飞机上是否有飞行员?:白皮书

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“如果飞机上有飞行员,请按响呼叫按钮。”是所有乘客都不想听到的内容。我再次阅读了一则不寻常的新闻故事,这个故事源自发生于 2013 年 12 月的一起真实事件,与这起事件很相似。在一架从爱荷华州得梅因起飞的航班上,飞机驾驶员突发状况,需医疗急救,副驾驶员询问飞机上是否有飞行员。身为美国空军 B1 轰炸机驾驶员的 Mark Gongol 上校挺身而出,充当临时飞机驾驶员。飞机、乘客以及机组人员全部安全着陆。

这是一个很棒的故事,但最近再一次阅读时,我却被某些完全不同的东西所触动。我们的一位潜在客户最近来电询问他们是否可以“试用 (pilot)”我们的企业项目时间表软件。这类电话总是让我深思。当有人在飞机上说“飞机驾驶员 (pilot)”时,我们都非常明确地知道这指的是什么,但是当评估软件选择的某人说“pilot”这个词的时候,我就不太确定它的意思了。

在软件领域,“试点 (pilot)”这个术语通常和其他具有挑战性的评估方法(如,“概念证明”)混合在一起。我们来看看这些术语的含义是什么,以及如何在你自己的企业评估流程中最好地使用它们。

概念证明

这个术语可以追溯到很多年前,在电气工程领域广为使用。制作电路试验板的目的在于检查电路是否可行,而不是为了投入生产。在概念证明中,你在试验台上花费的时间可能比制造生产电路的时间更多,但是你能损坏的只是你面前的电路板而已。这曾是证明电路可能带来理想结果的一种成本和风险都低的方法。

在软件术语中,概念证明旨在证明某些东西。当潜在客户来电询问我可否帮助他们针对企业项目管理或企业时间表软件进行概念证明,我始终给予同一答复:“您想要证明什么概念?”

而对这一答复的反应通常会是沉默和一种困惑的表情。

如果你想要实施概念证明,但是你对于你想要证明的东西毫无概念,那你从何而知它是成功的还是失败的呢?这当然是没有办法的。

那么为什么,你问道,会有人想要实施概念证明呢?最常见的回答是,概念证明的实施请求方无法从管理层处获得实施其所正在研究的软件的必要资源,但同时希望,如果软件可以直接在管理层面前运行,他们就能够爱上这个产品理念,并一致同意部署这一产品。在这种情况下,“证明”即是向管理层证明,“概念”即企业软件整个概念。

如果能轻松地让管理层相信企业项目和时间表软件对其而言非常适用,我们对于这一软件的部署力度将会大得多。

这一方法存在的问题是,你在为部署这一概念证明实例而能做的工作方面获得的支持与你在企业系统的生产部署方面获得的支持极有可能不相同。一个组织要成功部署企业系统(例如,时间表或项目管理系统),需要实现很多东西。首先,针对部署相关的组织的各个方面,将需要管理层和一线工作人员的投入。接下来,将需要配置时间、用于连接到其他企业系统的技术服务人员的协助、管理赞助、培训时间,当然还有金钱。

如果你没有这些东西,那么你能在概念证明里完成的系统会是什么呢?充其量也就是你的需求的一个幻影罢了。在当今的云端时代,你很可能可以访问某个完全托管的系统,这样你至少不用操心购买服务器和软件,但是对于哪怕最基本的概念证明系统的部署而言,一个系统的安装也是部署所需的工作的一个部分。

对于针对有可能会影响整个组织的某个东西的实施投入大量金钱和资源这一举措,企业总是犹豫不决,这一点是较容易理解的。这可是高风险的实践。我们倾向于只讨论企业项目管理软件的优点,但很容易想象,如果同一项目出现错误,则会产生同等的负面影响。因此,一个显然需要考虑的问题就是减缓风险。但是如果真正的难题是让管理层相信并接受该系统的优势所在,那么实现这一目的当然有更好的方法。就 HMS 软件而言,我们聚焦在以下几个技巧上:

  1. 和现有的真正客户对话。

    我们很荣幸已拥有一些大客户,他们总体上对我们十分满意。当新的潜在客户对他们将要使用的产品产生疑问时,我们便会在这个潜在客户与我们的现有客户之间搭建联系。在许多情况下,现有客户会大方提出主动举办现场会谈。在其他的情况下,他们会相互通话,我们则刻意回避,不参与他们之间的对话。我们鼓励现有客户既分享好消息,又分享相关的挑战。

