项目管理目标:添加人员并向其分配任务

向项目添加资源

当您分派人员处理您的项目时,请记住以下两点:

  1. 您需要事先将人员添加到您的项目日程 . . .

  2. 您可以分配他们来处理任务。

这种差异通常在使用任何项目管理软件时容易引起混淆。

有关此系列项目管理说明指南的更多文章,请参阅项目管理指南

开始之前的项目管理提示 . . .

如果您没有使用过项目管理 如果您没有使用过项目管理,您可能意识到需要担心的事情不仅仅是添加,例如分配多少人员处理任务、如何安排人员的假期和休假时间以及放置个人信息(如电话号码、电子邮件地址和薪金信息)的方式和位置。

以下是可帮助您开始的提示:

  • 了解可以为任务分配的资源类型    在收集有关项目任务的所需信息之后,请确定您需要的资源类型。

    • 人员资源    这些是指通常用于处理任务的资源。有时,项目经理称这些资源为工时资源,相对于材料和设备。

    • 企业资源    这些资源是在整个组织管理和共享的工时资源。企业资源与 Project 专业版一起使用。

    • 材料资源    这些资源包括用于完成任务工时的计算机或机器。

    • 常规资源    这些资源指定任务的人员配备要求,但不指定特定个人,如木匠或开发人员。

  • 考虑多少资源会改变工期 当您分配多个资源处理任务时,您应期望资源的工期缩短。但是,在许多情况下,为任务添加人员可能会产生相反效果。它会增加额外成本、额外沟通和其他效率低下因素。例如,如果您安排双倍数量的建筑师处理项目,那么新收费桥的设计速度并不会加快。Project 允许您控制添加到任务后对任务工期有何影响。

  • 考虑人员的能力如何影响任务工期 人员的经验可以直接影响任务的工期。您可能希望具有五年经验的人员来完成任务,耗费时间比具有两年经验的人员要少。

如果您是经验丰富的项目经理 随着项目变得越来越大,要考虑的事情越来越多。您现在担心使用其他部门的资源、雇用供应商、跟踪数百个人的工作、为主管生成报告以及您甚至从未想过的许多其他复杂因素。幸运的是,Microsoft Project 提供了您需要的专业工具。

以下是增长您的专业知识的提示。

  • 审阅和精确工期估计    使用您所收集的有关此项目和类似项目的信息来精确估计工期。对资源要求估计(和最终项目成本)的准确性很大程度上取决于任务工期估计的准确性。

  • 跟踪资源进度    确保项目相关人员递交常规任务状态更新。Microsoft Project 中的视图和报告可帮助您密切跟踪每个人所做的内容。

  • 找出资源过度分配问题    Project 可以帮助您判断何时人员同时处理太多任务。

  • 关注您的基线   

  • 基线为您提供项目的快照,以便您可以将当前进度与您最初计划的内容进行比较。

  • 通过调配来分配工时    当人员同时处理太多任务时,Project 可以将工作分配调整到更现实的工作负荷。调配资源分配是均衡负荷的一种方法。

  • 将项目数据导出到 Excel 以供进一步分析 Excel 可在您需要进一步分析项目信息时帮助您。例如,您可以将任务和资源信息导出到 Excel 以获得高级挣值分析报告,然后使用迷你图显示信息以了解相对于已完成工时量所花费的成本。

    在项目管理中使用迷你图

    用新技能培训员工    大型组织会投资时间和金钱来培训新员工,以帮助他们掌握新技能和适应各种工作环境。相比招募新人而言,培训现有员工是一种提高业绩的经济高效的方式。

步骤 1:向您的项目添加人员

向项目添加人员

您需要先添加人员和其他资源,然后才能分配他们处理任务。其他资源可能包括材料资源(如混凝土和油漆)或成本资源(如机票和餐费)。

更改项目日历的工作日

向项目添加人员之后,请修改其工作日历以考虑其工作时间。项目假定大多数人员进行的是标准工作周,从星期一至星期五,上午 8 点 到下午 5 点 但您不必使用该工作日程。

添加假日和假期天数

我们都需要休假。我们都会生病。并且我们都喜欢节假日。了解如何通过将此计划外时间添加到日程来考虑它们。

使用资源库共享人员

您可以从资源库将人员添加到您的项目。资源库允许您将有关人员的所有信息保留在一个项目文件中,该文件可用作主项目的一部分。

隐藏敏感信息列

您可以向项目添加薪金和电话号码等敏感信息,但是从视图中隐藏这些信息,这样不会丢失信息。

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步骤 2:为任务分配人员和其他资源

为任务工时分配人员

将任务添加到日程后,您可以开始分配人员来处理它们。

在甘特条旁边显示任务名称

如果旁边显示任务名称,您可以更轻松地理解甘特条形图。这在报告和会议中非常有用。

输入人员和材料的成本

将人员添加到项目时,请为其添加成本。然后,分配人员处理任务后,Microsoft Project 将自动计算项目的成本。

查看状态更新

在人员输入其工时状态后,您可以在 Project 中查看日程更改。

从项目中删除人员

人员离开了项目或公司,或者可能因为您错误拼写了名称,该人员从未在第一个位置真正存在过。对于所有这些原因,您都可能需要从项目中删除人员。

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步骤 3:管理人员和其他资源

选择正确的视图来查看资源

在您将人员分配到任务并且工作开始后,请使用 Project 中的许多视图监控其进度并对日程进行更改。

更改任务工期

处理工作负荷问题的一种方法是减少任务工期。

分发工作以减少人员的工作负荷

当项目相关人员同时处理的工作分配过多时,您可以让 Project 更均匀地分发工作。

更改任务类型的投入比导向设置

当添加人员或从任务中删除人员时,Project 会延长或缩短任务工期。这称为投入比导向日程编制方法。如果不希望工期改变,您可以更改任务的投入比导向设置。

跟踪日程进度

跟踪项目工时不仅对于确保您的项目按时完成至关重要。它还允许您从项目的错误和成功经验吸取教训。

保存基线

当老板询问您项目和原始计划相比有何进展时,您最不应当说的是“我不知道”。可通过在项目开始之前设置“基线”作为原始计划的快照来以避免这种情况。

与您的团队沟通

对某位人员的日程进行更改之后,请传达这些更改,以防丢失任何信息。

查看人员进度的项目报告

创建和自定义项目进度的图形报告。您可以在 Project 中查看这些报告或将它们导出到其他应用程序(如 PowerPoint、Word 或 Excel)中。

使用 Lync 与项目工作组成员进行 IM 聊天

当对某个任务有疑问时,Project 现在为您提供了多种方法来获得即时答案。将鼠标悬停在某个姓名上,然后单击“发送 IM”,以在 Lync 中开始即时消息会话。

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注释: 

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