链接和跟踪电子邮件在 Business Contact Manager

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

跟踪的电子邮件与您的业务相关联的人员和可望而生畏,并且时丢失的邮件跟踪时,可能会丢失销售商机,太。若要解决此问题, Business Contact Manager for Outlook变成业务记录虚拟电子邮件收件箱通过使您可以将电子邮件链接到它。

本文介绍如何将单个电子邮件链接到Business Contact Manager for Outlook记录以及如何设置您的电子邮件链接和跟踪自动将邮件链接到记录,包括商务项目。

重要: 如果有多个用户的数据库,任何具有数据库的访问权限的用户可以看到链接的电子邮件。

您要做什么?

将单个电子邮件链接到记录

自动将电子邮件链接到记录

禁用链接和跟踪电子邮件

了解隐私和安全问题的电子邮件链接和跟踪与共享数据库中

从记录中删除电子邮件

链接到记录的电子邮件

可以将电子邮件链接到帐户和业务联系人的记录类型和到商务项目。然后单击几下,您可以查看链接到记录的邮件。

当您链接到客户的商务联系人和商务项目时,您还可以查看客户记录的通信历史记录中的每个商务联系人和商务项目链接的电子邮件。

自动将电子邮件链接到记录

电子邮件链接和跟踪功能使您能够自动链接,并从您的帐户和商务联系人跟踪电子邮件阅读旧的并甚至查看邮件已发送给他们。您可以也会自动链接按支付商务项目的电子邮件。

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将单个电子邮件链接到记录

链接到客户、 商务联系人或商务项目记录的电子邮件保持在 Outlook 中。在记录的通信历史记录和Business Contact Manager for Outlook通信历史记录文件夹 ,也会列出的电子邮件。

四个 KB 的邮件存储在 Business Contact Manager 数据库中,以便仍可以访问所有或部分消息,即使它已从 Outlook。如果原始邮件大于 4 KB,将只能有访问消息的一部分,如果从 Outlook 中删除它。

  1. 在 Outlook 中,单击,或打开要链接到记录的电子邮件。

  2. 在功能区,商务组中,单击链接到记录

  3. 链接到 Business Contact Manager 记录对话框中,在项类型列表中,单击您要查找的记录的类型。

    注意: 如果您选择的商机记录,电子邮件实际上链接到客户或商务联系人的商机记录。

  4. 在记录的列表中,单击记录。

    如果您想要将项目链接到多个记录,请选择这些记录。

我如何选择多条记录?

若要选择彼此相邻的多条记录,请按 Shift 键,然后单击要添加的记录组中的第一条和最后一条记录。若要选择不相邻的多条记录,请按 Ctrl 键,然后单击各条记录。若要选择所有记录,可单击任意一条记录,然后按 Ctrl+A。

  1. 链接的记录,下单击链接到

    链接到框中列出您所选择的记录。

  2. 单击 “确定”

查看链接到记录的电子邮件

要查看链接到记录的电子邮件,请打开该记录,,然后单击历史记录选项卡。

列出了电子邮件,以及链接到记录的任何其他通信历史记录项。

有关其他通信历史记录项的信息,请参阅跟踪与客户在 Business Contact Manager 的通信

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自动将电子邮件链接到记录

从启用电子邮件链接和跟踪的时间,或从所选的电子邮件地址的任何新电子邮件自动链接到记录。

您也可以搜索过去的电子邮件并将其链接到记录,也。

包含所选的电子邮件地址的记录的通信历史记录中显示的消息。

如果您从电子邮件链接和没有现有Business Contact Manager for Outlook记录匹配的电子邮件地址,链接和跟踪功能创建一个新的商务联系人记录和链接到的电子邮件。

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链接和跟踪之前

启用电子邮件链接和跟踪之前,请执行下列操作︰

确认您拥有到Business Contact Manager for Outlook记录输入电子邮件地址。

  1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击下列文件夹之一以显示工作区:

    • 联系人管理

    • 销售

    • 项目管理

  2. 单击包含所需的记录的选项卡,然后双击记录以将其打开。

  3. 验证在电子邮件地址字段中列出了电子邮件地址。

确认 Outlook 设置多达保存已发送邮件到已发送邮件文件夹。

要轻松地链接和跟踪传出的邮件,请到已发送邮件文件夹中保存已发送的邮件。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“选项”

  3. 单击邮件,然后向下滚动到保存邮件部分。

  4. 确认保存已发送邮件文件夹中的邮件的副本旁边的复选框已选中。如果您还想要链接和跟踪已转发的邮件时,验证选中保存已转发邮件复选框,太。

  5. 单击 “确定”

若要保护您的隐私,如果您与电子邮件的其他用户共享Business Contact Manager for Outlook数据库标记个人、 私有、 或机密未链接和跟踪。

