项目管理目标:传达项目信息

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项目指南图像

沟通是项目成功与否最关键的要素。 幸运的是,使用 Project 2010 可以更轻松地传达项目信息 - 无论您是跨处理单个项目的小型团队进行沟通还是跨对项目组合具有全局通信需求的大型组织进行沟通。

此外,Project 现在与 SharePoint 进行集成,可帮助您即使没有 Project Server 也可共享项目信息。

本文是项目指南中众多项目管理目标之一。

从项目管理的示例...

您的工作分配:您被告知负责管理新项目并定期与利益干系人进行沟通。 查阅“利益干系人”一词时,您突然意识到它不仅仅包括您的经理。 它还包括对您的项目感兴趣的所有人,从您的经理到外部供应商,并可能包括您的公司的 CEO。 此外,您也意识到它不仅仅指需要知道项目进展情况的重要利益干系人。 您的工作组也需要知道相关情况。 突然,沟通听起来如此复杂。

要事先行。 分析您的利益干系人的通信需求。 许多有最佳通信意图的公司遭遇失败是因为它们并未意识到有效的通信可通过多种方式进行。 您可以使用 Excel 创建一个影响/兴趣象限图,以帮助您了解谁需要知道哪些内容以及详细程度。 正如您在图表中所看到的,对项目结果影响最大的人以及对项目影响最大的人的通信需求最敏感。

Excel 影响网格图像

幸运的是,您发现您的整个组织刚刚安装了 Microsoft Project 2010,并且您想尝试其强大的通信功能。 您已联系您的组织内部经验丰富的项目经理来帮助您了解项目管理基础知识,并且针对您的工作组的工作获得了有关 Project 的高级报告和跟踪功能的良好建议。 您已经厌烦了发送请求电子邮件并登门获得项目更新。

执行利益干系人分析后,您可能发现某个 Office 应用程序更适合您要发送的信息类型。 下面列出了各个 Office 应用程序以及对您而言其各自的优点和缺点,具体取决于您的利益干系人的需求。

应用程序

优点

缺点

Excel

可以导入数据从 Project 的高级分析,例如方差分析和挣值。 了解有关项目的详细信息的高级分析功能。

当更高级别的详细信息更合适时可以轻松创建复杂的图形。

Word

在项目的生命周期,尤其是在初始阶段规划指标文档需要创建和共享,可以使用 Word 文档。了解有关使用在项目启动 (视频) 过程创建 Word 文档的详细信息。

一些利益干系人希望了解持续项目绩效的直观演示,这通过 Excel、Project 或 Visio 实现效果可能更佳。

Project

Microsoft Project 具有供所有级别的利益干系人,包括时间线的内置演示工具、 工作组规划功能,以及数据导出功能。了解有关查看并显示项目信息的方法的详细信息。

您的利益干系人的计算机上可能没有安装 Project,如果是这样,数据的复杂性可能令人不知所措。 可能最好使用 Project 自己的报告功能(例如日程表和可视报表)来向管理层利益干系人传达信息。

SharePoint

如果您开始使用 SharePoint 任务列表,您可以将其导入项目。在一个任务列表的更改将反映在其他任务列表。了解 SharePoint 中使用 Project。

要求 IT 部门或者可以投资公司资产部署 IT 供应商联系。但是,您可以最小化 SharePoint 管理中心的麻烦中从云部署它。

Project Server

对于企业交流、 报告,尤其是在项目组合级别,Project Server 具有高级交流、 报告工具。 了解有关 Project Server。

对于只有几个员工的小公司,部署 Project Server 可能是一个挑战。 为有效地使用 Project Server,您的组织应该了解其业务流程、方法、项目管理功能,以及如何配置和管理组织当前状况与他们希望通过充分利用 Project Server 而达到程度之间的差距。

PowerPoint

适合于高级别的利益干系人进行具有影响力的演示。了解有关如何使用 PowerPoint 的有效的演示文稿的详细信息。

对于供应商、分析师和工程师,Excel 等应用程序可能更适合用于创建详细的图表。

Visio

适合其中数据流图表的业务和制造流程是很有帮助的项目初始阶段。了解更多创建数据流图表项目通信使用 Visio。

如果向高层管理人员演示,则可以演示大量流程信息。

Lync Server

启用转换到协作、 更具吸引力,并且可从任何位置访问交互的每个通信连接的工作组体验。

要求 IT 部门或者可以投资公司资产的 IT 供应商进行部署。

Office Online程序 (云)

您的公司使用Excel Online从嵌入的工作表代码的网页上显示项目信息的更具吸引力和简单方法。请参阅从 Excel 博客示例

对一些公司而言,安全问题比较棘手。 确保嵌入式工作表显示在安全的网站上,或者从私密(不公开)的 OneDrive 文件夹显示。

社交媒体

Twitter、 Facebook 和其他社交媒体,有助于管理项目和团队,尤其是在项目的初始阶段。了解有关使用项目管理社交媒体的更多信息

工作组成员可能不愿意共享不如 SharePoint 服务器安全的信息。

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交流项目信息

检查您的日程中需要传达的问题

成功地向工作组成员和利益干系人传达信息最重要的是发现日程中的问题所在。

传达挣的值信息

捕获挣值信息是一个更高级的但非常强大的步骤,目标是发现项目绩效的优缺点。 您从中获得的核心内容就是您的利益干系人所希望看到的。

同步项目任务与 SharePoint 任务列表

如果您已创建了一个项目,则可以将其任务列表与 SharePoint 任务列表同步。 一个任务列表中的更改将在其他任务列表中反映出来。

将 SharePoint 列表导出到 Project 任务列表

如果您从 SharePoint 任务列表开始,则可将它导入到 Project 中。 一个任务列表中的更改将在其他任务列表中反映出来。

创建和管理 SharePoint 项目任务列表

如果您在 SharePoint 中设置了任务列表,则无需 Project Server 就可以添加任务,为任务分配人员并管理工时。

在不使用 Project 2010 的情况下查看项目信息

如果您寻找在没有 Project 和 SharePoint 的情况下查看项目信息的其他方式,则可以使用各种格式和工具导出 Project 信息。

熟练掌握 Project Web App

了解 Project Server 和 Project Web App 可以为您的组织提供哪些帮助;这些视频将引导您了解基础知识。

使用 Outlook 2010 与您的团队沟通

了解使用 Outlook 最大化您发送给您的工作组的电子邮件的有效性的最佳做法。 解决问题而不是制造问题!

嵌入 Excel 工作簿在网页上

在 Intranet 站点上显示嵌入式工作表,以便利益干系人可以查看最近更新的项目信息。 该工作簿存储在公共位置,如 Windows Live OneDrive

创建 Visio 图表

Visio 2010 可以帮助您创建令人印象深刻的图表以向利益干系人传达高级别的项目信息。

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