“审批”工作流详述

“审批”工作流详述

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SharePoint工作流可帮助你自动化业务流程, 使其更一致且更高效。"审批" 工作流允许你将存储在SharePoint中的文档和其他项目传送给一个或多个人员以供其审批。

有关详细信息,请参阅关于 SharePoint 中附带的工作流

重要: 默认情况下, 不会激活 "审批" 工作流, 也不会在 "关联" 表单的 "选择工作流模板" 列表框中列出。若要使其可供使用, 网站管理员必须在网站集级别激活它们。转到 "网站设置>网站集功能" > "激活工作流" 功能。此外, SharePoint 2013基于SharePoint 2010兼容性模式提供这些工作流模板。若要创建具有类似逻辑的基于SharePoint 2013的工作流, 请使用SharePoint Designer 2013。

如果您只需要完成“审批”工作流任务    只需向下滚动至“完成”分区并将其展开。您目前可能不需要任何其他段。

手动流程与自动工作流的比较

SharePoint 工作流具有以下特性:

  • 高效和一致    “审批”工作流自动传送文档或项目,分配审阅任务并跟踪其进度,以及在需要时发送提醒和通知。可以从中心状态页监控和调整工作流中的活动,工作流运行中的事件历史记录将在完成后保留 60 天。

  • 减少您的工作量    “审批”工作流可以为您和您的同事节省时间和免除麻烦,同时还可简化和标准化审批流程。

下面是一个非常简单的“审批”工作流版本的图表。

简单“审批”工作流的图表

本文中的信息可在十个可展开段中显示。

单击此处了解有关充分利用本文的一些提示

如果您只需要完成“审批”工作流任务    只需向下滚动至“完成”分区并将其展开。您目前可能不需要任何其他段。

如果要添加、启动、监控和维护工作流   如果你还不熟悉这些任务, 你可能会发现, 首次设计和添加工作流时, 按照本文章的划分方式进行操作非常有用。当你熟悉信息和文章布局之后, 你将能够直接转到你需要的任何退货访问的网段。

内容审批和发布审批    您可能会有一些列表或库,您希望审阅其中的新项目和/或当前项目的新版本,了解其内容的准确性或者其形式和样式是否适宜,然后再向有权访问该列表的每个人显示。这种审阅过程称为内容审批,您可以使用“审批”工作流来控制列表或库中的内容审批。(还有一种非常类似的“发布审批”工作流,专为在向 Internet 发布网页的 SharePoint 网站中使用而创建的。)

有关打印本文的说明    这是一篇较长的文章。如果您只要打印选定段,请确保在打印时展开这些段。(另外,如果要在打印副本中包含完整图形,请按横向打印,而非纵向。)

有关搜索的说明    搜索本文中的任何文本或术语之前,请确保已展开要在其中进行搜索的所有段。

“审批”工作流是一项 SharePoint 功能,可将 SharePoint 列表或库中存储的文档或其他项目传送给一人或多人以获得其批准或拒绝。此工作流可自动化、简化和标准化整个流程。

简单“审批”工作流图表

SharePoint 产品附带的基本“审批”工作流作为模板使用。可以使用此模板向网站添加多个“审批”工作流。添加的每个工作流都是基本“审批”工作流的唯一版本,根据添加时指定的设置,每个工作流都有其专门的工作方式。

本段中的部分

  1. “审批”工作流可以为我做什么?

  2. “审批”工作流不能做什么?

  3. 哪些人可以使用此类工作流?

  4. 如何计划、添加、运行和维护此类工作流?

1. “审批”工作流可以为我做什么?

  • 首次向列表、库或网站集添加“审批”工作流时,可以指定要包含多少参与者,并指明是逐个(串行)还是一次性(并行)分配所有任务。您甚至可以决定是否将参与者的任务划分为两个或更多单独的阶段,以及指定允许完成每项任务的最后截止日期和/或所需的时间。每次手动启动某个项目的工作流时,可以修改其中的任何设置。

  • 工作流将任务分配给每个指定的参与者。每位参与者可以在多种可能的响应中进行选择:批准或拒绝项目,请求项目中的更改,重新分配任务,或者取消或删除任务。

  • 工作流运行时,您可以从单个中心“工作流状态”页面监控进度并根据需要进行调整。

  • 工作流完成后的 60 天内,工作流的此次运行(或实例)期间发生的所有工作流事件的列表仍可在“工作流状态”页显示,以供参考。

您还可以使用 "审批" 工作流管理列表或库的内容审批流程。有关详细信息, 请参阅本文的 "控制" 段。

2. “审批”工作流不能做什么?

通常不允许“审批”工作流的参与者更改正在审阅的项目。但是,参与者可以在工作流实例期间请求对项目进行更改。如果希望添加参与者可在项目本身中插入批注和修订的工作流,请参阅“另请参阅”部分的“收集反馈工作流概述”。

此外, 审批工作流不能用于收集签名。如果要使用工作流在 microsoft Word 文档、microsoft Excel 工作簿或 microsoft InfoPath 表单中收集签名, 请参阅 "另请参阅" 部分中的 "有关收集签名工作流的所有文章" 一文。

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3. 哪些人可以使用此类工作流?

添加工作流   默认情况下, 你必须具有 "管理列表" 权限才能添加工作流。("所有者" 组默认具有 "管理列表" 权限; "成员" 组和 "访问者" 组不会。)

启动工作流   默认情况下, 您必须具有 "编辑项目" 权限才能启动已添加的工作流。("成员" 组和 "所有者" 组在默认情况下都具有 "编辑项目" 权限; "访问者" 组不提供。)

另外,“所有者”可以选择配置特定工作流,使其可由“所有者”组的成员启动。(要执行此操作,选中关联表单首页上的“要求拥有管理列表权限,以便启动此工作流”复选框。)

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4. 如何计划、添加、运行和维护此类工作流?

以下是基本阶段:

  • 运行工作流之前 (计划、添加、启动)   
    添加工作流之前, 您需要规划要在其中添加的位置 (对于单个列表或库, 或者对于整个网站集) 以及其工作方式的详细信息。添加并配置工作流后, 具有所需权限的任何人都可以对特定项目启动工作流。也可以将工作流设置为自动运行。可以根据两个触发事件中的一个或两个来激活自动运行: 在列表或库中添加或创建任何项时, 或者列表或库中的任何项发生更改时。

  • 运行工作流时 (完成、监控、调整)   
    工作流运行时, 单个参与者完成其分配的任务。自动提醒发送给不能满足任务截止时间的参与者。同时, 可以通过该工作流特定实例的 "中央工作流状态" 页面监控工作流的进度。在工作流运行时, 可以从相同的页面进行调整;而且, 如有必要, 可取消或终止工作流。

  • 工作流运行后 (审阅、报告、更改)   
    当工作流完成时, 可以在 "工作流状态" 页面上查看最多60天的该运行 (或实例) 的整个历史记录。在同一页面上, 可以创建有关此工作流版本性能的统计报告。最后, 如果你想要更改工作流功能的任何内容, 你可以打开并编辑你第一次添加工作流时完成的关联窗体。

以下流程图从添加新工作流的人员的角度对这些阶段进行了说明。

工作流程

在此段中,我们确定您在添加一个“审批”工作流版本之前需要做出的决定以及需要收集的信息。

如果你已熟悉如何添加此类型的工作流, 并且仅需要有关特定步骤的提醒, 你可以直接转到本文相应的 "添加" 段 (列表/库网站集)。

本段中的部分

  1. 模板和版本

  2. 关联表单简介

  3. 十二个要回答的问题

1. 模板和版本

SharePoint 产品附带的工作流用作主模板,向列表、库和网站集添加的特定单个工作流都以此为基础。

例如, 每次添加审批工作流时, 实际上都是添加 "常规审批" 工作流模板的一个版本。你可以为每个版本提供自己的名称及其自己的设置, 当你添加该特定版本时, 你可以在关联表单中指定它们。这样, 您可以添加多个工作流, 这是基于 "审批" 工作流主模板的所有版本, 而是每个版本中所用的特定方式的名称并进行了量身定制。命名版本也可以称为工作流实例

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2. 关联表单简介

每当你添加基于其中一个包含的工作流模板的新工作流版本时, 你都可以填写关联表单以指定你希望你的新实例的工作方式。

在以下部分中,您将看到帮助您完成关联表单的问题列表。首先请花少许时间大致了解一下表单及其字段。

关联表单的第一页

第一个初始表单

关联表单的第二页

用于输入特定于运行的信息的表单

第二页红框中的字段也显示在初始表单中,每次手动启动工作流时都显示初始表单,并可以针对单次运行在此对字段进行编辑。

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3. 十二个要回答的问题

获得本部分中所有问题的答案后,您便已做好添加工作流的准备。

  1. 这是否是正确的工作流类型?

  2. 一个列表或库,还是整个网站集? 以及一种内容类型,还是所有内容类型?

  3. 什么是好名称?

  4. 任务列表和历史记录列表:现有的还是新的?

  5. 如何(及由谁)启动此工作流?

  6. 继承此工作流的内容类型是否也获得此工作流?

  7. 参与者:哪些人,按什么顺序?

  8. 参与者需要哪些其他信息?

  9. 任务何时到期?

  10. 此工作流何时结束?

  11. 需要通知谁?

  12. 此工作流是否会控制内容审批?

01. 这是否是正确的工作流类型?

