通过公用文件夹共享信息

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此功能要求您使用的 Microsoft Exchange Server 2000、 Exchange Server 2003 中或 Exchange Server 2007 帐户。大多数家庭和个人帐户,请勿使用 Microsoft Exchange。详细信息,有关 Microsoft Exchange 帐户以及如何确定哪个版本的 Exchange 帐户的连接,请参阅另请参阅部分中的链接。

公用文件夹是使您能够收集、 组织和组织中与他人共享信息的 Microsoft Exchange 的一项功能。通常情况下,公用文件夹用于项目组或用户组共享公共区域感兴趣的信息。当您连接到运行 Exchange 的服务器时,标记为"公共文件夹"的文件夹会出现在Microsoft Outlook文件夹列表导航窗格中。您可以从 Outlook 中管理这些文件夹。公用文件夹可以包含任何类型的 Outlook 文件夹项目,如邮件、 约会、 联系人、 任务、 日记条目、 便笺、 窗体、 文件和公告。您还可以添加到公用文件夹下的收藏夹文件夹到任何公用文件夹快捷方式。  

使用公用文件夹可进行:

在电子公告牌上公告信息

  • 使用公告牌可以参加联机讨论。每个主题都存储在各自的文件夹中,并有各自的访问权限。

  • 公告牌可以是非中继的,这使它类似于 Internet 新闻组,新闻组中每个人都拥有阅读和公告信息的权限。

  • 公告牌也可以由指定的人中继,此人接收用户的项目并确定公告哪些项目。

  • 可以通过以下方式使用公告的信息:

    • 联机讨论开始后,可以将答复公告到公用文件夹中,以供小组阅读。

    • 如果不想让整个组阅读您的答复,则可以直接答复该信息的公告者,或将公告的信息只转发给选择的收件人。

    • 若要将公用文件夹作为公告牌使用,此文件夹必须能够存储电子邮件。

共享日历、联系人列表或任务列表中的 Outlook 项目

  • 共享日历可跟踪与小组有关的会议、事件、假日、度假时间和项目截止日期。

  • 共享联系人列表可使联系人的姓名、职务、地址和电话号码为小组所知。

  • 共享任务列表可跟踪小组当前项目中各成员的工作进度。

共享文件

  • 打开公用文件夹中的文件以阅读或更新该文件,或者快速浏览一系列文件。

  • 使用 Windows 资源管理器可将现有的文件从其他程序复制到公用文件夹,而无须打开文件对应的程序。

  • 将文件公告到公用文件夹而无须退出创建此文件的程序。例如,您可能希望公告刚刚在 Microsoft Office Excel 工作簿中更新过的季度销售报表,以便小组可快速查看最新的信息。

如果要共享其他人经常阅读或更新的文件,则必须在本机安装保存该文件的程序。将文件从 Windows 资源管理器复制到公用文件夹,或者将文件从所打开的其他 Microsoft Office 程序公告到公用文件夹时,原始文件仍保留在原来的存储位置。对复制或公告到公用文件夹中的文件所做的更改不会影响原始文件。

通过权限确定文件夹的访问权限

  • 公用文件夹的访问权限通常由管理员或组织中对特定项目或主题的文件夹具有所有权的人来确定。

  • 对于您具有访问权限的文件夹,您通常可以阅读项目,也可以向文件夹添加项目,但不能删除您所添加项目以外的项目。

  • 如果具有合适的权限,您可以建立自己的公用文件夹并授权他人使用。

  • 如果您拥有公用文件夹,则可以对自己的公用文件夹应用自定义的视图、窗体、域和规则。您可能希望指定特定的视图在其他人第一次打开该文件夹时显示。

  • 即使不具有更改文件夹的权限,您仍然可以保存符合自己需要的公用文件夹的个人视图。保存公用文件夹的个人视图后,该视图对您是始终可用的。

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