“收费代码勇往直前”白皮书

本白皮书是我们的“一线快报”系列文章的一部分。 本文介绍有关如何定义组织的项目管理系统或时间表系统收费代码结构的最佳实践。

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收费代码勇往直前

经常有组织要求我帮助他们为其项目管理系统或时间表系统定义收费代码结构。 诚然,每个组织都有所不同,而不同的需求会导致不同类型的收费,但是,这些年来我们也找到了一些放之四海而皆准的通用做法。

减少询问环节

没人喜欢官僚主义,因此,您制定的收费代码结构越复杂,人们作出准确报告的可能性就越低。 例如,假设我在一份冗长的平面列表中列出了 10,000 条可供选择的收费代码。 您可能必须滚动浏览一个小时,检查下拉列表中每个可能的条目,然后才能为这个特定的时间表或项目更新找到合适的选项。 然后,您需要滚动浏览列表的其余内容以确保您找到的选项就是最准确的选择。

这太傻了。 没人会那样做。 人们会选择找到的第一个看上去比较合适的条目。 如若不然,人们最终都会选择收费代码“999:杂项”。

因此,请简化列表。 理想情况下,根本无需进行滚动浏览,所有收费代码都应在单个屏幕上显示,或者最多只需用户单击一次。 这意味着,您最多只需从 20-30 个可能选项中作出选择。 这种情况下,少即是多。

如果管理层决心获知更多的详细信息,请提醒他们,信息的准确性比详细程度更为重要。

不要询问已知信息

就我所见,许多收费代码结构为每个部门或每个项目设置了相同的收费代码。 例如,如果人们已被要求选择项目,而我们在为会议制定条目,很明显,该行项目肯定是“有关此项目的会议”,那么,有何必要再为收费列表加入多个会议条目呢? 这一逻辑也适用于与部门有关的收费代码。 如果我们有一份列表,其中列出了属于各个部门的员工,那么,我们便已经知道员工所在的部门。 因此,完全没有必要再为收费列表加入“销售部门会议”、“技术部门会议”和“营销部门会议”条目。 只需制定一个“会议”条目,然后我们可以根据员工的部门及其从事的项目来推断出会议的性质。

精益求精

为您的项目和时间表选取相应的解决标准颇有挑战性。 根据以下条件,思考下您希望对事务采用哪种层级的管理:1) 数据中蕴含的价值必须高于收集数据所耗费的时间价值,想想看,如果您花费了一整天来报告一整天的工作,那么这一天您到底完成了什么实际工作? 2) 您所采用的解决标准应能帮助您准备好制定决策。 3) 输入的过程越复杂,您获得准确数据的可能性就越低。 4) 如有可能,请以相同的标准为所有人分配工作,以避免出现这种情况:您管理的某个组在从事为时 10 分钟的任务,而另一个组在从事为时 3 天的任务。 对于许多人而言, 能够为指定的某一天报告 3-5 行详细信息便足以称得上详尽。

调整您的数据

一些人总是让最终用户一遍又一遍回答相同的问题。 例如,我们见过带有“研发”列的系统,此列指明了此收费有或没有资格享受研发课税津贴。 但我们应将这种资格与任务本身关联,而非与每个人的时间表的每一行进行关联。 此外,如果有的用户认为其符合资格,有的用户认为其不符合资格,这时该怎么办? 在某些示例中也可能出现这种场景,比如“符合研发资格的设计”和“不符合研发资格的设计” 这会导致收费代码数量翻倍,但却没有什么实际意义。 只需让研发部门的某个人员对每个下拉列表值进行标记,以此来确定该条目是否符合资格,您无需不断要求最终用户每周都耗费精力解答这一问题。

层次结构

更好的项目和时间表系统可以以层次结构的方式显示数据。 如果您不得不设置大量可能的选项,则建立层次结构能帮助您更加轻松地整合大量数据。 为每个层级考虑使用最多 5-10 个可供选择的条目。 请勿尝试制定大量层级。 3-4 级层次结构便足以涵盖大多数选项。 毕竟,每级 10 个条目的 4 级系统便可包含 10,000 个可能的收费代码。 您的项目是否比这种系统更为复杂?

显示更少内容

您向用户提供的问题和选择更少,您的状况就会越好。 如果您可以在后台询问某个问题,就不要在时间表上询问用户这个问题。 我们的目标不是要收集尽可能多的数据,而是要收集的数据尽可能准确,而要更好地实现这一点,您应当避免最终用户接触那些对其无意义的数据、问题和选项。

这些数据有什么作用?

经常有中层管理人员对我说,他们需要获得比我建议的“多得多的详细信息”,而我的回答始终如一:“这些数据有什么作用?”收集基于任务的时间表数据是为了更好地制定业务决策,因此,我经常询问这些中层管理人员,既然他们认为在掌握更多详细信息的情况下可以更好地开展工作,那当下他们无法制定的业务决策是什么? 当您开始以这种方式审视信息时,您会发现,您可能没必要获得这么多的信息。 了解花在会议、交通或开销任务上的总时间也许就够了,没必要知道每个任务的具体内容。

只要在必要时才需要深入挖掘信息

当您开始执行时间表分析以了解工时分配情况时,您就必然会发现一些不成比例的结果。 当您发现出现比例极高、有违预期的异常工时分配时,则可以更加深入地挖掘详细信息。 但不要挖掘得过深。 为该收费新增一层详细信息,然后等待几个星期,看看会获得什么数据。 人们总是禁不住将单个收费代码(比如“会议”)扩展成 50 个新的收费代码,其中涵盖了每种可能出现的会议类型。 尽量抵御这种诱惑,将这 1 条收费代码更改 5 或 6 条。 如果您没有获得详细信息或仍然得到了不成比例的结果时,请挖掘得更深入一点。

保持收费列表的简洁

收费列表倾向于增加规模,而非减小。 最好是定期对列表进行审查并清除多余内容。 这样一来,您更有可能继续获取更加准确的信息以及找出消耗时间的领域。

结论

收费代码管理 - 无论是针对您的项目日程还是时间表 系统 - 能帮助您打造提供可靠数据的高效系统,告别定义过多而准确性不足的系统。 在设计收费代码结构时,我们建议从小规模着手,而非一开始就设置太多内容。 相比撤销更多详细信息并为饱受困扰的用户简化系统而言,在未来必要的时候添加更多详细信息的做法要容易得多。

关于作者

Chris Vandersluis 是加拿大蒙特利尔的 HMS Software(Microsoft 认证合作伙伴)的总裁及创始人。 他拥有 McGill 大学的经济学学位,在项目控制系统自动化领域有着三十余年的丰富经验。 他是项目管理委员会 (PMI) 的长期成员,帮助创办了 Microsoft Project 用户组 (MPUG) 的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会。 Chris 撰文的期刊包括《财富》、《Heavy Construction News》、《Computing Canada》杂志和 PMI 的 PMNetwork,他也是《Project Times》的专栏作者。 他在 McGill 大学讲授高级项目管理课程,经常在北美和全球各地发表有关项目管理联盟职能的演讲。 HMS Software 是面向项目的时间记录系统 TimeControl 的发布商,自 1995 年起成为 Microsoft Project 解决方案合作伙伴。

可以通过电子邮件联络 Chris Vandersluis:chris.vandersluis@hms.ca

如果您希望阅读 Chris Vandersluis 撰写的更多 EPM 相关文章,请访问 HMS 的 EPM Guidance 网站 (http://www.epmguidance.com/?page_id=39)。

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