面向 IT 管理员的 Microsoft Teams 入门指南

面向 IT 管理员的 Microsoft Teams 入门指南

Microsoft Teams 是一个数字中心,可将对话、会议、文件和应用汇集在一个地方。由于它构建于 Office 365 基础之上,因此通过与熟悉的 Office 应用和服务集成,学校将从中受益。它可交付企业级安全和合规性,可以进行扩展和定制,以满足每个学校的需求。

使用 Microsoft Teams,你的学校或机构可以创建协作教室、在专业学习社区中连接或与学校教职员工通信 – 这一切都可以在 Office 365 教育版的单独体验中进行。

欢迎你,很高兴在这里见到你

此指南设计用于帮助你启动和充分利用 Microsoft Teams。作为 Microsoft Teams 的 Office 365 管理员,在整个机构内成功部署、采用和持续使用 Microsoft Teams 的过程中,你起着关键作用。

入门很容易

通过执行本指南中介绍的步骤在你的整个机构内部署 Microsoft Teams。它包含成功部署所需的全部资源:

  1. 了解 Microsoft Teams

  2. 部署 Microsoft Teams

  3. 启动 Microsoft Teams

  4. 反馈和支持

了解 Microsoft Teams

核心价值

Teams 专为密切合作共同完成任务的组和部门而设计:

  • 立即通信,并使每个人都了解最新进展

  • 在 Office 365 中允许你的团队快速访问所需信息

  • 定制你的中心,以包含你和你的团队每天需要的内容和功能

  • 从 Office 365 中获取你期望的企业级安全和合规性功能

Microsoft Teams 是 Office 365 教育版中的一种协作服务,可满足组中不同的工作需求和挑战。由于贵机构的协作需求很独特,你的用户可能依赖于 Office 365 中的多个应用程序,如 OneNote、Outlook、SharePoint 和 Yammer。Microsoft Teams 提供了简化解决方案来满足你的协作需求,同时集成了教师信任的应用程序。

不同之处

成为 Office 365 的一部分意味着 Microsoft Teams 内置了与 Azure Active Directory、SharePoint、OneNote、Office 365 组等的集成。这样便可实现 Office 365 投资最大化,同时在各个工具中提供简单而安全的用户体验。

Office 365 坚定履行关于安全、合规、隐私和透明的承诺。Microsoft Teams 是使用相同原则构建的,旨在交付企业级平台。

Microsoft Teams 在开始构建时便考虑了合规性、身份验证和隐私。Microsoft Teams 内置了合规性,并支持包括 ISO 27001 和 27018、SOC 1 和 SOC 2、FERPA、EU 模型条款等在内的行业标准。

Microsoft Teams 使用包含双因素身份验证、硬密码和访问策略在内的强安全措施来安全地保护团队数据。你的数据将被加密,无论是聊天、笔记还是文件。这是你的数据:由你拥有和控制。Microsoft 不为宣传目的而挖掘客户数据,我们通过有力的合同承诺来保护客户数据。

为了履行我们提供最大透明度的承诺,我们允许你查看正常运行时间和数据位置。此外,你还可以查看有关 Office 365 控件如何映射到云安全联盟云控制矩阵 (CSA CCM) 中定义的安全、隐私、合规性和风险管理控件的详细报告。

Microsoft Teams 是企业级的,在全球 6 个数据中心、181 个市场提供对 25 种语言的支持,是 99.9% 财务支持的 SLA,可提供每周 7 天、每天 24 小时的全天候支持。

定义

机构

由贵机构中的教职员工、行政人员及学生创建的所有团队都会与你的 Office 365 租户关联。你可以使用 Office 365 组指定能够创建团队的所有用户或用户子集(如教师)。