有多个工作流模板的名称中包含 "审批" 一词。本文涉及在菜单中显示为 "审批" 的工作流模板– SharePoint 2010。如果你不确定此工作流类型是你的最佳选择, 请返回本文的 "学习" 部分。有关可用的其他工作流模板的详细信息, 请参阅 "另请参阅" 部分中的有关 SharePoint 附带的工作流的文章。

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02. 一个列表或库,还是整个网站集? (以及)一种内容类型,还是所有内容类型?

您可以使新版本的审批工作流仅在单个列表或库中可用, 也可以使其在整个网站集中可用。

  • 如果为单个列表或库添加工作流,可以将其设置为在所有内容类型仅在单个内容类型上运行。

  • 如果为整个网站集添加工作流,则必须将其设为仅在单个网站内容类型上运行。

网站集图及三种添加方式说明

什么是内容类型?

SharePoint 列表或库中存储的每个文档或其他项目属于一个或另一个内容类型。内容类型可以是 "文档" 或 " Excel 电子表格" 之类的基本和通用, 或者作为法律合同产品设计规范。默认情况下, 某些内容类型在 SharePoint 产品中可用, 但您可以自定义它们并添加您自己创建的其他内容类型。有关详细信息, 请参阅创建或自定义网站内容类型将内容类型添加到列表或库

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03. 什么是好名称?

为工作流版本命名,使其能:

  • 清楚地指明其用途。

  • 明确地将其与其他工作流区分开来。

示例

假设您是编辑人员组中的一名成员。您所在的组希望使用两个不同的“审批”工作流来管理外部参与者的文档提交:

  • 您将对每个提交的文档运行第一个工作流,以决定是否接受它进入编辑流程。

  • 在接受和编辑提交的文档之后,您将对编辑后的草稿运行第二个工作流,以决定是否接受它作为终稿。

你可以将第一个工作流 "接受提交审批" 命名为第二个 "最终草稿审批"。

提示: 像平常一样,最好建立统一的命名约定,并确保工作流所涉及的每个人都熟悉这些约定。

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04. 任务列表和历史记录列表:现有的还是新的?

你可以让你的工作流使用网站的默认 "任务" 列表和 "历史记录" 列表, 使用其他现有任务和历史记录列表, 或者仅为此工作流请求新的列表。

  • 如果您的网站有许多工作流,或某些工作流将涉及许多任务,请考虑为每个工作流请求新列表。(管理过长的列表会降低性能。系统维护多个较短的列表比维护一个很长的列表更快、更方便。)

  • 如果此工作流的任务和历史记录包含要与一般“任务”列表分离的敏感或机密数据,则应明确指明您需要用于此工作流的新的单独列表。(添加工作流后,请确保为新列表设置适当的权限。)

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05. 如何(及由谁)启动此工作流?

可以将工作流设置为仅手动启动、仅自动启动或二者皆可:

  • 当你在特定文档或项目上手动启动审批工作流时, 会显示另一个表单 (即启动窗体)。启动窗体包含关联表单第二页上的大多数设置。这样, 如果启动工作流的人员想要更改其中任何设置 (仅适用于当前实例), 他们可以在单击 "开始" 之前执行此操作。转到列表 > 项目上下文菜单 >工作流> 选择要在其中手动启动的工作流。

  • 当然,如果使用自动启动,则不会显示初始表单,因此会使用关联表单中指定的默认设置,而不进行任何更改。

下图显示了手动启动与自动启动之间的差别。

手动启动与自动启动的表单比较

在初始表单中所做的任何更改在当前工作流实例中应用。若要更改工作流的“永久、默认”设置,请按照本文“更改”段中的说明编辑原始关联表单。

手动启动

如果允许手动启动,具有所需权限的任何人都可以随时启动任何符合条件的项目上的工作流。

手动启动的优势在于您和您的同事可以只在选择了工作流的情况下运行工作流,并且每次运行时,将有机会使用初始表单更改一些设置。

快速示例   如果你希望在由团队外部编写者创作的项目上运行工作流, 则仅以手动方式启动时, 才能使其自动在由你和你的团队成员创作的项目上运行。(备用解决方案: 为团队成员的作者维护一个列表或库, 以及其他所有作者的项目的单独列表或库。这样, 你就可以自动运行工作流, 但只能在外部作者列表中运行。另一种解决方案: 添加 IF 条件并将其设置为特定人员创建。有关详细信息, 请参阅工作流条件快速参考

手动启动的主要缺点是他人必须记得适时运行工作流。

自动启动

您可以将工作流设置为在发生以下任意事件时自动启动:

  • 有人试图发布项目的主要版本。

  • 在列表或库中创建新项目,或将新项目上载到列表或库。

  • 更改已存储在列表或库中的项目。

自动启动的优点是无需任何人记得启动工作流。工作流将在每次发生触发事件时运行。

简单示例    如果您负责列表中项目的准确性和适宜性,可向该列表添加“审批”工作流,并指定您自己作为唯一的参与者。您可以将该工作流设置为每次更改列表中项目以及每次添加新项目时自动启动。这样就可以始终保持最新。

自动启动的两个缺点:

  • 每当发生触发事件时,无法使工作流停止运行。

  • 在单个实例开始时,无法更改任何设置。

有关每当有人试图发布项目的主要版本时自动运行“审批”工作流的详细信息,请参阅本文的“控制”段。

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06. 继承此工作流的内容类型是否也获得此工作流?

只有在您向整个网站集的某种内容类型添加工作流时,您才可以选择同时将该工作流添加到该网站集内满足以下条件的所有其他内容类型:这些内容类型继承自您将该工作流添加到其中的内容类型。

备注

  • 完成所有附加添加的操作需要较长时间。

  • 如果您要在任何网站或子网站将此工作流添加到继承内容类型,但是继承对这些网站或子网站中断,请确保您是其中每个网站或子网站的“所有者”组的成员,然后再运行此操作。

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07. 参与者:哪些人,按什么顺序?

您需要提供将被分配审阅任务的每个人的姓名或电子邮件地址。

一个阶段还是多个阶段?    您可以选择拥有审阅任务的一个阶段,或者多个阶段。如果您有多个阶段,将逐个执行每个阶段。

并行审阅还是串行审阅?    对于任何一个阶段的参与者,可以选择同时分配给他们所有审阅任务(并行),或者按您所指示的顺序逐个(串行)分配给他们任务。例如,如果将工作流设置为首次拒绝后结束,或者希望参与者能够进一步查看作为其审阅内容一部分的早期参与者的注释,串行选项非常有用。 

示例

这个简单方案说明了多阶段和串行审阅的一些优点:

假设 Frank 添加一个新的“审批”工作流。他想让同事 Anna 和 Sean 先审阅每个项目,然后他再自己进行审阅。他还希望当 Anna 或 Sean 拒绝了项目时,工作流在他自己审阅之前就结束。Frank 可以按以下两种方式之一进行设置:

  • 通过使用系列评论   Frank 设置了一条单相系列评价, 其中 Anna 和小红是前两位参与者, 第三个参与者;然后选择 "首次拒绝时终止" 选项。
    在这种排列方式下, Anna 必须在分配小红的任务之前审批项目, 然后小红必须在分配 Frank 任务之前批准项目。如果 Anna 拒绝项目, 则不会向小红和 Frank 分配任务;如果 Anna 批准, 但小红拒绝, 则工作流仍将在被分配到 Frank 的审阅任务之前结束。
    下面介绍了 Frank 如何设置他的单阶段序列评论。
    突出显示串行阶段设置的表单
    选中“首次拒绝时结束”选项

  • 通过使用两个阶段   如果 Frank 希望 Anna 和小红同时分配他们的评论, 这样小红无需等待 Anna 完成即可开始, 则可以在工作流中设置两个阶段: 第一个并行阶段用于 Anna 和小红的评价, 第二个阶段只是单独的审阅。同样, 选择 "首次拒绝时终止" 选项。第二个阶段在第一阶段完成后才会启动;因此, 如果 Anna 或晓红拒绝该项目, 将永远不会分配 Frank 审阅任务。
    下面介绍了 Frank 如何设置其两步并行审阅。
    突出显示并行阶段设置的表单
    选中“首次拒绝时结束”选项

以下提供了两个解决方案的图示。

串行工作流和两个阶段的并行工作流

外部参与者    提供一个特殊过程,将 SharePoint 组织成员的参与者包括进来。在此过程中,网站成员作为外部参与者的代理。

下面是该过程的图表:

纳入外部参与者的流程图

将一项任务分配给每整个组,还是分配给每个组成员?    如果在工作流参与者中包含了地址或通讯组列表,则可以使工作流将一项任务分配给组中的每个成员,或者只将一项任务分配给整个(但仍向每个成员发送该单个任务通知)。当只将一个任务分配给整个组时,则任何组成员都可以申请并完成该单个任务。(可以在本文的“完成”段查看申请组任务的说明。)

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08. 参与者需要哪些其他信息?

关联表单中有一个文本字段,可以在该字段中提供说明、有关要求的详细信息、资源等。

可以包括的两项内容:

  • 联系信息,以备参与者遇到困难或问题。

  • 如果工作流只将单个任务分配给每个组或通讯组列表,在此要说明一下每个此类组的单个成员应该先申请任务,然后再完成任务。这样,该组的其他成员不会浪费时间开始相同的任务。有关申请组任务的详细信息,请参阅本文的“完成”段

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09. 任务何时到期?

