项目管理目标:添加人员并向其分配任务

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向项目添加资源

当您分派人员处理您的项目时,请记住以下两点:

  1. 您需要事先将人员添加到您的项目日程 . . .

  2. 您可以分配他们来处理任务。

这种差异通常在使用任何项目管理软件时容易引起混淆。

有关此系列项目管理说明指南的更多文章,请参阅项目管理指南

开始之前的项目管理提示 . . .

如果您不熟悉项目管理 如果您不熟悉项目管理, 您可能会发现更多的问题, 例如添加任务, 例如要放在这些任务上的人数, 如何考虑人员的假日和休假, 以及如何以及在何处放置个人信息 (如电话号码)、电子邮件地址和薪资信息。

以下是可帮助您开始的提示:

  • 了解可以为任务分配的资源类型    收集有关项目任务的所需信息之后, 请确定需要的资源类型。

    • 人员资源    这是我们通常认为处理任务的资源。 项目经理有时会调用这些工时资源, 而不是材料和设备。

    • 企业资源    这些资源是在组织内托管和共享的工作资源。 企业资源与 Project Professional 一起使用。

    • 材料资源    这些资源包括用于完成任务工时的计算机或机器。

    • 常规资源    这些资源指定任务的人员配备要求, 而不是特定个人 (如 "it" 或 "开发人员")。

  • 考虑资源数如何更改工期 将多个资源放在任务上时, 你会希望任务的工期缩短。 但是, 在许多情况下, 将人员添加到任务可能会产生相反的效果。 它可以增加额外成本、额外通信和其他效率。 例如, 如果你将项目的架构师数加倍, 则新的收费桥的设计可能不会更快。 Project 使您可以控制添加到任务后任务工期的影响。

  • 考虑人员的功能如何影响任务工期 人员的体验可直接影响任务的工期。 您可能希望具有五年的经验的人能够以更少的时间完成任务, 而不是有两个人。

如果您是经验丰富的项目经理 随着项目变得更大, 还需要考虑更多内容。 现在, 您需要考虑使用其他部门、聘用供应商、跟踪成百上千人的工作、为高级管理人员生成报告以及其他许多还没有考虑的其他复杂性。 幸运的是, Microsoft Project 具有你需要的专家工具。

以下是增长您的专业知识的提示。

  • 查看和优化工期估计值    使用您收集的有关当前项目和类似项目的信息来优化工期估计值。 对资源需求 (和最终项目成本) 估计的准确性很大程度上取决于任务工期估计的准确性。

  • 跟踪资源进度    确保项目中的人员发送常规任务状态更新。 Microsoft Project 中的视图和报表可帮助你不会丢失任何人正在执行的操作。

  • 确定资源过度分配问题    Project 可以帮助你识别用户同时处理太多任务的时间。

  • 关注您的基线    基线为您提供项目的快照,以便您可以将当前进度与您最初计划的内容进行比较。

  • 通过调配分配工作    当用户同时处理的任务太多时, Project 可以将作业调整为更真实的工作负荷。 调配资源分配是一种平稳地实现负载的方式。

  • 将项目数据导出到 Excel 以供进一步分析 Excel 可在您需要进一步分析项目信息时帮助您。 例如,您可以将任务和资源信息导出到 Excel 以获得高级挣值分析报告,然后使用迷你图显示信息以了解相对于已完成工时量所花费的成本。

    在项目管理中使用迷你图

    用新技能培训员工    大型组织会投资时间和金钱来培训新员工,以帮助他们掌握新技能和适应各种工作环境。 相比招募新人而言,培训现有员工是一种提高业绩的经济高效的方式。

步骤 1:向您的项目添加人员

向您的项目添加人员

您需要先添加人员和其他资源,然后才能分配他们处理任务。 其他资源可能包括材料资源(如混凝土和油漆)或成本资源(如机票和餐费)。

更改项目日历的工作日

向项目添加人员之后,请修改其工作日历以考虑其工作时间。 项目假定大多数人员进行的是标准工作周,从星期一至星期五,上午 8 点 到下午 5 点 但您不必使用该工作日程。

添加假日和假期天数

我们都需要休假。 我们都会生病。 并且我们都喜欢节假日。 了解如何通过将此计划外时间添加到日程来考虑它们。

使用资源库共享人员

您可以从资源库将人员添加到您的项目。 资源库允许您将有关人员的所有信息保留在一个项目文件中,该文件可用作主项目的一部分。

隐藏敏感信息列

您可以向项目添加薪金和电话号码等敏感信息,但是从视图中隐藏这些信息,这样不会丢失信息。

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步骤 2:为任务分配人员和其他资源

为任务工时分配人员

将任务添加到日程后,您可以开始分配人员来处理它们。

查看资源工作量和可用性

可以在项目中或跨项目查找过度分配或分配不足的资源, 并查看所做的作业是否导致任何冲突。

在甘特条旁边显示任务名称

如果旁边显示任务名称,您可以更轻松地理解甘特条形图。 这在报告和会议中非常有用。

输入人员和材料的成本

将人员添加到项目时,请为其添加成本。 然后,分配人员处理任务后,Microsoft Project 将自动计算项目的成本。

查看状态更新

如果用户已将其工作状态输入到 project Web App, 则可以在 project 中看到计划的更改。

从项目中删除人员

人员离开了项目或公司,或者可能因为您错误拼写了名称,该人员从未在第一个位置真正存在过。 对于所有这些原因,您都可能需要从项目中删除人员。

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步骤 3:管理人员和其他资源

选择正确的视图来查看资源

在您将人员分配到任务并且工作开始后,请使用 Project 中的许多视图监控其进度并对日程进行更改。

更改任务工期

处理工作负荷问题的一种方法是减少任务工期。

分发工作以减少人员的工作负荷

当项目相关人员同时处理的工作分配过多时,您可以让 Project 更均匀地分发工作。

更改任务类型的投入比导向设置

当添加人员或从任务中删除人员时,Project 会延长或缩短任务工期。 这称为投入比导向日程编制方法。 如果不希望工期改变,您可以更改任务的投入比导向设置。

跟踪日程进度

跟踪项目工时不仅对于确保您的项目按时完成至关重要。 它还允许您从项目的错误和成功经验吸取教训。

保存基线

当老板询问您项目和原始计划相比有何进展时,您最不应当说的是“我不知道”。 可通过在项目开始之前设置“基线”作为原始计划的快照来以避免这种情况。

查看人员进度的项目报告

创建和自定义项目进度的图形报告。 您可以在 Project 中查看这些报告或将它们导出到其他应用程序(如 PowerPoint、Word 或 Excel)中。

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