只读模式打开此文档 — 即,您可以阅读文档,但您不能进行任何更改。

运行工作流的人员可以选择允许在任务表单中进行反馈,或者也允许在项目本身中进行修订和注释。如果不确定是否应在项目本身中工作,请与启动工作流的人员或最初添加它的人员联系。如果插入修订和注释,单击“编辑文档”按钮。

需要确定的几个方面:

  • 请确保您知道您是否将要签出文档之前插入修订和批注,或是否要将其签入,以便同时对其进行处理可以多个审阅者保留。
    若要了解有关 Microsoft Office 文档中进行协作的详细信息,请参阅文档协作和共同创作一文。您可能会发现更高效地协作处理文档和项目的免费交互式联机课程有用。(在本课程中的前三个视频是有关共同创作和协作)。

  • 请确保您启用更改跟踪在插入的任何更改或批注之前。有关详细信息,请参阅本文的允许段。

  • 确定在项目中完成工作时,将更改保存到服务器。如果将项目签出,请再次将其签入。

工作流任务   当您准备完成并提交任务表单时,请单击打开此任务按钮。

段顶部

5. 完成并提交任务表单

“收集反馈”工作流任务的任务表单如下。

标注了字段的“收集反馈”任务表单

请注意,前两个控件 (删除项目此工作流任务应用于项目标题)会显示在任务窗体以供审阅的项目内,从打开时。

标注 1

删除项目

要从当前工作流实例删除此任务,请单击此按钮。

  • 删除任务不会删除要审阅的项目。

  • 已删除的任务不会再显示在“工作流状态”页面的“任务”区域。(但是,删除的内容仍被记录在此页的“历史记录”区域。)

注意:  如果您尚未启动此工作流实例,可能需要与启动它的人员确认,然后再删除任务。

标注 2

此工作流任务应用于项目标题

若要打开要审阅的项目,单击此处的链接。

标注 3

状态、 请求者、 合并的注释、 截止日期

您不能在这四个字段中编辑或更改条目,但可以参考其中的信息

请注意,“合并的注释”框中不仅包含关于如何完成任务的任何其他说明,也有已完成其在此相同工作流实例中的任务的参与者在表单中提交的所有注释。

同样地,您提交自己的表单后,在“注释”框 (4) 中提供的任何文本也会显示在“合并的注释”框中以供后续参与者参考。

标注 4

批注

请在此处键入或粘贴您的反馈。

在此输入的任何文本将被记录在“工作流历史记录”中,也会在“合并的注释”字段 (3) 中显示以供后来参与者参考。

标注 5

发送反馈

键入要在“注释”字段 (4) 中提供的任何反馈,和/或在项目本身中插入任何修订和注释后,单击此按钮提交您的反馈并完成任务。

注意: 在进行中 i 的任何更改之前项目本身,请确保您 '重新应执行此操作.有关详细信息,请参阅 4部分此段中审阅项目.

标注 6

取消

要在不保存任何更改或响应的情况下关闭任务表单,请单击此按钮。任务仍然未完成,被分配给您。

标注 7

请求更改

若要请求更改正在审阅的项目,请单击此按钮。

有关可以在其中输入请求的详细信息窗体的图示以及其他说明,转至第 8 部分在此段中,请求对项目进行更改

对于某些工作流任务,可能关闭此选项。

标注 8

重新分配任务

要将此任务重新分配给其他人,请单击此按钮。

可以在其中输入重新分配的详细信息页面的图示以及其他说明,请转到此段中,重新分配给其他人任务部分 9。

对于某些工作流任务,可能关闭此选项。

段顶部

6. 过期通知

如果一个任务或整个工作流实例完成过期,则会自动发送通知给:

  • 被分配任务的人员。

  • 启动工作流的人员(如果工作流自动启动,将任务分配给最初添加此工作流的人员)。

段顶部

7. 完成之前申请组任务(可选)

如果仅单个任务被分配给您所属的整个组,组中的任何成员都可以代表整个组申请和完成此单个任务。

在审阅项目前申请任务。申请任务后,它会立即分配给您,组中的其他成员不可完成它。(这样,只有一个人才能执行必要的工作。)

