通过在自定义域中使用少量电子邮件地址试行 Office 365

撰稿人: Peter Baumgartner

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您可以通过以下方法试运行 Office 365:仅将少数人移到 Office 365,让其余员工继续使用现有电子邮件系统。要使用此方法,需要为 SMTP 电子邮件地址使用所谓的简单域共享。每个人的电子邮件都可以使用一个自定义域名,无论其使用 Office 365 还是现有电子邮件提供商收取电子邮件。但是需要注意一些局限性,下面会进行介绍。

注意: 设置 Office 365 以尝试将电子邮件和该服务配合使用要求熟悉设置 DNS 记录和使用 Exchange Online Protection 等功能。请在开始之前仔细阅读所有步骤,以帮助决定设置此类试行计划对于您的需求而言是否是最佳选择。

如果您有仅包含几个人的小型企业

您将 Office 365 设置为使用您的自定义域,添加 Office 365 用户,然后为其转发电子邮件。

开始之前,请阅读本文以了解其他设置步骤,并通读此方法的局限性:

  • 您的当前电子邮件提供商必须提供电子邮件转发功能。

  • 需要在您的 DNS 托管提供商处管理与 Office 365 有关的 DNS 记录,而不是让 Office 365 为您管理这些记录。若要了解因此必须执行的操作,请参阅“希望管理自己的 DNS 记录时向 Office 365 添加您的域”。

  • 某些 Office 365 功能将不可用:

    • 用户将无法查看位于其他电子邮件提供商处的用户的忙/闲信息。

    • 管理员将无法从一个位置管理所有人的帐户。

  • 用户可能无法使用 Office 365 的垃圾邮件筛选功能(参见步骤 4)。

如果您有一个大型或复杂的企业或组织

切勿执行本文中的步骤。

案例研究

要展示如何使用 Office 365 设置试运行,最简单的方法莫过于举例说明。 我们将逐步陈述一家小型企业 Coho Winery 的对应设置步骤。 这家公司拥有 5 名员工,使用自定义域 cohowinery.com。

所有者陶湘和她的丈夫徐铭希望使用 Office 365 提供的高级功能从移动设备关注业务。所有 5 位员工的电子邮件都由 A. Datum Corporation 托管,后者托管他们的网站并提供基于 IMAP 的基本电子邮件服务。所有联系人、任务和日历都位于本地且在 Microsoft Outlook 中管理,因为他们没有 Exchange 服务器。虽然陶湘希望在某个时候将其他 3 位员工移到 Office 365,她仍然希望先和她的丈夫使用并测试,再将所有人移到云。此外,她不希望她的客户受到影响,所以她希望保留自己的现有电子邮件地址。

陶湘注意到了上述局限性,并认为对她来说不是问题。因为只有 5 个员工邮箱,所以陶湘不必执行太多的管理工作。常琼、倪荌和黄琏目前使用日历不太多(只是用于保留自己的个人日程安排),并且他们的邮箱托管在不支持这些功能的 IMAP 服务器上,所以这个简单的解决方案完美地满足了他们的需要。

起始配置

起始域和记录:

域: Cohowinery.com

DNS 服务器:dns1.adatum.com、dns2.adatum.com

MX 记录:首选项 =10,邮件交换器 = mailserver.adatum.com

SPF 记录:“v=spf1 mx include:adatum.com ~all”

起始用户、电子邮件地址和主邮件位置:

邮箱/用户

电子邮件地址

主要位置

Margie

margie@cohowinery.com

A. Datum IMAP

Mike

mike@cohowinery.com

A. Datum IMAP

Sue

sue@cohowinery.com

A. Datum IMAP

Sally

sally@cohowinery.com

A. Datum IMAP

Scott

scott@cohowinery.com

A. Datum IMAP

所需的配置

所需的域和记录,现在包括 Office 365:

