“度过半衰期 (t 1/2):实施后管理 PPM 解决方案”白皮书

本白皮书是我们的“一线快报”系列文章的一部分。它介绍如何建立框架,以便为项目组合管理 (PPM) 解决方案创建管理模型。其中也包含一个样本管理计划,可用作制订自己的管理战略的基础。

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度过半衰期 (t 1/2):实施后管理 PPM 解决方案

简介

在放射物理学上,半衰期是指一种物质从最初测量起,一直到有半数物质发生衰变为止这期间的时间。(参考:http://en.wikipedia.org/wiki/Half-life)。

那么,这种概念与您最近实施的全新项目组合管理 (PPM) 解决方案究竟有什么关系?重点在于已经成功实施的 PPM 解决方案同样有“过期日期”。如果您没有花时间来围绕 PPM 解决方案的管理规划、设计和执行相应的管理流程,那么该解决方案无疑将充斥着过时的数据、糟糕的设计更改以及与实际组织流程不一致的流程等等,数不胜数。就像从未进行过保养的汽车一样,您的解决方案不再会产生预期的 ROI。您的用户将处于被动地位,只能停止使用该解决方案或强烈要求改换其他解决方案。

本白皮书的目标是探讨一种框架来为 PPM 解决方案创建管理模型。其中还提供一个样本管理计划,可用作制订自己的管理战略的基础。

内容和理由

管理”一词对于不同的人可能有着不同的涵义,核心思想是,管理计划是一组自愿承担的策略和过程,可确保应用程序在所有方面都保持良好状态,保证工具投资能带来最高的回报。

您可能会问,为什么有必要设立这些限制呢?这就好比修缮您所居住的房屋。想象一下,每次您需要在房屋上维修或增添一些物件时,都有不同的承包商到场施工,工作方式与之前的承包商不同。很快,您最终发现窗户不匹配、门把手设计多种多样等等。因此,建筑者有必要设立在建造时严格遵循的各类规范和准则、确定所用零部件的相关标准,等等。

同样,一旦您的 PPM 解决方案生效,将发生许多更改、增强和功能删除。除非您针对执行这些更改的“方式”设立一个标准,否则解决方案毫无疑问会陷入混乱状态。

管理领域

当开始考虑为 PPM 解决方案制定管理计划时,您需要想清楚实际需要管理哪些领域。有许多理论和模型可用于为企业解决方案制定管理计划,您可以随意选择最适合您的组织的理论和模型。在本文中,我们将探讨其中适合大多数 PPM 实施的一个模型。

了解需要管理的领域最简单的方法是考虑可能会发生更改的领域,然后制定一个管理计划来管理这些更改。

注意:  即使对于本质上不属于“更改”而是标准维护(例如,添加新用户、更新时间表时间段等)的项目,记录一组标准的过程也是非常重要的。

一般而言,您的 PPM 解决方案有四个主要领域可能会发生更改。

您的 PPM 解决方案的四个关键更改区域:信息、设计、基础结构和流程。

信息管理

在您的 PPM 解决方案实施完成时,可以合理地假设您最初在解决方案中使用的是良好的“主”数据。例如,这包括企业资源详细信息、企业日历、相关自定义字段等等,基本上都是使您能够有效使用 PPM 解决方案的所有“主”数据。然而,经过长期使用后,有些人员更换部门,有些人离开组织,日历需要使用新的节假日进行更新,需要创建时间报告阶段,会计期间可能需要更改等等,不胜枚举。显而易见,如果此数据未持续进行更新,那么您的所有报告都不会准确,您的安全配置也是如此。

信息管理能够确保此数据得到更新且全面,以便您的解决方案的其余部分可以利用此核心数据。

设计管理

需要纳入管理计划的第二个领域是 PPM 部署的“设计”的维护。在长期使用解决方案的过程中,您可能会收到调整解决方案设计的请求。这些请求可能来自想要更改其使用工具的方式或者想利用新功能的特定小组。一个经典示例是切换完成时间报告的方式。您可能已选择使用“工时完成百分比”方法,然而随着新部门的增设,为了实现与其他财务解决方案的集成,您可能需要将其切换为“每个时间段工作的小时数”。因此,问题在于谁将评估此更改对您的整个解决方案的影响以及如何部署更改。

设计管理计划能够管理影响 PPM 解决方案的整体设计的更改。

流程管理

这个管理领域经常被误认为是设计管理的一部分,因为大多数情况下,流程和设计密切相关。但是,从整体上讲,此领域不仅仅涵盖设计。它还牵涉 PPM 解决方案内外可提升其有效性的流程的管理。

例如,想象一下这样一种情形:您的 PMO 应在每个星期三的上午向高级管理层提交一份报告。您可能已设立了一个流程来确保在每个星期五的特定时间提交时间表,在制作报告之前,您的所有项目经理都在星期一的上午更新并发布他们的项目计划。现在,假设高级管理层要求在每星期一上午而不是星期三上午发送报告。这会引发流程更改,改变 PPM 解决方案的使用方式,但不会改变 PPM 解决方案本身的设计。

这些类型的更改需要通过一组标准的规则进行管理,这些规则应定义为流程管理的一部分。

基础结构管理

这似乎是一个比较容易被孤立的领域,但是这个领域完全有可能与上述三个领域重叠。简单地说,支持 PPM 解决方案的基础结构应通过安装进行维护。应归类到此类管理模型的一些关键项目示例包括:

