通过实时共同创作协作处理 Word 文档

通过实时共同创作协作处理 Word 文档

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

当您和您的同事要协作处理文档时,使用实时共同创作发生,请参阅所有人的更改。协作是简单的三个步骤:

  • 将文档保存到OneDrive或SharePoint Online,以便其他人可以处理它。

  • 您邀请其他人与您对其进行编辑。

  • 打开并在Word 2016、 Word Online和 Word Android 文档中工作时您将看到彼此做出的更改,只要他们正在做。

下面是有关在 Word 中,在 Windows 中的共同创作需要:

使用 web 浏览器,上载或创建新文档在OneDriveOneDrive for BusinessSharePoint Online 的库。请注意,在您的组织的位置 (本地) 安装 SharePoint 时,共同创作功能不可用。如果您不确定您的 SharePoint 版本,请咨询您的网站或您的 IT 部门的负责人联系的人员。

  1. 选择共享。如果尚未将文档保存到 OneDrive、 OneDrive for Business 或 SharePoint 库中,将提示您保存。

  2. 选择您要在其中保存您的文档。

    突出显示用于保存文档的 OneDrive 和 SharePoint 位置

  3. 一旦您保存您的文档,您选择要与之共享文档。如果需要,请输入您想要与共享的人员和一条消息的名称。

    显示共享选项

  4. (可选)设置使用链接设置的权限。单击下拉列表,若要更改的链接类型。详细信息窗格将打开,您可以更改哪些人可以访问链接和用户是否可以编辑该项目您正在共享。

    显示链接设置来设置权限

    谁可以像此链接以适合的选项 (选项因管理员设置):

    • 任何人”可向收到此链接的任何人授予访问权限,无论他们是直接收到你的链接到还是收到其他人转发的链接。这可能包括组织外部的人员。

    • 您组织中的人员使每个人在您的组织访问链接,无论他们直接从您接收到或从其他人转发。

    • 特定人员”可向你指定的人员授予访问权限,虽然其他人可能已拥有了权限。如果用户转发共享邀请,那么只有已拥有该项目访问权限的人员才能使用该链接。

      默认情况下,允许编辑处于打开状态。如果您希望用户仅查看您的文件,请取消选中复选框。完成后,单击应用

  5. 完成发送链接的准备工作后,单击“发送”。

如果您在上一步中点击发送,用户将收到电子邮件邀请它们以打开该文件。他们可以单击以打开该文档的链接。Web 浏览器会在 Word Online 中打开的文档。他们可以在 Word Online 中的共同创作立即通过单击编辑文档>在浏览器中编辑

如果他们想要使用 Word 应用程序和不 Word Online 共同创作,可单击编辑文档> 在 Word 中编辑。但是,他们需要支持共同创作 Word 应用的版本。Word for Android、 Word for iOS,Word Mobile 和 Word 2016 for Office 365 订阅是目前支持共同创作的版本。

当其他人打开该文件,编辑时,您就可以共同创作。您知道您正在共同创作时查看 Word 窗口的右上角中的人员的图片。(您可能还看到他们的姓名缩写或 G,代表来宾。)

  1. 打开和编辑Word 2016中的文档。

  2. 如果您使用的Word 2016并且尚未同意让其他人查看您的更改,选择以允许自动共享。

    “共享”命令中显示“其他人正在编辑此文档”

  • 人员访问您发送的链接,将Word,或在Word Online其版本中打开您的文档。如果他们也在使用Word 2016并同意自动共享更改,您将看到他们的工作,如发生。

    屏幕截图显示其他人正在编辑此文档

  • 彩色的标志将显示确切位置在文档中每个人正常工作。您可能会看到不同的颜色中的其他人的选项。如果他们使用的 Word 2016 for Office 365 订阅或 Word Online 发生这种情况。如果他们使用的另一个版本不会看到他们所选内容,但他们的更改将显示为工作。

    标志显示文档中的其他作者的位置

  • Word 会在人员进入或离开时提醒你。

  • 可以通过使用 Skype for Business 与正在处理文档的人员进行即时“聊天”。这将打开一个即时对话聊天窗口。选择 Skype for Business 按钮即可与正在处理文档的每个人开始群组聊天。

    CollabCorner 聊天

  • 在功能区上选择“批注”进行批注或查看批注。此外,还可回复或解决批注,然后将它们标记为完成。

注意: 如果未选择实时共同创作的人员在你处理文档的同时也在处理文档,则你会看到他们处于文档中,但是在他们保存文档之前看不到他们进行的更改。

通过“活动”窗格,可查看到目前为止所做更改的完整列表,还可访问早期版本。选择“活动Word​​ 版本历史记录 以查看“活动”窗格。

版本历史记录

下面是“自动共享更改”列表中的选项的含义。

  • 始终: 如果选择此选项时,都同意共享其更改的其他人将始终能够查看你。

  • 询问我:如果你之前从未使用过实时共同创作,则系统会询问你是否要在进行更改时自动共享更改。选择“”可始终在与他人进行协作时允许自动共享。如果你希望在下次打开他人在其中共享其更改的文档时系统询问你,请清除“不再询问”复选框。

