通过 FindTime 安排会议

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FindTime是一种Outlook 加载项, 可让被邀请者对合适的时间进行投票, 从而更轻松地安排会议。

若要使用 FindTime 在Outlook 中安排会议, 请执行以下操作:

  1. 创建新电子邮件或选择要答复的电子邮件。

  2. 列出 "收件人" 和 "可选被邀请者" 抄送中的所需会议被邀请者。 

  3. 在 "开始" 选项卡中, 选择 "答复时包含会议投票"。

    FindTime > 答复会议投票

  4. 选择会议设置:

    FindTime 会议持续时间

    • 工期: 从列表中选择一个持续时间。

      • 为全天会议选择8小时。

      • 使用 "自定义" 设置您自己的时间。 最长持续时间为23小时59分钟。

        FindTime 自定义工期

    • 工作时间: 检查以将建议的会议时间限制为仅限工作日和仅限小时。


      FindTime 工作时间
      注意: 默认使用的工作时间从您的管理器设置中检索, 并使这些设置无法通过您的 Exchange 设置。 如果未找到任何设置, 则它们默认为 8 am 到 5 pm。

    • 时区: 选择 " "时区" 图标 " 以更改会议的时区。

      编辑时区
       

      注意: 

      • 使用的时区从您的管理器设置中检索, 但您可以从列表中选择一个新的时区。

      • 在年度切换显示正确时间后, 将考虑夏时制时间和会议

  5. FindTime 查看被邀请者日程安排 (如果可用) 并建议合适的会议时间。

    注意: FindTime 使用你的Office 365 business 帐户访问你的组织中的日历和与会者的日历以确定可用性。 不受Office 365 帐户关联的日历不受支持。


    使用链接对会议选项进行排序。

    • 可用性: 首先列出最佳选项 (所有必需的受邀者都是免费的时间)。 用于确定最佳选项的因素包括免费的与会者数、所需的与会者与可选与会者之间的空闲时间, 以及冲突的与会者在其日历上是否有暂定或忙碌的承诺。

      按可用性排序的会议选项

    • 时间: 按时间顺序列出选项。


      按时间排序的会议选项
      注意: 您可以使用箭头滚动浏览日期和月份。 可用天数以绿色下划线标注。 较暗的绿色表示最多选项以及较亮绿色和红色的天数表示大多数冲突。 如果未选择 "工作时间", 则 "周末" 标记为 "可用"。

    • "人员" 图标显示被邀请者是否是必需的以及它们的可用性。

      • 蓝色下划线: 必需

      • 绿色: 可用

      • 黄色: 可能正忙

      • 红色: 占线

      • 灰色: 未知

        人脉图标键

    • 你可以使用图标访问详细信息。

      • 选择 " "被邀请者状态" 图标 " 以打开 "被邀请者状态" 托盘。

        被邀请者状态送纸器

      • 将鼠标悬停在每个人员图标上或查看其可用性信息。

      • 选择 " 日历图标 " 以查看您的日历。

        组织者的日历

  6. 选择几个合适的会议时间。

    • 选中时, "时间" 框变为绿色。

    • 您最多可以选择20次。

      所选会议选项

  7. 选择“下一步”。

  8. 输入会议位置。

    • 联机会议默认情况下处于启用状态。 选择 "联机会议" 复选框以禁用它。 


      新会议 "投票" 窗格的屏幕截图
      选择 "联机会议" 时, FindTime 将计划Skype for Business 或Microsoft Teams 会议。 FindTime 将使用您的组织设置为默认联机会议频道的任何人。 

      注意: 如果你在仪表板中保存了Skype for Business 设置, FindTime 将使用该设置, 而不是Microsoft Teams 。 如果要使用Microsoft Teams, 请删除仪表板中的Skype for Business 设置。

  9. 选择 "会议设置", 然后切换 "开/关" 选项。

    • 通知: 你将在被邀请者投票时收到电子邮件通知。

    • 自动计划: 当所有所需的被邀请者对会议选项投票"是"时, 将在日历中自动安排会议。 请参阅自动日程安排的工作原理。

    • 为每个选定的会议选项向日历添加一个暂定约会。 当会议已安排或投票取消时, 将删除 "保留"。

      注意: 在 "选定时间" 列表中选择 " X ", 仍可在此处删除选定的会议时间。

      删除会议时间

  10. 选择 "插入到电子邮件"。

  11. FindTime 将建议的会议时间插入到您的电子邮件中。 如有必要, 请选择 "编辑选项" 以更改会议设置。

    电子邮件中的编辑选项
    注意: 如果进行更改并重新插入会议时间, 则需要手动删除原始邀请。

  12. 选择 "发送" 以发送会议邀请并开始投票过程。

  13. 你将收到指向会议的投票页面的直接链接。

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