  2. 让我们来证明。

    如果你确实有需要证明的概念,那么让我们帮助你证明。某些实施的某些方面需要先进行证明,这是存在合理的理由的。可能部署将具有大量的某一类型的数据。例如,有一次我们被要求展示用于特大型项目负载的解决方案。我们被要求展示用于处理特定浏览器或特定数据库的软件,或链接到特定版本的特定外部系统的软件。如果这就是阻止评估的那类概念,那么解决这一难题的最佳人选便是相关主题专家。

  3. 你可以进行一些相关培训。

    在潜在客户必须展示其工作人员用于处理其数据的系统的情况下,我们将帮助客户将数据加载到托管系统,然后至少根据客户需要配置系统,并对将涉及的人员进行培训。我们十分倾向于亲临公司帮助进行演示,但如果这种情况不可实现,我们会请求查看相关人员将使用的脚本或演示资料,并请求帮助对其进行调整或对执行脚本或演示资料的人员进行培训。

如果需要试用的话,试点在哪里?

那么试点项目怎么样呢?有一些进展了,是吗?可能是的。如果你被要求建立企业时间表或企业项目管理系统的试点部署,你应该首先确定目标。如果目标全是关于概念证明,那么你根本不是在进行试点计划。

试点项目是真正的、生产中的、实时的部署。这通常会涉及针对正在被评估的系统要考虑的相关总用户群体的子集,因此试点项目可能会花费一些时间。一开始便将整个目标用户群体的需求纳入了考虑范围,而试点计划则专注于对试点用户执行真正意义上的产品实施。他们将在实际上使用新系统管理其项目或在实际上填充其时间表。

试点实施将面临完整的生产部署所面临的相同挑战,数据的量级或复杂性方面除外。我所见过的最为常见的试点项目挑战包括缺少资助,预算、时间和资源,最糟的情况可能是,缺少明确的目标来了解如何确定试点项目是否成功。

这并不是说试点项目不好。实施试点可以是十分明智的举措,并且可有助于减轻因部署配置不完整或者不当而产生的为整个组织带来不利影响的风险。但是,如何成功实施试点项目需要一些思考。

最近,我们开始为一个公共部门组织实施一个规模巨大的部署。关于这一实施,令人可喜的是,该组织已用去了所应投入的全部时间来完成他们的评估。对于要采用的企业系统,他们已经做出了抉择。令人高兴的是,他们选择了我们的产品。我们在去年一直同他们的评估团队一起工作,以确保解答他们的技术问题,但现在关注点转向了对该组织中人员的日常流程的影响。

他们建议我们针对一个群组实施为期 6 个月的工作,虽然该群组的规模已经不小了,但也就只相当于整个群组的约 10%。虽然没有足够的预算,但试点获得了最高级别管理层的支持,而且我们有足够的时间来确保我们能够针对这样一个部署提供通常我们能够提供的一切协助。将要投放到这一项目跟踪和时间表环境中的工作组将在可预见的将来在生产中使用该系统进行工作,因此这不仅仅是一个测试。这更像是部署的第一个阶段,而不是“试用该产品,看看效果如何”的实践。在所有这些要素都到位后,我们充分期待今年年底能获得成功。

总结

试点和概念证明项目是企业软件中的现实,如果将来你会实施这类项目,你可以帮助成功向参与项目的每个人指出推动项目成功的关键因素:

  1. 首先,确保你制定了清除明确的目标。

  2. 其次,确保管理层了解你的需要,并将给予你金钱、资源和时间方面的支持以达成这些目标。

  3. 最后,请确保制定了项目计划,并按照管理项目组合中任何其他项目的相同方式对其进行管理。

关于作者

Chris Vandersluis 是总部位于加拿大蒙特利尔的 HMS Software(Microsoft 认证合作伙伴)的创始人。他拥有麦吉尔大学经济学学位,在项目控制系统自动化方面有 30 多年的经验。他是项目管理协会 (PMI) 的长期会员,并帮助建立了 Microsoft Project 用户组 (MPUG) 的多伦多蒙特利尔分部和魁北克分部。刊登过 Chris 撰写的文章的出版物包括《财富》、《Heavy Construction News》、《Computing Canada》杂志、PMI 的 PMNetwork 以及 Project Times。他在麦吉尔大学教授高级项目管理,并经常在北美和世界各地的项目管理协会聚会上讲话。HMS Software 是面向项目的计时系统 TimeControl 的发布商,他们自 1995 年以来,一直是 Microsoft Project 解决方案合作伙伴。

可以通过电子邮件联络 Chris Vandersluis:chris.vandersluis@hms.ca

如果你希望阅读 Chris Vandersluis 撰写的更多 EPM 相关文章,请访问他的 EPM Guidance 博客 (http://www.epmguidance.com/?page_id=39)。

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