“企业系统最佳实践”白皮书

本白皮书是我们的“一线快报”系列文章的一部分。 本文概述了企业系统(包括 Microsoft Project Server)的操作最佳实践。 本文说明了尽管企业系统致力于在用户级别提供易于使用的界面,需要提供此类界面的技术和基础结构为何通常非常复杂。 之后,本白皮书介绍了这种复杂性为何导致您需要利用某些基本的最佳实践,以便带来在企业系统中维持高度可靠性的的最佳良机。

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企业管理最佳实践

我主要撰写与企业时间表或企业项目管理系统有关的文章,在谈到此类系统时,我最常提到的一个部署阶段是选择或配置阶段:从战略角度加以探讨。 本文更多的是谈论操作实践,并没有具体介绍企业时间表或 Microsoft Project Server 等项目系统。 相反,本文对企业系统进行了概述,当然,其中的主题可能会涉及几乎所有 Project Server 部署。

我们遇到已经部署的 Project Server 系统或与现有客户交谈时,我们通常会询问该组织如何进行部署以及如何为系统及其环境提供支持。 在我们刚刚开始进入这个行业时,交流通常十分简单,因为我们要安装的项目软件始终存留在最终用户的 PC 上,此时,系统维护便始终是一种本地概念。 而如今,这种情况已非常少见。 企业系统提供了简单的界面或显示方式,最终用户通常可以通过 Web 浏览器访问类似于其他网页的页面来使用各种功能。 这些系统在前端有多简单,其后台就可能有多复杂。 要显示这种界面,所需的技术很可能拥有很多层,其依赖于多个技术和基础设施来源并且(如果还不够的话)可能需要一直进行更新。

但是,我们可以通过一些基本的最佳实践来帮助您最大程度地维持高水平的企业系统可靠性。

查找所有者

实际上,我们必须将此划分为两个所有者,因为任何成功的企业系统均具备一个业务所有者和一个技术所有者。 只有当业务所有者是 IT 部门主管且企业系统主要用于该部门时,这两个所有者才可能是同一人。 因此,我们将这一流程划分为两个部分:

查找业务所有者

此人应是拥有项目管理系统的既得利益的主管或是高层管理人员。 该系统所具备的优势或其必须克服的挑战必须是可以对该主管形成直接影响的优势和挑战。 并且很明显,通常此角色无法由委员会或多个人员共同担当。

一般来讲,该职责必须具体落实到某个人员头上。 此人可能也是系统实施计划的执行发起人,也可能不是。 通常情况下,执行发起人不是企业系统的最终业务所有者。

即使是在部署项目结束后,业务所有者 仍将拥有系统,如果他们不再需要用到系统,则必须找出另一个业务所有者并将系统委托给该人员,或者让系统退役。

查找技术所有者

对于企业级的系统而言,只配备一个技术人员是不够的。 请记住,企业系统依赖于多个技术层。 技术所有者必须为职务足够高的经理或 IT 部门主管,从而该人员可以立刻与其他技术层的所有者进行互动。 其中可能包括拥有 SQL Server 数据库、安装 SQL Server 的数据库服务器、安装 Project Server 的应用程序服务器、网络、Web 服务器或服务器场、互联网连接、防火墙、Active Directory 和 Exchange 服务器、安全服务器或系统以及客户端级操作系统映像的高层管理人员。 高层管理人员必须将该企业系统展示给控制企业环境中其他领域的经理。

保持针对性

请确保 Project Server a) 具备一个用途 b) 致力于满足这一用途。 听上去似乎非常简单? 但事实并非如此。 很多时候企业系统的采购都出自错误的理由,而 IT 部门中的某个相关人员应负责找到系统的用途。 负责签字确定企业系统的业务用途的人员应当是业务所有者,尽管这一过程会涉及其他人员。 多年以来,我一直会询问这些主管一个问题,“您现在无法或很难做出哪种业务决策,而在部署该系统后则可以解决这一问题?”在确立业务要求(注意,我说的不是所需功能)后,请确保企业系统能够实际满足这一要求。 我遇到过很多列出了一大串所需功能的人,但他们却几乎完全没有理解自己试图通过这些功能达成的目标。

随着组织演变,请确保业务所有者能回归这一基本概念。 部署 Project Server 等企业系统可能会从根本上改变部署该系统的企业,那么,如果说组织对于系统的要求随之发生改变,我们也完全不会感到惊讶。