团队

团队用于将一组在工作中密切合作的人组织在一起完成工作。对于基于项目的工作(如课程开发、规划学校活动)和持续进行的工作而言,团队可以是动态的,以反映机构(如学校、部门和班级)的内部结构。各团队频道的对话、文件和笔记仅对团队成员可见。详细了解 Teams 中专为教师、学生和教职员工设计的新体验和功能。

频道

频道有助于围绕特定主题来组织团队的对话、内容和工具。频道可以按主题(学校活动、课堂单元)、学科(数学教师)、项目(课程计划)或仅娱乐(娱乐内容)来组织。团队所有者可以创建频道,并根据需要为团队成员启用创建频道的功能。

通过频道顶部的选项卡,团队可以保存文件、笔记和自定义内容,如 Excel 表格中的筹款、OneNote PLC 笔记本中的课程计划或 PowerPoint 幻灯片中的课堂图表。然后,团队中的每个人都可以轻松访问此内容。还可在频道级别自定义到第三方应用程序的其他连接器,以引入来自日常应用(如 busuu、Canvas、Flipgrid、Kahoot! 等) 的数据。

图表

团队成员身份

在为整个机构激活 Microsoft Teams 后,指定的团队所有者便可邀请教师、学生或教职员工加入团队。Microsoft Teams 便于团队所有者根据人员姓名来添加机构内的人员。

团队所有者也可以根据现有的 Office 365 组创建团队。对该组进行的任何更改都将自动与 Microsoft Teams 同步。根据现有 Office 365 组创建团队不仅可以简化邀请和管理成员的过程,还能在 Microsoft Teams 内同步组文件。

团队角色

在 Microsoft Teams 中有两个主要角色:团队所有者和团队成员,前者是创建团队的人员,后者是被团队所有者邀请加入团队的人员。团队所有者可在邀请任何人员加入团队时将其设为共同所有者,也可在其加入后随时执行此操作。设置多个团队所有者使用户能够分担管理设置和成员身份(包括邀请)的职责。

团队设置

团队所有者可以直接在 Microsoft Teams 中管理团队范围的设置。设置包括添加团队图片、设置团队成员权限的能力,这些权限包括创建频道、添加选项卡和连接器、@提及整个团队或频道以及使用 GIF、贴纸和 Meme。

作为 Microsoft Teams IT 管理员,你可以在管理中心访问系统范围的设置。这些设置会影响团队所有者在团队设置下看到的选项和默认设置。例如,你可以为团队范围的公告、讨论和资源启用默认频道“常规”,该频道将对所有团队显示。

部署 Microsoft Teams

Microsoft Teams 作为 Office 365 教育版套件许可(包括教育版、教育增强版、教育版 E5 及现有的教育版 E3 套件)的一部分提供给教育客户。

作为 Office 365 客户,Microsoft Teams 可供你的整个机构使用。在部署 Microsoft Teams 之前,对于 Office 365 管理中心中的设置你应有些了解。

为贵机构启用 Microsoft Teams

管理员需要使用 Office 365 管理中心为贵机构启用 Microsoft Teams。

  1. 使用你的工作或学校帐户登录 Office 365。

  2. 选择“管理”以转至 Office 365 管理中心。

  3. 导航到“设置”>“服务和加载项”。

  4. 在“服务和外接程序”页上,选择“Microsoft Teams”。

    服务和附加程序
  5. Microsoft Teams 设置屏幕将打开,选择你要配置的教育许可证 –“教职员工”或“学生”。

    许可证配置
  6. 在选择要启用的许可证类型后,将切换设置为“打开”,然后选择“保存”。

    启用许可证

你可以控制机构中的哪些用户可以使用 Microsoft Teams。默认情况下,会在 Exchange Online 中启用 Office 365 组创建。但是,IT 管理员可以通过一些途径将新组创建限制于特定用户。

