项目管理目标:管理资源

添加资源图形

团队的人员不只包括分配有项目工作的个人。

在项目管理中,人员属于一大类资源,而资源还可以包括用于完成项目的任何内容(例如设备或材料)。

本概述将详细介绍如何添加和管理人员及其他资源,以帮助按时完成项目且保证项目质量。

本文是项目指南中众多项目管理目标之一。

本文内容

添加资源

管理资源

项目管理示例...

示例 1:非主要的项目管理者   :你已能够很好地使用 Microsoft Project。已组织、连接你的任务,且任务的工期恰当。现在,你希望前进一大步,向人员分配任务。你突然担心需要控制额外的视图。除此之外,还意识到需要先向计划添加人员,然后才能向这些人员分配任务。还担心将显示有关这些人员的太多个人信息,如薪金、电话号码、电子邮件地址等。

然而,向项目添加人员并向其分配任务非常简单 - 只要通过简单的步骤开始操作并慢慢提升技能即可。

以下内容可帮助你开始。

  • 考虑资源数量对工期的影响     向任务分配的资源数量通常会影响任务的工期。在大多数情况下(尤其对于体力劳动任务),两个资源完成某项任务的时间可能是一个资源完成该任务所需时间的一半。但是,在许多情况下,仅仅向任务增加人员可能具有相反的效果。在项目管理中,为了尝试缩短项目工期而向任务增加更多人员的做法被称为项目“赶工”。额外的成本、额外的通信和可能造成的低效率,使完成项目的这一种方式风险重重。
    例如,即使项目中设计师人数加倍,设计新收费桥的进展可能也并不会加快。

  • 使用社交媒体与团队保持联系     要确保项目成功完成,不仅仅需要收集实际工时和检查资源是否过度分配。在复杂的软件功能中,通常会忘记对项目中分配有任务的人员使用头像。这时,社交媒体(如 Facebook、Twitter,甚至 YouTube)便可以派上用场,特别是对于小型公司,或者项目开发的启动阶段。

  • 确定所需的资源类型和数量     收集到有关项目中任务的所需全部信息后,确定资源的类型(人力、设备和材料)以及每种资源所需的数量。并且确定每个资源的职务、技能集、经验、能力、质量 或 等级 的特定信息和你对其设置的相关假设。

  • 考虑资源能力和质量对工期的影响     分配给任务的资源的能力和经验可能会对任务工期产生显著影响。例如,具有五年经验的工作组成员完成任务所需的时间通常会比具有两年经验的工作组成员少。

以下是三个简单步骤,可帮助你轻松向有关人员分配项目任务。

  1. 在一个步骤中向项目添加人员,并对他们进行分配。在甘特图中,滚动到资源列,开始键入要向其分配这些任务的人员的姓名。还可以键入通用名称,如“团队”、“顾问”或“筹备人”。
    执行此操作时,请注意人员姓名将显示在甘特条旁边。

  2. 添加执行这些任务的人员的详细信息。单击“视图”选项卡,然后在“资源视图”组中,单击“资源工作表”视图。

  3. 在 Project 2010 中从工作组规划器层面查看所有已分配任务。单击“视图”选项卡,然后单击“工作组规划器”。

    提示:  隐藏并不希望每个人都查看的列。右键单击列标题,然后单击“隐藏列”。
    别担心。隐藏列时,不会删除列中的信息。可始终通过单击“插入”列再次显示列。

示例 2:经验丰富的项目管理者   : 你已从事项目管理多年。但现在新赞助商出现在你的门前,询问公司赢得的新合同,该合同涉及一个比你所熟悉的项目更加复杂的项目,包含供应商任务、从其他部门借来的资源以及高级跟踪(如挣值)。现在,你很担心。周末即将到来。

幸运的是,Microsoft Project 提供了你所需要的工具。

记住,在输入、分析与控制项目中的人员时,组织机构越大、越复杂,需要考虑的事项就越多。

可考虑以下几种最佳做法。

  • 审阅项目范围和任务列表     通过审阅项目范围和任务列表确定项目对人力、设备、材料资源和 成本资源 的要求。

  • 跟踪资源进度     要判定项目中人员的工作进度,最有效的方法是平衡其工作量并跟踪任务进度。

  • 确定资源分配问题     通过查看资源信息,例如工作分配、过度分配或分配不足、资源成本以及计划工时与实际工时之间的差异,可以验证是否已将资源以最佳方式分配给任务,从而获得所需结果