域: Cohowinery.com

DNS 服务器:dns1.adatum.com、dns2.adatum.com

MX 记录:首选项 =10,邮件交换器 = mailserver.adatum.com

Office 365 DNS 记录

您正在使用的 Office 365 服务的除以下记录之外的所有 DNS 记录:

  • Exchange Online MX 记录。

  • 不创建新的 SPF 记录,而是向现有 SPF 记录添加“include:spf.protection.outlook.com”。

有关记录列表,请参阅在 Office 365 中验证域

SPF 记录:"v=spf1 mx include:adatum.com include:spf.protection.outlook.com ~all"

所需的用户、电子邮件地址和主邮件位置:

邮箱/用户

电子邮件地址

主要位置

Margie

margie@ cohowinery .com

Office 365

Mike

mike@ cohowinery .com

Office 365

Sue

sue@cohowinery.com

A. Datum IMAP

Sally

sally@cohowinery.com

A. Datum IMAP

Scott

scott@cohowinery.com

A. Datum IMAP

使用 Office 365 管理中心 设置试运行配置

步骤 1:登录到 Office 365 管理中心

登录时使用您的管理员凭据。

  1. 使用您的 工作或学校帐户登录到 Office 365

  2. 转到“域”页面

步骤 2:验证您是否拥有要使用的域

  1. 在“”页面上,选择“添加域”。

    在“域”页面上,选择“添加域”

  2. 在面板中键入域(本示例中为 cohowinery.com),然后选择“下一步”。

  3. 在“验证域”页面上,按照在 DNS 主机中添加 TXT 记录的分步说明进行操作。

    在下拉列表中,选择 DNS 托管提供者,然后按照说明添加 TXT 记录以表明你拥有该域。

    在“验证”页面上,按照说明在 DNS 主机中添加 TXT 记录

    重要: 如果有关如何验证域的说明显示使用 MX 记录,在输入“优先级”信息时请当心。此 MX 记录仅用于验证你拥有该域,不用于邮件路由。其优先级必须低于从 A. Datum 路由电子邮件的现有 MX 记录的优先级。

  4. 选择“验证”。需要几分钟到 72 小时 DNS 更改才会生效。

  5. 如果验证成功,系统将要求您修改您的 DNS 记录。

步骤 3:在 Exchange Online 中将域标记为共享

  1. 转到 Exchange 管理中心 (EAC)。

  2. 在 EAC 中的“邮件流”部分,单击“接受域”。

  3. 双击要修改的域(本示例中为 cohowinery.com)。

  4. 在打开的窗口中,选择“内部中继”。

  5. 单击“保存”。此设置可能需要几分钟时间才能生效。

步骤 4:(可选)取消阻止现有电子邮件服务器

Office 365 使用 Exchange Online Protection (EOP) 实施垃圾邮件保护。如果 EOP 检测到 A. Datum 邮件服务器正在转发大量垃圾邮件,可能会阻止 A. Datum 服务器,从而阻止转发功能工作。如果您信任您的另一个电子邮件提供商使用的垃圾邮件保护,可在 Office 365 中将其服务器加入白名单中。不过,这还将允许通过 A. Datum 到达的任何垃圾邮件发往 Office 365 邮箱,而您将不能评估 Office 365 阻止垃圾邮件的表现。

  1. 转到 Exchange 管理中心 (EAC)。

  2. 在 EAC 中,选择“保护”,然后选择“连接筛选器”。

    选择“保护”,然后单击“连接筛选器”

  3. 在“IP 允许列表”中,选择“+”,然后添加可从当前电子邮件提供商处获得的邮件服务器 IP 地址。

步骤 5:创建用户帐户和设置主地址(答复地址)