  1. 在“工作流状态”页面,指向分配给您所在组的任务的名称,直至一个箭头出现。

  2. 单击箭头,单击编辑项目,然后在任务表单中,单击声明任务按钮。
    如何申请组任务

“工作流状态”页面刷新时,您将看到此任务不再被分配给组,而是特别分配给您。

之后,如果您需要再次将此任务发布到组而不将其完成,使用相同步骤返回任务表单,但是请单击“发布任务”按钮。

任务表单中的“发布任务”按钮

返回审阅项目

8. 请求对项目进行更改(可选)

在开始此过程之前,请注意工作流可能设置为立即结束,如果对项目进行了任何更改,可立即结束工作流。最好与启动或最初添加工作流的人员联系,以确保可以进行更改并在该点结束工作流。

我们将在一个方案中演示更改-请求选项:

首先,假设您的名字是 Frank。

然后,假设一个名为 Anna 同事已经在她创建的文档中启动“收集反馈”工作流。

审阅 Anna 的新文档时,您认为介绍过长。

单击工作流任务表单底部的“请求更改”按钮,然后完成此表单。

项目中请求更改的表单

标注 1

请求更改

输入您正在请求更改的人员的姓名或电子邮件地址。

(若要将请求发送到启动此次工作流运行的人员  — 或者如果工作流自动启动,发送到最初添加此“收集反馈”工作流的人员  — 您也可以将此字段保留为空。)

标注 2

新请求

描述您希望所做的更改,并提供进行更改的人员将需要的任何信息。

(您在此处输入的任何文本都将添加到“合并注释”区域中。)

标注 3

新工期

执行以下三个操作之一:

  • 保留现有截止日期   将此字段保留为空。

  • 若要完全删除截止日期   键入数字0

  • 指定新截止日期   在此处键入号码,然后以下字段中指定工期单位。总之,两个条目标识期间之前更改任务的截止日期。

标注 4

新工期单位

如果要指定新的任务工期,使用新工期域与结合使用此字段标识期间前任务的截止日期。(例如: 3 天1 个月两周。)

如果对所有窗体项您的需求,单击发送,和您当前的任务标记为的方式完成。(但不是尚未完成。您将被分配审阅任务再次 Anna 完成更改任务后。)

同时,Anna 会收到以下电子邮件通知:

当请求在项目中进行更改时,发送通知

Anna 在看了一眼“主题”行(图示 1)后便可知道这不是普通的“收集反馈”通知,而是更改项目的请求。她找到有关已在文本的“更改请求”(图示 2)中请求的特定更改的信息。

Anna 将此项目签出,进行(或不进行)请求的更改,然后保存更改(如果有更改),并再次签入项目。(请记住,如果该工作流设置为对项目进行任何更改后立即结束,则此操作将导致工作流结束。)

然后,Anna 转到“工作流状态”页面并从“任务”区域打开自己的更改请求任务。


完成请求的更改后,提交表单

Anna 向“注释”字段添加所需的任何信息,然后单击“发送响应”。工作流执行两项操作:

  • 将 Anna 的更改请求任务标记为已完成

  • 将一个新的审阅任务分配给给您(带有 Anna 在“合并注释”区域中添加的注释)并向您发送有关该任务的通知。

现在,您可以继续操作,完成对已更改项目的审阅。

同时,可以在“工作流状态”页面中的“工作流历史记录”部分跟踪和显示所有这些操作,如下图所示。

“工作流历史记录”显示更改请求的操作

下面是整个过程的图表。

更改请求的流程图

段顶部

9. 将任务重新分配给其他人(可选)

如果您希望其他人完成已分配给您的工作流任务,可以单击工作流任务表单中的“重新分配任务”按钮。

将显示此表单。

任务重新分配表单

标注 1

重新分配任务给

输入要将此任务分配给其的人员的姓名或地址。

要将此任务分配给启动工作流的人员,或分配给最初添加此工作流的人员(如果工作流自动启动),使此字段留空。  

标注 2

新请求

提供被您分配任务的人员完成任务所需的信息。(您在此处输入的任何文本都将添加到“合并注释”区域中。)

标注 3

新工期

执行以下三个操作之一:

