预览和打印数据库对象

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从 Microsoft Office Access 2007 数据库打印数据时,您设置的选项将取决于哪种类型的对象进行打印和您期望的数据显示在打印时。本文介绍了基本的打印选项可用,以及如何更改页面设置选项。

您要做什么?

选择打印选项

更改页面布局在打印前

打印表关系图

打印数据表

从数据表打印特定记录

打印窗体

设置模块的打印选项

选择打印选项

在某些情况下,您只希望快速从您的数据库打印对象,以便验证信息。在其他情况下,可能要设置格式以使其显示适合打印页面上的数据。选择任何以下满足您的需要的打印选项。

如果您需要经常打印数据,请考虑添加到快速访问工具栏的打印命令。有关添加工具栏的详细信息,请参阅文章自定义快速访问工具栏

打印的数据,而不更改设置

若要快速打印您的数据,而不进行任何更改,请使用快速打印选项。

  • 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像打印,指向,然后单击快速打印

重要: 此选项可能会导致数量的页打印,具体取决于要打印的对象和为该对象的记录源中存在多少记录的类型。具体而言,如果要打印窗体,确保已筛选的记录。有关筛选的详细信息,请参阅文章筛选: 限制视图中的记录数

更改打印机设置

若要更改打印机设置,请使用打印命令。例如,您可以选择特定打印机,要打印,或选择一个或双面打印输出之间的份数。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“打印”。

  2. 打印对话框中,选择最适合您的需求的选项。

在打印前预览

如果您想要查看的页面布局,以确保该什么您将要打印预览符合您的需要,或者如果您想要将数据导出到其他程序,请使用打印预览命令。

由于数据表和窗体不是很容易格式以进行打印,预览此类对象可以帮助您查看打印时的数据的显示方式。例如,您可以更改页面方向或边距设置。

  1. 如果该对象尚未打开,请在导航窗格中选择的对象。

  2. 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像打印,指向,然后单击打印预览

    Access 将在打印预览中打开该对象。

  3. 打印预览选项卡的页面布局组中,单击您想要使用的选项。例如,单击页边距以设置或更改边距的打印作业,或单击横向,更改页面方向 (或单击纵向以从横向更改)。

    在打印预览中打开对象时,可以在打印预览选项卡的数据组中使用命令将数据导出到另一个程序。

    注意: 

    • 如果您需要更改不能通过使用页面布局组中的命令更改的选项,例如选择打印机,设置打印区域,或选择的份数 — 中的打印组中,单击打印,然后选择在打印对话框中的选项。

    • 当您打印 Visual Basic for Applications (VBA) 代码模块时,不能使用打印预览。

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更改页面布局在打印前

预览数据后,您可以微调根据格式需要的页面布局设置。例如,您可以更改纸张、 页面方向或页边距的大小。

  1. 如果该对象尚未打开,请在导航窗格中选择的对象。

  2. 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像打印,指向,然后单击打印预览

    打开“打印预览”

  3. 打印预览选项卡上更改任何设置为以下页面布局:

    • 若要更改纸张设置,请在页面布局组中,单击大小,然后选择纸张大小。

    • 页边距是页面边缘与文本之间的空格。要增大或减小的空白区域,以更好地对齐的数据在打印页上,在页面布局组中,单击页边距,然后选择合适的边距宽度。

    • 若要更改页面方向,请在页面布局组中,单击纵向垂直设置页面的方向,或单击横向要水平方向的页面。

      页边距设置自动更改以满足方向。

      提示: 若要使整个页面可见,请在缩放组中,单击缩放旁边的箭头,然后调整的缩放级别。

    • 若要更改打印列设置,在页面布局组中的,单击,然后选择列和行网格设置、 列的大小和打印输出中所需的栏布局。

  4. 完成页面布局更改后,单击打印

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打印表关系图

您可以使用 Access 创建可视报表显示数据库中的表之间的关系。创建关系报表时,Access 会自动将其显示在打印预览。

  1. “数据库工具”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“关系”

    关系选项卡将出现并显示在当前的数据库,以及这些表之间的关系的表,如果存在任何关系。

  2. “设计”选项卡上的“工具”组中,单击“关系报告”

    表关系报告的打印预览

  3. 使用页面布局组中的打印预览选项卡中的命令,若要更改打印选项。例如,单击页边距以设置或更改边距的打印作业,或单击纵向横向以更改页面方向。

    “页面布局”组

  4. 打印预览选项卡上,单击打印

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打印数据表

尽管数据表不会打印的格式,打印的数据表很有用检查数据。

  • 要打印整个表,请单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮打印,指向,然后单击快速打印

默认情况下,打印数据表时,将不打印子数据表。您可以使用子窗体的窗体打印相关的记录。

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从数据表打印特定记录

  1. 选择一种过程使用下表中的数据。

若要选择

请执行

字段中的数据

拖动以选择所需的数据。

整个字段

将指针放在该字段的左边缘,以便它变为加号指针 加号指针 ,然后单击域。

相邻多个字段

将指针放在左边缘的第一个字段,以便它变为加号指针 加号指针 ,,然后拖动以选择所需的字段。

一列

单击列标题。

相邻多列

从字段名称列的顶部拖动以选择所需的列。

一条记录

单击记录选择器,向左或右 (具体取决于您的语言设置) 的行的方块。如果看不到记录选择器,请按 SHIFT + 空格键。

多条记录

从第一条记录的记录选择器拖您想要选择的记录。

所有记录

开始选项卡的查找组中,单击选择,旁边的向下箭头,然后单击全选 按钮图像

  1. 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“打印”。

    将出现“打印”对话框。

  2. 打印范围框中,单击选定的记录

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打印表单

虽然 Access 窗体通常用于查看和编辑数据,而不是打印数据屏幕上的,你可能需要场合其中打印的表单是必需。打印窗体时,您可能需要进行一些调整打印机设置。在打印版本的窗体中显示的字体取决于所提供的打印机的字体。

注意: 当打印窗体,即使你可能会看到单个记录时,Access 将打印窗体的记录源的所有记录。如果您想要打印特定的记录,将筛选器应用于窗体中,在继续之前。有关筛选的详细信息,请参阅文章筛选: 限制视图中的记录数

  • 打开该窗体和单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像打印,指向,然后单击打印预览

  • 进行任何必要的网页布局的更改,然后单击打印

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设置模块的打印选项

模块是包含使用 VBA 代码的自定义过程的对象。

  1. 在导航窗格中,右键单击您要打印的文件夹,然后单击设计视图。将启动 Visual Basic 编辑器。

    设置代码模块的打印选项

  2. “文件”菜单上,单击“打印”

  3. 打印对话框中,单击设置

  4. 打印设置对话框中,设置您想要更改的选项,然后单击确定

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