项目管理目标:交流项目信息

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与您的团队沟通

交流项目信息通常很难,无论是从您的工作组获取状态信息,还是向主管人员传达项目状态,都是如此。

了解何时以及如何交流和报告项目信息。否则会影响有效协作,项目可能存在不成功的风险。

有关此系列项目管理说明指南的更多文章,请参阅项目管理指南

开始之前的项目管理提示 . . .

  • 列出利益干系人    在项目开始之前,找出谁是您的利益干系人。确保方式挂起项目是忘记关键利益干系人具有转到/否转影响您的项目的人员

  • 尽早做出交流计划    在项目开始之前设计通信策略和流程,为您的项目。更好有通信过程显示为您的项目的前几行上的任务,以便协作此关键部分成为所有人的承诺。

  • 通常通信    有关权限他们升级之前阻止问题的发生一周后收集任务状态信息。如果比更频繁地进行通信,工作组成员可能会停止发送更新,因为它们准备额外的时间。

  • 搜索问题    如果所有内容看起来将也是因为您尚未听说过负值,您可能正在向方向时遇到问题。即使最佳运行的项目会出现问题。您的工作是转变成更大的问题之前找到它们。

  • 使用合适的技术    了解您的工作组成员和利益干系人沟通需求。例如,工作组成员在任务状态报告可能希望使用电子邮件或 Project Server,而主管人员可能更喜欢出色呈现的图表或数据透视表。下面是可用于帮助通信的程序的列表。

应用程序

优点

缺点

项目

  • 具有可供所有级别的利益干系人使用的内置演示工具。

  • 提供易于理解的日程表视图和工作组规划器视图。

  • 可将数据导出到 Excel 和 Visio 供交流复杂数据。

  • 您的公司可能未使用 Project。

  • 您的公司处理的项目可能太小,难以从功能强大的计划软件获益。

Project Server

  • 最适合在整个组织范围内进行高级交流、报告项目信息。

  • 可以比较多个项目或一个项目组合的状态。

  • 小公司安装和使用 Project Server 可能需要顾问的帮助。

Excel

  • Project 可以将数据导出到 Excel 供进行高级分析,例如方差分析和挣值分析。

  • 适合于项目的早期规划或可以在以后添加到 Project 的高级别可交付结果。

  • 对于比较复杂的项目,Excel 缺少自动日程排定功能。

单词

  • 适合于需要共享计划文档(例如预算和可交付结果)的启动阶段。

  • 不适合向执行利益干系人进行直观展示。只能使用 Excel、Visio、PowerPoint 或 Project 自身的报表功能。

SharePoint

  • 可以在没有 Project Server 的情况下提供同步功能。如果一个任务列表中发生了更改,其他任务列表中也会反映出来。

PowerPoint

  • 适合于向执行利益干系人进行具有影响力的演示。

  • 分析师和工程师可能希望采用更详细的图表来进行复杂的预算分析。

Visio

  • 适合于需要使用流程图或其他图表就业务和制造流程进行交流的项目初始阶段。

  • 对于高管查看者而言,显示的信息可能过多。只能使用 Project 自身的报告功能。

Lync   

  • 是分布在不同位置的团队的理想选择。您可以通过即时消息、语音、视频或在联机会议中共享项目信息。

通过 Project Server 检查状态更新

如果您的工作组正在使用 Project Server,请在与工作组就项目进度进行交流前,从该服务器下载任务状态更新。

跟踪日程进度,从入门到精通

跟踪进度既有简单的方式,也有比较复杂的方式。找到最适合您的项目和工作组的方式。

使用 Lync 与项目工作组成员进行 IM 聊天

如果在处理项目日程时有小问题要问,可将鼠标指针悬停在某个联系人姓名上来使用 Lync 共享 IM 消息。

加入 Lync 联机会议

如果人员无法到场参会,可以使用 Lync 共享项目信息。通过共享 PowerPoint 幻灯片、Excel 工作表或 OneNote 笔记本来共享项目计划。人们可以在办公室、家中或使用移动设备参加联机会议。

创建项目报表

使用 Project 2013,无论您需要的项目数据是什么,您都可以创建和自定义引人注目的图形报告,无需依靠任何其他软件。当您处理项目时,报告会发生变化以反映最新信息 - 无需手动更新!

与 SharePoint 任务列表同步

团队成员可以查看日程表并在 SharePoint 中更新他们的工作情况,而且您将在 Project 中看到这些更改。反之亦然。

使用 Office 365 与 SharePoint 和 Lync online

使用 Office 365 处理早期项目规范。只要您正在具有 Internet 连接的 PC 上工作,就可以使用 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 的完整版本根据需要在任意位置处理文档。

如果您的公司未在用户计算机上安装这些完整版本,您还可使用 SharePoint 和 Lync Online。

将任务更改发布到服务器

对任务进行更改时,将更改发布到 Project Server,以便每个用户都可以获得合适的信息以继续工作。

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