每个 Exchange Online 用户都有一个 OWA 邮箱策略来控制他们通过邮箱可以和不可以执行的操作。通过使用 Set-OwaMailboxPolicy cmdlet,可对被允许创建组的用户将 GroupCreationEnabled 参数设置为 $true,对未被授权创建组的用户将该参数设置为 $false。目前,更新邮箱策略的唯一途径是通过 Windows PowerShell。有关更多信息,请参见使用 PowerShell 管理 Office 365 组 - 管理员帮助

注意: 这些命令仅为 OWA 和 Outlook 关闭组创建。

如果要在贵机构内关闭组创建,请使用 Azure Active Directory 设置。或者参见 Office 365 Planner 于 2016 年 6 月 6 日正式发布,其中提供了对 Azure Active Directory 中存储的策略更改控制机制的机会。

此方法的优势在于 Azure Active Directory 提供了所有 Office 365 应用程序都可以查看的中心点。在创建合适的策略后,对于创建新 Office 365 组的控制在任何位置都是一致的。

租户范围的设置

常规

通过“常规”部分可为贵机构配置以下设置:

  • 在个人资料中显示组织结构图

  • 对没有 Microsoft Teams 的收件人使用 Skype for Business

  • 允许 T-bot 主动帮助措施

要禁用或启用该设置,请将开关切换为“关闭”或“打开”,然后选择“保存”。

租户范围的设置

电子邮件集成

你可以启用与频道的电子邮件集成,还可以创建受限发件人列表。要禁用或启用电子邮件集成,请将开关切换为“关闭”或“打开”,然后选择“保存”。

要限制某个发件人列表,请输入域,然后选择“保存”。

电子邮件集成

应用

你可以在 Microsoft Teams 中启用外部应用、新建外部应用和用于应用的侧向加载。要禁用或启用该设置,请将开关切换为“关闭”或“打开”,然后选择“保存”。

应用

启用 Teams 中的外部应用后,教师便可自定义应用,以使其可通过选项卡供学生使用。通过选项卡可以自定义频道,以包括团队日常所需的内容和功能。通过它们可以快速访问常用文档和云服务。有几个内置选项卡,如“文件”。

在 Microsoft Teams 客户端中,用户可在频道顶部添加用于 Word 文档、PowerPoint 演示文稿、Excel 电子表格、OneNote 笔记本、Planner 计划的选项卡。

添加应用

过一段时间,我们将会添加 Microsoft 及合作伙伴提供的更多选项卡。

自定义云存储选项

你可在 Microsoft Teams 中启用各种形式的云存储。当前支持框、下拉框、Google Drive 和 ShareFile。要禁用或启用该设置,请将开关切换为“关闭”或“打开”,然后选择“保存”。

云选项

按许可证的用户设置

团队和频道

团队用于将一组在工作中密切合作的人组织在一起完成工作。对于基于项目的工作(如课程开发、规划学校活动)和持续进行的工作而言,团队可以是动态的,以反映机构(如学校、部门和班级)的内部结构。

频道是团队的子类别。你可以为活动或主题创建频道。对话、文件和笔记特定于每个频道,但团队的所有成员都能看到这些内容。

作为管理员,你可以使用 Office 365 管理中心中的“”控制面板来创建团队并管理团队所有者和成员。

按许可证的用户设置

有关在管理中心创建 Office 365 组的更多信息,请参见在管理中心创建 Office 365 组。

通话和会议

有些学校可能希望限制其机构内的网络流量。例如,你可能希望在低带宽机构中禁用视频。通过通话和会议部分可以选择是否允许用户在会议期间使用视频或屏幕共享。

通话和会议

消息传递

作为租户管理员,你可在 Microsoft Teams 设置屏幕的“消息传递”部分启用或禁用媒体内容,如 GIF、Meme 和贴纸。你还可以允许教职员工删除所有消息,以便于教师主持课堂对话,并对学生启用或禁用私人聊天。

消息传递

要禁用或启用 Giphy 以允许用户向对话中添加 GIF,请选择“关闭”或“打开”,然后选择“保存”。

启用 GIF 后,可以应用内容评级来限制在贵机构的 Microsoft Teams 中允许的 GIF 类型。内容评级包括以下内容:

