项目地图:项目管理指南

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

项目地图可帮助您充分发挥 Microsoft Office Project 2007 的作用,并利用项目管理方法的公认标准和惯例来实现项目的目标。

注意: 即使您使用的是敏捷项目管理方法,仍然可以使用项目地图中包括的目标来帮助您管理项目并成功实现项目目标。

项目地图概括了项目生命周期的三个阶段:制定计划、跟踪和管理项目以及结束项目。您可以通过浏览每个阶段中的目标来熟悉此项目管理指南。

提示: 单击下面的链接以查看广泛的项目管理活动,然后单击目标项以获取有关实现 Office Project 2007 中每个目标的详细说明。

指南针和路线图

制定计划

定义项目

建立项目之前,您需要确定项目的具体内容和范围以及希望通过项目实现的目标。

包含的具体内容   

目标

说明

启动项目

对于时间跨度很长或者涉及到众多人员的项目,在项目计划阶段定义该项目的目标、前提条件和限制尤为重要。

启动项目计划

完成初始计划后,即可创建项目文件,输入初步的项目数据,并将计划文档附加到该文件上。

定义项目可交付结果

确定了项目的目标之后,就可以定义实现这些目标所需的实际产品或服务。

计划项目活动

定义了项目的具体内容后,为了确保项目成功,您应该仔细考虑它所涉及到的主要活动。许多项目的失败都是因为项目经理没有事先考虑清楚项目创建过程中涉及的整个工作范围所导致的。

包含的具体内容   

目标

说明

定义阶段和任务

确定了项目所涉及的工作之后,可以将其组织到里程碑、阶段和任务中,并将其输入到项目计划中。

显示项目的组织结构

在为任务创建大纲之后,还可以使用内置或自定义的工作分解结构 (WBS) 代码或大纲代码来显示项目的结构。

估计任务工期

Project 2007 通常只需根据输入的任务工期和任务相关性,就能为您计算出实际的日程。

安排项目任务

输入了任务工期之后,您就应该处理这些任务之间的关系以及它们与特定日期的关系。

创建项目间的关系

通过建立不同项目中任务之间的任务相关性,可以评估一个项目中的更改和活动对其他项目的影响。

计划并获得资源

项目计划进行到此处,已经明确了项目的范围、建立了任务列表并估计了任务工期。

包含的具体内容   

目标

说明

评估资源需求

确定了项目范围、设置了任务列表并估计了任务工期之后,就可以使用此信息进行初步估计、确定需求,并开始配备人员和进行采购,以获取所需的资源。

建立项目工作组

确定、批准并采购了所需的全部资源后,就可以通过将资源信息输入到项目计划中来建立工作组了。

在项目间共享资源

使用 Project 2007,可以在将使用相同人员、材料或设备的多个项目间更加轻松地共享资源。

为任务分配资源

现在资源信息已经输入到项目中,接下来就可以将资源分配到已作为项目的工作而建立起来的特定任务中。

规划项目成本

如果对项目成本没有清楚的了解,项目可能很快就会失败而且不会赢利。成本是由执行项目所需的全部资源组成的,包括进行工作的人员和设备,以及工作完成时消耗的材料。

包含的具体内容   

目标

说明

估计成本

成本估计是为完成项目活动所需的资源和任务计算近似成本的过程。

定义成本预算和比较基准信息

输入成本费率之后,可以在开始跟踪和管理计划之前将其作为预算加以保存。另外,您还可能希望附加有关预算决策的重要备注,与他人共享预算信息或者将预算信息转换为其他文件格式。

若要管理成本做准备

确定成本之后,就可以为跟踪和管理成本进行必要的准备,以确保项目保持在预算范围之内。您可以指定财政年度的开始日期,控制计算选项,并确定支付成本的时间。

规划质量和风险

质量是直接影响客户或用户的关键因素。如果没有风险管理计划,您的项目就可能会遭遇到始料不及的情况。

包含的具体内容   

目标

说明

考虑质量因素

在项目开始之前,应确定实现项目目标所必须达到的质量标准。

识别并制订应急计划风险

通过在项目进行期间的各个阶段确定风险、预防风险和降低风险,可帮助您促使项目按期完成,并使之保持在预算范围之内。

计划通信和安全

通信及其相关的安全性是建立一个可顺利协作的工作组的关键因素。

包含的具体内容   

目标

说明

设置交流项目信息的方法

制定与项目工作组进行交流并使项目始终处于最新状态的方法。

帮助保护项目信息

Microsoft Office Project Server 2007 和 Project 2007 提供了基本的安全功能,可以帮助保护项目信息免受未经授权的访问。