  • 保留现有截止日期   将此字段保留为空。

  • 若要完全删除截止日期   键入数字0

  • 指定新截止日期   在此处键入号码,然后以下字段中指定工期单位。总之,两个条目标识期间之前更改任务的截止日期。

标注 4

新工期单位

如果要指定新的任务工期,使用新工期域与结合使用此字段标识期间前任务的截止日期。(例如: 3 天1 个月两周。)

窗体时,单击发送。您的任务标记为已完成,新任务分配给任务,现在负责的人员,并发送任务通知。

您提供的任何新信息都将包含在新任务通知的“委派人”文本中(下图中的编号 1)。

重新分配任务的任务通知

同时,在“工作流状态”页面的“任务”和“历史记录”区域中将显示跟踪和可见的所有这些更改,如此图所示。

重新分配任务的“工作流状态”页上的“任务”和“历史记录”区域

段顶部

10. 代表外部参与者完成任务(可选)

通过一个特殊流程,可以纳入 SharePoint 组织成员以外的参与者。在此过程中,网站成员作为外部参与者的代理

  1. 在关联表单第二页上的相应“分配给”阶段包含外部参与者的电子邮件地址。

  2. 实际上,工作流将外部参与者的任务分配给启动工作流的网站成员,或者,如果工作流自动启动,则分配给最初添加工作流的成员。  实际上被分配任务的人员将作为外部参与者的代理。

  3. 此网站成员收到任务通知,按照说明将要审阅的项目的副本发送给外部参与者。(同时,外部参与者收到任务通知的副本,该副本可以作为一个有用的通知或提醒。)

  4. 实际被分配任务的网站成员将项目副本发送给外部参与者。

  5. 外部参与者审阅项目并将其回应返回给该网站成员。

  6. 外部参与者的响应时,网站成员完成代表外部参与者在 SharePoint 中的任务。

下面是该过程的图表。

纳入外部参与者的流程图

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监控部分图标

监控、调整或停止运行中的“收集反馈”工作流

如果您想要监控整体工作流进程、 工作流运行时,进行任何调整或终止未尚未完成的工作流,请单击此文本。下面请再次单击当您准备就绪后,关闭此段。

监控、调整或停止运行中的“收集反馈”工作流

工作流实例的“工作流状态”页的中心位置允许您监控、调整或停止运行中的工作流。

首先,我们将介绍如何访问此页面,然后介绍如何使用此页面中的选项和信息。最后,我们将介绍另外两个提供附加监控信息的页面。

本段中的部分

  1. 转到工作流状态页

  2. 使用工作流状态页面监控工作流进程

  3. 更改活动任务 (已分配的任务)

  4. 更改将来任务 (尚未分配的任务)

  5. 取消或终止此工作流运行

  6. 了解在某个项目上运行的工作流

  7. 监控整个网站集的工作流

1. 访问“工作流状态”页

在包含项目的列表或库中,单击所需项目和工作流的“进行中的工作流”链接。 

在此示例中,项目是名为 Keynote Draft 的文档,工作流是“审批 3”。

单击工作流状态链接

“工作流状态”页将打开。

注释: 

  • 如果该列表或库中包含大量项目,您可以使用排序和/或筛选以查找要快速查找详细的项目。如果您发现您正在反复排序或筛选方式相同,查找有用创建自定义视图,可以自动该特定的排列方式。若要了解有关在 SharePoint 中创建视图的详细信息,请参阅文章创建、 修改或删除视图

  • 要访问“工作流状态”页面,还可以针对感兴趣的特定实例单击“已启动”电子邮件通知中的“查看此工作流的状态”链接或“已完成”电子邮件通知中的“查看工作流历史记录”链接。

段顶部

2. 使用“工作流状态”页面监控工作流进程

在这里,在“工作流状态”页面的每个部分的图示下,您将找到此部分回答的监控问题。

“工作流信息”部分

“工作流状态”页的“工作流信息”部分

回答的问题:

  • 谁启动了此工作流实例?

  • 何时启动了此实例?

  • 此实例中的上一操作何时发生?

  • 此实例在哪个项目上运行?

  • 此实例的当前状态是什么?

工作流可视化部分

“工作流状态”页的“可视化”部分

回答的问题:

  • 当前可视化比此工作流中是否有多个阶段?

  • 在向其分配任务的每个阶段?

  • 分配或并行序列中的每个阶段中的任务?

  • 该任务,在每个阶段,已完成,以及其尚未?