可以通过以下两种方式之一或两种方式指明工作流任务何时到期:

按日历日期    可以指定一个所有任务到期的日历日期。

  • 如果将工作流设置为自动启动,通常不应使用此选项。这是因为每次工作流自动启动时,所指定的日期值本身不会根据当前日期自动进行调整。

按任务工期    可以指定从分配任务时开始计算完成每个任务所允许的天数、周数或月数。

  • 日历截止日期将覆盖指定的任务工期。即:如果今天是 6 月 10 日,今天分配给我一个为期三天的任务,但该任务还有一个日历截止日期 6 月 11 日,则任务将在 6 月 11 日(日历截止日期)截止,而不是 6 月 13 日(三天任务期限中的最后一天)。

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10. 此工作流何时结束?

为了避免将时间浪费在不必要的审阅上,可以选择发生以下两个事件中的任一事件时立即结束工作流(在指定的或计算的截止日期之前):

  • 任何参与者拒绝了项目。

  • 以某种方式更改了项目。

注意:  无法对当前已签出的项目启动工作流。但是,在工作流启动后,可签出要审阅的项目以防止对其进行更改。(但在该项目重新签入之前,不能对其启动其他工作流。)

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11. 需要通知谁?

在关联表单的第二页上的“抄送”字段中,可以输入应在此工作流每次开始或结束时收到通知的任何人的姓名或地址。

  • 在此处输入姓名不会导致将工作流任务分配给此人。

  • 手动启动工作流时,启动工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时,最初添加工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

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12. 此工作流是否会控制内容审批?

您可能会有一些列表或库,您希望审阅其中的新项目和/或当前项目的新版本,了解其内容的准确性或者其形式和样式是否适宜,然后再向有权访问该列表的每个人显示。这种审阅流程称为“内容审批”

在 SharePoint 产品中,可以使用“审批”工作流让内容审批过程变得更加容易、高效。有关详细信息,请参阅本文的“控制内容审批”段。

下一步做什么?

如果准备将新“审批”工作流添加至列表、库或网站集,请转至本文中相应的“添加”段(列表/库网站集)。

您可能会有一些列表和库,您希望审阅其中的新项目和/或当前项目的新版本,了解其内容的准确性或者其形式和样式是否适宜,然后再向有权访问该列表的每个人显示。这种审阅流程称为“内容审批”

在 SharePoint 产品中,可以手动控制内容审批,不使用工作流;但是,SharePoint“审批”工作流可以让审批过程变得更加容易、高效。

如果您还不熟悉 SharePoint 产品中的版本控制和内容审批功能,建议您先阅读以下文章:

“审批”工作流控制内容审批过程的方式有两种,每种方式都与您首次添加工作流时填写的关联表单中的单个控件关联。可以将您的工作流用于任一方式,也可同时用于两种方式。

主要版本发布控制

在关联表单第一页的“启动选项”区域中,有一个选项“启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本”。需要注意的一些事情:

  • 此选项仅可用于针对单个列表或库中所有内容类型的“审批”工作流,不适用于仅针对单个内容类型的项目运行的任何工作流。

  • 若要使此选项可用,必须在“版本控制设置”页上为列表或库启用内容审批,并且必须选中该页面上的“创建主要版本和次要(草稿)版本”选项。

  • 如果选中了此选项,则以下的两个选项将变得不可用:“新建项目时启动此工作流”“更改项目时启动此工作流”

  • 如果选中此选项,则在有人试图发布项目的主要版本时才对项目自动运行工作流。

  • 在任何列表或库中,只能有一个“审批”工作流用于审批主要版本的发布。如果试图在同一个列表或库中指定第二个用于此用途的工作流,则系统将提示您从中选择一个。

非基于版本控制的控制

在关联表单第二页的“启用内容审批”区域中,有一个选项“请在此工作流完成后更新审批状态(使用此工作流控制内容审批)”

不管列表或库中是否要求内容审批,表单中都会有此选项。无论哪种方式,项目“审批”字段中的值都是根据工作流的结果更新的。

使用此选项,您可以:

  • 始终以手动方式运行工作流,或者

  • 在关联表单第一页上选择一个或多个自动启动选项,或者

  • 同时允许手动和自动启动

Web 发布网站的内容控制

内容控制是向 Web 发布网页的网站中的一个特殊流程。相应地,有一种特殊的“发布审批”工作流可供在发布网站中使用,并提供网站模板(名称为“使用工作流发布网站”),其中包括已经自定义用于 Web 发布的该工作流的一个版本。

下一步做什么?

如果准备将新“审批”工作流添加至列表、库或网站集,请转至本文中相应的“添加”段(列表/库网站集)。

如果您还不熟悉如何添加工作流,请在继续执行此段的步骤前,阅读本文中的“了解”段和“计划”段。

本段中的部分

  1. 开始之前

  2. 添加工作流

1. 开始之前

必须具备两个条件才能添加工作流:

电子邮件   为了使工作流发送电子邮件通知和提醒, 必须为您的 SharePoint 网站启用电子邮件。如果您不确定是否已完成此操作, 请与您的 SharePoint 管理员联系。另请参阅SharePoint 2013 分步指导: 设置传出电子邮件设置。

权限    SharePoint 默认设置需要您具有“管理列表”权限,以便为列表、库或网站集添加工作流。(默认情况下,“所有者”组拥有“管理列表”权限;“成员”组和“访问者”组没有该权限。有关权限的详细信息,请参阅本文中的“了解”段。)

段顶部

2. 添加工作流

请按以下步骤操作:

  1. 打开要为其添加工作流的列表或库。

  2. 在功能区上,单击“列表”“库”选项卡。

    注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。例如,在日历列表中,此选项卡名为“日历”

  3. 在“设置”组中,单击“工作流设置”。

  4. 在“工作流设置”页面上,在“显示此类型的工作流关联”下方,指定是否希望工作流在文档、列表或文件夹上运行,然后单击“添加工作流”。

  5. 完成关联表单的第一页。
    (有关说明, 请参阅图。)

    使用标注的节添加工作流基本信息

    标注 1

    内容类型

    保留默认选择为“全部”,或选择特定内容类型。

    标注 2

    模板

    选择 "审批– SharePoint 2010 " 模板。

    注意: 如果列表中未显示 "审批– sharepoint 2010 " 模板, 请与您的 SharePoint 管理员联系, 了解如何为您的网站集或工作区激活它。如果你是管理员, 请转到 "网站设置" > "网站集功能" > "激活工作流" 功能。

    标注 3

    名称

    键入此工作流的名称。此名称将向相关列表或库的用户标识该工作流。

    有关如何为工作流命名的建议,请参阅本文的“计划”段。

    标注 4

    任务列表

    选择要用于此工作流的任务列表。您可以选择现有任务列表或单击“新建任务列表”以创建新列表。

    有关创建新任务列表(而不选择现有列表)的原因详情,请参阅本文的“计划”段。

    标注 5

    历史记录列表

    选择要用于此工作流的历史记录列表。您可以选择现有历史记录列表,也可以单击“工作流历史记录(新建)”以创建新列表。

    有关创建新历史记录列表(而不选择现有列表)的原因详情,请参阅本文的“计划”段。

    标注 6

    启动选项

    指定启动此工作流的一种或多种方式。

    有关选择启动选项的信息,请参阅本文的“计划”段。

    有关使用工作流控制内容审批(包括主要版本的发布)的信息,请参阅本文的“控制”段。

    • 请注意, 如果仅为单个内容类型添加工作流, 则 "启动此工作流以批准发布项目的主要版本 显示" 选项。

    • 另请注意,如果选中“启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本”,则以下两个复选框将不可用。

  6. 如果此表单中的所有设置符合您的需求,单击“下一步”

  7. 完成关联表单的第二页。
    (有关说明, 请参阅图。)

    注意: 每次手动启动工作流时,SharePoint 产品都在关联表单 的第二页提供前几个选项(以下插图中的一到七号,从“审批者”到“抄送” ),以便可以只针对一个实例的这些选项进行更改。

    使用标注的字段添加“工作流”默认值

    标注 1

    分配给

    输入希望工作流将任务分配到的人员的姓名或地址。

    • 如果每次分配一个任务 (串行)   
      按应分配任务的顺序输入姓名或地址。

    • 如果将同时分配所有任务 (并行)   
      名称或地址的顺序无关紧要。

    • 如果你要将任务分配给 SharePoint 组织   
      外部的某人 有关包括外部参与者的详细信息, 请参阅本文的完整部分。

    标注 2

    Order

    指定应每次分配一个任务(串行)还是一次性分配所有任务(并行)。

    有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

    标注 3

    添加新阶段

    添加除刚才配置的第一个阶段之外所需的任何阶段。

    • 删除整个阶段,请单击该阶段的“分配给”字段,然后按 CTRL+DELETE。

    有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

    标注 4

    展开组

    • 若要将一个任务分配给在“分配给”字段中输入的每个组的每个成员,请选中此复选框。(组中的每个成员将收到任务通知,每个成员都要完成自己的任务。)

    • 若要只将一个任务分配给“分配给”字段中输入的整个,请清除此复选框。(组中的每个成员都将收到任务通知,但任何一个成员都可以代表整个组申请并完成单个任务。可以在本文的“完成”段查看申请组任务的说明。)

    标注 5

    请求

    此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。请不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源,包括:

    • 联系信息。

    • 在合适的情况下,说明单个任务是分配给整个组还是分配给通讯组列表。(可以在本文的“完成”段查看申请组任务的说明。)

    标注 6

    截止日期和任务工期

    指定整个工作流的最终截止日期,和/或指定自分配任务时起完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

