配置内容管理器以传送文档

配置内容管理器以传送文档

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内容管理器是一项 SharePoint 功能,它可以自动管理某些重要的库任务。这不仅可以节省时间,而且还能确保统一管理文档库。

内容管理器有何作用?

内容管理器可以自动执行以下任务:

  • 将文档传送到不同的库或文件夹    实际上,内容管理器可用作文档的监护者。每次更新文档时,内容管理器都会使用您创建的规则来确定文档的移动位置。然后,它会将文档传送到正确的库或文件夹,它们可位于不同的网站集。规则可以基于内容类型和元数据的组合。

  • 上载到放置库的所有文档   您可以配置内容管理器中,以将所有上载的文档放在放置库,可以在其中可以输入元数据和提交过程完成。

  • 管理文件夹大小   您可以将内容管理器配置为监控文件夹内的项目数,并确保没有文件夹包含超过指定项目数的项目。默认情况下,此限制为 2500 个项目,当项目数达到 2501 个时,内容管理器将自动创建新文件夹并将文档置于其中。您可以指定内容管理器允许单个文件夹中包含的项目数。

  • 管理重复提交   上载文档库中已存在,您可以在内容管理器使用SharePoint版本,或通过添加唯一字符更改文件的名称。这样可确保保留现有文档和重复。

  • 保留审核日志    在传送文档后,内容管理器可将有关此文档的审核日志与该文档存储在一起。

激活网站上的内容管理器功能

您必须至少拥有网站所有者权限才能执行此任务。

要激活网站的内容管理器功能

  1. 导航到要配置的网站。

  2. 单击设置 “设置”图标 ,然后从下拉菜单中选择网站设置

    为SharePoint Online,单击设置 “设置”图标 ,单击网站内容,然后单击网站设置

  3. 在“网站设置”页面上的“网站操作”组中,单击“管理网站功能”。

  4. 在内容管理器功能名称旁边,单击“激活”。当激活功能后,“状态”列中将显示“活动”字样。

    内容 organzier 启用按钮

配置内容管理器以传送文档

注意: 若要配置内容管理器,您必须至少拥有网站所有者权限。

  1. 导航到要为其配置内容管理器以自动将文档传送到指定位置的网站。

  2. 单击设置 “设置”图标 ,然后从下拉菜单中选择网站设置

    为SharePoint Online,单击设置 “设置”图标 ,单击网站内容,然后单击网站设置

  3. 在“网站管理”组中,选择“内容管理器设置”。

    注意: 仅当为此网站激活该功能时,才会显示内容管理器设置链接。

  4. 在“将用户重定向到放置库”部分,选中复选框可强制使用内容管理器。当用户尝试上载文档时,这会自动将其重定向到放置库。

  5. 在“发送到其他网站”部分,如果您希望允许规则将文档传送到其他网站,请选中其中的复选框。

  6. 在“文件夹分区”部分,选中“如果目标位置存在过多项目,则创建子文件夹”复选框可在某个位置的项目数超过指定数字后自动创建子文件夹。

    • “单个文件夹中的项目数”框中,键入在创建新文件夹之前文件夹中可以存储的文档数。

    • “文件夹名称格式”框中,指定创建的任意新文件夹的命名约定。

  7. 在“重复提交”部分,选择是否希望重复项使用版本控制功能,以及重复项是否应始终将唯一字符附加到该项目的文件名。

  8. 在“保留上下文”部分,如果要将审核日志或元数据保存为已提交项目或文档中的一个审核条目,请选中其中的复选框。

  9. 规则管理器部分中,输入您的组织中的规则管理器的用户名。规则管理器必须能够管理网站权限访问内容管理器规则设置页面。有关详细信息,请参阅创建内容管理器规则以传送文档

  10. 选中相应的复选框以将电子邮件自动发送给规则管理器。如果提交与规则不匹配,或者将任何内容提交到内容管理器时,内容管理器可以发送电子邮件。

    注意: 通过您 SharePoint 或网络管理员以获得服务器或服务这些复选框以启用,必须配置电子邮件。

  11. 在“提交点数”部分,输入有关其他网站或可将内容发送到当前网站的电子邮件软件的信息。

    提示: 此部分提供 Web 服务的 URL 以将内容提交到网站。如果您希望创建工作流或自定义解决方案以从电子邮件系统提交文档,可使用此 URL。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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