邮件合并: 编辑收件人

"编辑收件人" 对话框

使用此对话框选择要向其发送邮件的收件人。

收件人列表    显示将在邮件合并中使用的所有记录。 默认情况下, 每行都处于选中状态。 清除不希望发送给的任何姓名。

Data Source    选择 "编辑" 以更改单个字段或添加记录。 如果您创建或拥有该列表, 您也可以删除记录或自定义数据源中的列。 如果需要,刷新将更新收件人列表。

降序    最多可选择三个级别的字段以升序或降序顺序排序。 收件人列表将重新显示以反映排序。 有关详细信息, 请参阅查询选项排序对话框

筛选    比较列表的字段, 并将它们与你提供的一个或多个字符串进行比较。 比较包括:

  • 等于不等于

  • 小于大于

  • 小于等于大于等于

  • 为空不为空

  • 包含不包含

比较不区分大小写, 因此 MEGAN 与 MEGAN、Megan 或 mEGAN 相匹配。 收件人列表将重新显示以反映筛选结果。 有关详细信息, 请参阅查询选项筛选器对话框

查找重复项    扫描并显示基于名字和姓氏的任何重复记录。 在列表中, 可清除不希望包含在邮件中的任何邮件的框。 清除该框不会从主收件人列表中删除记录, 只需清除与名称关联的框。

查找收件人    通过与您输入的文本相匹配的字段来扫描和突出显示记录。 您可以扫描记录中的所有字段, 或者仅指定一个, 如 "城市" 或 "省/市/自治区"。 找到多个, 然后突出显示第一个。 选择 "查找下一个" 以滚动查看所有匹配项。

验证地址    使用第三方地址验证技术检查数据源中的地址。 如果你没有设置, 请选择此选项, 将为你提供转到页面的选项, 了解你可以在其中购买服务的详细信息。

确定    退出对话框。 在应用排序、筛选器或其他参数时, 已保存更改。

"编辑收件人" 对话框

编辑邮寄列表

转到 "邮件" > "编辑收件人列表" 以编辑收件人列表

编辑列表项    一次显示一条记录的数据源。 选择并编辑任何字段。 如果切换到另一条记录或选择 "确定", 将保存所做的更改。

Find    扫描为数据源中的字段指定的字符串匹配。 Find 不区分大小写, 因此 MEGAN 将找到 Megan、MEGAN 和 mEGAN。 如果 "在字段中查找" 对话框出现在 "编辑列表项" 对话框中, 您可能希望将其移开以查看它找到的记录。 选择 "查找下一个" 继续查找。 当 Word 到达数据源数据库的结尾时, 将显示一个弹出窗口, 告诉你。

查看源    显示包含数据源文件中的条目的表格的文档。 您可以使用它快速对多个字段进行更改。 从字段到字段的选项卡。 若要添加记录, 建议选择表并打开边框 ("开始" >边框)。 转到最后一条记录的最后一个字段, 然后按 Tab。 这将创建一个新记录。 您也可以转到 "表格设计" 旁边的 "版式", 然后选择 "在上方或下方插入" 以添加新记录。

确定    关闭对话框。

"编辑收件人" 对话框

对列表进行排序以查找组

您可以对收件人列表进行排序, 以便按特定方式 (如按特定城市) 对信息进行分组。

  1. 转到 "邮件" >"筛选收件人"。

  2. 选择 "排序记录" > "排序依据", 然后选择要作为排序依据的字段名称。

    单击“对记录进行排序”以对邮件合并中的项进行排序

    若要按多个字段 (例如, 按状态, 然后按城市) 排序, 请选择 "然后按", 然后选择要作为排序依据的其他字段。

    单击以按多个字段进行排序

  3. 按所需方式对所有字段进行排序后, 选择"确定"

    有关详细信息, 请参阅查询选项排序对话框

筛选该列表以查看仅要包含的行

可以筛选列表,以便仅显示要包含在合并中的人员或项(例如,仅显示特定城市中的人员或特定价格的库存项目)。

  1. 选择 "邮件" >"筛选收件人"。

    单击以筛选邮件合并列表

  2. 在 "筛选记录" 中, 选择要作为筛选依据的列。

    单击要充当筛选依据的字段

  3. 选择 "比较", 以及要进行比较的类型。

    单击要设置的“比较”选项

  4. 在“对象”框中,键入筛选的值。

  5. 选择 "" 或 "", 然后根据需要向筛选器添加另一个条件。 例如, 选择 "", 在字段列表中选择 "城市", 选择 "等于", 然后键入第二个城市的名称。

  6. 选择“确定”。

  7. 有关详细信息, 请参阅查询选项筛选器对话框

现在, 你可以在 Word 中插入用于电子邮件合并邮件合并的文档中的邮件合并域。

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