    • 如果此工作流自动启动,通常最好将“所有任务的截止日期”字段保留为空,并使用两个工期字段控制截止日期。如果手动启动工作流,可以始终在初始表单中提供精确的截止日期。

    有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

    标注 7

    CC

    输入每次启动或结束此工作流时应通知的所有用户的姓名或地址。

    • 在此处输入姓名不会导致分配工作流任务。

    • 手动启动工作流时,启动工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

    • 自动启动工作流时,原来添加工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

    标注 8

    结束工作流

    不选择任何选项,选择其中一个选项,或同时选择两个选项。

    有关使用这些选项的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

    标注 9

    启用内容审批

    如果要使用此工作流管理内容审批,请选中此复选框。

    有关使用工作流控制内容审批 (包括主要版本的发布) 的详细信息, 请参阅本文的 "控制" 段。

  8. 如果此页面上的所有设置符合您的需求,单击“保存”以创建工作流。

如果您还不熟悉如何添加工作流,请在继续执行此段的步骤前,阅读本文中的“了解”段和“计划”段。

本段中的部分

  1. 开始之前

  2. 添加工作流

1. 开始之前

必须具备两个条件才能添加工作流:

电子邮件   为了使工作流发送电子邮件通知和提醒, 必须为您的网站启用电子邮件。如果您不确定是否已完成此操作, 请与您的 SharePoint 管理员联系。另请参阅SharePoint 2013 分步指导: 设置传出电子邮件设置

权限    SharePoint 默认设置需要您具有“管理列表”权限,以便为列表、库或网站集添加工作流。(默认情况下,“所有者”组拥有“管理列表”权限;“成员”组和“访问者”组没有该权限。有关权限的详细信息,请参阅本文中的“了解”段。)

段顶部

2. 添加工作流

请按以下步骤操作:

  1. 转到网站集的主页(而不是网站集某网站或子网站的主页)。

  2. 单击“设置”图标 ,然后单击“网站设置”。

  3. 在“网站设置”页面的“Web 设计器库”下,单击“网站内容类型”。

  4. 在“网站内容类型”页上,单击要为其添加工作流的网站内容类型的名称。

    注意:  添加到整个网站集的工作流必须只针对单个内容类型的项目进行添加。

    文档内容类型(突出显示类型)

    1. 在选定内容类型的页面上,在“设置”下方,单击“工作流设置”

    2. 在“工作流设置”页面上,单击“添加工作流”链接。

    3. 完成关联表单的第一页。
      (有关说明, 请参阅图。)

    “工作流设置”页

    标注 1

    模板

    选择 "审批– SharePoint 2010 " 模板。

    注意: 如果列表中未显示 "审批– sharepoint 2010 " 模板, 请与您的 SharePoint 管理员联系, 了解如何为您的网站集或工作区激活它。如果你是管理员, 请转到 "网站设置" > "网站集功能" > "激活工作流" 功能。

    标注 2

    名称

    键入此工作流的名称。此名称将向此网站集的用户标识该工作流。

    有关如何为工作流命名的建议,请参阅本文的“计划”段。

    标注 3

    任务列表

    选择要用于此工作流的任务列表。您可以选择现有任务列表或单击“新建任务列表”以创建新列表。

    有关创建新任务列表(而不选择现有列表)的原因详情,请参阅本文的“计划”段。

    标注 4

    历史记录列表

    选择要用于此工作流的历史记录列表。您可以选择现有历史记录列表,也可以单击“工作流历史记录(新建)”以创建新列表。

    有关创建新历史记录列表(而不选择现有列表)的原因详情,请参阅本文的“计划”段。

    标注 5

    启动选项

    指定启动此工作流的一种或多种方式。

    有关选择启动选项的信息,请参阅本文的“计划”段。

    标注 6

    将此工作流添加到子内容类型?

    指定此工作流是否应被添加到(关联到)继承内容类型的所有其他网站和列表内容类型。

    • 完成所有附加添加的操作需要较长时间。

    • 如果您希望该添加的工作流在其中继承内容类型的任何网站或子网站的继承被中断,请确保您是其中每个网站或子网站的“所有者”组成员,然后再运行此操作。

  5. 如果此页面中的所有设置符合您的需求,单击“下一步”

  6. 完成关联表单的第二页。
    (有关说明, 请参阅图。)

    注意: 每次手动启动工作流时,SharePoint 产品都在关联表单 的第二页提供前几个选项(以下插图中的一到七号,从“审批者”到“抄送” ),以便可以只针对一个实例的这些选项进行更改。

    使用标注的字段添加“工作流”默认值

    标注 1

    分配给

    输入您希望工作流将任务分配到的人员的姓名或地址。

    • 如果每次分配一个任务 (串行)   
      按照你希望分配任务的顺序输入姓名或地址。

    • 如果将同时分配所有任务 (并行)   
      名称或地址的顺序无关紧要。

    • 如果你要将任务分配给 SharePoint 组织   
      外部的某人 有关包括外部参与者的详细信息, 请参阅本文的完整部分。

    标注 2

    Order

    指定应每次分配一个任务(串行)还是一次性分配所有任务(并行)。

    有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

    标注 3

    添加新阶段

    添加除刚才配置的第一个阶段之外的任何阶段。

    • 删除整个阶段,请单击该阶段的“分配给”字段,然后按 CTRL+DELETE。

    有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

    标注 4

    展开组

    • 若要将一个任务分配给“分配给”字段中输入的每个组的每个成员,请选中此复选框。(组中的每个成员将收到任务通知,每个成员都要完成自己的任务。)

    • 若要只将一项任务分配给您在 "分配对象" 字段中输入的整个, 请清除此复选框。(组的每个成员都将收到一条任务通知, 但任何一个成员都可以代表整个组声明和完成一项任务。在本文的完整部分中, 你将找到有关申报组任务的说明。)

    标注 5

    请求

    此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。请不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源,包括:

    • 联系信息。

    • 在合适的情况下,说明单个任务是分配给整个组还是分配给通讯组列表。(可以在本文的“完成”段查看申请组任务的说明。)

    标注 6

    截止日期和任务工期

    指定整个工作流的最终截止日期,和/或指定自分配任务时起完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

    • 如果此工作流自动启动,通常最好将“所有任务的截止日期”字段保留为空,并使用两个工期字段控制截止日期。如果手动启动工作流,可以始终在初始表单中提供精确的截止日期。

    有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

    标注 7

    CC

    输入每次启动或结束此工作流时应通知的所有用户的姓名或地址。

    • 在此处输入姓名不会导致分配工作流任务。

    • 手动启动工作流时,启动工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

    • 自动启动工作流时,原来添加工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

    标注 8

    结束工作流

    不选择任何选项,选择其中一个选项,或同时选择两个选项。

    有关使用这些选项的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

    标注 9

    启用内容审批

    如果要使用此工作流管理内容审批,请选中此复选框。

    有关使用工作流控制内容审批 (包括主要版本的发布) 的详细信息, 请参阅本文的 "控制" 段。

  7. 如果此页面上的所有设置符合您的需求,单击“保存”以创建工作流。

下一步做什么?

如果准备就绪,转到本文的“启动”段,启动第一个实例以测试新工作流。

工作流可被设为仅手动启动、仅自动启动或按任一方式启动:

  • 任何时候,由具有所需权限的任何人手动启动。

  • 在出现指定的触发事件时自动进行。即, 当项目添加到列表或库时,和/或当列表中的项目以任何方式进行更改时,以及/或当有人尝试发布项目的主要版本时。
    (在原始关联和配置工作流期间, 在关联窗体的第一页中指定触发事件或事件。有关详细信息, 请参阅本文的计划段。)

注意:  无法对当前已签出的项目启动工作流。但是,在工作流启动后,可签出要审阅的项目以防止对其进行更改。(但在该项目重新签入之前,不能对其启动其他工作流。)

本段中的部分

  1. 自动启动工作流

  2. 手动启动工作流

  3. 从列表或库手动启动

  4. 从 Microsoft Office 程序手动启动

1. 自动启动工作流

如果工作流配置为自动启动,则每次发生触发事件时,工作流将在触发它的项目上运行。

工作流启动时,将分配首个(或首批)任务,并向每个任务接收者发送任务通知。同时,它还会将启动通知(与任务通知不同)发送给最初添加工作流的人员以及在关联表单第二页的“抄送”字段中列出的任何人。

注意:  添加自动启动的新工作流时,关联表单第二页上的“所有任务的截止日期”字段通常应留空,因为此处指定的任何显式日期值不会自动根据工作流每次启动的日期进行调整。有关详细信息,请参阅本文的“计划”段。

段顶部

2. 手动启动工作流

权限说明    通常,必须具有“编辑项目”权限才能启动工作流。(默认情况下,“成员”组和“所有者”组都具有此权限,但“访问者”组没有此权限。但是,“所有者”也可以基于工作流选择要求启动工作流的人员具有“管理列表”权限。通过选择此选项,“所有者”基本上可以指定只有他们及其他“所有者”才能启动特殊工作流。有关详细信息,请参阅本文的“了解”段。)

启动工作流的两个位置

您可以从两个位置中的任何一个手动启动工作流:

  • 从存储该项目的列表或库启动

  • 从项目内部启动 在创建项目的 Microsoft Office 程序中打开。(请注意,这必须是安装的程序,而非 Web 应用程序版本。)

