邮件合并

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若要演示邮件合并的工作原理,我们从电子邮件消息开始。在主文档中,附加收件人信息列表,然后添加邮件合并字段。Word 将使用收件人信息自动填充字段并生成所有单个文件。

插入邮件合并域

  • Word 中包含“问候语”和“地址块”域,它们添加了用于问候语或地址的所有域,因此不需要每次再添加各个域。

例如,若要将某一标准问候语添加到电子邮件或信函中,请使用“问候语”合并域。

  1. 单击要添加问候语的位置。

  2. 单击“问候语”。

  3. 选择要使用的名称样式,然后设置其他选项。

  4. 若要确保以所需方式设置域格式,请突出显示整个域,包括末尾的标记。

  5. 单击“开始”,然后选择字体和字号。

  6. 单击“行距”以确保行距与文档其余部分的行距匹配。

添加要合并的域后,键入想在合并期间发送的每封电子邮件中均相同的信息。

添加各个域

如果想要添加自定义问候语或邮件列表中的其他信息,你可以一次添加一个域。

  1. 单击文档中要添加邮件合并域的位置。

  2. 单击“插入合并域”旁边的箭头,然后单击域名称。

  3. 如果在列表中没有看到域名称,请单击“插入合并域”按钮。

  4. 单击“数据库字段”,查看数据源中的字段列表。

  5. 单击要添加的字段。

  6. 单击“插入”。

希望获得更多信息?

使用 Excel 电子表格进行邮件合并

插入邮件合并域

创建和打印 Excel 中地址列表的邮件标签

为电子邮件使用 Word 邮件合并

邮件合并是指针对每个收件人而进行个性化的大量邮件。

您可以向标签、信函、信封或电子邮件添加各个元素,

从问候语到整个文档甚至图像都可以。

您从主文档开始,附加收件人信息列表,并添加邮件合并域。

Word 随后会自动使用收件人信息填充域并生成所有的单个文档。

在本课程中,我们将从电子邮件开始,然后转到信函和信封。

以下是快速入门的方法。在“邮件”选项卡上,单击“开始邮件合并”,然后单击“邮件合并分步向导”。

选择要向其添加邮件合并的文档类型,然后单击“下一步”。

此处您可以从模板或现有文档开始一个新文档。

由于我们的文档已打开,所以我们选择“使用当前文档”。

收件人列表可以来自以下三个位置之一:现有列表(例如您在 Microsoft Excel 中创建的邮件列表)、

Microsoft Outlook 联系人,或者您可以键入新列表。

假设我们希望向 Outlook 联系人中的客户发送电子邮件。

如果选择此选项,还需要选择要使用哪个联系人文件夹。

如果收到提示,请选择 Outlook 配置文件。

我已在 Outlook 中创建了一个文件夹来存放客户联系人。所以我们选择它并单击“确定”。

Word 将联系人添加到收件人列表中。

如果需要,您可以在进行邮件合并前核对并编辑列表。

例如,如果您的列表很大,您可能希望以区块形式发送电子邮件。

您可以单击“姓氏”旁边的箭头,并以升序对列表排序。

取消选中顶部的复选框可取消选中所有联系人。

然后,开始仅向前六个联系人发送电子邮件。完成后,单击“确定”。

接着我们向电子邮件中添加邮件合并域。

简单起见,只添加问候语域。删除现在使用的问候语,单击“问候语”。

首先选择格式。我们保留“尊敬的”。

但将名称格式改为没那么正式的形式。保留逗号。

如果收件人名称有问题,Word 将插入此通用问候语。

我们将它改为“尊敬的客户”加一个逗号。

在下面这里,您可以单击联系人来预览每个联系人的问候语。完成后,单击“确定”。

Word 插入合并域。

单击“下一步”,Word 将使用收件人列表中的条目临时替换合并域

这样您可以在发送每封电子邮件前预览它的样子。

如果电子邮件中包含大量合并域,这会特别有用。

如果所有内容看起来都没问题,则单击“下一步”完成合并。

单击“电子邮件”,添加电子邮件的主题行,准备好进行发送后单击“确定”。

向导可以帮助您加速邮件合并。

但当您了解该过程后,通过直接进入选项,通常可以更快。

接下来我们使用邮件合并打印信函时就将如此操作。

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