注意: 如果看不到该可视化对象,在工作流状态页上,请咨询您的 SharePoint 管理员联系以了解在网站集激活 Visio services。

当您知道如何读取可视化效果时,您可以看到概览的当前状态。

如果您的工作流具有多个阶段   请务必知道:

  • 可视化效果显示一次只能有一个阶段。

  • 如果工作流中有多个阶段,黑色小三角形出现上方和/或下方的任务。

  • 若要查看的早期阶段,您单击三角形上方的任务。若要查看以下阶段,您三角形的下方单击任务。

此处所示的三个工作流阶段,可视化效果中显示。

一个阶段

工作流阶段的可视化效果

注意:

  • 第一个阶段包括只有一个任务,已分配给 Frank。

  • 在底部 (由突出显示下面的红色圆圈) 的小黑色三角形指示当前阶段后跟至少一个其他阶段。

  • 若要查看以下阶段,您可以单击该三角形。

第二阶段

工作流阶段的可视化效果

注意:

  • 此第二个阶段包括两个任务。

  • (由突出显示下面的红色圆圈) 的两个参与者之间的蓝色箭头指示此阶段中的任务分配一个之后另一端 (串行)。

  • 已分配 Anna 她的任务,但她没有尚未完成它。(当她具有时,绿色复选标记将添加到表示她的图标。)

  • 由于此阶段中的任务分配串行,Anna 完成她之前,不会被分配小红的任务。

  • 两个小的黑色三角形,一个上方和下方任务,其中一个告诉您有其他阶段前和关注此。

三个阶段

工作流阶段的可视化效果

注意:

  • 此阶段还包括两个任务,但这次分配给它们在同一时间 (以并行方式)。

  • 由两个参与者,将显示在前面,串行阶段的蓝色箭头之间的蓝色圆圈表示并行工作分配。

  • Anna 已完成其任务,并因此绿色复选标记已添加到其图标。(请注意,绿色复选标记,并不意味着 Anna 已批准项目,她已完成其任务。如果她已拒绝项目,其图标将标记与相同的绿色复选标记)

  • 是否存在的一个小的黑色三角形位于上方任务、 指示是至少一个阶段前面,但它后面的任何阶段。

任务部分

“工作流状态”页的“任务”区域

回答的问题:

  • 已创建并分配哪些任务,其当前状态是什么?

  • 已完成哪些任务,其中每个任务的结果是什么?

  • 已创建和分配的每个任务的截止日期是什么?

已删除的任务和未分配的任务出现在此部分。(在工作流可视化对象,但是,即将执行出现在每个阶段; 和工作流历史记录部分中的任务分配所有任务删除都记录发生时。)

“工作流历史记录”部分

“工作流状态”页的“工作流历史记录”部分

回答的问题:

  • 此工作流实例中发生了哪些事件?

  • 请注意,过期任务和过期任务通知出现在此区域中。

段顶部

3. 更改活动任务(已分配的任务)

有两种方法更改已分配但尚未完成的任务:

  • 更改单个活动任务

  • 更改所有活动任务

更改单个活动任务

权限   若要对单个任务分配给其他人进行任何更改,您必须具有管理列表权限。(默认情况下的所有者组具有管理列表权限; 成员组和访问者组不。它是可能的例如,以允许您开始工作流,但不是以对其他参与者的任务进行更改的权限。)

如果具有必需的权限:

  1. 在工作流状态页上,单击任务列表中的任务标题。
    单击列表中的任务标题

  2. 使用任务表单完成、删除或重新分配任务,或请求对项目进行更改。

有关如何使用任务表单的详细说明,请参阅本文的完成段。

更改所有活动任务

权限   具有管理列表权限的任何人的工作流状态页上显示所有四个下图中的命令链接。启动工作流实例的人员的页面上显示的前三个链接,但终止此工作流现在链接均不 't出现,除非该人员也具有管理列表权限。(再次,默认情况下的所有者组具有管理列表权限; 成员组和访问者组不)。

  1. 在工作流状态页面上的工作流可视化效果的正下方的区域中,单击更新收集反馈的活动任务链接。
    更新“工作流状态”上的“审批”链接的活动任务

  2. 在打开的表单中进行更改,然后单击“确定”