此段中的其余两个部分提供了两种方法的说明。

段顶部

3. 从列表或库手动启动

  1. 转到存储项目(希望工作流在其中运行)的列表或库。

  2. 单击项目名称旁边的省略号,然后在对话框中单击省略号以打开项目菜单,然后单击下拉菜单上的“工作流”。

  3. 在工作流中:“项目名称”页面的“开始新工作流”下,单击要运行的工作流。

  4. 在“更改工作流”页面的初始表单中,执行要应用于此特定工作流实例的任何更改。

    注意:  在初始表单中执行的更改只会在当前工作流实例中使用。如果要执行在工作流每次运行时应用的任何更改,或者需要更改未在此表单中显示的工作流设置,请参阅本文的“更改”段。

    初始表单

    标注 1

    分配给

    更改您希望工作流向其分配任务的人员列表。

    • 如果每次   
      分配一个任务 按应分配任务的顺序输入姓名或地址。

    • 如果将同时   
      分配所有任务 名称或地址的顺序无关紧要。

    • 如果你要将任务分配给 SharePoint 组织   
      外部的某人 有关包括外部参与者的详细信息, 请参阅本文的完整部分

    标注 2

    Order

    请确保指定您希望的分配方式:应一次分配一个任务(串行),还是一次分配所有任务(并行)。

    有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

    标注 3

    添加新阶段

    添加除刚才配置的阶段之外的任何阶段。

    • 删除整个阶段,请单击该阶段的“分配给”字段,然后按 CTRL+DELETE。

    有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

    标注 4

    展开组

    • 若要将一项任务分配给您在 "分配对象" 字段中输入的每个组每个成员, 请选中此复选框。(组的每个成员都将收到任务通知, 每个成员都将完成其自己的任务。)

    • 若要只将一个任务分配给“分配给”字段中输入的整个请清除此复选框。(组中的每个成员都将收到任务通知,但任何一个成员都可以代表整个组申请并完成单个任务。可以在本文的“完成”段查看申请组任务的说明。)

    标注 5

    请求

    此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。请不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源,包括:

    • 疑问和问题联系信息

    • 如果适用,说明单个任务是分配给整个组还是分配给通讯组列表(可以在本文的“完成”段中查看申请组任务的说明。)

    标注 6

    截止日期和任务工期

    指定整个工作流的最终截止日期,和/或指定自分配任务时起完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

    有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

    标注 7

    CC

    进行任何所需的添加或删除。请记住:

    • 在此处输入姓名不会导致分配工作流任务。

    • 因为要手动启动工作流,不管您是否在此字段中列出,都会收到启动和停止通知。

  5. 按照所需方式在初始表单中进行所有设置后,单击“开始”启动工作流。

工作流将分配首个或首批任务,同时还会将启动通知发送给您和初始表单的“抄送”字段中列出的任何人。

段顶部

  1. 在计算机上已安装的 Office 程序中打开项目。

  2. 在打开的项目中,单击“文件”选项卡,单击“保存和发送”,然后单击要在该项目上运行的工作流。

  3. 如果看到以下消息,说明工作流需要签入文件,请单击“签入”按钮。

  4. 单击“启动工作流”大按钮。

  5. 在“更改工作流”页面的初始表单中,执行要应用于此特定工作流实例的任何更改。

    注意:  在初始表单中执行的更改只会在当前工作流实例中使用。如果要执行在工作流每次运行时应用的任何更改,或者需要更改未在此表单中显示的工作流设置,请参阅本文的“更改”段。

    初始表单

标注 1

分配给

更改您希望工作流向其分配任务的人员列表。

  • 如果每次分配一个任务 (串行)   
    按应分配任务的顺序输入姓名或地址。

  • 如果将同时分配所有任务 (并行)   
    名称或地址的顺序无关紧要。

  • 如果你要将任务分配给 SharePoint 组织   
    外部的某人 有关包括外部参与者的详细信息, 请参阅本文的完整部分。

标注 2

Order

请确保指定您希望的分配方式:应一次分配一个任务(串行),还是一次分配所有任务(并行)。

有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

标注 3

添加新阶段

添加除刚才配置的阶段之外的任何阶段。

  • 删除整个阶段,请单击该阶段的“分配给”字段,然后按 CTRL+DELETE。

有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

标注 4

展开组

  • 若要将一个任务分配给“分配给”字段中输入的每个组的每个成员,请选中此复选框。(组中的每个成员都将收到任务通知,每个成员都有自己要完成的任务。)

  • 若要只将一个任务分配给“分配给”字段中输入的整个请清除此复选框。(组中的每个成员都将收到任务通知,但任何一个成员都可以代表整个组申请并完成单个任务。可以在本文的“完成”段查看申请组任务的说明。)

标注 5

请求

此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。请不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源,包括:

  • 疑问和问题联系信息。

  • 在适用的情况下,说明单个任务是分配给整个组还是分配给通讯组列表。有关申请组任务的说明,请参阅本文的“完成”段。)

标注 6

截止日期和任务工期

指定整个工作流的最终截止日期,和/或指定自分配任务时起完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

标注 7

CC

进行任何所需的添加或删除。请记住:

  • 在此处输入姓名不会导致分配工作流任务。

  • 因为要手动启动工作流,不管您是否在此字段中列出,都会收到启动和停止通知。

  1. 按照所需方式在初始表单中进行设置后,请单击“开始”启动工作流。

工作流将分配首个或首批任务,同时还会将启动通知发送给您和初始表单的“抄送”字段中列出的任何人。

下一步做什么?

  • 如果这是你第一次运行此工作流, 其他参与者可能需要信息和帮助才能完成其分配的任务。(他们可能会发现本文的完整部分非常有用。)

  • 另外,最好检查参与者是否收到电子邮件通知,尤其是检查通知未被垃圾邮件筛选器误处理。

  • 当然,您可以自己完成一个或多个工作流任务。有关如何完成这些任务的详细信息,请参阅本文的“完成”段。

  • 同时,要了解有关如何跟踪当前工作流实例的信息,请参阅本文的“监控”段。

如果这是第一次向您分配“审批”工作流任务,则您可能需要先全面查看本文的此段,然后再完成您的任务。这样,您将了解可能向您提供的所有选项。

注意: 如果知道一个工作流任务已被分配给您,但是电子邮件收件箱中尚未显示通知消息,请确保此通知未被垃圾邮件筛选器误传。如果已被误传,请相应地调整筛选器设置。

首先,确保您获得了正确的文章

不同类型的工作流需要不同的任务操作。

因此,在开始之前,请确保分配给您的任务真的是“审批”工作流任务,不是某些其他类型的工作流的任务。

在以下任一位置中查找“请审批”文本:

  • 任务通知的“主题”

  • 待审阅的项目中的消息栏上

  • “工作流状态”页上的任务标题中

如果在这些位置看不到“请审批”文本,请与启动工作流或最初添加工作流的人员联系,了解该文本基于哪个工作流模板,  — 或者是否为自定义工作流。可以在本文的“另请参阅”部分中找到有关如何使用 SharePoint 产品附带的其他工作流类型的文章的链接。

但是,即使您的任务“审批”任务,也可以继续阅读!

本段中的部分

  1. 流程概述

  2. 从任务通知消息转到项目和任务表单

  3. 从列表或库转到项目和任务表单

  4. 审阅项目

  5. 完成并提交任务表单

  6. 过期通知

  7. 申请并完成组任务(可选)

  8. 请求对项目进行更改(可选)

  9. 将您的“审批”任务重新分配给其他人(可选)

  10. 代表外部参与者完成任务(可选)

1. 流程概述

当分配给您一个工作流中的任务时,通常可以通过以下三种方式之一了解任务:

  • 接收到电子邮件任务通知。

  • 打开一个 Microsoft Office 文档,可看到消息栏通知,已向您分配相关任务。

  • 查看 SharePoint 网站,发现目前已向您分配了一个或多个任务。

当您发现已向您分配了“审批”工作流任务时,您通常会做两件事:

  • 审阅项目    了解您是否可以审批处于当前状态的项目。

  • 完成任务    使用任务表单提交您的审阅结果。

因此,通常情况下,完成任务涉及以下三个项目:

  • 通知消息(您作为电子邮件接收的消息)

  • 提交供您审批的项目(您打开和审阅的项目)

  • 任务表单(您将其打开、完成和提交)

下面将介绍这三个项目。

任务通知消息、要审阅的项目和任务表单

注意: 任务通知信息中的功能区上的“打开此任务”按钮在邮件使用完整的已安装的 Outlook 版本打开时(而非在 Outlook Web Access Web 应用程序中打开时)显示。

段顶部

2. 从任务通知消息转到项目和任务表单

请按以下步骤操作:

  1. 在任务通知消息中,在“要完成此任务”说明中单击访问项目的链接。

  2. 在打开的项目中,单击消息栏上的“打开此任务”按钮。

从电子邮件通知消息访问项目和任务表单

注意: 任务通知信息中的功能区上的“打开此任务”按钮在邮件使用完整的已安装的 Outlook 版本打开时(而非在 Outlook Web Access Web 应用程序中打开时)显示。

段顶部

3. 从列表或库转到项目和任务表单

请按以下步骤操作:

  1. 在存储要审阅的项目的列表或库中,单击与项目和工作流相关的“进行中”链接。 

  2. 在“工作流状态”页,单击任务标题。

  3. 在任务表单的“此工作流任务应用于”消息栏中,单击访问项目的链接。

从列表或库访问项目和任务

段顶部

4. 审阅项目

在此示例中,该项目是一个 Microsoft Word 文档。

提示:  如果这是一个组任务(即,单个任务分配给整个组或通讯组列表,以便单个组成员可以完成整个组的任务),则最好在审阅项目前申请该任务。这样,减少了组中其他成员也审阅该文章的几率。有关说明,请参阅本段中的第 7 部分申请并完成组任务