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设置电子邮件链接和跟踪

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击Business Contact Manager选项卡,然后单击管理链接和跟踪按钮。

  3. 管理链接和跟踪对话框中,在电子邮件选项卡上,选择要链接和跟踪电子邮件地址旁边的复选框。

    如果记录包含多个电子邮件地址,将多次列出的客户或商务联系人记录。

    “管理链接和跟踪”对话框。

  4. 清除不希望链接和跟踪任何电子邮件地址旁边的复选框。

  5. 单击文件夹选项卡。

    默认情况下选中的所有文件夹。

    注意: 如果您有任何 Outlook 规则设置与电子邮件路由到不同的文件夹,请确保您选择要链接和跟踪这些邮件文件夹选项卡上的那些文件夹。

  6. 单击 “确定”

    自动跟踪所有将来的电子邮件与所选文件夹中的选定地址。

    您也可以设置链接和跟踪从电子邮件。在收件箱中,单击或打开电子邮件。在功能区,商务组中,单击链接和跟踪链接和跟踪对话框中选择的电子邮件地址,,然后单击确定。如果没有现有Business Contact Manager for Outlook记录相匹配的电子邮件地址,将链接的电子邮件地址创建商务联系人记录。

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将链接粘贴到您的客户和商务联系人的邮件

如果您想要将邮件启用电子邮件链接之前收到和跟踪, Business Contact Manager for Outlook可以为您查找邮件,并将其链接到您的客户和商务联系人链接。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击Business Contact Manager选项卡,然后单击管理链接和跟踪按钮。

  3. 管理链接和跟踪对话框中,执行下列操作,如有必要︰

    • 对任何客户或商务联系人要查找和链接的邮件中选中的复选框。

    • 清除不希望任何客户或商务联系人其过去邮件旁边的复选框以链接。

      如果记录包含多个电子邮件地址,将多次列出的客户或商务联系人记录。

  4. 如果您想要指定Business Contact Manager for Outlook搜索过去的邮件的位置,在文件夹选项卡上,选择或清除文件夹名称旁边的复选框。

  5. 单击搜索和链接

    “管理链接和跟踪”对话框,其中“搜索和链接”按钮突出显示出来。

  6. 链接现有电子邮件对话框中,如果您想要排除早于某个特定日期的电子邮件,选择忽略电子邮件早于复选框,然后单击从日历的日期。

  7. 单击“开始”。

  8. 完成搜索和链接后,单击关闭

  9. 如有必要,在管理链接和跟踪对话框中更改您的选择为将来的电子邮件。

    重要: 如果单击确定,在管理链接和跟踪对话框中而不更改所选的电子邮件地址和文件夹,将链接将来的电子邮件,并基于跟踪用于搜索和链接的选择。

  10. 管理链接和跟踪对话框中,单击确定

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通过支付商务项目链接电子邮件

您可以将电子邮件链接到商务项目记录基于电子邮件的主题。有关商务项目记录的详细信息,请参阅在 Business Contact Manager 的组织商务项目

警告: 如果邮件链接到商务项目,然后想要禁用链接和跟踪您必须为每个唯一的电子邮件主题禁用。

信息,请参阅本文后面的禁用电子邮件链接和跟踪按主题

  1. 单击或打开要链接到商务项目记录的电子邮件。

  2. 在功能区,商务组中,单击链接和跟踪

  3. 链接和跟踪对话框中,单击电子邮件主题选项卡。

    “链接和跟踪”对话框中的“电子邮件主题”选项卡,并且选中了商务项目旁边的一个复选框。

  4. 选择要链接到的电子邮件的项目名称旁边的复选框。

  5. 单击 “确定”

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禁用链接和跟踪电子邮件

如果您不再希望自动将电子邮件链接到记录,您可以禁用电子邮件链接和跟踪。

您可能希望禁用电子邮件链接和跟踪如果与您的同事共享您的数据库,因为这些用户可以看到所有链接的电子邮件。若要防止他们看到这些已链接的邮件,请参阅本文后面的删除一条记录中的电子邮件

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禁用链接和跟踪客户和商务联系人的电子邮件

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击Business Contact Manager选项卡,然后单击管理链接和跟踪按钮。

  3. 管理链接和跟踪对话框中的电子邮件文件夹选项卡上,单击全部清除按钮以清除所有复选框。

    如果您想要禁用链接和跟踪仅为特定记录,请清除这些复选框。

  4. 单击 “确定”

    注意: 禁用电子邮件链接和跟踪光圈链接到您的记录的任何未来的电子邮件。如果您想要删除当前链接到您的记录的电子邮件,您将需要后禁用链接和跟踪电子邮件,请删除它们。信息,请参阅本文后面的删除一条记录中的电子邮件

