邮件合并的常见问题

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本文将帮助您使用Publisher时获取最常见的邮件合并问题的答案: 进行更改到数据源或地址列表在邮件合并过程中,添加合并字段的空格,以使其外观的符合您的要求给保存合并的出版物,和工作表 (例如,在一张标签上的不同标签) 上打印不同的合并的页。

编辑现有地址列表

如果您正在处理合并出版物,并且您想要更改您的数据源或地址列表,请执行下列操作:

  1. 创建收件人列表下单击使用现有列表,,然后单击下一步: 创建或连接到的收件人列表

    默认情况下,Microsoft Publisher 在我的数据源文件夹中存储的数据源。您可能需要浏览以找到您的数据源。

  2. 选择数据源对话框中,单击所需的数据源。

  3. 单击“打开”。

    根据您所选择的数据源的类型,可能出现其他对话框请求特定信息。

    例如,如果您的数据源是 Microsoft Office Excel 工作簿包含多个工作表上的信息,您需要选择包含所需的信息的工作表,然后单击确定

  4. 邮件合并收件人对话框中,单击数据源的名称,然后单击编辑

    编辑现有地址列表

  5. 编辑数据源框中可以编辑或删除现有地址,或添加新项目。

  6. 当您完成编辑地址列表后,单击确定,然后要更新的地址列表。

注意: 有关创建数据源或地址列表的详细信息,请参阅创建邮件合并的数据源

在文档中插入合并域最常见的问题之间的合并域,尤其是通过合并出现的不是始终的字段,如中间名首字母收到正确的间距。您可以直接在之间合并域页面上添加空格,但这将生成多余的空格如果某些地址不使用合并域。若要确保所有字段都获取所需的间距,请插入本身地址列表中的空格。

例如,以确保 reciprient 名称将显示正确地址列表中的项目包含中间名首字母,请执行下列操作:

  1. 在包含 Middile 初始每个收件人的中间初始条目,通过按空格键之前, 和之后初始中添加一个空格。

  2. 在不包含名首写字母的每个收件人的中间初始条目,添加一个空格。

    地址列表中的间距

邮件合并包含每个复制和是唯一的每个副本的信息的一些占位符中相同的两个的信息。例如,这是个性化的新闻稿的新闻稿正文是相同的所有收件人,但邮件的地址和简介不同。

创建合并的出版物最常见的问题不保存出版物合并字段和合并的页面出版物。

创建合并的出版物是邮件合并向导中的步骤 3。在此步骤中,您有三个选项:

  1. 打印     此选项打印已合并的出版物。

  2. 合并到一个新的出版物     此选项对数据进行合并每一组页面打开一个新的出版物。

  3. 添加到现有出版物此选项会提示您选择的出版物,然后它添加,合并到最终出版物的页面。

若要保存已合并的出版物和出版物中包含已合并的字段,单击合并到一个新的出版物选项。新的出版物窗口打开,并显示合并的页面出版物。合并域出版物隐藏合并的页面出版物。请务必同时将出版物保存。

然后,您可以打印合并的页出版物。

打印出版物的最常见的问题在一张纸上打印每个合并页面之一,例如,一个每个不同的邮件标签工作表打印邮件标签纸上。

这是因为您选择打印选项,如果打印对话框中默认为每版打印多份选项和打印整个工作表的每个地址,而不是打印一个地址,每个工作表上的标签的标签。

若要打印不同的合并数据集 — 例如,不同的名称和地址-在纸张的每个工作表,单击打印选项部分中的每版打印多页

包含“每版打印多页”选项的“打印”对话框

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