打开要审阅的项目,并显示黄色栏

请注意在文档顶部显示的两个黄色消息栏:

  • 服务器只读   此文档以只读模式打开, 即您可以阅读文档, 但不能在其中进行任何更改。
    (请注意, 在完成 "审批" 工作流任务时, 通常不会直接在项目本身中进行任何更改。而是使用 "任务" 表单来注册您的所有答复。)

  • 工作流任务   当您准备好在任务表单中注册您的响应时, 请单击 "打开此任务" 按钮。

段顶部

5. 完成并提交任务表单

“审批”工作流的任务表单如下所示。

工作流任务表单

请注意,如果任务表单是从要审阅的项目内部打开的,则不会在任务表单中显示前两个项目(“删除项目”“此工作流任务应用于项目标题”)。

标注 1

删除项目

要从当前工作流实例删除此任务,请单击此按钮。

  • 删除任务不会删除要审阅的项目。

  • 如果要删除任务,则该操作的作用相当于拒绝文档(并会在历史记录中做相应记录)。因此,如果已将工作流配置为在首次拒绝时结束,则删除任务将结束工作流。

  • 已删除的任务不会再显示在“工作流状态”页面的“任务”区域。(但是,仍会在页面的“历史记录”区域记录删除及其导致的自动拒绝操作。)

    注意:  如果您尚未启动此工作流实例,可能需要与启动它的人员确认,然后再删除任务。

标注 2

将此工作流任务应用于 “项目标题”

若要打开要审阅的项目,单击此处的链接。

标注 3

状态、请求者、合并的注释、截止日期

您不能编辑或更改这四个字段中的条目,但可能发现其中的信息有用。

请注意,“合并的注释”框中不仅包含有关如何完成任务的任何其他说明,还包含已完成其在此相同工作流实例中的任务的参与者提交的所有注释。

同样地,在您提交了自己的表单后,您放在“注释”框 (4) 中的任何注释也会出现在“合并的注释”框中供后来的参与者参考。

标注 4

备注

在此输入的任何文本将被记录在“工作流历史记录”中,也会在“合并的注释”字段 (3) 中显示以供后来参与者参考。

标注 5

审批

若要批准项目,首先请在“注释”字段 (4) 中键入您想要提供的任何注释,然后单击此按钮。

标注 6

拒绝

若要拒绝项目,首先请在“注释”字段 (4) 中键入您想要提供的任何注释,然后单击此按钮。

标注 7

取消

要在不保存任何更改或响应的情况下关闭任务表单,请单击此按钮。任务仍然未完成,被分配给您。

标注 8

请求更改

若要请求更改正在审阅的项目,请单击此按钮。

有关可以在其中输入请求详情的表单的图示以及其他说明,请转至本段的第 8 部分请求对项目进行更改。 

注意: 对于某些工作流任务,可能关闭此选项。

标注 9

重新分配任务

若要将“审批”任务重新分配给其他人,请单击此按钮。

如需可在其中输入重新分配详情的页面的图示以及其他说明,请转至本段第 7 部分将任务重新分配给其他人

注意: 对于某些工作流任务,可能关闭此选项。

段顶部

6. 过期通知

如果一个任务或整个工作流实例完成过期,则会自动发送通知给:

  • 向其分配任务的人员

  • 启动工作流的人员(或者,如果是自动启动的,则分配给最初添加工作流的人员)

段顶部

7. 申请并完成组任务(可选)

如果仅单个任务被分配给您所属的整个组,组中的任何成员都可以代表整个组申请和完成此单个任务。

在审阅项目前申请任务。申请任务后,它会立即分配给您,组中的其他成员不可完成它。(这样,只有一个人才能执行必要的工作。)

  1. 在“工作流状态”页面,指向分配给您所在组的任务的名称,直至出现一个箭头。

  2. 单击箭头,单击“编辑项目”,然后在任务表单中单击“申请任务”按钮。
    如何申请组任务

“工作流状态”页面刷新时,您将看到此任务不再分配给组,而是专门分配给您。

之后,如果您需要再次将此任务发布到组而不将其完成,使用相同步骤返回任务表单,但是请单击“发布任务”按钮。

任务表单中的“发布任务”按钮

段顶部

8. 请求对项目进行更改(可选)

在开始此过程之前,请注意工作流可能设置为立即结束,如果对项目进行了任何更改,可立即结束工作流。最好与启动或最初添加工作流的人员联系,确保可以进行更改以及在该点结束工作流。

我们将在一个方案中演示更改-请求选项:

首先,假设您的名字是 Frank。

然后,假设您的同事 Anna 已经启动了一个针对她创建的一个文档的“审批”工作流。

审阅 Anna 的新文档时,您认为介绍过长。

单击工作流任务表单底部的“请求更改”按钮,然后完成此表单。

项目中请求更改的表单

标注 1

请求更改

输入您正在请求更改的人员的姓名或电子邮件地址。

(将请求发送给启动此次工作流运行的人员,— 或者,如果工作流是自动启动的,则发送给最初添加此“审批”工作流的人员,— 您也可以将此字段保留为空。)  

标注 2

新请求

描述您希望所做的更改,并提供进行更改的人员将需要的任何信息。(您在此处输入的任何文本都将添加到“合并注释”区域中。)

标注 3

新工期

执行以下三个操作之一:

  • 保留现有截止日期    使此字段留空。

  • 完全删除截止   日期    键入数字 0

  • 指定新截止日期    在此处键入一个数字,然后在下面的字段中指定工期单位。这两个条目共同标识更改任务到期之前的时间段。

标注 4

新工期单位

如果指定新任务工期,请将此字段和“新工期”字段联合使用,以标识任务到期之前的时间段。(例如,3 天1 个月2 周。)

按照所需方式设置所有表单条目后,单击“发送”,当前任务被标记为“完成”。 (但是,您尚未完成。在 Anna 完成更改任务之后,将再次分配给您一个审批任务。)

同时,Anna 会收到以下电子邮件通知:

当请求在项目中进行更改时,发送通知

Anna 在看了一眼“主题”行(图示 1)后,便可知道这不是普通的“审批”通知,而是更改项目的请求。她找到有关已在文本的“更改请求”(图示 2)中请求的特定更改的信息。

Anna 签出该项目,进行请求的更改,然后保存所做的更改,并再次签入项目。

然后,Anna 转到“工作流状态”页面,并从该处的“任务”区域打开自己的更改请求任务。


完成请求的更改后,提交表单

Anna 向“注释”字段添加所需的任何信息,然后单击“发送响应”。工作流执行两项操作:

  • 将 Anna 的更改请求任务标记为“完成”

  • 这会向您分配一个新的审阅任务(带有 Anna 在“合并注释”字段中添加的注释),并向您发送有关该任务的通知。

现在,您可以继续操作,完成对已更改项目的审阅。

同时,可以在“工作流状态”页面中的“工作流历史记录”部分跟踪和显示所有这些操作,如下图所示。

“工作流历史记录”显示更改请求的操作

下面是整个过程的图表。

更改请求的流程图

段顶部

9. 将您的“审批”任务重新分配给其他人(可选)

如果您希望其他人完成已分配给您的工作流任务,可以单击工作流任务表单中的“重新分配任务”按钮。

将显示此表单。

任务重新分配表单

标注 1

重新分配任务给

输入要将此任务分配给其的人员的姓名或地址。

要将此任务分配给启动工作流的人员,或分配给最初添加此工作流的人员(如果工作流自动启动),使此字段留空。  

标注 2

新请求

提供被您分配任务的人员完成任务所需的信息。(您在此处输入的任何文本都将添加到“合并注释”区域中。)

标注 3

新工期

执行以下三个操作之一:

  • 保留现有截止日期    使此字段留空。

  • 完全删除截止   日期    键入数字 0

  • 指定新截止日期    在此处键入一个数字,然后在下面的字段中指定工期单位。这两个条目共同标识更改任务到期之前的时间段。

标注 4

新工期单位

如果指定新任务工期,请将此字段和“新工期”字段联合使用,以标识任务到期之前的时间段。(例如,3 天1 个月2 周。)

表单完成后,单击“发送”。将您的任务标记为“已完成”,新任务被分配给目前负责此任务的人员,并发送任务通知。

您提供的任何新信息都将包含在新任务通知的“委派人”文本中(下图中的编号 1)。

重新分配任务的任务通知

同时,在“工作流状态”页面的“任务”和“历史记录”区域中将显示跟踪和可见的所有这些更改,如此图所示。

重新分配任务的“工作流状态”页上的“任务”和“历史记录”区域

段顶部

10. 代表外部参与者完成任务(可选)

提供一个特殊过程,将非 SharePoint 组织成员的参与者包括进来。在此过程中,网站成员作为外部参与者的代理:

  1. 在关联表单第二页上的相应“分配给”阶段包含外部参与者的电子邮件地址。

  2. 实际上,工作流将外部参与者的任务分配给启动工作流的网站成员,或者,如果工作流自动启动,则分配给最初添加工作流的成员。  实际上被分配任务的人员将作为外部参与者的代理

  3. 此网站成员收到任务通知,按照说明将要审阅的项目的副本发送给外部参与者。(同时,外部参与者收到任务通知的副本,该副本可以作为一个有用的通知或提醒。)