    • 反映您所做的更改的消息将被发送给在此次运行中目前被分配任务的人员。

    • 任务已完成或被删除,以及尚未分配的任务,nt受此表单中所做的更改。

    • 如果您想要对尚未分配的任务进行更改,请参阅此段中,更改将来任务中的以下部分。

更改活动任务的表单

标注 1

每个任务工期单位的持续时间

保留现有截止日期   将每个任务工期保留为空,不对工期单位进行任何更改。

删除截止日期,以便不留任何   在每个任务工期中键入数字0

若要移走截止日期通过延长任务工期   使用两个工期字段指定的数量和类型您要延长的工期的单位。

标注 2

请求

若要更改请求文本   进行所需的文本框中的任何更改。

  1. 按照所需方式在表单中设置所有字段后,单击“确定”。

更新当前实例中的所有活动任务。

段顶部

4. 更改将来任务(尚未分配的任务)

权限   具有管理列表权限的任何人的工作流状态页上显示所有四个下图中的命令链接。启动工作流实例的人员的页面上显示的前三个链接,但终止此工作流现在链接显示,除非该人员也具有管理列表权限。(再次,默认情况下的所有者组具有管理列表权限; 成员组和访问者组不)。

  1. 在工作流状态页面上的工作流可视化效果的正下方的区域中,单击添加或更新审阅者的收集反馈链接。
    “工作流状态”页面上的“添加或更新收集反馈工作流的审阅者”链接

  2. 在打开的表单中进行更改,然后单击“更新”

    注意:  已创建和分配的任务受此表单中所做的更改的影响。

更改将来任务的表单

标注 1

参与者、 顺序、 展开组

  • 添加或删除参与者,或者更改任务的顺序   添加、 删除,和/或重新排列顺序参与者的姓名或地址在参与者字段。

  • 若要删除整个阶段在单击分配给的阶段,字段,然后按 CTRL + DELETE。

注意: 您可以使用只有一个整个组或每个成员的一个任务,则应分配展开组复选框,以指定是否列出了通讯组。

有关使用这些字段的详细信息,请参阅计划段和相应添加段 (列表/库网站集) 的这篇文章。

标注 2

请求

  • 若要更改请求文本   进行所需的文本框中的任何更改。

标注 3

所有任务的截止日期、 任务工期、 工期单位

  • 更改或删除日历截止日期   删除现有的日期,然后或者提供一个新或者,若要删除截止日期完全特定,此字段留空。(别 't 键入此字段中的零。此字段必须包含日历日期值或为空。)

  • 若要保留现有工期   将每个任务工期保留为空,不对工期单位进行任何更改。

  • 删除工期,以便不留任何   在每个任务工期中键入数字0

  • 延长任务工期   使用两个工期字段指定的数量和类型您要延长的工期的单位。有关设置截止日期和工期的详细信息,请参阅本文的计划段。

  1. 按照所需方式在表单中设置所有字段后,单击“确定”。

当前实例中的所有将来任务都将反映您做的更改。

段顶部

5. 取消或终止此工作流运行

可以使用两种方法停止尚未正常完成的运行中的工作流实例:

  • 取消工作流    所有任务被取消,但是仍保留在“工作流状态”页的“任务”区域。

  • 终止工作流   所有任务被取消,并从任务区域中的工作流状态页删除。(它们,但仍反映在工作流历史记录区域中。)

下面将介绍这两种方法。

取消(所有任务被取消,但仍保留在“任务”列表和“历史记录”中)

权限   具有管理列表权限的任何人的工作流状态页上显示所有四个下图中的命令链接。启动工作流实例的人员的页面上显示的前三个链接,但终止此工作流现在链接均不 't出现,除非该人员也具有管理列表权限。(再次,默认情况下的所有者组具有管理列表权限; 成员组和访问者组不)。

如果不再需要当前工作流实例,可以将其停止。

  • 在“工作流状态”页上“工作流可视化”正下方的区域中,单击取消所有收集反馈任务链接。

“工作流状态”页面上的“取消所有收集反馈任务”链接

当前所有任务被都取消,起止工作流状态为已都取消。取消的任务仍列出在任务区域和工作流历史记录区域中。

终止(所有任务被从“任务”列表中删除,但仍保留在“历史记录”中)

