配置信息管理策略的功能

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

网站管理员可能对以下全部或部分功能具有访问权限,具体取决于管理中心所启用的信息管理功能。您还可以使用专门为您的组织创建的其他自定义功能。

您要做什么?

打开编辑策略页

了解标签策略功能

将标签添加到策略

添加到策略审核的事件

向策略添加条码

将项目保留和过期功能添加到策略

打开“编辑策略”页

您可以从网站集策略或已添加到网站内容类型策略访问编辑策略页。

打开网站集策略的“编辑策略”页

  1. 在网站集的主页上,单击“网站操作”,指向“网站设置”,然后单击“修改所有网站设置”

  2. 网站设置页面上,在网站集管理部分中,单击网站集策略

  3. 选择要配置其功能的策略。

打开内容类型策略的“编辑策略”页

  1. 在网站集的主页上,单击“网站操作”,指向“网站设置”,然后单击“修改所有网站设置”

  2. 网站设置页面上,在部分中,单击网站内容类型

  3. 选择已与该策略关联的内容类型,然后单击“信息管理策略设置”

  4. 单击定义策略以打开该内容类型的编辑策略页面。

返回页首

了解标签策略功能

标签策略功能允许网站管理员为 2007 Microsoft Office 系统 文档创建统一的标签。标签在打印文档时非常有用,它可以确保有关文档属性的信息已附加到文档上。存储在列中的项目属性(例如,文件名、作者、创建日期、状态、项目名称和计划信息)可以包含在标签内。

默认情况下,标签显示在文档的页眉;但是,最终用户可以标签任意位置插入文档中使用2007 Office 版本程序,如Microsoft Office Word 2007、 Microsoft Office Excel 2007和Microsoft Office PowerPoint 2007中的插入选项卡。标签将应用于该策略应用于所有文档。

策略管理员可以决定以下标签属性:

  • 若要在该标签,如项目列以及硬编码文本中定义和格式设置字符的元数据中包括哪些信息。标签可以包含最多为 10 列引用,其中每个可最多 255 个字符。

  • 标签格式,包括其整体高度和宽度、文本样式、字体、字号、换行符和制表符。默认情况下,标签高度为一英寸,但可以将其设置为介于 .25 和 20 英寸之间。标签宽度可以介于 .25 和 20 英寸之间。标签文本始终在标签图像内垂直居中。

  • 2007 Office 版本2007 Office 版本

  • 首次将标签内容添加到文档中时,是否锁定标签内容,或是否随列信息的更改而对其进行更新。仅当标签上包含所有需要的元数据时才锁定标签。

返回页首

向策略中添加标签

  1. 要向其添加标签策略的打开编辑策略页

  2. 编辑策略页上,在标签部分中,单击启用标签

  3. 要确保始终向文档中添加标签,请选中“在保存或打印前,提示用户插入标签”复选框。

    注意: 所有设置都将应用于整个标签。可能需要调整文本格式或标签尺寸,才能确保正确显示文本。

    如果标签策略可选,并且您希望最终用户向其文档中手动插入标签,请清除此复选框。

  4. 要锁定标签,以使其在列信息更改的情况下也无法更改,请选中“添加标签后禁止更改标签”复选框。

    要允许标签随列设置信息的更改而更改,请清除此复选框。

  5. “标签格式”框中,键入要显示的标签文本。

    • 键入您希望显示的列名,键入顺序为您希望它们在标签中显示的顺序。用大括号 ({ }) 将列名括起,如本页所示。

    • 如果需要,可以在大括号之外键入列标识符,如本页的示例所示。

    • 要在标签中添加换行符,请在标签框中您希望出现换行符的位置键入 \n

    • 要添加制表符,请在标签字段中您希望缩进文本的位置键入 \t

  6. “外观”部分中,选择标签的文本格式。请确保所使用的字体和字体样式在最终用户的计算机上可用。字号还将影响可在标签上显示的文本数量。

  7. “标签尺寸”部分中,键入标签的高度和宽度。标签高度和宽度均可以介于 .25 和 20 英寸之间。标签文本始终在标签图像内垂直居中。

  8. 单击“刷新”可预览标签内容。

    请确保您的文本适于指定的标签高度和宽度。如果文本对于标签过大,则不会显示文本。

    注意: 预览中将不会显示实际列值。

  9. 单击“确定”将标签功能应用于策略。

标签疑难解答

要确保正确打印标签,请检查以下几点:

