项目管理目标:管理成本和预算

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图标:管理成本

如果你的项目包含用于预算的成本信息或用于跟踪项目性能, 此信息不会执行任何操作, 除非你可以查看和分析它。如果对项目中成本的发生位置有深刻的了解, 则项目可能会快速失败并成为 unprofitable。

本文是项目指南中的众多项目管理目标之一。

来自项目管理的示例。 . .

示例一: 意外的项目经理   : 你是一名忙于工作太多的人, 突然老板将你的项目日程告诉你, 并让你在项目上跟踪成本。创建项目是你熟悉的内容, 但在 Microsoft Project 中添加成本将导致您的工作不够大, 而不会造成跟踪它们的其他麻烦。

但是, 在 Microsoft project 中跟踪成本并不比在项目中跟踪工作更困难。此外, 你的上司可能不会成为复杂的挣值分析或主要的项目组合处理。下面是你首先应该了解的一些基础知识。

  • 了解什么是成本   首先, 了解什么是成本以及它们不是什么。任何项目中最关键的成本是人员在项目中的工作成本、顾问费用以及你与之签订的组织中的供应商成本。
    还有与材料相关的成本, 例如水泥、板、支架、重型设备和计算机。如果你计划代表该项目执行任何业务旅行, 你需要考虑机票费用、汽车租赁和便利设施的成本, 这也是需要添加到项目的成本。

  • 输入成本    好的, 现在你已经了解了有关成本的所有信息。在 Microsoft Project 中应在何处输入它?本文末尾的链接将对你有所帮助。通常情况下, 大多数成本信息在资源工作表中输入。在这里, 你可以指出某个成本是针对每小时工作者、salaried 工作人员、顾问的合同成本、项目材料的固定成本还是一次性成本等。

  • 查看成本信息在为资源、任务或这两者输入成本之后, 您可以检查他们是否需要调整以满足成本的目标。在某些情况下, 利益干系人将查找此信息。

  • 报告成本信息    创建成本信息的令人耳目一新的一种快速方法是将成本信息导出到 Excel, 然后创建迷你图。下面是从 Project 中的 "成本" 表复制并粘贴到 Excel 2010 中的成本信息的示例, 其中显示了这些类型的相对费用。
    以简单的方式追踪成本

以下是有助于增加成本技能的三个步骤。

  1. 开始简单   无需输入所有成本即可了解 Project 中的基本成本管理。使用 "资源工作表" 从基本成本 (如人员薪水) 开始。然后将此资源分配给几个任务, 以了解工时与持续时间和成本之间的关系。现在, 显示 "项目信息" 对话框 (单击 "项目" 选项卡, 单击 "项目信息", 然后单击 "高级")。检查项目工期、工时和成本的总值。在 "资源工作表" 和 "项目信息" 对话框之间来回切换, 在 "资源工作表" 中对工资进行更改, 并在 "项目信息" 对话框中查看总计更改。
    “项目信息”对话框

  2. 增加技能   当你更熟悉成本后, 开始添加成本杉树机票酒店的住宿、固定的预留成本以及供应商成本 (如餐、名牌) 等。你甚至无需 tract 成本或为其创建基线 (除非你想要使用 Project 的更可靠的预算功能)。

  3. 从专家中学   阅读下一部分, 了解专家如何处理成本 (提示: 这不超出您的范围)

示例 2: 你是经验丰富的项目经理   : 你的项目经理花费了很长时间, 并且过去使用过复杂的 project manager 软件。你甚至知道 BAC 与 EAC 之间的区别, 可以计算项目的净现值, 如没有人的业务。

现在, 你想要了解如何在 Project 2010 中执行相同的操作。你将发现 Project 通过管理对成本和成本基线的更改来提供强大的功能来控制预算。

但是请记住, 您的组织越大、越复杂, 当进入、分析和控制成本时, 需要考虑的事项就越多。

  • 查看历史记录数据   检查类似项目的成本历史记录可帮助您更好地评估当前项目中的成本。如果你的组织有 PMO (项目管理办公室), 请与他们联系, 了解你的成本和预算需求。具有成熟项目管理做法的组织的一个方面是不断发展的过去项目的历史记录, 这样就不会重复错误, 成功仍会继续。

  • 输入成本    大部分信息在资源工作表中输入。你可以指定成本是针对每小时员工, 还是为项目材料提供固定成本或一次性成本。不要忘记项目管理中涉及的其他成本: 合同成本、成本或应急保留, 用于具有高风险的任务、保险或 bonds 的成本。
    跟踪和管理成本, 尤其是在进行挣值分析时, 需要为分配到任务的资源输入成本信息。它还要求您设置基准。

    警告: 你的组织可能对来自合同义务的费用具有严格的策略。请确保全面了解公司策略, 了解是否应使用合同 (如供应商) 以及可输入的合同类型。.

