我们到了吗?:白皮书

本白皮书是我们的“一线快报”系列文章的一部分。它介绍了企业系统实施需要怎样顺应形势和发展才能成功。

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我们达到目标了吗?

多年以来,我见到选择和部署企业软件时最大的一个隐患是将实施视为实现静态目标。可能这就是我们时代的一个象征,因为我们试图将一切简单化,急于求成。“它管理我们的项目”、“它是我们的工时管理系统”、“它是我们的 ERP 系统”或“我们有一个 EPM 系统”,这样就会尽量避免一直考虑企业系统可能触及的所有业务方面。尽管如此,我遇到的在部署企业项目或企业工时管理系统方面取得很大成功的那些组织,他们必定会将这些系统视为不断发展变化的“动态系统”。

为什么将其视为静态系统?

将企业系统视为动态环境的确可以提高成功的机会,那为什么有如此多的组织将其企业系统视为一个固定的软件?

原因可能有许多。

也许让企业系统获得接受意味着在一个复杂预算环境中完成一项业务,有且只有一次机会让该系统的预算获得批准。在每年或每个预算周期内一再要求进行一个又一个阶段的审批在行政上不可行。

或者,系统可能是继承的,曾经作出了有关系统所提供功能的某些承诺,也可能系统已经使用了一段时间,组织中的每个人都认为系统只会提供一套业务功能。

又或者可能存在内部政治,组织中其他地方有人害怕使用无边界的系统。

这些想法错在哪里?

我们甚至将软件系统视为静态的,这太奇怪了。我们通常不会将系统要解决的问题视为静态的。与企业系统实施关联的问题陈述几乎始终是在发展变化的。它们取决于不断变化的经济条件、不断变化的业务环境、竞争对手的行为改变、个人的改变或技术架构的改变。认为业务环境永远不变的组织可能不会长久。关于企业软件,想想看解决方案在技术层面的变化有多快。在我们自己的 TimeControl 工时管理系统业务中,我们在 20 年内经历了 6 次重大的技术架构改变。我们 1994 年开始时使用的是 DOS 版,在 1995 年继之以 Windows 版,然后在 1997 年开始使用客户端/服务器版,接着是 1999 年基于浏览器的版本,最后是 2010 年云端托管和移动版本。这还只仅仅是技术架构。不断变化的经济条件、竞争对手和经验也造就了其他方面的发展。作为企业项目或企业工时管理系统软件发布企业,我们接受“不变的只有变化”这种观点。

企业系统部署也是一样。组织在实施 Project Server 之类的企业系统时,必然要作出改变。会有新的客户,人员也会有进有出。选择和部署 EPM 系统时,其他竞争产品也会出现。我们见到过受这种现象困扰的组织。由于担心没有选择到完美产品,选择小组在其他供应商发布新产品时会暂停工作,开始考虑新产品。或者所考虑的产品中有产品推出新版本时,大家都担心其评估并未考虑到所有备选方案。这些小组开始不断反复。因为组织需求和解决方案选项永远不会停止变化,所以最终决策永远不会实现。

这些组织的问题是,他们需要首先寻找解决方案,但是没有形成决策,这种业务需求得不到解决。

如果不是静态的,又会是怎样的?

企业系统部署如果是动态环境,则更有机会成功。它们应该成长、发展并适应周围不断变化的环境。是的,可能在将来的某个时间它们会过时,需要退出市场。这种思维方式最大的变化是,首先不要想着完美解决方案。首先问题选择符合以下条件的解决方案:满足最关键的需求,但能够适应将来更复杂的需求,虽然这些需求目前还不十分清晰。其中最重要的一个选择标准就是灵活性,而不是功能的广度。

如何避免墨守成规?

