链接到或导入 Microsoft Graph 中的数据

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您可以从 Microsoft Graph 导入或链接数据, 这是一个数据源, 可用于点击大量 Office 365 信息和关系, 以获得有关个人、组和组织的有价值的推断和见解。 使用此数据, 您可以提高 Access 解决方案的情报和工作效率。 有关详细信息, 请参阅Microsoft Graph

  • 当链接到数据时, access 会创建一个双向连接, 用于同步 Access 和 Microsoft Graph 中的数据更改。

  • 导入数据时, access 会创建数据的一次性副本, 因此对 Access 或 Microsoft Graph 中的数据所做的更改不会同步。

连接到 Microsoft Graph 的 Access 概述

这是一项仅订阅者可以使用的功能 从 Microsoft Graph 链接到或导入数据的功能仅适用于Office 365 订阅者

什么是 Microsoft Graph?

Microsoft Graph 通过将不同的数据 (用户、组、消息、联系人、对话、任务、文件等) 收集和整理到一组关系中来连接多个 Office 365 应用和服务之间的点。 关系的示例包括: 用户是组的成员、用户的当前管理者、多个对话中提及的用户, 或者该用户的文档在过去几个小时内由多个同事共同使用。

"graph" 一词用于表示信息的社交网络。 Microsoft Graph 是 Office 365 中的社交和数据连接网络。 任何网络的价值随连接数呈指数级增长。 在 Microsoft Graph 中, 这些连接基于你正在处理的内容、处理者以及你的重要内容。

你可以从 Microsoft Graph 表快速获取最新的计算机学习见解, 对其执行进一步操作, 并提高 Access 数据库解决方案的 smartness 和工作效率。 例如, 你可以查找与用户相关的最相关人员, 并将其添加为指向报表的电子邮件链接, 或者将报表以电子邮件形式发送给用户所属的组。

开始之前

想要进行得更顺利吗? 那就在链接或导入之前做好以下准备工作:

  • Microsoft Graph 数据基于您的工作或学校帐户。第一次使用 Microsoft Graph 时, 您可能需要登录到 Office 365。

  • 考虑每张表或视图中的列数。 Access 不支持一张表中超过 255 个字段,因此 Access 只链接或导入前 255 列。

  • 确定要导入的数据总量。 Access 数据库的最大大小为 2GB,减去系统对象所需的空间。 Microsoft Graph 包含较大的表, 这可能需要很长时间才能加载, 并且您可能无法将它们全部导入单个 Access 数据库中。 使用Microsoft Graph 查询参数以最大限度地减少所链接的数据量。

  • 使用可信位置和 Access 数据库密码,以保证 Access 数据库和连接信息的安全性。 有关详细信息,请参阅决定是否信任数据库使用数据库密码加密数据库

  • 计划创建附加关系。 Access 链接到或导入 Microsoft Graph 数据模型中所选的表和筛选的子集。 您可能需要使用 "关系" 窗口手动创建新表和现有表之间的其他关系。 有关详细信息, 请参阅什么是 "关系" 窗口?创建、编辑或删除关系

入门

  1. Microsoft Graph中选择 "外部数据>新的数据源" >从 "联机服务" >。

  2. 如果出现提示, 请登录到你的 Office 365 工作或学校帐户。

  3. 执行下列操作之一:

    • 若要导入,请选择“将源数据导入当前数据库的新表中”。

    • 若要链接,请选择“通过创建链接表来链接数据源”。

  4. 选择“确定”。

  5. 在 "链接表" 或 "导入对象" 对话框中的 "" 下, 选择要链接到或导入的每个表, 然后单击"确定"

    预定义筛选器列表

使用 Microsoft Graph 查询参数筛选链接结果

链接到 Microsoft Graph 以及从中导入时可能会返回大量数据,尤其是在大型组织中与用户一起使用时。 链接时,请考虑使用以下 Microsoft Graph 查询参数来筛选服务器上的数据,然后再检索数据:

  • $top    基于数字查看一组有限的记录,例如前 25 行。

    注意    我们推荐的最佳做法是首先使用 $top=n 查询参数来返回少量数据,然后熟悉字段和值。

  • $filter    基于表达式筛选行的数量。

  • $select   仅返回你指定的列。 但是,Access 始终返回 ID 字段。

请注意,Access Microsoft Graph 仅支持表达式、语法和列的子集。 要详细了解哪些内容受支持并了解最新更新,请参阅使用查询参数自定义响应用户资源类型组资源类型

  1. 在“筛选结果”对话框中,输入 Microsoft Graph 查询参数。 下例展示了“”和“用户”,但你可为其他表创建类似筛选器。

    $top=10
    $filter=securityEnabled eq false
    $filter=startswith(displayName, 'M')
    $filter=startswith(mailNickname, 'S')
    $filter=startswith(mail,'S') or startswith(mail,'T')
    $filter=startswith(mail, 'B') & $select=mail
    $select=mail,mailEnabled,mailNickname
    $select=classification,displayName
    $top=50
    $filter=startswith(givenName,'J') 
    $filter=startswith(givenName, 'B') & $top=3
    $filter=accountEnabled eq false
    $filter=startswith(jobTitle,'SENIOR')
    $filter=usageLocation eq 'GB' or usageLocation eq 'RU'
    $filter=userType eq 'Member'
    $select=displayName,mail,surname,postalCode
    $select=givenName,jobTitle,mobilePhone
  2. 选择“确定”。

结果

链接或导入操作完成后, 表将显示在导航窗格中, 其名称与 Microsoft Graph 表相同。 导入操作期间,如果该名称已被占用,Access 将在新的表名称后追加“1”。 在链接操作过程中, 如果该名称已在使用, 则 Access 会将 "1" 追加到新表名称, 但仅在应用了不同的筛选器的情况下。 你始终可以将表重命名为更有意义的内容。

带有 "My" 前缀的表返回基于当前登录用户的用户的数据。

你可以更新我的 Outlook 联系人, 但所有其他 Microsoft Graph 表格都是只读的。

在导入操作中,Access 永远不会覆盖数据库中的表。 尽管不能直接将 Microsoft Graph 追加到现有表中, 但你可以创建追加查询, 以便在从类似的表中导入数据后追加数据。

在链接操作中, 如果列在 Microsoft Graph 表中是只读的, 则它们在 Access 中也是只读的。

提示    若要查看 Microsoft Graph URL (包括任何查询参数), 请将鼠标悬停在 Access 导航窗格中的表上。

修改现有的 Microsoft Graph 查询参数

如果有包含查询参数的现有链接表, 则可以对其进行更改。

  1. 在导航窗格中, 右键单击链接表, 然后选择 "链接表管理器"。

  2. 在 "链接表管理器" 对话框中, 单击加号 (+) 以展开 Microsoft Graph 数据源名称, 然后选中要修改的特定数据源名称旁边的复选框。

  3. 选择 "重新链接"。

  4. 在 "重新链接 <Linked table name> " 对话框中更新查询参数字符串。

    例如, 将 $top = 100 更改为 $filter = userType eq "Member"。

    请确保表名和查询参数之间有问号 (?) 字符。

  5. 选择“确定”。

  6. 选中您修改的特定数据源名称旁边的复选框。

  7. 选择 "刷新"。

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