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禁用电子邮件链接和跟踪按主题

  1. 在导航窗格中,单击Business Contact Manager,中的项目管理

  2. 商务项目选项卡上,双击所需的项目。

  3. 在功能区上的“显示”组中,单击“历史记录”。

  4. 右键单击您要停止链接和跟踪,主题的电子邮件,然后单击链接和跟踪

  5. 执行下列操作:

    • 禁用链接和跟踪客户和商务联系人的电子邮件    如有必要,在电子邮件地址选项卡上,单击全部清除要停止链接和跟踪客户和商务联系人的邮件项目。

    • 禁用电子邮件链接和跟踪商务项目    单击电子邮件主题选项卡,然后单击全部清除

      您可以禁用电子邮件链接和跟踪这些商务项目、 帐户和商务联系人链接到所选邮件。若要禁用链接和跟踪商务项目,必须为每个唯一的电子邮件主题禁用它。

  6. 单击 “确定”

    注意: 禁用电子邮件链接和跟踪光圈链接到您的记录的任何未来的电子邮件。如果您想要删除当前链接到您的记录的电子邮件,您需要禁用链接和跟踪电子邮件后将其删除。信息,请参阅本文后面的删除一条记录中的电子邮件

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了解隐私和安全问题的电子邮件链接和跟踪与共享数据库中

共享数据库时,您可以与所有人有权访问该共享数据库中的所有信息。如果您已经设置了自动链接和跟踪电子邮件,现有和将来的所有电子邮件和其他通信历史记录项链接到您的记录是适用于所有用户访问数据库。有关共享数据库的信息,请参阅Business Contact Manager 数据与其他用户共享

如果有多个用户的数据库    任何具有数据库的访问权限的用户可以查看链接的邮件和其他通信历史记录项。

  • 如果您想要阻止您的同事访问链接的电子邮件,但仍要用于以后邮件的电子邮件链接和跟踪,删除现有的邮件记录之前共享您的数据库。有关详细信息,请参阅本文后面的删除一条记录中的电子邮件

  • 如果您不希望您的同事有权访问将来的电子邮件,但希望他们有权访问过去的邮件,则禁用链接和跟踪之前共享您的数据库。请参阅上文的禁用电子邮件链接和跟踪部分。

  • 如果您想要阻止您的同事访问现有和将来的所有电子邮件链接到记录,禁用电子邮件链接和跟踪和共享您的数据库之前,删除电子邮件从所有记录。

如果您是使用您的数据库的唯一用户或共享数据库以使其在您的便携式计算机上的副本    安全注意事项很少,如保留您的密码保护。您可以安全启用链接和跟踪因为没有其他人可以看到消息的任何电子邮件地址。

注意: 若要使您外出时使用的数据库的副本,必须先共享 Business Contact Manager 数据库,但仍然只有一个数据库的用户。有关复印数据库的信息,请参阅Business Contact Manager 数据与其他用户共享

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从记录中删除电子邮件

电子邮件可以链接到多条记录。当从一条记录中删除链接的消息时,它从仅该记录的通信历史记录中删除。如果电子邮件链接到其他记录,则它们不会影响。例如,如果电子邮件链接到潜在顾客和不相关的帐户,从潜在顾客删除电子邮件不会删除该邮件来自客户记录。

从记录中删除电子邮件不会删除 Outlook 中的电子邮件。

  1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击下列文件夹之一以显示工作区:

    • 联系人管理

    • 销售

    • 项目管理

  2. 单击包含所需的记录的选项卡,然后双击记录以将其打开。

  3. 在功能区上的显示组中,单击历史记录按钮。

    列出了电子邮件,以及链接到记录的任何其他通信历史记录项。

    要显示电子邮件仅在功能区上的历史记录页面上的邮件,请单击视图选项卡单击项类型按钮,然后单击电子邮件

  4. 选择要删除的电子邮件。

    要选择相邻的记录,请按住 SHIFT 键,,然后单击要删除的组的第一个和最后一个记录。若要选择不相邻的记录,请按 CTRL 键,,然后单击单个记录。

  5. 单击删除按钮。

有关已删除的记录的详细信息,请参阅删除 Business Contact Manager 记录

有关如何对恢复已删除项目的信息,请参阅在 Business Contact Manager 记录还原

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从记录中删除所有电子邮件

  1. 在导航窗格中,单击“Business Contact Manager”按钮。

  2. 商务记录下单击通信历史记录

  3. 单击项类型的列标题按项目类型列表进行排序。

  4. 选择所有电子邮件,或选择所有要删除的电子邮件。

    要选择相邻的记录,请按住 SHIFT 键,,然后单击要删除的组的第一个和最后一个记录。若要选择不相邻的记录,请按 CTRL 键,,然后单击单个记录。

  5. 右键单击所选的电子邮件,,然后单击删除

有关其他通信历史记录项的信息,请参阅跟踪与客户在 Business Contact Manager 的通信

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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