  • 安装 Service Pack 或累积更新。

  • 安装新的加载项或应用程序。

  • 升级基础结构(添加应用程序服务器、Web 服务器等)以解决性能问题。

  • 由于组织中的其他应用程序发生更改(例如,所有服务器的虚拟化)而对基础结构进行更改。

一方面,是否安装某种产品的决策纯粹取决于价值(例如,它是否会对任何当前生产解决方案产生负面影响)。而另一方面,从相反的角度来看,在任何基础结构中,安装都会导致“流程”或“设计”更改。某些时候,基础结构更改又有可能是其他领域中的更改所导致的。如前文所述,虽然我们努力将每项更改归入上面的某个领域,但总有些更改会完全涵盖所有四个领域。

关键问题

无论您尝试着重发展哪个管理领域,都需要回答三个关键问题,它们将构成您的管理计划的核心。

  • PPM 团队如何知道需要发生更改(例如,这些更改的触发因素是什么?)。有时,这些更改本质上并不是被其他因素所“触发的”,而是常规维护工作中的一环,或是 PPM 实施的根本要求(例如,为项目中心添加新的视图)

  • 谁批准这些更改,不仅仅是从业务投资回报 (ROI) 角度来看,而且也要从管理角度来看?

  • 谁实际执行这些更改?这些更改中的许多更改都牵涉多个团队。在某些组织中,会根据业务需求将一些更改功能转交给一小组最终用户。在这些情形下,定义哪些人将实际执行哪些更改更为重要。

管理团队

任何管理战略的一个重要组成部分是实际制定管理计划的团队。有多种方法可剖析此管理团队应具备的基本特征,一个建议是任何学术流派都应确保管理团队保持简单。

下面是建立团队结构的一种方法:

管理领域责任人    这是指本文前面提到的每个管理领域的责任人。一般来说,将影响这些管理责任人管辖领域的任何更改请求都由这些责任人负责。他们应负责评估、提供建议、围绕新功能制定管理措施等等。

中央管理委员会 (CGC)    这是可以批准或拒绝由管理责任人提出的建议的决策制定者团队。设立中央管理委员会不仅有助于减少官僚主义,而且可帮助将所有想法汇集到一个公共平台,并交互评估它们。

如上所述,根据实施的规模和组织中存在的面向其他应用程序的现有流程,这些角色的定义和结构的范围可能更窄或更宽泛。重点在于至少设立一个最简单的结构。

其他关键组成部分

成功的管理战略还有其他许多组成要素,下面仅列出少数几条供您参考:

  • 工作请求解决方案,允许用户请求更改、特性和功能。这种解决方案可以非常简单,比如简单的 SharePoint 列表;也可以沿用您现有的工具,比如当前使用的内部工作请求解决方案。

  • 处理更改的流程,包括来自 IT、管理、CGC 和牵涉的其他业务职能部门的审阅。

  • 实际实施更改的流程。举个例子,按照您的组织标准,将更改从开发阶段转至测试阶段,然后并入生产解决方案,或是形成完善的发布管理,这就是一个简单的更改发展历程。

流程

如果将上面探讨的所有组成部分视为管理战略制定工作中的一环,然后在此基础之上决定流程。就会得到下面这张图片(根据组织需求的不同,各组织得出的流程也会有所不同)。

治理策略图,显示用户如何提交请求并通过治理委员会传送以供审阅和审批

结论

预测并规划 PPM 解决方案可能遇到的每一项更改并非易事,因此有必要指定一种灵活可扩展、足以应对任何情形的战略。

最后,在管理战略的指定中应该考虑运用下面这些基本的常识性方法。

  • 管理计划不需要充斥大量艰涩难懂的术语和日常生活中无人使用的言辞。它可以是一个简单的 Excel 工作表或者关键问题(参见“关键问题”一节)的快速解答。

  • 请记住,管理规划并不是您的配置的说明性文档,而是用于保护、维护和更改(如有必要)您的配置的“计划”。

  • 管理计划需要容易实施,并且应融合到组织的现有流程中。没有必要放弃现有流程,做不必要的重复劳动。

  • 请理解,PPM 解决方案管理是一个不断演变的过程。切勿优柔寡断,踌躇不前。从小处着手,传递价值,然后纵向扩展。

关于作者

Prasanna Adavi(PMP、MCTS、MCITP 和 MCT)是一名专攻 Microsoft Project、Microsoft Project Server 和 Microsoft SharePoint 平台的高级企业项目管理 (EPM) 顾问和培训师。他的主要任务是构建业务解决方案并运用业务解决方案来帮助组织实现最佳投资回报。

他还在广泛的领域和纵向市场中端对端领导项目方面具备丰富经验,其中包括 IT、ERP (SAP)、制造、应用程序开发、汽车和创造性服务。他经常出席各个国家或地区的各种 Project Server、EPM 和 SharePoint 活动,并且经常参与 SharePoint 和 EPM 社区。

Prasanna 还经常撰写博客 (http://www.prasannaadavi.com),也发布每周播客 (http://www.msprojectpodcast.com),主要关注 Microsoft Project 和 Project Server 解决方案。Prasanna 是 EPMA (http://www.epmainc.com) 的一名高级顾问。

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