邮件合并:插入合并域

本文内容

关于邮件合并域

添加域或占位符

关于邮件合并域

地址和问候语等占位符称为邮件合并域。Word 中的域对应于您选择的数据文件中的列标题。

包含列(类别)和行(记录)的数据文件

1. 数据文件中的列代表信息的类别。添加到主文档的域是这些类别的占位符。

2. 数据文件中的行代表信息的记录。在执行邮件合并时,Word 会为每条记录生成主文档的副本。

通过将一个域放入主文档中,可指示您希望某类信息(例如名称或地址)显示在该位置。

插入到 Word 文档中的域

注意: 在主文档中插入邮件合并域时,域名称总是由尖括号 (« ») 括住。这些尖括号不会显示在合并的文档中。它们只是帮助区分主文档中的域和普通文本。

执行合并时,数据文件中第一行的信息会替换主文档中的域来创建第一个合并文档。数据文件中第二行的信息会替换域来创建第二个合并文档,依此类推。

将数据文件中的信息合并到文档中

添加域或占位符

  1. 在主文档中,键入要显示在每个文档副本上的任何内容。

    若要添加图片(如徽标),请单击“插入”选项卡上“插图”组中的“图片”。

  2. 单击要插入域的位置。

  3. 使用“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组。

    Office 2010 功能区

  4. 添加以下任一内容:

    包含姓名、地址和其他信息的地址块

    1. 单击“地址块”。

    2. 在“插入地址块”对话框中,选择要包括的地址元素和所需格式,然后单击“确定”。

    3. 如果“匹配域”对话框出现,则 Word 可能无法找到地址块所需的某些信息。单击“(不匹配)”旁边的箭头,然后从数据源中选择域,此域对应于邮件合并所需的域。

    问候语

    1. 单击“问候语”。

    2. 选择问候语格式,其包括称呼、姓名格式和标点。

    3. 选择当 Microsoft Word 无法解释收件人的姓名时要显示的文本,例如,当数据源不包含收件人的名字或姓氏,而仅包含公司名称时。

    4. 单击“确定”。

    5. 如果“匹配域”对话框出现,则 Word 可能无法找到问候语所需的某些信息。单击“(不匹配)”旁边的箭头,然后从数据源中选择域,此域对应于邮件合并所需的域。

    单个域

    可以插入单个域中的信息,如名字、电话号码或捐赠者名单中的一笔捐款额。若要将来自数据文件的域快速添加到主文档中,请单击“插入合并域”旁边的箭头,然后单击域名称。

    有关在文档中插入单个域的更多选项,请执行下列操作:

    1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,单击“插入合并域”。

    2. 在“插入合并域”对话框中,执行下列操作之一:

      • 要选择将自动对应于数据源中的域的地址域(即使数据源的域的名称与您的域不同),请单击“地址域”。

      • 若要选择始终直接从数据文件中的列中获取数据的域,请单击“数据库域”。

    3. 在“”框中,单击所需的域。

    4. 单击“插入”,然后单击“关闭”。

    5. 如果“匹配域”对话框出现,则 Microsoft Word 可能无法找到插入域所需的某些信息。单击“(不匹配)”旁边的箭头,然后从数据源中选择域,此域对应于邮件合并所需的域。

      注意: 如果插入源于“数据库域”列表的域,且后来切换到不包含同名列的数据源,则 Word 将无法将该域信息插入到合并后的文档中。

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