配置现场记录管理

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您可以对任何文档和任何网站使用记录管理功能。有了在任何网站上管理记录的功能,记录管理者便可以更好地控制具有长期价值的业务记录和法律记录的处理方式。此外,通过“现场”管理记录,还可以将这些记录包含在协作工作区中,使它们与您正在处理的其他文档共存。

根据记录管理解决方案的组织结构的不同,您可以在网站集级别激活现场记录管理,还可以更进一步在列表或库级别禁用手动声明记录。但是,列表和库的默认值是在网站集级别激活此功能时启用手动声明记录。

本文内容

配置现场记录管理网站集

配置现场记录管理列表或库

为网站集配置现场记录管理

如果记录管理解决方案将在列表或库级别,请参阅配置现场记录管理列表或库。如果记录管理解决方案跨多个网站,您可以通过以下方式来配置记录管理设置︰

  • 指定文档声明为记录时要为文档设置的限制种类。

  • 指定网站中的所有列表或库是否允许手动声明记录。

  • 指定可以手动将文档声明为记录以及为文档撤消记录声明的用户。

配置 现场记录管理 为网站集

注意: 必须先激活现场记录管理功能在网站集级别才能继续使用此过程。

  1. 导航到首要网站。

  2. 网站操作菜单 网站操作 中,单击网站设置

  3. “网站集管理”下,单击“记录声明设置”

  4. 在“记录声明设置”页上的“记录限制”部分,选择如下选项:指定在项目声明为记录时要为项目设置的限制种类。此设置不会对已声明为记录的项目产生影响。

  5. 无其他限制   如果您希望记录具有不同于非记录的单独的保留策略,但不想阻止记录被删除或编辑此限制十分有用。

  6. 阻止删除   这是记录中心的默认限制。

  7. 阻止编辑和删除    如果您希望完全锁定文档以便无法编辑或删除它,则这种限制十分有用。与文档关联的“挂锁”图标可直观地显示该项目已锁定。

记录限制

  1. 记录声明可用性部分中,选择该选项指定项目可以手动声明为记录列表和库中默认情况下。如果在默认情况下的所有位置中不可用选项,则项目可以声明为记录只能通过策略或工作流。

    使用此部分中的选项可以为整个网站集定义是否在功能区上显示“声明记录”“撤销声明记录”按钮。如果在功能区上显示此按钮,则具有适当权限的用户可以将文档声明为记录。如果在功能区上显示此按钮,则具有适当权限的用户可以将文档声明为记录。 每个列表或库具有其自己的“记录声明设置”页,使用该页可以使这些设置“脱离”网站集设置,从而在功能区上显示或隐藏相应的记录声明按钮。如果未在列表或库级别设置记录声明设置,则默认情况下将使用网站集设置。

    记录声明可用性

  2. “声明角色”部分,指定可将项目声明为记录或为项目撤消记录声明的用户的类型。

  3. 所有列表参与者和管理员    任何对列表具有“编辑项目”权限的用户都可以将项目声明为记录以及为项目撤消记录声明。

  4. 仅列表管理员    只有对列表具有“管理列表”权限的用户才能将项目声明为记录以及为项目撤消记录声明。

  5. 仅策略操作    只有以系统帐户身份运行的策略操作或自定义代码才能将项目声明为记录以及为项目撤消记录声明。

    声明角色

  6. 单击“确定”。

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为列表或库配置现场记录管理

您可以配置记录管理设置以允许或禁止在网站上的特定列表或库中创建记录。此外,也可以对列表和库进行配置,以便添加到其中的所有项目都会自动声明为记录。

C onfigure 就地记录管理 列表或

  1. 转到要配置记录管理的列表或库。

  2. 对于库,在“库工具”下单击“库”选项卡。对于列表,在“列表工具”下单击“列表”选项卡。

  3. 在库功能区中,单击“库设置”。对于列表,单击“列表设置”

    注意: 如果未显示此过程中提及的功能区按钮,可能需要调整屏幕分辨率或浏览器窗口大小以展开所有可用的功能区按钮。也可以单击组按钮以展开组的按钮选项。

  4. 在“列表设置”页上,单击“记录声明设置”

    “库记录声明设置”页

  5. “手动记录声明可用性”部分中,执行下列操作之一:

  6. 选择是否要使用网站集默认设置

  7. 允许为此列表或库手动声明记录

  8. 从不允许为此列表或库手动声明记录。

  9. “自动声明”部分,选择是否希望将添加到此列表或库中的项目自动声明为记录。

  10. 单击“确定”

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