  4. 实际被分配任务的网站成员将项目副本发送给外部参与者。

  5. 外部参与者审阅项目并将其回应返回给该网站成员。

  6. 收到外部参与者的回应时,网站成员代表外部参与者完成任务。

下面是该过程的图表。

纳入外部参与者的流程图

工作流实例的“工作流状态”页的中心位置允许您监控、调整或停止运行中的工作流。

首先,我们将介绍如何访问此页面,然后介绍如何使用此页面中的选项和信息。最后,我们将介绍另外两个提供附加监控信息的页面。

本段中的部分

  1. 访问“工作流状态”页

  2. 使用“工作流状态”页面监控工作流进程

  3. 更改活动任务(已分配的任务)

  4. 更改将来任务(尚未分配的任务)

  5. 取消或终止此工作流运行

  6. 了解哪些工作流运行于项目

  7. 监控整个网站集的工作流

1. 访问“工作流状态”页

在包含项目的列表或库中,单击所需项目和工作流的“进行中的工作流”链接。 

在此示例中,项目是名为 Keynote Draft 的文档,工作流是“审批 3”。

单击工作流状态链接

“工作流状态”页将打开。

注意: 

  • 如果列表或库包含大量项目,可以使用排序和/或筛选功能,以更快地找到要查找的项目。如果您发现自己以相同方式重复排序和/或筛选,则可能需要创建自动化特殊排列的自定义视图。

  • 要访问“工作流状态”页面,还可以针对感兴趣的特定实例单击“已启动”电子邮件通知中的“查看此工作流的状态”链接或“已完成”电子邮件通知中的“查看工作流历史记录”链接。

段顶部

2. 使用“工作流状态”页面监控工作流进程

在这里,在“工作流状态”页面的每个部分的图示下,您将找到此部分回答的监控问题。

“工作流信息”部分

“工作流状态”页的“工作流信息”部分

回答的问题:

  • 谁启动了此工作流实例?

  • 何时启动了此实例?

  • 此实例中的上一操作何时发生?

  • 此实例在哪个项目上运行?

  • 此实例的当前状态是什么?

任务部分

“工作流状态”页的“任务”区域

回答的问题:

  • 已创建并分配哪些任务,其当前状态是什么?

  • 已完成哪些任务,其中每个任务的结果是什么?

  • 已创建和分配的每个任务的截止日期是什么?

已删除的任务和未分配的任务不会在此部分中显示。

“工作流历史记录”部分

“工作流状态”页的“工作流历史记录”部分

回答的问题:

  • 此工作流实例中发生了哪些事件?

  • 请注意,过期任务和过期任务通知出现在此区域中。

段顶部

3. 更改活动任务(已分配的任务)

有两种方法更改已分配但尚未完成的任务:

  • 更改单个活动任务

  • 更改所有活动任务

更改单个活动任务

权限   若要对分配给其他人但不是您自己的单个任务进行任何更改, 您必须具有 "管理列表" 权限。("所有者" 组默认具有 "管理列表" 权限; "成员" 组和 "访问者组" 则不是。例如, 您可以使用允许您启动工作流但不能对其他参与者的任务进行更改的权限。)

如果具有必需的权限:

  1. “任务”列表中单击任务的标题。
    单击列表中的任务标题

  2. 使用任务表单完成、删除或重新分配任务。

有关如何使用任务窗体的更多详细说明, 请参阅本文的完整部分。

更改所有活动任务

权限   下图中的所有四个命令链接都显示在具有 "管理列表" 权限的任何人的 "工作流状态" 页面上。前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上, 但显示 "结束此工作流" 链接, 除非该人员也具有 "管理列表" 权限。(同样, "所有者" 组在默认情况下具有 "管理列表" 权限; "成员" 组和 "访问者组" 不会。

  1. 在“工作流可视化”正下方的区域中,单击“更新审批的活动任务”链接。

  2. 在打开的表单中进行更改,然后单击“确定”

    • 反映您所做的更改的消息将被发送给在此次运行中目前被分配任务的人员。

    • 已完成或删除的任务以及尚未分配的任务不会受此表单中所做的更改的影响。

    • 如果要对尚未分配的任务进行更改,请参阅以下部分:“更改将来任务”

更改活动任务的表单

标注 1

每个任务的工期及工期单位

  • 保留现有截止   日期    将“每个任务工期”留空,不对“工期单位”进行任何更改。

  • 删除截止日期,以便   不留任何截止日期    在“每个任务工期”中键入数字 0

  • 若要通过延长任务工期移走截止日期   同时使用两个工期字段指定要延长的工期的单位的数量和类型。

标注 2

请求

  • 若要更改请求   文本    在文本框中进行任何所需的更改。

  1. 按照所需方式在表单中设置所有字段后,单击“确定”。

更新当前实例中的所有活动任务。

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4. 更改将来任务(尚未分配的任务)

权限   下图中的所有四个命令链接都显示在具有 "管理列表" 权限的任何人的 "工作流状态" 页面上。第三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上, 但是 "立即终止此工作流" 链接会显示, 除非该人员也具有 "管理列表" 权限。(同样, "所有者" 组在默认情况下具有 "管理列表" 权限; "成员" 组和 "访问者组" 不会。

  1. 在“工作流状态”页上“工作流可视化”正下方的区域中,单击“添加或更新审批的审批者”链接。

  2. 在打开的表单中进行更改,然后单击“更新”

    注意:  已创建和分配的任务受此表单中所做的更改的影响。

更改将来任务的表单

标注 1

参与者、顺序、展开组

  • 添加或删除参与者,或者更改任务的顺序    添加、删除、和/或按参与者的姓名或地址在   参与者”字段中重新排序。

  • 删除整个阶段   单击 "该阶段的 "分配给" 字段, 然后按Ctrl+Delete.

注意: 您可以使用 "展开组" 复选框指定列出的通讯组是只应为整个组分配一项任务, 还是应为每个成员分配一个任务。

有关使用这些字段的详细信息,请参阅本文的“计划”段和相应的“添加”段(列表/库网站集)。

标注 2

请求

  • 更改请求   文本    对框中的文本进行任何所需的更改。

标注 3

所有任务的截止日期、任务工期、工期单位

  • 更改或删除日历截止日期    删除现有日期,然后提供一个新日期,或完全删除特定的截止日期,将该字段留空。(不要在此字段中键入零。 此字段必须包含日历日期值或为空。)

  • 保留现有   工期    将“每个任务工期”留空,不对“工期单位”进行任何更改。

  • 删除工期,以便不留任何工期   在“每个任务工期”中键入数字 0

  • 延长任务   工期    使用两个工期字段来指定要延长工期的单位的数量和类型。有关设置截止日期和工期的详细信息,请参阅本文的“计划”段。

  1. 按照所需方式在表单中设置所有字段后,单击“确定”。

当前实例中的所有将来任务都将反映您做的更改。

段顶部

5. 取消或终止此工作流运行

可以使用两种方法在运行中的工作流实例完成之前将其停止:

  • 取消工作流    所有任务被取消,但是仍保留在“工作流状态”页的“任务”区域。

  • 结束工作流    所有任务被取消,并被从“工作流状态”页的“任务”区域中删除。(但是,它们仍保存在“工作流历史记录”区域中。)

下面将介绍这两种方法。

取消(所有任务被取消,但仍保留在“任务”列表和“历史记录”中)

权限   下图中的所有四个命令链接都显示在具有 "管理列表" 权限的任何人的 "工作流状态" 页面上。前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上, 但会显示 "结束工作流" 链接, 除非该人员也具有 "管理列表" 权限。(同样, "所有者" 组在默认情况下具有 "管理列表" 权限; "成员" 组和 "访问者组" 不会。

如果不再需要当前工作流实例,可以将其停止。

  • 在“工作流状态”页上“工作流可视化”正下方的区域中,单击“取消所有审批任务”链接。

  • 单击“是”进行确认。

取消所有任务链接

所有当前任务被取消,工作流结束时的状态为“已取消”。已取消的任务仍列在“任务”区域和“工作流历史记录”区域中。

终止(所有任务被从“任务”列表中删除,但仍保留在“历史记录”中)

权限   下图中的所有四个命令链接都显示在具有 "管理列表" 权限的任何人的 "工作流状态" 页面上。前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上, 但显示 "结束此工作流" 链接, 除非该人员也具有 "管理列表" 权限。(同样, "所有者" 组在默认情况下具有 "管理列表" 权限; "成员" 组和 "访问者组" 不会。

如果出现错误或工作流停止工作和未能响应,可以终止工作流。

在“工作流状态”页面上的“工作流可视化”正下方的区域中,单击“结束此工作流”,然后单击“是”进行确认。

工作流创建的所有任务被取消并被从“工作流状态”页的“任务”区域删除,但是仍保留在“工作流历史记录”区域。工作流结束时的状态为“已取消的工作流”。

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6. 了解哪些工作流运行于项目

在任何项目的“工作流”页面上,您将找到当前运行于该项目的工作流的列表。

  1. 转到存储项目的列表或库。

  2. 指向项目名称,单击显示的箭头,然后在下拉菜单中单击“工作流”

  3. 在“工作流”:“项目名称”页面的“正在运行的工作流”下,您将找到当前运行于该项目的实例的列表。

注意:  请注意,不能对同一个项目同时运行单个工作流版本的多个实例。例如:添加了两个均基于“审批”模板的工作流。一个名为 Plan Approval,另一个名为 Budget Approval。任何时候对于任何项目,只能运行 Plan Approval 和 Budget Approval 之一的一个实例,而非任一工作流的个实例。

段顶部

7. 监控整个网站集的工作流

网站集管理员可以快速查看:

  • 网站集目前包含多少基于每个工作流模板的工作流。

  • 每个工作流模板本身在网站集中是处于活动状态还是非活动状态。

  • 有多少基于每个工作流模板的工作流版本实例目前在网站集中运行。

方法如下:

  1. 打开网站集的主页(而不是网站集某网站或子网站的主页)。

  2. 单击 "设置" 图标 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 , 然后单击 "网站设置"。

  3. 在“网站设置”页面上,单击“网站管理”下的“工作流”。

将打开“工作流”页面,显示相关信息。

下一步做什么?

