通过项目管理办公室 (PMO) 支持 Project Online 采用

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什么是 PMO?

你计划在业务中采用 Project Online。 你计划如何使用它,或如何以更好的方式实施它,你要尝试解决什么业务问题? 一些示例可能包括:

  • 我的高管希望更好地了解项目状态。

  • 我需要以更好的方式来管理我的资源并将它们分配给项目。

  • 我想轻松跟踪人员花费在任务上的时间。

  • 我希望通过比使用 Excel 电子表格更强大的方法来跟踪项目数据。

在使用 Project Online 解决这类业务问题方面最成功的组织是针对在其组织中管理项目的方式制订一组标准、流程和最佳做法的组织。 制订和管理这些项目管理规则的人员或组有时称为项目管理办公室 (PMO)。

PMO 有什么作用?

在较大公司中,PMO 可能包含处理整个组织中的项目管理问题(例如项目管理治理、实现、培训、研究项目管理需求或确定构建有用报表的最佳方式)的部门。 在小型或中型企业中,PMO 的范围可以从一个人到一小群人,不过也可以进行扩展以尝试解决与大型企业中相同的问题。 但是,所有 PMO 的共同目标包括:

  • 推动和宣传项目管理系统的采用。

  • 通过采用工具自动执行流程,为组织的用户简化项目管理。

  • 围绕项目管理功能,制订策略、过程和最佳做法。

  • 通过针对项目管理方面的所有事项充当“卓越中心”,并提供有关项目管理最佳做法和工具的培训,成为项目管理主题专家。

  • 由高管支持进行授权,以便通过其建议来进行和实施更改。

仍然感到困惑? 退一步讲,举一个与人们的生活密切相关的例子 - 一家之主如何照顾好自己的家庭:

需要

PMO

家庭

PMO - 信息

PMO 可帮助建立一种高效的方法,以通过项目状态和运行状况报告来向项目利益干系人提供信息。 这可能涉及研究报告需求、将所需数据移动到系统以及建立工作流以确保定期报告所需的数据及时进入系统。

一家之主需要有关各种事情的进展情况的信息:

  • 有关子女学习的季度报告。

  • 用于显示财务状态的每月银行对帐单。

  • 用于确定家庭成员健康状况的每年就医情况。

有关谁在做什么的 PMO 信息

PMO 会创建流程以使正确数据进入项目管理系统,从而在项目级别向项目经理提供状态。 它还提供有关资源管理的指南和最佳做法。

家庭中的人员需要了解工作分工。 这可能包括:

  • 谁今天去学校接子女回家、在晚上遛狗、做晚餐等。

  • 如果有人无法执行其往常的任务,则你需要知道谁可以顶替。

  • 在中央家庭日历上显示每个人的工作和学校日程安排以及空闲状态将非常有用。 这样一来,可以安排谁做那件事情就一目了然了。

PMO - 协作论坛

PMO 可帮助创建项目协作网站并自定义它们以更好地满足网站用户的需求。

家庭成员需要一个论坛,他们可以在其中进行协作,如:

  • 在厨房的墙壁日历上发布重要活动

  • 每天晚餐时相互交流。

PMO - 评估和缓解风险

PMO 负责设置系统以处理风险管理。

一家之主需要进行计划以降低风险:

  • 针对健康状况确定保险需求。

  • 购买健康俱乐部成员资格。

  • 增加储蓄额供退休后使用。

PMO - 建立规则和流程

PMO 会了解当前流程和工作流,寻找通过实现的项目管理工具自动执行它们的方法。 其中之一可能涉及确定用于根据给定的预算选择推动哪些项目的因素。

一家之主会建立家法和流程,例如:

  • 制定子女的宵禁或睡眠时间

  • 查看各种因素以确定要采购的物件(例如,“我们今年应不应该购置汽车、修葺屋顶或外出度假?”)。

  • 通过自动计时器设置草坪洒水器。

  • 选择一周中的某个时间来购买生活必需品以及外出办事。

PMO 可通过完成以下任务来推动公司实施更高效的项目管理:

  • 收集信息以帮助为组织定义项目管理要求。 例如,分析组织的业务需求,设计流程来应对这些需求,随后将这些流程在 Project Online 中映射到设置或工作流。

  • 确定对于持续审查十分重要的数据,并与项目管理员进行合作,以便将这些数据与利益干系人共享。 例如,确定所需数据以及使数据进入系统的流程,以创建每周项目状态报告,从而向利益干系人提供正在进行的项目的运行状况汇总。

