自动保存和恢复 Office 文件

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有时,Microsoft Office 程序关闭之前,您可以将更改保存到您正在处理的文件。一些可能的原因包括 ︰

  • 发生了断电现象。

  • 系统受另一个程序影响而变得不稳定。

  • Microsoft Office 程序本身出现了问题。

尽管您无法总是防止上面这些问题的发生,但您可以采取一些步骤,以便在 Office 程序异常关闭时保护您的工作。

你想如何操作?

了解“自动恢复”和“自动保存”的工作方式

启用和调整“自动恢复”和“自动保存”

及早保存和经常保存

了解“自动恢复”和“自动保存”的工作方式

自动恢复选项 (在以下 Microsoft Office 程序 ︰ Word、 Excel、 PowerPoint、 Publisher 和 Visio) 和自动保存选项 (在 Microsoft Office Outlook) 可以帮助您避免丢失工作两种方式 ︰

  • 将自动保存您的数据    如果启用自动恢复自动保存,您的文件 (如 Microsoft Office Word 文档) 或项目 (如 Outlook 电子邮件) 会自动根据您希望多次保存。因此,如果您已经工作很长时间,但忘记保存的文件或断电问题,如果您已处理的文件包含所有或在至少有些工作以来所完成您上次保存它。

  • 会自动保存您的程序状态    在 Microsoft Office Excel、 Microsoft Office Outlook、 Microsoft Office PowerPoint 和 Microsoft Office Word 中,没有启用自动恢复自动保存到另一个好处。在以下程序中,如果您启用此选项,某些方面的程序的状态将恢复其异常关闭后重新启动程序时。

    例如,将同时处理多个 Excel 工作簿。在不同窗口中,使用每个窗口中可见的特定数据,每个文件已打开。在其中一个工作簿中,选择单元格可帮助您跟踪您已经检查哪些行,然后 Excel 崩溃。重新启动 Excel 时,它会再次打开工作簿,并将窗口还原为之前的 Excel 崩溃的方式。

    尽管并非程序状态的每个方面都可以恢复,但在很多情况下,恢复功能可以帮助您更快速地恢复。

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启用和调整“自动恢复”和“自动保存”

你正在使用哪个 2007 Microsoft Office 系统 程序?

Excel

Excel

  1. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“Excel 选项”。

  2. 单击“保存”

  3. 选中“保存自动恢复信息时间间隔 x 分钟”复选框。

  4. “分钟”列表中,指定您希望该程序保存数据和程序状态的频率。

    提示: 恢复文件所包含的新信息量取决于 Microsoft Office 程序保存恢复文件的频率。例如,如果每隔 15 分钟才保存恢复文件,则恢复文件将不包含在发生电源故障或其他问题之前最后 14 分钟所做的工作。

  5. 或者,您可以更改程序自动保存您所处理的文件版本的位置(在“自动恢复文件位置”框中指定)。

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Outlook

  1. 具体方法是:在“工具”菜单上,单击“选项”

  2. 首选项选项卡上,单击电子邮件选项,然后单击高级电子邮件选项

  3. 选中“项目的自动保存间隔: x 分钟”复选框。

  4. “分钟”列表中,指定您希望该程序保存数据和程序状态的频率。

    提示: 恢复项目所包含的新信息量取决于 Microsoft Office 程序保存恢复项目的频率。例如,如果每隔 15 分钟才保存恢复项目,则恢复项目将不包含在发生电源故障或其他问题之前最后 14 分钟所做的工作。

  5. 另外,在“项目的自动保存位置”菜单中,还可以选择您希望 Outlook 自动保存项目的文件夹。

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PowerPoint

  1. 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 中,,然后单击PowerPoint 选项

  2. 单击“保存”

  3. 选中“保存自动恢复信息时间间隔 x 分钟”复选框。

  4. “分钟”列表中,指定您希望该程序保存数据和程序状态的频率。

    提示: 恢复文件所包含的新信息量取决于 Microsoft Office 程序保存恢复文件的频率。例如,如果每隔 15 分钟才保存恢复文件,则恢复文件将不包含在发生电源故障或其他问题之前最后 14 分钟所做的工作。

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Publisher

  1. “工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“保存”选项卡。

  2. 选中“保存自动恢复信息时间间隔 x 分钟”复选框。

  3. “分钟”列表中,指定您希望该程序保存数据的频率。

    提示: 恢复文件所包含的新信息量取决于 Microsoft Office 程序保存恢复文件的频率。例如,如果每隔 15 分钟才保存恢复文件,则恢复文件将不包含在发生电源故障或其他问题之前最后 14 分钟所做的工作。

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Visio

  1. “工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“保存/打开”选项卡。

  2. 选中“保存自动恢复信息时间间隔 x 分钟”复选框。

  3. “分钟”列表中,指定您希望该程序保存数据的频率。

    提示: 恢复文件所包含的新信息量取决于 Microsoft Office 程序保存恢复文件的频率。例如,如果每隔 15 分钟才保存恢复文件,则恢复文件将不包含在发生电源故障或其他问题之前最后 14 分钟所做的工作。

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Word

  1. 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 中,,然后单击Word 选项

  2. 单击“保存”

  3. 选中“保存自动恢复信息时间间隔 x 分钟”复选框。

  4. “分钟”列表中,指定您希望该程序保存数据和程序状态的频率。

    提示: 恢复文件所包含的新信息量取决于 Microsoft Office 程序保存恢复文件的频率。例如,如果每隔 15 分钟才保存恢复文件,则恢复文件将不包含在发生电源故障或其他问题之前最后 14 分钟所做的工作。

  5. 或者,您可以更改程序自动保存您所处理的文件版本的位置(在“自动恢复文件位置”框中指定)。

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及早保存和经常保存

自动恢复和自动保存功能不是定期保存所做的工作,通过单击保存 按钮图像 的替代。保留您已完成的工时的最可靠方法是手动保存文件。

键盘快捷方式若要保存文件时,按 CTRL + S。

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