如果这是首次运行此工作流版本,您可能需要使用本文的“审阅”段中的说明,以查看实例中的事件和了解工作流是否按预期运行。

工作流实例完成之后,您可以审阅其历史记录中记录的事件。(您可以在任何实例完成后的 60 日之内,访问该实例的记录。)

重要:  请注意,工作流历史记录仅供参考。它不能用于官方审计或任何其他法律上的证据用途。

此外,您还可以运行多个实例中整体工作流性能的报告。

本段中的部分

  1. 审阅最新实例中的事件

  2. 在 60 日之内访问实例历史记录

  3. 创建工作流性能报告

1. 审阅最新实例中的事件

只要项目仍然位于相同列表或库中,在对同一项目运行相同工作流之前,可以从此列表或库访问最新实例的历史记录。

要查看运行于任何项目的最新工作流实例的“工作流状态”页:

  • 在包含项目的列表或库中,单击所需项目和工作流的链接。

在此示例中,项目是名为 Keynote draft 的文档,工作流是 New Doc Approval

单击工作流状态链接

在“工作流状态”页上,“工作流历史记录”部分靠近底部。

“工作流状态”页的“工作流历史记录”部分

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2. 在 60 日之内访问实例历史记录

如果您需要在对相同项目运行相同工作流之后审阅某实例的历史记录,应该怎么做?

事实上,您可以从两个入口点之一(列表或库,或者工作流完成通知)在 60 日之内执行此操作。

从列表或库

  1. 转到存储项目的列表或库。

  2. 指向项目名称,单击显示的箭头,然后在下拉菜单中单击“工作流”

  3. 在 "工作流:项目名称" 页面上的 "已完成的工作流" 下, 单击要查看的工作流实例的名称或状态。
    项目“工作流”页面上的“已完成的工作流”列表
    该实例的 "工作流状态" 页面随即打开。

从工作流完成通知

  • 打开要审阅的实例的工作流完成通知,然后单击“查看工作流历史记录”链接。


该实例的“工作流状态”页面将打开。

要保留所有完成通知,可能需要创建 Outlook 规则。将此规则设置为将在“主题”行上具有已完成文本的所有传入邮件复制到其自己的单独文件夹中。(确保您的 Outlook 规则复制传入邮件,而不是仅仅移动它们,否则通知不会显示在收件箱中。)

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3. 创建工作流性能报告

要了解某个工作流版本在整个过程和多个实例中的一般表现,可以创建以下两个预定义报告之一或全部创建:  

  • 活动持续时间报告    使用此报告可以查看完成工作流的每个活动花费的平均时间,以及完成此工作流的每个完整行程或实例所花费的时间。

  • 取消和错误报告    使用此报告可以查看工作流是否被频繁取消或在完成之前遇到错误。

创建可用的工作流报告

  1. 在列表或库中,在该工作流的“状态”列,单击任何状态信息链接。

  2. 在“工作流状态”页的“工作流历史记录”下,单击“查看工作流报告”

  3. 定位到要查看其报告的工作流,然后单击要查看的报告的名称。

  4. 在 "自定义" 页面上, 保留或更改将在其中创建报表文件的位置, 然后单击"确定"
    在文件保存位置单击“确定”
    将创建报表并将其保存到指定位置。

  5. 完成报告后,可以单击下图中的链接以进行查看。否则,单击“确定”以完成并关闭该对话框。(之后,如果准备查看此报告,可以在前述步骤中指定的位置找到报告。)

下一步做什么?

如果工作流正好按预期运行,您就可以使用它了。

如果需要更改其工作方式的任何信息,请参阅本文的“更改”段。

运行新“审批”工作流的首个实例并审阅结果后,您可能需要对工作流配置方式进行一项或多项更改。

此外,在将来的不同时间您可能需要进一步更改配置。

最后,可能在某个时候要短期或长期禁用工作流,但不将其删除 — 或者您可能确实希望将其彻底删除。 

本段中的部分

  1. 更改工作流的永久设置

  2. 禁用或删除工作流

1. 更改工作流的永久设置

若要对现有工作流的设置执行永久更改,可以打开并编辑最初用于添加工作流的关联表单。

如果工作流仅在一个列表或库中运行

  1. 打开工作流在其中运行的列表或库。

  2. 在功能区上,单击“列表”“库”选项卡。

    注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。例如,在日历列表中,此选项卡名为“日历”

  3. 在“设置”组中,单击“工作流设置”。

  4. 在“工作流设置”页面的“工作流名称(单击可更改设置)”下,单击要更改其设置的工作流的名称。

    注意:  如果所需的审批工作流未显示在列表中,则该工作流可能只与一种内容类型关联。此列表显示哪些工作流由列表正下方的“这些工作流配置为在此类型的项目上运行”控件控制。(请参阅图示。)在下拉菜单中单击内容类型选项以了解哪一项显示所需的工作流。所需的工作流在列表中显示后,单击其名称。

  5. 在最初用于添加工作流的关联表单的同样两个页面中,执行所需更改并将其保存。

    有关关联表单中的字段和控件的详细信息,请参阅本文的“计划”段和相应的“添加”段(列表/库网站集)。

如果工作流在网站集的所有列表和库中运行

  1. 打开网站集的主页(而不是网站集某网站或子网站的主页)。

  2. 单击“设置”图标 ,然后单击“网站设置”。

  3. 在“网站设置”页面的“Web 设计器库”下,单击“网站内容类型”。

  4. 在“网站内容类型”页上,单击对其运行工作流的网站内容类型的名称。

  5. 在选定内容类型的页面上,在“设置”下方,单击“工作流设置”

  6. 在“工作流设置”页面的“工作流名称(单击可更改设置)”下,单击要更改其设置的工作流的名称。

  7. 在最初用于添加工作流的关联表单的同样两个页面中,执行所需更改并将其保存。

    有关关联表单中的字段和控件的详细信息,请参阅本文的“计划”段和相应的“添加”段(列表/库网站集)。

段顶部

2. 禁用或删除工作流

如果工作流仅在一个列表或库中运行

  1. 打开工作流在其中运行的列表或库。

  2. 在功能区上,单击“列表”“库”选项卡。

    注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。例如,在日历列表中,此选项卡名为“日历”

  3. 在“设置”组中,单击“工作流设置”。

  4. 在“工作流设置”页面上,单击“删除、阻止或还原工作流”链接。

  5. 使用“删除工作流”页面上的表单可以禁用、重新启用或删除工作流。
    “删除工作流”页面上的表单

此表单有五列:

  • 工作流    工作流的名称。

  • 实例    当前运行于项目的工作流的实例数。

  • 允许    允许工作流继续正常工作的选项。

  • 没有新实例    使任何当前运行的工作流实例完成但通过使任何新实例无法运行来禁用工作流的选项。(此操作可逆的。要在以后重新启用工作流,请返回此页面并选择“允许”。)

  • 删除    从列表或库中完全删除工作流的选项。所有运行中的实例将立即终止,此工作流的列不再显示在相关列表或库的页面上。(此操作可逆。)

如果工作流在网站集的所有列表和库中运行

  1. 打开网站集的主页(而不是网站集某网站或子网站的主页)。

  2. 单击“设置”图标 ,然后单击“网站设置”。

  3. 在“网站设置”页面的“库”下,单击“网站内容类型”

  4. 在“网站内容类型”页上,单击要对其运行工作流的网站内容类型的名称。

  5. 在选定内容类型的页面上,在“设置”下,单击“工作流设置”

  6. 在“工作流设置”页面上,单击“删除、阻止或还原工作流”链接。

  7. 使用“删除工作流”页面上的表单可以禁用、重新启用或删除工作流。
    “删除工作流”页面上的表单

此表单有五列:

  • 工作流    工作流的名称。

  • 实例    当前运行于项目的工作流的实例数。

  • 允许    允许工作流继续正常工作的选项。

  • 没有新实例    使任何当前运行的工作流实例完成但通过使任何新实例无法运行来禁用工作流的选项。(此操作可逆的。要在以后重新启用工作流,请返回此页面并选择“允许”。)

  • 删除    从网站集中完全删除工作流的选项。所有运行中的实例将立即终止,此工作流的列不再显示在相关列表或库的页面上。(此操作可逆。)

下一步做什么?

如果已执行任何更改,请运行工作流的测试实例,以确认更改的效果。

进一步自定义

可以使用多种方式进一步自定义 SharePoint 产品附带的工作流。

您甚至可以从头开始创建自定义工作流。

您可以使用以下任何程序或所有程序:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    自定义工作流表单、操作和行为。

  • Microsoft Visual Studio    构建您自己的自定义工作流操作。

有关详细信息,请参阅 Microsoft Software Developer Network (MSDN) 帮助系统。

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