  • 从不: 通过选择从不您为此和所有其他文档选择退出实时共同创作。仅将能够看到所做的更改,直到您将文档保存回其联机位置。也将看到他们发生。您将但是,能够查看还有谁打开文档。

注意: 每个设置将影响Word,而不仅仅是您正在处理的文档。若要更改设置,请转到文件>选项>常规>实时协作选项

请参阅同时编辑文档与其他作者若要了解有关共同创作在 Word for Mac

使用 web 浏览器,上载或创建新文档在OneDriveOneDrive for BusinessSharePoint Online 的库。请注意,本地 SharePoint 网站 (不由 Microsoft 托管的网站),不支持共同创作。如果不确定您使用的哪一个,让您的网站或您的 IT 部门的负责人联系的人员。

  1. 如果您已上载的文件,单击文件名以将其打开。在 web 浏览器中的新选项卡中,文档将打开。

  2. 在右上角区域中,单击共享 > 与他人共享

  3. 在第一个框中,键入电子邮件地址,用分号分隔。请确保也选择可以编辑收件人可以编辑。完成后,单击共享按钮。

    提示: 如果您想要自己发送链接,不要单击共享按钮。相反,单击左侧获取链接。

  4. 如果您单击共享按钮上一步中的,将为每个人发送一封电子邮件。邮件将来自您的电子邮件地址。您还将收到的邮件的副本,您知道其外观。如果您已上载的文件,单击文件名以将其打开。在 web 浏览器中的新选项卡中,文档将打开。

如果您单击共享按钮,人员将收到电子邮件邀请它们以打开该文件。他们可以单击以打开该文档的链接。Web 浏览器将会打开,并在 Word Online 中,文档将打开。如果他们想要使用共同创作 Word 应用程序,可单击编辑文档>在 Word 中编辑。但是,他们需要支持共同创作 Word 应用的版本。Word for Android、 Word for iOS,Word Mobile 和 Word 2016 for Office 365 订阅是目前支持共同创作的版本。如果他们没有受支持的版本,则可以单击编辑文档>在浏览器中编辑编辑文件

您将知道您正在使用其他人共同创作,当您看到一条消息,指明该人员的右上角中正在编辑。如果有多个其他人正在编辑,您将看到一条消息,告知您您正在使用的人数。例如,"2 他人得主下面。"

共同创作的提示:如果您想要跳转到某人正常工作,请单击其名称,,然后单击编辑...您可能会看到不同的颜色中的其他人的选项。如果他们使用的 Word 2016 for Office 365 订阅者,或使用 Word Online 发生这种情况。如果他们使用的另一个版本不会看到他们所选内容,但他们的更改将显示为工作。如果看到不同的颜色中的其他人的选择,它们将显示为蓝色、 紫色和等。但是,正在编辑的人员将始终查看绿色其选项。如果丢失的成员的跟踪,光标停留在所选内容,并将显示该人员的姓名。

在 Word Android 中的共同创作,您需要确保在开始之前设置的某些内容。之后,只需大约四个步骤与其他人共同创作。

注意: 只有拥有 Office 365 订阅,才可使用此功能。如果你是 Office 365 订阅者,请确保拥有最新版的 Office

下面是有关在 Word 中,在 Android 设备上共同创作需要:

  • 最新版本的 Word安装,请使用 Microsoft 帐户登录到 Word。
    转到文件>打开,并确保列出您的 Microsoft 帐户。如果没有,点击添加位置以添加帐户。请注意,是否您有电话或平板电脑大于 10.1 英寸,您需要使用Office 365 订阅帐户登录。

  • 在 Word 文档格式 (docx) 中保存的文件。
    如果您的文件不在此格式,请在桌面版本的 Word (例如,Word 2016 或 2013年) 中打开的文件。点击文件>另存为>浏览>保存类型和更改格式。

  1. 创建或打开文件,然后点击“文件”>“另存为”。

  2. 检查文件的当前位置。如果选择了 OneDrive 或 SharePoint,请点击“返回”按钮,然后转到下一步。如果未选中其中一项,请点击左侧的“OneDrive”或“SharePoint”,命名该文件,然后点击“保存”。

  1. 点击右上角中的 “共享”图标

  2. 邀请其他人框中,键入电子邮件地址,用分号分隔。 显示通过电子邮件共享,输入电子邮件,然后选中可以编辑

  3. 还需确保选择了“可以编辑”。

  4. 完成后,点击“共享”按钮。点击此按钮将为你向他人发送电子邮件。

    提示: 如果您想要自己发送链接,不点击共享按钮。相反,点击作为链接共享

点击共享按钮上一步中的,如果用户将收到电子邮件邀请它们以打开该文件。他们可以单击以打开该文档的链接。Web 浏览器会在 Word Online 中打开的文档。他们可以在 Word 中的共同创作立即通过单击编辑文档>在浏览器中编辑