权限   具有管理列表权限的任何人的工作流状态页上显示所有四个下图中的命令链接。启动工作流实例的人员的页面上显示的前三个链接,但终止此工作流现在链接均不 't出现,除非该人员也具有管理列表权限。(再次,默认情况下的所有者组具有管理列表权限; 成员组和访问者组不)。

如果出现错误或工作流停止工作和未能响应,可以终止工作流。

  • 在工作流状态页面上的工作流可视化效果的正下方的区域中,单击终止此工作流现在链接。

“工作流状态”页面上的“立即终止此工作流”链接

创建工作流的所有任务被取消,尽管它们仍反映在工作流历史记录区域中从工作流状态页上的任务区域中删除。工作流结束取消的状态。

段顶部

6. 了解哪些工作流运行于项目

在任何项目的“工作流”页面上,您将找到当前运行于该项目的工作流的列表。

  1. 转到存储项目的列表或库。

  2. 指向该项目的名称,单击出现的箭头,然后单击在下拉菜单中的工作流

    单击下拉菜单中的“工作流”

  3. 在“工作流”:“项目名称”页面的“正在运行的工作流”下,您将找到当前运行于该项目的实例的列表。

注意:  请注意,不能对同一个项目同时运行单个工作流版本的多个实例。例如:添加了均基于“收集反馈”模板的两个工作流。一个名为 Plan Feedback,另一个名为 Budget Feedback。任何时候对于任何项目,只能运行Plan Feedback 和 Budget Feedback 中某一项的一个实例,而非每工作流两个实例。

段顶部

7. 监控整个网站集的工作流

网站集管理员可以快速查看:

  • 网站集目前包含多少基于每个工作流模板的工作流。

  • 每个工作流模板本身在网站集中是处于活动状态还是非活动状态。

  • 有多少基于每个工作流模板的工作流版本实例目前在网站集中运行。

方法如下:

  1. 打开网站集的主页(而不是网站集某网站或子网站的主页)。

  2. 网站操作菜单上,单击网站设置
    “网站操作”菜单上的“网站设置”命令

  3. 在网站设置页面上,在网站管理下单击工作流
    “网站管理”标题下的工作流链接

将打开“工作流”页面,显示相关信息。

下一步做什么?

如果这是首次运行此工作流版本时,可能要使用本文的审阅段中的说明实例中查看事件和发现是否为您的工作流功能的要求。

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“审阅”部分的概念图标

审阅收集反馈工作流结果并创建报告

如果您准备要审阅的单个工作流实例的结果或跨多个实例创建有关工作流的整体性能的报告,请单击此文本。下面请再次单击当您准备就绪后,关闭此段。

审阅收集反馈工作流结果并创建报告

工作流实例完成之后,您可以审阅其历史记录中记录的事件。(您可以在任何实例完成后的 60 日之内,访问该实例的记录。)

重要: 请注意,为非正式参考仅提供了维护的 SharePoint 工作流历史记录。它能使用正式审核或任何其他法律、 证据的目的。

此外,您还可以运行多个实例中整体工作流性能的报告。

本段中的部分

  1. 审阅最新实例中的事件

  2. 60 日之内访问实例历史记录

  3. 创建工作流性能报告

1. 审阅最新实例中的事件

只要项目仍然位于相同列表或库中,在对同一项目运行相同工作流之前,可以从此列表或库访问最新实例的历史记录。

要查看运行于任何项目的最新工作流实例的“工作流状态”页:

  • 在包含项目的列表或库中,单击所需项目和工作流的链接。

在此示例中,项目是名为Keynote draft的文档,并且工作流是New Doc Approval

单击工作流状态链接

在“工作流状态”页上,“工作流历史记录”部分靠近底部。

“工作流状态”页的“工作流历史记录”部分

段顶部

2. 在 60 日之内访问实例历史记录

如果您需要在对相同项目运行相同工作流之后审阅某实例的历史记录,应该怎么做?