  • 为流程和工作流创建规则。 例如,在 Project Online 中建立使项目想法经过审批流程从而成为项目的工作流。

  • 将现有数据从当前项目管理系统迁移到新系统中。 例如,寻找将资源和项目数据从 Microsoft Excel 电子表格迁移到 Project Online,或从每个人的计算机上的 Project Professional 迁移到集中式 Project Online 环境中的最简单方法。

  • 提供项目组合管理支持以帮助设置项目优先级和进行预测。 与大多数公司一样,你会需要执行许多项目,但只有有限的预算和资源来执行所有这些项目。 你需要一种方法来确定应开展的项目。 PMO 可以推动项目和计划选择流程,以确保未来的投资符合组织战略目标和增长远景。

  • 管理情绪变化的用户可能需要放弃他们所喜欢的当前项目管理系统。 例如,可通过向项目经理演示将项目文件发布到 Project Online 的优点,巧妙地影响他们,以便放弃将这些文件保存到其硬盘并对外共享的旧流程。 PMO 可以首先将更多时间用于说服等级更高的项目经理,寄希望于他们对其他项目经理的影响可帮助推动变化,从而完成此任务。

  • 通过提供卓越的培训选项来管理不断变化的技术难题。

为什么需要 PMO?

在家庭示例中,如果未满足某些需求,则后果可能十分糟糕。 例如,在子女的报告卡首次到达时不进行审查可能会导致情况良好的假设,而实际上可能需要更多学习时间或家教。 同样,部署 Project Online 而不创建帮助进行标准化和推广的实体也可能产生糟糕的情况。 建立 PMO 有助于提高 Project Online 部署成功的机率。 根据你的目标,这可以转化为在项目管理中获得更高效率(例如,按时完成更多项目),这通常与管理项目的成本降低相关联(例如,按照预算或在预算之内完成更多项目)。

创建 PMO 时的开始步骤是什么?

如果你努力查找本文,则创建 PMO 的开始步骤可能已完成。 如果你有兴趣迁移到 Project Online,则很有可能已了解它如何在你的公司中提高效率或解决问题。 在正式推出 PMO 的过程中,你应考虑以下事项:

定义希望 PMO 完成的工作

PMO 的主要目标将为了解决特定的业务问题?例如,您可能想要实施时间表系统以获取成本分析的更紧密控件。或者,您可能必须的项目数据跨两个或更三个不同的应用程序,并且想要将数据合并到单个系统,有助于提供更好地了解项目的执行。也可能是以提供正在进行的项目管理指南,并解决项目经理培训需求。了解为什么需要 PMO 之后,它将范围要求建立和维护其中有哪些容易得多。

获取高管支持

确保有高管支持你。 PMO 获得高管支持十分重要,因为缺少高管支持是 PMO 失败的主要原因之一。 如果已有一名高管知道你所尝试的工作的好处和重要性,则再好不过了! 否则,使他们支持你的最佳方法之一是向他们演示迁移到项目管理系统(如 Project Online)的好处。 可以通过向他们演示将得到解决的业务问题来实现此目的。 你可能已在首先评估 Project Online 时在某种程度上进行了此工作,但是如果你能够在试验环境中向高管演示它如何处理你自己的数据,那么确实可以找到高管盟友。 获得好处对于获取高管支持至关重要。

强大的高管支持可以帮助应对在从用户所熟悉的系统迁移到新项目管理系统(如 Project Online)时可能出现的阻碍用户。 向其他具有影响力的利益干系人(如高级项目经理)宣传和提升好处也有助于断开其他用户可能对迁移的源系统所具有的情感依附。

组建团队

无论你是在大型还是小型公司中尝试建立 PMO,以下都是需要由 PMO 中的角色承担的职责:

角色

说明

推动 Project Online 采用计划

如果您正在实施Project Online,整个计划需要某人驱动它。 就像任何项目,采用计划需要确保会议职员需要执行的任务,并完成所有者。

研究项目管理需求

此人员将评估你组织的项目管理要求。 此人员需要与整个公司以及各个部门间的用户交谈,以了解他们当前如何管理项目、他们的要求是什么以及如何通过实现 Project Online 来改进这些要求。 这些要求需要向项目管理员进行陈述,以便可以正确地在 Project Online 中实现。 此人员必须具有良好的项目管理技能,而且还应是良好的沟通者。 公司中的人员很可能对你尝试让他们放弃的流程具有情感依附,因此此人员需要能够通过演示新系统如何使其工作更轻松来处理此问题。

