阻止电子邮件收件人使用“全部答复”或“转发”

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此功能要求发件人和收件人使用Microsoft Outlook。使用 Microsoft Outlook Express、 Microsoft Windows 邮件、 Microsoft Outlook Web Access 或其他应用程序中检索其电子邮件的收件人仍能够使用全部答复或转发。

Microsoft Office 2003 引入了信息权限管理 (IRM),提供的方式,以帮助防止复制、 打印或转发电子邮件的收件人。您可以在 Outlook 帮助中了解有关 IRM 的详细信息。如果 IRM 不可用您的组织中,您可以通过使用自定义 Outlook 窗体实现类似的功能。

重要: 自定义窗体是一种用于对电子邮件收件人处理邮件的操作添加限制的基本方法。但是,自定义窗体不如 IRM 安全。使用其他电子邮件应用程序或者甚至使用不同类型的帐户都有可能导致收件人具有完全权限,可以转发或全部答复邮件。

创建自定义电子邮件窗体

  1. “工具”菜单上,指向“窗体”,再单击“设计窗体”

  2. “标准窗体库”中,选择“邮件”,再单击“打开”

  3. 单击“(动作)”选项卡。

    自定义邮件窗体

    1. 使用“(动作)”选项卡可以为收件人配置“全部答复”“转发”命令。

    2. 在“启用”下,将“全部答复”动作更改为“否”

    3. 在“启用”下,将“转发”动作更改为“否”

  4. “动作名称”下,双击“转发”

  5. “窗体动作属性”对话框中,清除“启用”复选框,再单击“确定”

  6. “动作名称”下,双击“全部答复”

  7. “窗体动作属性”对话框中,清除“启用”复选框,再单击“确定”

  8. 单击“(属性)”选项卡。

    自定义邮件窗体

    1. 使用“(属性)”选项卡可以配置窗体定义。

    2. 选中“将窗体定义与项目一同发送”复选框。在您发送电子邮件之后,您在“动作”选项卡上自定义的动作将发送给收件人,阻止他们使用“全部答复”“转发”

  9. 选中“将窗体定义与项目一同发送”复选框。

    这将出现一个对话框,该对话框建议发送窗体定义不是推荐的行为。对于此过程,可单击“确定”并继续。

  10. 开发工具选项卡的窗体组中,单击发布,然后单击窗体发布为

  11. “将窗体发布为”对话框的“查找”框中,单击“个人窗体库”

  12. “显示名称”框中,键入可以方便识别的名称,如:“不答复所有人或不转发”

  13. “窗体”名称框中,键入唯一名称(不能带空格),如:NoReplyAllNoForward

  14. 单击“发布”

  15. 在窗体设计窗口中,在“文件”菜单上,单击“关闭”

    如果系统提示保存所做更改,请单击“否”。您的自定义窗体已保存,该提示信息是询问您是否要将更改保存到 Outlook 默认邮件窗体中。您应该只将更改保存到该窗体中。

使用自定义电子邮件窗体发送邮件

  1. “工具”菜单上,指向“窗体”,再单击“选择窗体”

  2. “查找”框中,单击“个人窗体库”

  3. 选择您创建的自定义窗体的名称,再单击“打开”

    显示一封新电子邮件。

  4. 接下来,与往常一样继续撰写并发送您的邮件。

全部答复前进按钮将不可用的工具栏上的电子邮件的收件人。同样,键盘快捷方式,如 CTRL + F,或单击标准工具栏上的答复将不起作用。使用 Microsoft Outlook Express、 Microsoft Windows 邮件、 Microsoft Outlook Web Access 或其他应用程序中检索其电子邮件的收件人仍能够使用全部答复或转发。

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