  • 标签格式中列出的所有列是否都存在于文档库中。

  • 标签内容的长度是否不超过标签的长度。

  • 文本格式(例如字体样式)是否有效。如果格式参数无效或引用了客户端系统上不存在的字体,则会创建标签,但将使用默认的格式值。

如果标签当前所需的某些元数据值尚未填充,将显示一个通知对话框,通知用户缺少标签所需的某些元数据。用户可以转到“文档信息面板”填充丢失的元数据。

返回页首

向策略中添加事件审核

网站集策略的审核功能允许公司创建并分析其文档以及非文档列表项目(例如,任务列表、问题列表、讨论组和日历)的审核跟踪。该功能提供的审核日志记录了相关的事件,例如查看、编辑、发布内容的时间等。当在策略中启用审核后,策略管理员便可以在基于 Excel 的策略使用率报告中查看已审核的数据,这些报告总结了当前的使用率。您可以查看每个报告,以了解组织中信息的使用情况。审核日志报告可帮助组织验证并记录法规遵从性或调查潜在的问题。

审核日志捕获下列信息:

  • 事件名称。

  • 事件的日期和时间。

  • 执行操作的用户的系统名称。

  • 要向其添加审核策略的打开编辑策略页

  • 编辑策略页的审核部分中,选择启用审核复选框,然后选择您想要保留审核跟踪的事件旁边的复选框。

  • 单击“确定”将审核功能应用于策略。

启用审核后,将列出与受该策略的项目相关的事件日志中。要查看审核日志,请在网站设置页面上,单击审核日志报告,然后选择您已经设置了报表。

注意: 审核将提供有关项目更改时间的信息,但不提供所更改内容的详细信息。因此,不应将此功能视为文档版本控制或备份工具。

返回页首

向策略中添加条码

条码对于管理物理记录格外有用,因为它们提供了一种跟踪非数字资产(例如打印文档)和物理项目(例如产品、原型和计算机硬件)的方法。与标签不同,条码不显示有关项目的信息,因此可以将敏感信息进行安全地联机存储并与打印版本或物理项目关联起来,而不会泄漏该信息。

启用条码策略的一部分,当他们添加到文档属性和条形码应用于文档的页眉区域中显示。标签,如条码可以也手动删除文档中。

您可以指定是否应在打印或保存项目时提示用户添加条码,或者是否应使用 2007 Office 版本 程序中的2007 Office 版本选项卡手动插入条码。

条码策略会生成 Code 39 标准条码。每个条码图像在条码符号下面都包含有文本,用于表示条码值。通过这种方式,即使在扫描硬件不可用的情况下,也可以使用条码数据。用户可以在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 搜索框中手动键入条码编号,以在网站上查找项目。

  1. 编辑策略页上的条码部分中,选择启用条码复选框。

  2. 若要提示用户将这些条码插入到文档中,请选中“提示用户在保存或打印前插入条码”复选框。

  3. 单击“确定”将条码功能应用于策略。

返回页首

向策略中添加项目保留和过期功能

启用过期策略后,它将在网站集中进行搜索,以查找那些超过保留期的项目。对这些项目采取的操作取决于系统被设置为如何处理超过保留期的项目。例如,可以将这些项目移到回收站中,可以启动过期工作流或执行自定义的过程。

过期策略通过设置保留期和过期操作来启用。

  1. 您要设置项目保留和过期策略的打开编辑策略页

  2. 编辑策略页中,选择启用过期复选框,以确定如何处理的受该策略的内容。

  3. 选择一个保留期选项,以指定将文档设置为过期的时间。这也可通过单独的工作流或自定义的保留公式来指定。

    • 若要设置到期日期基于日期属性,单击某个时间段基于项目的属性,,然后选择操作和时间段 (天数、 月数或年数)。在列表定义的时间段之间框中键入一个数字。

      注释: 

      • 当您将策略创建为内容类型的一部分时,可以选择该内容类型中定义的任何日期属性来用作过期值。

      • 仅当您创建网站集策略时,这些选项才可用。

    • 要使用工作流或自定义保留时间公式来确定过期时间,请单击“以编程方式设置”

  4. 定义您希望在文档过期后发生的操作。

    • 要启用预定义操作(例如删除),请单击“执行此操作”,然后从列表中选择一个操作。

    • 要启动过期工作流,请单击“启动此工作流”,然后选择工作流的名称。

      注意: 仅当您为已具有与其相关的工作流的内容类型定义策略时,此功能才可用。

  5. 单击“确定”将过期功能应用于策略。

返回页首

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×