  • 严格

  • 适中

  • 允许所有内容

此外,你还可以启用或允许:

  • 用户可以编辑以添加至对话的 Meme

  • 用户可以编辑以添加至对话的贴纸

  • 所有者删除所有消息

  • 用户删除自己的消息

  • 用户进行私人聊天

智能机器人

你可以通过聊天机器人完成查询信息和执行命令等任务。自 2017 年 3 月 14 日起,Teams 已提供 20 多个本机和第三方聊天机器人,不久以后还会推出更多。

注意: T-Bot 是该产品帮助系统的一部分,无法禁用。

如果你对构建聊天机器人感兴趣,请查看 Microsoft Teams 聊天机器人平台,其中包含开始为 Microsoft Teams 编写聊天机器人的分步说明。

连接器

连接器使 upi 能够接收来自常用服务(如 Twitter、Trello、Wunderlist、GitHub 和 VSTS)的更新。

有关更多信息,请参见将应用连接至你的组Office 连接器平台

客户端分发

Microsoft Teams 客户端的安装文件是可供管理员和最终用户从 https://teams.microsoft.com/downloads 下载的可执行文件。台式机上的最终用户只要拥有相应权限,即可安装该应用程序。IT 管理员也可以分发该安装程序并通过客户端分发工具来分发。

使用移动设备的最终用户可从其移动平台的应用商店下载 Microsoft Teams 应用。

Microsoft Teams 在 Windows(Windows 7 及更高版本)和 Mac 桌面(Mac 10.10 及更高版本)中可用。它在 iOS v9 及更高版本(iPhone 和 iPad)、Android 4.4 及更高版本以及 Windows Phone 10.0.10586 及更高版本中也可用。将来,我们将提供对 Windows 10S 的支持。

Microsoft Teams 支持在 Edge 12+、Internet Explorer 11+、Firefox 47.0+ 和 Chrome 51.0+ 上使用 Web 客户端。尝试使用 Safari 打开 Microsoft Teams Web 客户端的用户将被定向到下载桌面客户端的页面。将来,我们会提供对 Safari 的支持。

启用或禁用 Microsoft Teams 许可证

管理员通过使用 Office 365 管理中心来管理 Microsoft Teams 许可证。你需要是 Office 365 全局管理员或用户管理管理员才能管理 Microsoft Teams 许可证。

如果你要限制贵机构内可以访问 Microsoft Teams 的用户或者要删除你要限制的用户,可通过对相应人员禁用 Microsoft Teams 许可证来完成操作。许可证禁用后,用户将无法再在 Office 365 应用启动程序和主页中看到 Microsoft Teams。

向用户分配或取消分配 Microsoft Teams 许可证的方式与分配任何其他 Office 365 商业版或企业版许可证的方式相同。登录 Office 365,导航到 Office 365 管理中心,然后在“用户”>“活动用户”页面上为用户分配或取消分配 Microsoft Teams 许可证。

Microsoft Teams URL 和 IP 地址范围

如果你的学校限制网络上的计算机连接到 Internet,请参阅 Office 365 URL 和 IP 地址范围。本文列出了应包括在你的出站允许列表和客户端计算机的 Internet Explorer“受信任的站点”区域中的终结点,以确保你的计算机可以在 Office 365 中成功地使用 Microsoft Teams。

启动

启动试点团队

帮助团队代表确定试点阶段并启动试点

在将 Microsoft Teams 推广至整个机构之前,建议先从教师、学生和教职员工组成的一些试点团队开始。这可以帮助你优化启动计划并确保你为机构范围的部署做好准备。成功的试点可促进整个机构对下一波启动计划的积极性。