经常可以发现,组织在实施和部署 Project Server 数年后,内部却没人知道为什么该系统对于组织如此重要。 系统肯定仍在服役。 这种使用是出于惯性,而其用途则早已无人知晓,每天从系统受益的主管不知道这些好处来自何处。

将其融入您的企业架构

几年前,我记得曾与我们的一位技术人员前往一家忧心忡忡的客户组织。 他们自己安装的 Project Server 实例存在各种类型的问题。 当面交流时,我们要求采访了许多技术人员,跨越多个技术层来追溯系统问题根源。 当到达数据库层时,我们震惊了。 他们用于安装该系统的 SQL Server 版本居然位于一台最终用户 PC 上,而不是在组织的某台标准数据库服务器上。 每次重新启动、关闭 PC 或安装某些内容,数据库都将变得不可用。 这对数百位最终用户造成了严重影响。

这是一家大型组织,因为并不缺乏可以仰仗的企业服务器或基础设施。 这种情况下,该问题得以轻松解决。 不过,这仍是一个很好的教训。 您可能已在现有企业基础设施中耗费了大量精力以使其变得稳定、可靠和安全,那么,您正在部署的系统是否正整合到这一基础设施中?

备份系统

我知道。 这很傻,不是吗? 令人吃惊和遗憾的是,这种做法并不傻。 众所周知,企业系统的备份可能非常复杂,因为它们可能需要同时备份系统的多个方面。 基本数据的备份必不可少,同时还需要备份实施的元数据和配置数据。 系统对应的辅助系统的相关数据可能也必须在同一备份计划中予以备份。 在考虑 Project Server 时,我们不仅需要考虑备份项目数据库,还需要备份 SharePoint Server 数据库。 在 2010 之前的 Project Server 版本中,我们可能需要备份全局模板。 即便是现在,可能也需要备份单个 PC 上的模板元素。

仅仅备份是不够的。 更改或升级系统时,至少要执行一次数据库还原。 我记得多年前曾帮助一位客户设计了备份策略。 他关闭了服务器,抽出硬盘,放入其他硬盘,然后看着我们说,“瞧, 硬盘刚才崩溃了。 这是新格式化的硬盘。 请还原我的 Project Server。”我有点吃惊,但更多是因为我意识到,这个要求是多么地棒,我越深入思考,就越惊讶地认识到居然以前(或后来)从未有人提出过这种要求。 因此,请至少执行一次还原测试。 顺带一提,我们能够还原该系统,但这种还原没有像我们所设想的那样纯净,我们必须更新备份流程。

暂存/生产

“世界是座大舞台,男男女女都只是演员。”这是莎士比亚在很久以前的一句名言。 在本例中,这座舞台更多的是关于暂存,它对于企业系统至关重要。 一旦系统投入生产,您会希望尝试新的配置、添加新的自定义、尝试新的报告、链接、字段和其他更改。 您会获得更新和升级,而这些元素必须首先在暂存或开发环境中进行试用,以避免其对于生产环境中的用户造成冲突。 即便是像浏览器更新或数据库更新这样基础的元素都可能对企业系统产生重大影响,因此,请确保保留并维护一个独立于生产环境的暂存环境。 在如今这个虚拟服务器的时代,这一过程可能比过去更加容易。 如今通常只需从生产系统克隆整个环境,但说起来比做起来容易,具体情况取决于您选择的部署方式。 请记住,尽管您复制了整个服务器,仍然会遇到各种各样的技术难题。

监视、监视、监视

有许多可用于监视企业系统的监督点。 首先,必须确保最终用户可以使用 Project Server,同时也必须确保在系统不可用时尽快通知相关技术人员。 谢天谢地,市面上提供了许多工具来确保系统正常运行和可用,并且即使在最终用户没有注意到问题的情况下也可以自动通知技术人员。 但同时也必须留意其他监视元素。 最好监视并记录应用程序的运行状况,包括其使用的内存量、占用的 CPU 计算量、系统可能报告的错误(即便系统已从这些错误中自行恢复)、所需的服务器重启以及技术基础设施的其他元素的相关运行状况。 例如,知道 IIS 存在技术问题可能对于维持企业应用程序的可用性至关重要。