培训、文档和支持

此人员需要评估用户的技能级别,并负责提供成功使用产品所需的培训资源。 这可能包括为项目管理员、项目经理、团队领导和团队成员创建基于角色的培训。 虽然你将大部分精力投入于针对项目经理或管理员进行培训,不过团队领导和团队成员可能会发现课程摘要卡、速查表、清单或简短教程最有效。 你还需要找到为用户提供内部支持的方法,以及通过适当路线呈报更复杂问题的方法。

联络 IT 部门

与 IT 部门进行的协作十分重要,可吸引他们帮助注册、设置和配置 Project Online。 如果你仅在进行 Project Online 的评估,则这通常由 IT 部门的某人通过查看 Project Online 入门文档来完成,而不会有太多麻烦。

PMO 需要与 IT 部门合作解决以下两个方面的问题:

  • Office 365 管理:PMO 需要与 Office 365 管理员合作分配用户和许可证。

  • Project Online 管理:PMO 还需要与 Project Online 管理员在诸如自定义字段、资源和时间表配置等方面进行合作。 他们可能还需要与 PMO 合作,以通过工作流在 Project Online 中实现相应流程。

较大公司中的一些 PMO 还具有项目经理,可分配他们以向需要帮助的特定项目提供指导。 这可以从向项目所有者提供建议,到在项目范围内实际接管所有权。

为 PMO 创建任务说明

所有 PMO 都应具有任务说明。 如果你已经评估了对 PMO 的需要,那么创建此说明会容易得多。 请查看你公司的现有任务说明,然后也尝试创建一个与它保持一致的任务说明。 它不需要过于复杂,仅仅提供对 PMO 为何存在及其在公司中的角色的所有基本了解便足够了。

创建计划来构建 PMO

确定构建 PMO 所需的任务范围之后,你可能要为它创建高层次项目计划。 请将 PMO 的构建以及关联任务、持续时间和分配作为一个大项目来考虑。 随着你逐步执行一些初始任务(例如评估环境),项目计划会更加明确。 项目计划有助于为 PMO 提供构建日程安排,以便在创建 PMO 时跟踪已完成的工作、正在进行的工作以及尚未进行的工作 例如,Project Online 项目计划中的几个 PMO 构建任务可能如下所示:

Project Online 中的 PMO 项目计划

了解有关 PMO 的详细信息

如果你还没有 PMO,则可能会对开始建立 PMO 的想法心存疑虑。 虽然公司的需求和要求会推动 PMO,不过你需要了解如何创建框架来建立和发展 PMO。 根据你的目标,你可能要研究各种 PMO 流程和行业方法,或了解可以很好满足你需求的 PMO 模型。 提供了许多与创建和管理 PMO 有关的书籍、培训和联机资源,可帮助你完成你的工作。

如果要尝试设置 PMO 并需要帮助,则可能需要联系 Microsoft 认证合作伙伴或 Microsoft 咨询服务部门。 我们还在 Microsoft 中拥有内部顾问,他们在为小型、中型和大型公司设置 PMO 方面具有卓越的经验。

现在该怎么办呢?

你是否已准备就绪,可以开始建立 PMO? 希望你在阅读本文之后已意识到,开始建立 PMO 是非常值得花费时间和精力的一个投资。 它需要与你公司中的人员进行大量协作,并且拥有高管“拥护者”非常重要。 它还需要进行投资,以通过许多可用资源对设置 PMO 进行更多研究。 如果需要帮助,你可以求助于 Microsoft 认证合作伙伴以及 Microsoft 咨询服务部门。

如果你所在的公司较小,则所有这些工作可能令人生畏。 你可能没有资源来为“组建团队”表中提到的每个 PMO 角色聘请人员,而且你也不需要这样做。 只需注意,这些是可能需要在某个时间以及在满足你需求的某种程度上处理的职责。 还请注意,所需工作可以扩展到公司规模和目标。 较小公司中的 PMO 可能只需与公司中的一些高级项目经理(而不是较大公司中具有不同要求的多个部门)进行会谈来评估其需求。

建立 PMO 可以帮助你推动 Project Online 成功,并且使用 Project Online 可以推动 PMO 成功。 祝你实施顺利!

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