如果他们想要使用 Word 应用程序和不 Word Online 共同创作,可单击编辑文档>在 Word 中编辑。但是,他们需要支持共同创作 Word 应用的版本。Word for Android、 Word for iOS,Word 移动和 Word 2016 for Office 365 订阅是目前支持共同创作的版本。

若要查看谁正在编辑与您的文件,在右上角,点击共享,然后点击管理。如果有其他时同时处理文件,您将看到列出其姓名。如果他们有编辑标签时,他们正在处理此文件。

在 Word for Android 中,点击文件>历史记录。点击过去的版本,然后将打开。如果您想要将它还原为最新版本,等待,直到每个人都是不再共同创作,然后点击还原此版本。

IOS 共同创作 Word 中,您需要确保在开始之前设置的某些内容。之后,只需大约四个步骤与其他人共同创作。

下面是什么具有所需的 Word 中的共同创作在 iPhone 或 iPad 上:

注意: 只有拥有 Office 365 订阅,才可使用此功能。如果你是 Office 365 订阅者,请确保拥有最新版的 Office

  • 安装的 Word 的最新版本,登录到 Word 使用 Microsoft 帐户。
    当您打开 Word 时,点击打开,并确保列出您的 Microsoft 帐户。如果没有,点击添加位置以添加帐户。请注意,是否您有电话或平板电脑大于 10.1 英寸,您需要使用Office 365 订阅帐户登录。

  • 在 Word 文档格式 (docx) 中保存的文件。
    如果您的文件不在此格式,请在桌面版本的 Word (例如,Word 2016 或 2013年) 中打开的文件。然后单击文件>另存为>浏览>保存类型和更改为.docx 格式

共同创作需要将文档保存到OneDriveOneDrive for BusinessSharePoint Online 的库。请注意,本地 SharePoint 网站 (不由 Microsoft 托管的网站),不支持共同创作。如果不确定您使用的哪一个,让您的网站或您的 IT 部门的负责人联系的人员。

  1. 创建或打开文件。

  2. 如果您创建的文件,点击文件 文件图标 、 点击名称,然后命名该文件。然后选择 OneDrive、 OneDrive for Business 或 SharePoint Online 上左和点击保存的位置。

  3. 如果您打开现有文件,点击文件 文件图标 >属性。如果位置路径中包含字词"OneDrive","d.docs.live.net",或"SharePoint",然后将它可能已保存到这些位置之一已经。如果它不包含这些单词,点击文件>保存副本并将其保存到 OneDrive、 OneDrive for Business 或 SharePoint Online。

  1. 点击右上角中的共享 显示共享图标

  2. 如果想自行发送指向文件的链接,请点击“复制链接”>“查看和编辑”。然后将链接粘贴到电子邮件或即时消息窗口。

    显示共享选项
  3. 如果您希望 Word 为您的链接发送电子邮件中,点击邀请用户。然后类型中邀请其他人的电子邮件地址框中,点击后的每个地址返回。此外确保处于打开状态可以编辑。最后,点击发送

    显示具有权限的邀请人员屏幕

如果上一步中点击发送,用户将收到电子邮件邀请它们以打开该文件。他们可以单击以打开该文档的链接。Web 浏览器会在 Word Online 中打开的文档。他们可以在 Word Online 中的共同创作立即通过单击编辑文档>在浏览器中编辑

如果他们想要使用 Word 应用程序和不 Word Online 共同创作,可单击编辑文档>在 Word 中编辑。但是,他们需要支持共同创作 Word 应用的版本。Word for Android、 Word for iOS,Word Mobile 和 Word 2016 for Office 365 订阅是目前支持共同创作的版本。

当其他人打开该文件,编辑时,您就可以共同创作。彩色的标志将显示确切位置在文档中每个人正常工作。您可能会看到不同的颜色中的其他人的选项。

若要查看谁正在编辑与您的文件,点击右上角,共享 显示共享图标 ,然后点击共享与。如果有其他时同时处理文件,您将看到列出其姓名。如果他们有...编辑标签时,他们正在处理此文件。

如果您想要将文件还原为以前的版本,等到每个人都是不再共同创作。然后点击文件 显示共享图标 >还原>查看版本历史记录 Online。Web 浏览器版本将会打开该文件的以前版本。如果您使用 OneDrive,点击左侧的版本,然后点击还原。如果您使用 OneDrive for Business 或 SharePoint Online,点击版本日期和时间,点击的向下箭头,然后点击还原。返回到 Word for iOS,然后重新打开该文件。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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