再小的改变也是改变

Project Server 所基于的技术 每天都在发生改变。 这种改变无法避免。 Windows Server 操作系统通常每隔几天就会收到更新,SQL Server 可能每隔几周就会接收更新。 个人 Windows 客户端操作系统、其病毒扫描软件、防火墙和 Internet Explorer 及其加载项会定期获得更新。 从数据到最终用户这条链路的任意部分都可能导致应用程序崩溃,因此,请创建一个结构来管理整个技术堆栈中的改变。

这可能是一项挑战,因为许多不同的企业应用程序可能依赖于相似的堆栈元素。 我们曾有位客户十分天真地更新了 Project Server,过一会儿却发现整个 SharePoint Server 环境崩溃了。 很明显,在应用 Project Server / SharePoint Server 更新的方式上存在错误。 尽管拥有完整的备份并且没有损失任何数据,升级流程却没有即时回滚配置,因此导致了毁灭性的结果 - 他们耗费了数天来进行撤销。

在另一个组织中,我们有位客户更新了另一个企业应用程序,而该应用程序要求所有用户必须升级自己的浏览器版本,结果发现,该公司已在使用的其他企业应用程序不支持更新的浏览器版本。 这是众所周知的难题和挑战。 最后,他们必须回滚企业系统的升级,然后等待所有企业应用程序通过更新来支持新的浏览器升级。

有时,表面上的集成比真正进行集成更好

观看销售演示时,多个工具的集成看起来总是如此简单。 就像变戏法一样,数据从这里开始,在那里结束! 在 Project Server 等高度灵活的工具与财务/ERP 等其他企业系统之间建立链接是一项足够困难的挑战,我们始终建议在建立链接前就将这两类系统投入生产环境并保持稳定。 但是,在集成这些系统时,更为重要的是监视两套系统的更改,以便确保对其进行正确的链接。

在升级任一系统时,可能会出现数据更改、结构更改或不同的技术要求。 也可能出现新的功能和优势,但请确保首先在暂存环境中测试现有链接功能,然后方可实施到生产环境中。

记录、记录、记录

负责选择和部署 Project Server 的人员不会永远担任此类角色。 实际上,如果他们表现出色,他们就不会继续负责管理组织需要开展的下一次企业部署。 因此,请一定要记录配置决策、预期收益、运营期望和用于制定这些决策的参数。 未来当其他人查看这套系统时,他们会费力思索,“过去那些家伙是怎么想的?”这时,请确保您能告诉他们答案。

企业系统文档应当是随着每次升级、每次业务或技术所有者变更或者运营结构或业务要求发生重大更改而进行更新的有效文档。

三思而后行

我们对于首次跳入昏暗湖水的人也是这样建议的。 这是否是浅水? 水面下是否正好有石头? Project Server 等企业项目管理系统确实可将复杂的数据元素整合到一处,从而可以根据这些数据制定更有效的决策,进而通过决策带来的优势让组织作出影响深远的改进。 但您必须做好充分的准备,以确保您操作企业系统的方式 可以带来所需的优势,同时不会让组织面临可能快速抵销这些利益价值的成本与风险。

关于作者

Chris Vandersluis 是加拿大蒙特利尔的 HMS Software(Microsoft 认证合作伙伴)的总裁及创始人。 他拥有 McGill 大学的经济学学位,在项目控制系统自动化领域有着三十余年的丰富经验。 他是项目管理委员会 (PMI) 的长期成员,帮助创办了 Microsoft Project 用户组 (MPUG) 的蒙特利尔、多伦多和魁北克分会。 Chris 撰文的期刊包括《财富》、《Heavy Construction News》、《Computing Canada》杂志和 PMI 的 PMNetwork,他也是《Project Times》的专栏作者。 他在 McGill 大学讲授高级项目管理课程,经常在北美和全球各地发表有关项目管理联盟职能的演讲。 HMS Software 是面向项目的时间记录系统 TimeControl 的发布商,自 1995 年起成为 Microsoft Project 解决方案合作伙伴。

可以通过电子邮件联络 Chris Vandersluis:chris.vandersluis@hms.ca

如果您希望阅读 Chris Vandersluis 撰写的更多 EPM 相关文章,请访问 HMS 的 EPM Guidance 网站 (http://www.epmguidance.com/?page_id=39)。

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