  • 管理共享资源     添加企业资源后,查看或更改共享资源信息,确保项目尽可能灵活经济。

  • 审阅和精确工期估计     使用收集到的有关此项目和类似项目的信息,精确估计项目任务的工期。对资源要求估计(和最终项目成本)的准确度很大程度上取决于任务工期估计的准确度。

  • 预计阻力     如果打算跟踪项目工作,请预计某些阻力。正式跟踪项目管理数据产生的消极反应是正常现象。

  • 获取历史资源和工期信息     从以前的项目文件、数据库和从事类似项目的人员那里收集信息。重点查找有关所使用的资源类型和数量的信息以及任务的实际工期。

  • 请专家评审资源要求     让经验丰富、知识渊博的团队成员评审对任务工期的估计和资源要求。处理复杂项目的大型公司有时会聘请外部评估者进行帮助。

  • 将项目数据导出到 Excel 以便进一步分析   。例如,可以将信息从挣值表导出到 Excel,然后使用 Excel 2010 中的迷你图显示该信息。挣值可提供有关成本利用方式及工作执行方式的信息。
    Excel 中使用迷你图的 EVM

    还可以使用 Project 中的可视报表创建更复杂的挣值数据透视图(通常称为 S 曲线)。
    Excel 中的挣值表

  • 了解有关人的行为的几个新事项    如同大型组织那样。它们常常投入大量资金进行员工培训,指导他们如何在各种环境中进行工作。说服管理层对主要员工进行领导能力和沟通技巧方面的培训。培训形式多种多样,但全都以了解工作中遇到的性格和工作风格迥异的人并与之协作为中心。一些方法例如:Myers-Brigg 性格测试、从工作中获得的许多方法、为期一天的组间交流研讨会等。

添加资源

将资源添加到项目中

文本

要事第一 - 需要将一些人员或其他资源添加到项目中。其他资源可能包括材料资源(如水泥和油漆)或成本资源(如机票费和餐费)。

向企业资源池中添加资源

如果有 Project Professional 且连接到 Project Server,可以将人员和其他资源添加到整个组织(或企业资源池)的资源集合中。

将数据导出或导入到 Excel 或 Visio

有时,分析项目数据不仅需要 Project。Excel 强大的数学和统计功能有助于进一步分析和报告资源信息。

删除或替换资源分配

如果有人或其他资源不适合某项工作,可替换(或删除)该资源。

输入或更改企业资源信息

将企业资源添加到组织的资源集合后,即可修改资源的相关信息,例如支付费率、工作日历或电子邮件地址。

管理资源

资源计划:Project 2010 学习指南

从 Project MVP Gary Chefetz 了解有关管理和优化项目中的人员及其他资源的详细信息

使用工作组规划器

工作组规划器视图有助于向资源分配工作,以及通过拖放移动工作。在 Project 2010 中管理团队的工作变得更加轻松。

打印资源信息的视图或报告

项目管理的最常见活动之一是打印项目信息。打印项目信息在 Project 2010 中已变得更加容易。

更新项目的工作

跟踪项目工作不仅对于确保项目按时完成很重要。而且它还可以通过提供项目风险、问题和成功之处的历史记录,让你从项目中所犯的错误汲取经验。

均衡分发项目工作(调配资源分配)

人员可能会过度工作,尤其是同时处理两项工作时更是如此。调配资源分配是均衡负载的一种方法。

为你的项目设置工作时间、假期和节日

我们都需要休假。我们都会生病。并且我们都喜欢节假日。了解如何通过将此计划外时间添加到日程来考虑它们。

更改工作分配的默认单位格式

可使用百分数或十进制值显示人员和其他资源的分配情况。

使用社交媒体网站帮助管理团队

要确保项目成功完成,不仅仅需要收集实际工时和检查资源是否过度分配。在复杂的软件功能中,通常会忘记对项目中分配有任务的人员使用头像。

克服跟踪阻力

跟踪项目管理数据遇到组织上的阻力是正常现象。了解有关处理此问题的一些方法。

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