我们可以通过许多方法来避免在部署时墨守成规。

  • 在实施计划制中划分阶段,并且永远不要脱离阶段。

    如果我们采用分阶段的方法来实施企业系统,就可以集中精力处理第一阶段,这样要稳当得多。我们的咨询人员不是要确定最大程度能做到哪一步,而是至少能做到哪一步。我们告诉他们“着眼最低部署,可以产生投资回报的部署”。这样做的好处是系统很快就可以产生价值,即使目前系统使用水平较低,对将来使用的需求也会变得更加清晰。

  • 制订预算时考虑未来发展。

    许多部署面临的一个挑战是“一次性”思路,即对企业系统的申请只有一次机会。不过改为制订分阶段预算,并且期望前几个预算阶段极为详细,但将来的阶段不太详细,这样显然更容易成功。

  • 选择高度灵活的解决方案。

    我们的员工信奉格言“像冈比一样灵活”(源自灵活的玩具冈比先生)。这是一个双关语,最初是在美军中发明的,但是却完美契合我们的思路。就像冈比先生一样,我们永远不知道将来会扭曲成什么样,所以我们就朝着灵活的方向考虑。无论您选择什么样的企业解决方案,重视灵活性永远是成功的先决条件。

  • 开始运作之后,不要抛弃整个实施团队。

    让关键资源继续进步。这是相当常见的挑战。企业部署通常会要求组织分配最有经验,技术最高超的资源,这显然有助于选择和实施系统。但是下一个关键项目也会需要这些资源,所以他们可能会在系统投入运行后最关键的节点被从这一项目抽出。提前计划让某些关键资源留在实施更长一段时间,可能会产生大大的惊喜。

  • 建立永久性的系统增强团队,可能规模很小,但是技术高超。

    征集企业系统要求的团队应该注重业务流程、系统功能、与其他关键企业系统的集成等。让这些人在系统安装之后立即离开系统会让系统将来的发展变得非常具有挑战性。请在定期评估组织和系统性能的需要的长期发展关注中考虑此企业系统以及其他可能的相关系统。

从实际使用中学习

  • 让系统早日投入生产。

    这在现在比五年以前容易得多。您可以利用基于云的安装和可远程访问的服务让系统很快运行。同时提供云和内部服务的大多数企业系统都有办法从一个阶段发展到另一个阶段。这对 Project Server 显然也成立。我们的系统也不例外。

  • 确保设立反馈环节,帮助增强系统。

    明白有待改进是好事,不是坏事。有些实施团队会打击有关改进的建议,为了让大家继续使用他们已经部署的系统。我们的经验是提出改进建议的人通常是企业系统的最大盟友。即使某项观点不能立即实现,也应受到欢迎。如果建立体系来确定和鼓励管理企业系统的新点子,就可以让大家都投入进来,产生大量利益。

  • 不要太快放弃希望。

    某些公司会说,“问题出在软件身上”,然后等不到成功的机会就放弃了。

我们达到目标了吗?

什么时候会达到?

希望永远不会。

这并不是说不能在沿途小站稍作停留。开始实施企业项目或企业工时管理系统之类的企业软件,第一个目标应该是带来积极的投资回报的生产环境。请寻找符合以下条件的系统:可以分层或分阶段部署,灵活性足以增长、适应和变化,实施途中创造的生产力比等待挑选完美目标时的更多。

关于作者

Chris Vandersluis 是加拿大蒙特利尔的 HMS Software(Microsoft 认证合作伙伴)的总裁及创始人。 他拥有 McGill 大学的经济学学位,在项目控制系统自动化领域有着三十余年的丰富经验。 他是项目管理委员会 (PMI) 的长期成员,帮助创办了 Microsoft Project 用户组 (MPUG) 的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会。 Chris 撰文的期刊包括《财富》、《Heavy Construction News》、《Computing Canada》杂志和 PMI 的 PMNetwork,他也是《Project Times》的专栏作者。 他在 McGill 大学讲授高级项目管理课程,经常在北美和全球各地发表有关项目管理联盟职能的演讲。 HMS Software 是面向项目的时间记录系统 TimeControl 的发布商,自 1995 年起成为 Microsoft Project 解决方案合作伙伴。

可通过以下电子邮件与 Chris Vandersluis 先生联系:chris.vandersluis@hms.ca

如需阅读 Chris Vandersluis 撰写的更多 EPM 相关文章,请访问 HMS 的 EPM Guidance 网站 (http://www.epmguidance.com/?page_id=39)。

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