项目管理目标:传达项目信息

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与您的团队沟通

通信项目信息通常很困难, 无论是从团队获取状态信息, 还是向主管人员传达项目状态。

了解何时以及如何传达和报告项目信息。 否则, 有效的协作会受到影响, 并且项目的成功可能会受到威胁。

有关此系列项目管理说明指南的更多文章,请参阅项目管理指南

开始之前的项目管理提示 . . .

  • 列出利益干系人    在项目开始之前, 请确定你的利益干系人是谁。 一种确保项目停止的方式是忘记了对项目具有 "执行/不影响" 影响的关键利益干系人。

  • 尽早获得沟通计划    在项目开始之前将通信策略和进程设计到项目中。 更好的是, 将通信流程显示为项目第一行中的任务, 以便协作的这一关键部分成为所有人的承诺。

  • 经常通信    每周收集一次的任务状态信息将在问题提升之前立即退出。 如果您的通信频率比这更多, 则团队成员可能会由于额外的时间准备而停止发送更新。

  • 搜索问题    如果所有内容看起来都很好, 因为你没有听到任何负面问题, 你可能会遇到问题。 即使最佳运行项目也有问题。 您的工作是先查找它们, 然后再增大更大的问题。

  • 使用适当的技术    了解团队成员和利益干系人的通信需求。 例如, 报告任务状态的团队成员可能希望使用电子邮件或 Project Online, 而主管人员可能更喜欢使用精心展示的图表或数据透视表。 下面是可用于帮助进行通信的程序列表。

应用程序

优点

缺点

Project

  • 具有针对所有级别的利益干系人的内置演示工具。

  • 易于理解的时间线和工作组规划器视图。

  • 将数据导出到 Excel 和 Visio, 以便通信复杂数据。

  • 您的公司可能不使用 Project。

  • 贵公司处理的项目可能太小, 无法充分利用功能强大的计划软件。

Project Online

  • 最适合用于跨组织进行高级通信和报告项目信息。

  • 可以比较多个项目的状态或项目组合。

  • 较小的公司可能需要顾问帮助来安装和使用 Project Online。

Excel

  • Project 可将数据导出到 Excel 以进行高级分析, 例如 ANOVA 和挣值分析。

  • 非常适合于早期规划项目或可稍后添加到 Project 的高级别可交付结果。

  • 对于更复杂的项目, Excel 缺少自动日程安排功能。

Word

  • 在启动阶段需要共享预算和可交付结果等计划文档时的理想选择。

  • 不适用于面向管理者的视觉演示文稿。 改为使用 Excel、Visio、PowerPoint 或项目自己的报表功能。

SharePoint

  • 在没有 Project Server 的情况下提供同步功能。 一个任务列表中的更改将反映在另一个任务列表中。

PowerPoint

  • 适用于向执行利益干系人冲击力演示文稿。

  • 分析师和工程师可能需要更详细的图表来进行复杂的预算分析。

Visio

  • 理想情况下, 在项目的初始阶段, 您需要使用流程图或其他图表与业务和制造流程进行通信。

  • 可能会向总经理受众提供太多的信息。 改为使用项目自己的报告功能。

Microsoft Teams

  • 适用于不同位置的团队。 您可以通过即时消息、语音、视频或在联机会议期间共享项目信息。

  • 可能需要 IT 部门进行部署。

交流项目信息

从 Project Online 检查状态更新

如果你的团队使用 project Online, 请先从服务器下载任务状态更新, 然后再与你的团队成员进行项目进度。

跟踪日程进度,从入门到精通

跟踪进度有很简单的方法, 还有更复杂的方法。 找出最适合你的项目和团队的方式。

传达挣值信息

捕获挣值信息是一种更高级的功能, 但非常强大, 可以更好地发现项目的性能。 从此处获取的高级别事实是利益干系人希望看到的内容。

创建项目报表

使用 project, 您可以创建和自定义所需的任何项目数据的各种图形报表, 而无需使用任何其他软件。 在处理项目时, 报表将发生更改以反映最新信息-无需手动更新!

与 SharePoint 任务列表同步

团队成员可以在 SharePoint 中查看日程安排和更新其工作, 您将在 Project 中看到所做的更改。 反之亦然。

使用 Office 365

使用 Office 365 交流项目信息。 只要您正在具有 Internet 连接的 PC 上工作,就可以使用 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 的完整版本根据需要在任意位置处理文档。

将任务更改发布到服务器

对任务进行更改时, 将这些更改发布到 Project Online, 以便每个人都可以继续进行工作。

与 Microsoft 团队通信

如果用户不能参加会议, 请使用团队共享项目信息。 共享 PowerPoint 幻灯片、Excel 工作表或 OneNote 笔记本以共享项目计划。 用户可以在办公室、在家中或通过使用移动设备参加联机会议。

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