优化项目计划

在项目开始之后,可能需要检查项目的进展情况,并对任务、资源或成本进行调整。

包含的具体内容   

目标

说明

优化项目计划以保证完成日期

制定了项目计划之后,可以检查并调整计划,以确保项目按期完成。

优化项目计划的资源

制定了项目计划之后,可以检查资源的分配状况以优化其工作量。

优化项目计划以满足预算要求

检查已完成的项目计划中的计划成本,以确保成本保持在预算范围之内。

打印和分发项目信息

通过为项目负责人和工作组成员提供联机访问,或提供打印的视图和报表,使他们随时了解项目进度。

包含的具体内容   

目标

说明

打印项目信息

排定项目日程后,可能需要将最新项目信息的打印副本分发给项目负责人或工作组成员。

联机分发项目信息

通过创建报表,可以将最新的项目信息联机分发给项目负责人和工作组成员。

跟踪和管理项目

跟踪进度

选择要跟踪的项和跟踪方法,然后开始监控项目进度。

包含的具体内容   

目标

说明

设置要跟踪的项目

虽然使用 Project 2007 可以方便地跟踪进度,但在开始跟踪项目进度之前需要完成若干个步骤。

记录进度及响应更新

在选择了希望跟踪的项和跟踪方法后,您就可以开始跟踪这些项了。

管理计划

管理项目的方法是:找出问题,调整日程,并将项目进度报告给项目负责人和工作组成员。

包含的具体内容   

目标

说明

确定日程中的问题

跟踪任务的实际进度时,可以检查日程,以找出任务日程中存在的问题或潜在问题。

使任务、 阶段或项目仍按日程

发现日程中存在的问题后,可以使用多种策略来管理项目日程。

管理资源

管理资源的方法是:跟踪资源进度,找出并解决分配问题,管理共享资源,并将项目进度报告给项目负责人和工作组成员。

包含的具体内容   

目标

说明

跟踪资源进度

要计算项目中资源的工时进度,最有效的方法就是平衡其工作量并跟踪任务进度。

找出资源分配问题

通过查看资源信息,例如工作分配、资源过度分配或资源分配不足、资源成本以及计划工时与实际工时之间的差异,您可以验证资源是否已以最佳方式分配给任务,从而能获得所需的结果。

解决资源分配问题

为了使资源表现最佳并获得最佳效果,您需要管理它们的工作量,以解决资源过度分配和资源分配不足的问题。

管理有关共享资源信息

添加企业资源后,可查看或更改共享资源信息,以确保项目尽可能灵活经济。

管理成本

管理成本就是要将成本控制在预算范围之内。成本由执行项目所需的所有资源组成,包括进行工作的人员和设备,以及工作完成时消耗的材料。

包含的具体内容   

目标

说明

监控成本

通过定期查看项目的基本成本信息以及对成本信息进行更加详细的分析,有助于确保项目实现其经济效益。

调整成本以使项目保持在预算范围内

一旦发现预算问题,便可通过使用 Project 2007 采取纠正措施,来解决问题并重新优化计划成本。

管理风险

通过预测风险并对风险事件做出响应来发现潜在的问题点,并将项目进度报告给项目负责人和工作组成员。

包含的具体内容   

目标

说明

找出新的风险

找出风险、降低风险和控制风险将有助于实现项目目标。

控制项目风险

发生风险事件后,您可能需要对风险做出响应以控制该风险对项目造成的影响。

结束项目

审阅最终项目信息

项目的收尾阶段是项目负责人和工作组成员一起分析项目对错,并生成最终的联机(或打印)视图和报表的良好时机。

包含的具体内容   

目标

说明

审阅最终项目信息

结束项目包括总结项目信息并就项目信息进行沟通,分析项目效益以及对项目数据进行归档。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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