实际上,您可以执行此操作达 60 天内,从两个入口点之一: 列表或库或工作流完成通知。(60 天情况是多长时间 SharePoint 保留工作流任务历史记录)。

从列表或库

  1. 转到存储项目的列表或库。

  2. 指向该项目的名称,单击出现的箭头,然后单击在下拉菜单中的工作流

    单击下拉菜单中的“工作流”

  3. 在工作流:项目名称页面下完成工作流,单击您想要查看的工作流实例的状态的名称。
    项目“工作流”页面上的“已完成的工作流”列表
    该实例的工作流状态页面随即打开。

从工作流完成通知

  • 打开要审阅的实例的工作流完成通知,然后单击“查看工作流历史记录”链接。

突出显示历史记录链接的工作流已完成通知
该实例的工作流状态页面随即打开。

为了保留所有完成通知,您可能希望创建 Outlook 规则。设置规则来复制到自己,单独文件夹中的主题行有文本,在已完成的所有传入邮件。(确保,将 Outlook 规则副本传入邮件并不只是移动它们,也不会也显示在收件箱。)若要了解有关如何创建 Outlook 规则的详细信息,请参阅文章使用规则管理电子邮件

段顶部

3. 创建工作流性能报告

要了解某个工作流版本在整个过程和多个实例中的一般表现,可以创建以下两个预定义报告之一或全部创建:  

  • 活动持续时间报告    使用此报告可以查看完成工作流的每个活动花费的平均时间,以及完成此工作流的每个完整行程或实例所花费的时间。

  • 取消和错误报告    使用此报告可以查看工作流是否被频繁取消或在完成之前遇到错误。

创建可用的工作流报告

  1. 在列表或库中,在该工作流的状态列中单击任何状态信息的链接。
    单击工作流状态

  2. 在工作流状态页上,在工作流历史记录下单击查看工作流报告
    单击“工作流历史记录”部分的“查看工作流报告”链接

  3. 找到您要查看的报告,工作的流,然后单击您要查看的报表的名称。
    单击活动持续时间报告的链接

  4. 在自定义页面上,请保留,或者更改的位置的报表文件将创建,然后单击确定
    在文件保存位置单击“确定”
    创建报表并将其保存到指定位置。

  5. 报表时,您可以单击以查看其在下图所示的链接。否则,单击确定以完成并关闭对话框。(更高版本,当您准备就绪后,以便查看报表,您将找到它前面的步骤中您指定的位置。)
    单击链接以查看报告

下一步做什么?

如果工作流正好按预期运行,您就可以使用它了。

如果您想要更改有关其工作方式的任何内容,请参阅本文的更改段。

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“调整”部分的概念图形

更改、禁用或删除收集反馈工作流

如果您想要调整工作流的默认设置,或者如果要禁用工作流演示,或将其完全删除,请单击此文本。下面请再次单击当您准备就绪后,关闭此段。

更改、禁用或删除收集反馈工作流

运行新收集反馈工作流的首个实例并审阅结果后,您可能需要对配置工作流的方式执行一项或多项更改。

此外,在将来的不同时间您可能需要进一步更改配置。

最后,您可能在某种情况下短期或长期需要禁用工作流,但是不将其删除, 或者您可能确实选择将其删除。

本段中的部分

  1. 更改工作流的永久设置

  2. 禁用或删除工作流

1. 更改工作流的永久设置

若要对现有工作流的设置执行永久更改,可以打开并编辑最初用于添加工作流的关联表单。

如果工作流仅在一个列表或库中运行

  1. 打开工作流在其中运行的列表或库。

  2. 在功能区上,单击“列表”“库”选项卡。

    选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。例如,在日历列表中,此选项卡名为“日历”

    标注了“库”选项卡的功能区

    1. 设置组中,单击工作流设置
      标注了“工作流设置”按钮的功能区

    2. 在工作流设置页面上,在工作流名称 (单击可更改设置),下单击您想要更改的设置工作流的名称。
      更改工作流设置的链接

      注意: 如果所需的收集反馈工作流不会出现在列表中,它可能只有一个内容类型相关联。在此列表中显示的工作流受这些工作流被配置为在此类型的项目上运行的控件位于正下方的列表。(请参阅图示。)单击通过下拉菜单中的内容类型选项,以了解哪一个显示所需的工作流。当您希望工作的流出现在列表中时,单击其名称。