  • 创建基线   。 除非在输入成本之后创建基线, 否则将无法对其进行分析或控制。"比较基准" 是由所有利益干系人批准的计划。在 project 中, 这是在 "项目" 选项卡上设置的。请记住, 当你使用 project 设置比较基准时, 你设置的比较基准不仅适用于成本, 还适用于任务工期和工时估计值。

  • 始终查看成本   为资源、任务或这两者输入成本后, 您可以检查他们是否需要调整以满足成本的目标。在某些情况下, 风险承担者将查找此信息

  • 使用专家查看您的成本需求    使用经验丰富的经验丰富的团队成员来查看任务和资源的成本估计值。较大的组织使用 PMO (项目管理办公室), 或者他们将聘用专业的预估器。

  • 了解挣值   。 挣值是一种在整个项目期间分析成本差异的行业标准。你不希望发现你的项目结束时间超过预算和落后于计划的进度。

  • 将成本信息导出到其他程序    你可能需要将成本信息导出到其他程序以供进一步分析。可在 Excel 2010 中使用迷你图的快速工具。本示例显示从 Project 复制到 Excel 中的挣值信息的迷你图。

    Excel 中使用迷你图的 EVM 还可以使用 Project 中的可视报表创建更复杂的挣值数据透视图 (通常称为 S 形曲线)。


    Excel 中的挣值表

  • 你甚至可以进一步了解你的项目数据, 并使用 ANOVA 或 Monte Carlo 创建高级分析。skies 限制了对项目信息的分析。

本文内容

步骤 1: 在项目中输入和查看成本

步骤 2: 管理成本

步骤 1: 在项目中输入和查看成本

输入资源的成本

第一项任务-你需要为你的项目中的所有人员、设备和其他资源输入成本。

查看成本

为资源、任务或这两者输入成本后, 您可以检查他们是否需要调整以满足成本的目标。

定义成本累算的方式

指定何时对你的项目计费实际成本 (在开始时间、完成时间或整个项目中), 可帮助你建立现金流量计划

打印视图或报表

在某些情况下, 你需要向组织中的其他人报告项目成本。

创建可视报表

您可以将项目成本信息导出到 Visio 或 Excel 中, 以便进行报告或进一步分析。

创建或更新比较基准或中期计划

当成本估计符合成本目标时, 您可以建立它们作为比较基准计划。按照这种方式, 你可以在项目进行过程中将实际成本与原始计划进行比较。

比较项目的两个版本

你可以使用 project 中的 "比较版本" 功能将一个项目的成本与早期项目进行比较。

查看日程进度

查看日程中的任务执行情况告诉你成本的放置位置。

查看项目完成日期的驱动因素 (关键路径)

文本

关键路径上的任务对整个项目成本的影响最大。了解如何发现它们。

在视图中隐藏列

文本

"隐藏列" 是暂时阻止其他人看到的信息的一种有效方法。不要担心, 当您隐藏列时, 不会删除成本数据。

步骤 2: 管理成本

查看项目成本

为资源、任务或这两者输入成本后, 您可以检查他们是否需要调整以满足成本的目标。

定义成本累算的方式

指定何时对你的项目计费实际成本 (在开始时间、完成时间或整个项目中), 可帮助你建立现金流量计划

创建或更新比较基准或中期计划

当成本估计符合成本目标时, 您可以建立它们作为比较基准计划。按照这种方式, 你可以在项目进行过程中将实际成本与原始计划进行比较。

查看日程进度

查看日程中的任务执行情况告诉你成本的放置位置。

利用盈余分析来分析项目绩效

挣值分析通过查看到目前为止完成的工时量和任务、工作分配或资源的比较基准成本, 指示预算应该已花费了多少。

了解挣值分析的高级承担者 (博客)

了解如何将您的日程安排导出为不符合/CEFACT 的格式 (美国商业 Faciltation 和电子商业版)。

查看项目完成日期的驱动因素 (关键路径)

文本

关键路径上的任务对整个项目成本的影响最大。了解如何发现它们。

在视图中隐藏列

文本

你可能不希望组织中的每个人都可以查看成本信息, especial 来自用户薪水的成本、来自外部供应商合同的成本或公司预算。"隐藏列" 是暂时阻止其他人看到的信息的一种有效方法。不要担心, 当您隐藏列时, 不会删除成本数据。仅当您手动突出显示数据的行或单元格, 而不是整个数据列时, 才能从 Project 中删除数据。

在 Excel 中创建项目数据的可视报表

您可以将项目数据导出到 excel。例如, 如果你正在分析挣值分析, 你可以导出此信息以查看挣值信息的标准 S 曲线以供进一步分析。

在 Excel 2010 中使用迷你图控制成本

文本

你可能不希望组织中的每个人都可以查看成本信息, especial 来自用户薪水的成本、来自外部供应商合同的成本或公司预算。"隐藏列" 是暂时阻止其他人看到的信息的一种有效方法。不要担心, 当您隐藏列时, 不会删除成本数据。仅当您手动突出显示数据的行或单元格, 而不是整个数据列时, 才能从 Project 中删除数据。

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