配置现场记录管理

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有了在任何网站上管理记录的功能,记录管理者便可以更好地控制具有长期价值的业务记录和法律记录的处理方式。此外,通过“现场”管理记录,还可以将这些记录包含在协作工作区中,使它们与您正在处理的其他文档共存。

根据记录管理解决方案的组织结构的不同,您可以在网站集级别激活现场记录管理,还可以更进一步在列表或库级别禁用手动声明记录。但是,列表和库的默认值是在网站集级别激活此功能时启用手动声明记录。

激活 SharePoint 中的现场记录管理

如果尚未执行此操作,您需要激活现场记录管理,然后才能执行这些任务。如果您已激活它,跳过这些步骤。

  1. 导航到首要网站。

  2. 单击设置 Office 365“设置”按钮 ,,然后单击网站设置

    在SharePoint组连接网站,单击设置,单击网站内容,,然后单击网站设置

  3. 在“网站集管理”下,单击“网站集功能”。

  4. 网站集功能,找到在现场记录管理,然后单击激活

为网站集配置现场记录管理

如果记录管理解决方案跨多个网站,则可以采用下列方法来配置记录管理设置:

  • 指定文档声明为记录时要为文档设置的限制种类。

  • 指定网站中的所有列表或库是否允许手动声明记录。

  • 指定可以手动将文档声明为记录以及为文档撤消记录声明的用户。

若要配置现场记录管理 为网站集

注意:  在完成此过程之前,您必须首先在网站集级别激活现场记录管理功能。

  1. 导航到首要网站。

  2. 单击设置 Office 365“设置”按钮 ,,然后单击网站设置

    在SharePoint组连接网站,单击设置,单击网站内容,,然后单击网站设置

  3. “网站集管理”下,单击“记录声明设置”

  4. 在“记录声明设置”页上的“记录限制”部分,选择如下选项:指定在项目声明为记录时要为项目设置的限制种类。此设置不会对已声明为记录的项目产生影响。

    • 无其他限制   如果您希望记录具有不同于非记录的单独的保留策略,但不想阻止记录被删除或编辑此限制十分有用。

    • 阻止删除   这是记录中心的默认限制。

    • 阻止编辑和删除    如果您希望完全锁定文档以便无法编辑或删除它,则这种限制十分有用。与文档关联的“挂锁”图标可直观地显示该项目已锁定。

  5. 记录声明可用性部分中,选择该选项指定项目可以手动声明为记录列表和库中默认情况下。如果在默认情况下的所有位置中不可用的选项,则可以将项目声明为仅通过策略或工作流的记录。

    记录声明可用性部分中的一个选项,可以撤消声明记录。若要执行此操作,在规范详细信息记录状态,旁边单击撤消声明记录。您会提示您确认您确实要声明为记录的项目。

    注意:  仅对以前已声明为记录的项目显示“撤消声明”选项。

  6. “声明角色”部分,指定可将项目声明为记录或为项目撤消记录声明的用户的类型。

    • 所有列表参与者和管理员    任何对列表具有“编辑项目”权限的用户都可以将项目声明为记录以及为项目撤消记录声明。

    • 仅列表管理员    只有对列表具有“管理列表”权限的用户才能将项目声明为记录以及为项目撤消记录声明。

    • 仅策略操作    只有以系统帐户身份运行的策略操作或自定义代码才能将项目声明为记录以及为项目撤消记录声明。

  7. 单击“确定”

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为列表或库配置现场记录管理

您可以配置记录管理设置以允许或禁止创建的特定列表或网站上的库中的记录。您还可以配置列表和库,以便添加到其中的所有项目自动都声明为记录。

若要配置现场记录管理列表或库

  1. 转到要配置记录管理的列表或库。

  2. 对于库,在“库工具”下单击“库”选项卡。对于列表,在“列表工具”下单击“列表”选项卡。

  3. 在库功能区中,单击“库设置”。对于列表,单击“列表设置”

    在 SharePoint Online 中,单击设置,然后单击列表设置库设置

    注意: 如果未显示此过程中提及的功能区按钮,可能需要调整屏幕分辨率或浏览器窗口大小以展开所有可用的功能区按钮。也可以单击组按钮以展开组的按钮选项。

  4. 在“列表设置”页上,单击“记录声明设置”

  5. 记录声明设置页面上,在手动记录声明可用性部分中,执行下列操作之一︰

    • 选择是否要使用网站集默认设置。

    • 允许手动声明记录的此列表或库。

    • 从不允许手动声明记录的此列表或库。

  6. “自动声明”部分,选择是否希望将添加到此列表或库中的项目自动声明为记录。

  7. 单击“确定”

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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