    3. 在最初用于添加工作流的关联表单的同样两个页面中,执行所需更改并将其保存。

      有关的字段和控件关联表单中的详细信息,请参阅计划段和相应添加段 (列表/库网站集) 的这篇文章。

如果工作流在网站集的所有列表和库中运行

  1. 打开网站集的主页(而不是网站集某网站或子网站的主页)。

  2. 网站操作菜单上,单击网站设置
    “网站操作”菜单上的“网站设置”命令

  3. 在网站设置页面上,在下单击网站内容类型
    “库”下面的“网站”内容类型链接

  4. 在网站内容类型页面上,单击运行工作流的网站内容类型的名称。
    文档内容类型(突出显示类型)

  5. 在选定内容类型的页面上下设置,请单击工作流设置
    “设置”部分中的工作流设置链接

  6. 在工作流设置页面上,在工作流名称 (单击可更改设置),下单击您想要更改的设置工作流的名称。
    更改工作流设置的链接

  7. 在最初用于添加工作流的关联表单的同样两个页面中,执行所需更改并将其保存。

    有关的字段和控件关联表单中的详细信息,请参阅计划段和相应添加段 (列表/库网站集) 的这篇文章。

段顶部

2. 禁用或删除工作流

如果工作流仅在一个列表或库中运行

  1. 打开工作流在其中运行的列表或库。

  2. 在功能区上,单击“列表”“库”选项卡。

    选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。例如,在日历列表中,此选项卡名为“日历”

    标注了“库”选项卡的功能区

    1. 设置组中,单击工作流设置
      标注了“工作流设置”按钮的功能区

    2. 在工作流设置页面上,单击删除工作流链接。
      标注了“删除工作流”链接的“工作流设置”页面

    3. 使用窗体上的删除工作流页面禁用、 重新启用,或删除工作流。
      “删除工作流”页面上的表单

此表单有五列:

  • 工作流    工作流的名称。

  • 实例    当前运行于项目的工作流的实例数。

  • 允许    允许工作流继续正常工作的选项。

  • 没有新实例    使任何当前运行的工作流实例完成但通过使任何新实例无法运行来禁用工作流的选项。(此操作可逆的。要在以后重新启用工作流,请返回此页面并选择“允许”。)

  • 删除   从列表或库中完全删除工作流的选项。会立即终止正在运行的所有实例,并且该工作流的列中不再出现在列表或库的页面上。(此操作不是t可逆。)

段顶部

如果工作流在网站集的所有列表和库中运行

  1. 打开网站集的主页(而不是网站集某网站或子网站的主页)。

  2. 网站操作菜单上,单击网站设置
    “网站操作”菜单上的“网站设置”命令

  3. 在网站设置页面上,在下单击网站内容类型
    “库”下面的“网站”内容类型链接

  4. 在网站内容类型页面上,单击运行工作流的网站内容类型的名称。
    文档内容类型(突出显示类型)

  5. 在选定内容类型的页面上下设置,请单击工作流设置
    “设置”部分中的工作流设置链接

  6. 在工作流设置页面上,单击删除工作流链接。
    标注了“删除工作流”链接的“工作流设置”页面

  7. 使用窗体上的删除工作流页面禁用、 重新启用,或删除工作流。
    “删除工作流”页面上的表单

此表单有五列:

  • 工作流    工作流的名称。

  • 实例    当前运行于项目的工作流的实例数。

  • 允许    允许工作流继续正常工作的选项。

  • 没有新实例    使任何当前运行的工作流实例完成但通过使任何新实例无法运行来禁用工作流的选项。(此操作可逆的。要在以后重新启用工作流,请返回此页面并选择“允许”。)

  • 删除   从网站集中完全删除工作流的选项。会立即终止正在运行的所有实例,并且该工作流的列中不再出现在列表或库的页面上。(此操作n't可逆。)

下一步做什么?

如果已执行任何更改,请运行工作流的测试实例,以确认更改的效果。

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进一步自定义

有多种方式进一步自定义 SharePoint 中附带的工作流。若要了解有关这些工作流的详细信息,请参阅关于 SharePoint 附带的工作流

您甚至可以从头开始创建自定义工作流。

您可以使用以下任何程序或所有程序:

  • Microsoft SharePoint Designer   自定义工作流表单、 操作和行为。

  • Microsoft Visual Studio    构建您自己的自定义工作流操作。

  • Microsoft Visio   在可视界面中创建新的工作流

有关详细信息,请参阅设计和自定义工作流简介一文。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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