邮件合并的数据排序和筛选

邮件合并的数据排序和筛选

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您可以使用邮件合并创建和发送大宗邮件,并创建信封和标签。邮件列表中为邮件合并的数据源。Word提取从邮件列表中的信息,并将其插入到邮件合并文档。

编辑您的邮件列表

使用邮件合并,您可以进行排序和筛选邮寄列表以选择所需的记录中的数据。

  1. 如有必要,打开您的邮件合并文档。

  2. 邮件选项卡上的开始邮件合并组中,选择编辑收件人列表

    作为 Word 邮件合并,在邮件选项卡上,在开始合并组中,选择编辑收件人列表。

    提示: 如果编辑收件人列表不可用,请选择选择收件人,然后将文档连接到您想要使用的邮件列表。

  3. 邮件合并收件人对话框中,选择其记录是要在合并中包括的每个收件人旁边的复选框。

    对于每行中,选择复选框以包括收件人。

    提示: 对行进行分组或限制对特定行的视图,请排序或筛选邮寄列表。

更多选项

邮件合并收件人对话框中,有选项来调整收件人列表。两个最常用的选项是进行排序和筛选列表,以使其更容易找到姓名和地址。有关详细信息,请转到"排序的收件人列表"或"筛选收件人列表"后面。

在 Word 邮件合并文档中,选择编辑收件人,然后在邮件合并收件人对话框中,在调整收件人列表下选择一个选项。

排序收件人列表

有许多方法可以对您的收件人列表进行排序。下面的步骤提供一个示例可以做什么对记录进行排序。

  1. 调整收件人列表,下选择排序筛选和排序对话框。

  2. 排序记录选项卡上中,选择排序记录框中的向下箭头,选择要作为排序依据,您Excel邮件列表中的列名称,然后选择升序降序排序顺序为。

    作为 Word 邮件合并的一部分,选择编辑收件人列表,,然后在调整收件人列表下选择排序。

  3. (可选)选择向下箭头次要关键字框,选择要作为排序依据,第二列的名称,然后选择升序降序排序顺序为。

  4. (可选)如果您需要添加另一个要作为排序依据的列名称,请重复步骤 3。

  5. 选择确定,并查看排序结果。

    作为 Word 邮件合并,收件人列表排序结果的一部分。

    注意: 按字母升序现在是收件人的列表。

筛选收件人列表

您可以筛选邮寄列表以查看您想要在邮件合并中包括的收件人。筛选器,例如,可能会返回记录特定城市中的人员,或在特定价格库存项目。

在下面的步骤,您定义要用于筛选邮寄列表的条件。筛选使用简单条件 (表达式) 根据您进行评估存在您定义的数据的选项。

  1. 调整收件人列表,下选择筛选器筛选和排序对话框。

  2. 筛选记录选项卡上,选择向下箭头,字段框中,然后选择您想要用作第一级筛选您Excel邮件列表中的列名称。

    注意: 筛选记录选项卡的格式与带有四列的窗体。从左到右,列是条件、 字段、 比较运算符和用户定义的匹配条件。

  3. 选择向下箭头,比较框中,然后选择等于或另一种比较选项。

  4. 比较对象框中,键入您希望在字段框中,以匹配所选内容的数据。

  5. (可选)若要添加第二个级筛选器,最左侧列中,请执行下列操作之一︰

    • 选择确保满足两个筛选条件,然后重复步骤 2 至步骤 4。

      或者

    • 选择以确保筛选器的任何一个条件满足时,然后重复步骤 2 至步骤 4。

    作为 Word 邮件合并的一部分,选择编辑收件人列表,,然后在调整收件人列表下选择筛选器。

  6. 重复步骤 5,根据需要。

  7. 选择确定完成,,然后查看筛选的记录的结果。

    作为 Word 邮件合并,筛选器应用于收件人列表的结果的一部分。

查找收件人

您可以搜索邮寄列表,并查找特定收件人或组中的收件人的共享公共属性,如姓氏、 邮政编码或成员编号。

  1. 邮件合并收件人对话框中,在调整收件人列表,下选择查找收件人

  2. 查找条目对话框中,在查找框中,键入要在您的邮件列表中搜索的属性名称

    在查找条目对话框中,查找收件人键入一个名称。

  3. 搜索范围,请执行下列操作之一︰

    • 接受默认的所有字段选项。

      或者

    • 选择此字段,然后在下拉列表选择您想要搜索的列名称。

  4. 选择查找下一步

    注意: 如果找到匹配搜索条目,已突出显示您的邮件列表中的条目。再次选择查找下一步,如果存在另一个匹配项,它也将突出显示。

另请参阅

观看提升到下一级别的邮件合并的免费的视频培训,其中介绍了排序和筛选邮件合并域、 自定义您的个性化邮件的邮件合并和插入自定义合并域。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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