  1. 转到 Office 365 管理中心

  2. 在左侧导航栏中,选择“活动”>“活动用户”。

  3. 创建用户帐户。在此示例中,我们将为陶湘和徐铭创建帐户。

    1. 对于每个帐户,选择“+”(新建),然后填充所需的信息。

      • 要让陶湘和徐铭的电子邮件保持和现在的相同,“用户名”字段应与用户的现有电子邮件地址完全相同。

    2. 在“用户名”旁边,从下拉列表中选择你的自定义域名。

  4. 选择“创建”>“关闭”。

注意: 如果在 EAC 中打开陶湘和徐铭的属性,请注意,@cohowinery.onmicrosoft.com 地址仍然保持为额外的 SMTP 地址。

步骤 6:更新 DNS 托管提供商处的 DNS 记录

登录到您的 DNS 托管提供商的网站,并按照针对特定提供商的管理 DNS 记录时为 Office 365 创建 DNS 记录步骤操作。设置以下例外:

  1. 请勿创建新 MX 记录或更改现有 MX 记录。

  2. 如果您已经有了上一个电子邮件提供商的发件人策略框架 (SPF) 记录,请不要为 Exchange Online 创建新 SPF (TXT) 记录,只需向当前 TXT 记录添加“include:outlook.com”。例如:“v=spf1 mx include:adatum.com include:spf.protection.outlook.com ~all”。

    如果您还没有 SPF 记录,请修改 Office 365 推荐的 SPF 记录,加入您的当前电子邮件提供商的域和 protection.outlook.com。这样将为来自这两个电子邮件系统的传出邮件授权。

步骤 7:在您当前提供商处设置电子邮件转发

在当前电子邮件提供商处,将陶湘和徐铭的电子邮件帐户的转发设置为您的 onmicrosoft.com 域:

  • 陶湘的 A. Datum 邮箱应转发到 margie@cohowinery.onmicrosoft.com

  • 徐铭的 A. Datum 邮箱应转发到 mike@cohowinery.onmicrosoft.com

完成此步骤之后:

  • Office 365 中也会有发送给 margie@cohowinery.com 和 mike@cohowinery.com 的所有邮件。

  • 如果陶湘和徐铭答复收到的邮件,答复地址将为 margie@cohowinery.com 和 mike@cohowinery.com。

备注

  • 有关如何设置转发的确切步骤,请联系您的当前电子邮件提供商。

  • 无需在当前电子邮件提供商处保留邮件副本。

  • 大多数提供商在转发电子邮件时会保留发件人的答复地址,所以答复会发送给原始发件人。

步骤 8:测试邮件流

  1. 使用 Margie 的凭据登录 Outlook Web App

  2. 执行以下测试:

    1. 测试本地 Office 365 电子邮件。例如,向徐铭 (mike@cohowinery.com) 发送一封电子邮件。此电子邮件应立即传递。在这种情况下,不会将邮件路由到徐铭在 A. Datum 上的邮箱,因为 Office 365 将该邮箱视为本地邮箱。

    2. 测试发送给位于另一个电子邮件系统上的某人的电子邮件。例如,向常琼发送电子邮件。此电子邮件应传递到常琼在 A. Datum 服务器上的邮箱。

    3. 从外部帐户或从在另一个电子邮件系统上的员工电子邮件帐户,验证另一个电子邮件系统上是否正确设置了转发。例如,从常琼的 A. Datum 帐户或 Hotmail 帐户向陶湘发送一封电子邮件,并验证该电子邮件是否到达了陶湘的 Office 365 邮箱。

步骤 9:移动邮箱内容

由于只需要移动两位用户,并且陶湘和徐铭均已在使用 Outlook,所以可以通过以下方法移动电子邮件:在新 .PST 配置文件中打开旧 .PST 文件,然后复制邮件、日历项、联系人等,如从 Outlook 数据文件 (.pst) 导入 Outlook 项目中所示。这些项目在 Office 365 邮箱中组织到正确位置内之后,可以从任何位置任何设备访问。

如果涉及更多邮箱,或者如果员工尚未在使用 Outlook,可以使用 Exchange 管理中心内的迁移工具。首先请转到 Exchange 管理中心,然后按照将电子邮件从 IMAP 服务器迁移到 Exchange Online 邮箱中的指示操作。

另请参阅

将用户和域添加到 Office 365

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