确定试点团队

联系几个教职员工或教师部门,以确定 2-3 个试点团队。为了参与试点,鼓励整个团队承诺使用 Microsoft Teams 作为日常相互通信和协作的主要方式。这样试点团队有机会完全了解 Microsoft Teams 的功能并确定将其集成到其工作流中的最佳方式。

确定代表

确定试点团队的代表并号召他们促进 Microsoft Teams 的采用。教师主管通常会很兴奋地宣传和帮助其同行来详细了解更有效的解决方案。

为成功设置试点

向代表提供为试点自定义 Microsoft Teams 的灵活性,同时确保你可通过 IT 管理中心中的高级安全和管理功能进行控制。拥有开放设置使试点团队能够了解 Microsoft Teams 提供的每项功能。你始终可以随着团队的发展而调整设置。

开始部署到机构的其余部分

与团队代表召开启动会议

让试点团队为 Microsoft Teams 感到兴奋的最佳方式是将大家聚在一起(亲自或以虚拟方式)。安排介绍 Microsoft Teams 的启动会议,讨论试点计划并让团队代表体验 Microsoft Teams。分享入门指南以说明如何使其团队启动并运行。

邀请团队代表使用 Microsoft Teams

在规划启动时,首先将 Microsoft Teams 用于你的团队代表。沟通有关启动的重要更新,收集来自试点团队的反馈,回答快速问题并在 Microsoft Teams 中分享成功体验。

确定 Microsoft Teams 的阶段

帮助代表确定 Microsoft Teams 的阶段,包括团队设置、频道以及与第三方应用程序的集成。鼓励团队代表添加海报和团队资源,以供用户在产品内发现。

建议尽量减少初始分期,以允许用户根据需要有组织地创建频道、自定义选项卡和添加连接器。请参见为此用途而创建的使用选项卡视频。

启动 Microsoft Teams

团队代表负责定义其团队的目的、使用范围及其他工具、公开通信的规范以及用于创建团队频道的约定。

当团队代表准备启动时,鼓励他们与试点团队一起组织富有成效的对话视频会议(与你的初始启动会议类似)。鼓励他们使用视频来说明 Microsoft Teams 如何帮助他们共同提高效率。

团队代表应确保团队成员已做好使用 Microsoft Teams 的准备,方法是为每个人专门留出登录时间、下载桌面和移动应用程序并开始互相聊天。

培养

将工作转移至 Microsoft Teams

通过鼓励代表将重要对话、更新和项目转移至 Microsoft Teams 来帮助试点团队启动。这会使团队成员有信心实现自行切换。

集成 Microsoft Teams

将来自第三方应用程序和服务(如 Polly 和 busuu)的实时更新和数据直接引入 Microsoft Teams。这样可以节省员工检查多个工具来获取及时信息的时间。

鼓励团队代表分享他们关于与第三方应用程序和聊天机器人进行自定义集成(为其团队量身定制)的想法。

监控 Microsoft Teams

与团队冠军分享有关采纳和使用 Microsoft Teams 的分析结果,并提醒他们在“反馈”频道中分享来自团队成员的反馈。

提升意识

除了试点团队外,还要让整个机构了解 Microsoft Teams。FastTrack 为 IT 管理员提供了用于实现此目标的资源,方法是包括用于宣传的资源,如公告模板、倒计时模板、传单、海报、提示和技巧电子邮件。查看 FastTrack 网站或向 Microsoft 销售人员索要这些资产。

提供培训

组织针对特定团队和使用案例量身定制的培训活动和问答会话。

启用创新

在整个机构内与代表协作来标识高级使用案例(包括自定义集成和聊天机器人)以充分利用 Microsoft Teams。考虑为整个机构的 Microsoft Teams 代表创建一个团队,以分享可以改变团队协作方式的想法。

通过用户之声或通过产品内的反馈链接分享 Microsoft Teams 反馈。在 Microsoft Teams 技术社区中与其他 IT 专业人员交流。

反馈和支持

查看 Microsoft 教育版帮助中心

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