通过使用“压缩和修复数据库”帮助防止和更正数据库文件问题

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数据库文件在使用过程中可能会迅速增大,它们有时会影响性能,有时也可能被损坏。在 Microsoft Office Access 中,您可以使用“压缩和修复数据库”命令来防止或修复这些问题。

本文并不解释如何备份或还原数据库。在请参阅部分中可以找到指向详细信息的链接。

本文内容

为什么压缩和修复数据库

开始之前

压缩和修复数据库

压缩和修复数据库的原因

本概述介绍如何使用“压缩和修复数据库”命令来帮助防止和更正以下可能影响数据库的问题:文件在使用过程中不断变大;文件已损坏。

数据库文件在使用过程中不断变大

随着您不断添加、更新数据以及更改数据库设计,数据库文件会变得越来越大。导致增大的因素不仅包括新数据,还包括其他一些方面:

  • Access 会创建临时的隐藏对象来完成各种任务。有时,Access 在不再需要这些临时对象后仍将它们保留在数据库中。

  • 删除数据库对象时,系统不会自动回收该对象所占用的磁盘空间。也就是说,尽管该对象已被删除,数据库文件仍然使用该磁盘空间。

随着数据库文件不断被遗留的临时对象和已删除对象所填充,其性能也会逐渐降低。其症状包括:对象可能打开得更慢,查询可能比正常情况下运行的时间更长,各种典型操作通常似乎也需要使用更长时间。

注意: 压缩数据库并不是压缩数据,而是通过清除未使用的空间来缩小数据库文件。

数据库文件可能已损坏

在某些特定的情况下,数据库文件可能已损坏。如果数据库文件通过网络共享,且多个用户同时直接处理该文件,则该文件发生损坏的风险将较小。如果这些用户频繁编辑“备注”字段中的数据,将在一定程度上增大损坏的风险,并且该风险还会随着时间的推移而增加。您可以使用“压缩和修复数据库”命令来降低此风险。

这类损坏通常由 Visual Basic for Applications (VBA) 模块 问题导致,且不会造成数据丢失。然而,这类损坏确实可能损坏数据库设计,例如 VBA 代码丢失或窗体不可使用等。

有时,数据库文件损坏也会导致数据丢失,但这种情况并不常见。在这种情况下,丢失的数据一般仅限于某位用户的最后一次操作,即对数据的单次更改。当用户开始更改数据而更改被中断时(例如,由于网络服务中断),Access 便会将该数据库文件标记为已损坏。此时可以修复该文件,但有些数据可能会在修复完成后丢失。

提示: 通过拆分数据库,可以将数据保存在用户无法直接访问的单独文件中,从而有助于防止数据库文件损坏并减少丢失的数据量。

Access 提示是否要修复已损坏的数据库文件

当您尝试打开已损坏的数据库文件时,系统将提示您是否允许 Access 自动修复该文件。此外,您也可以手动使用“压缩和修复数据库”命令修复并打开已损坏的数据库文件。

如果 Access 完全修复了已损坏的文件,它将显示一条消息,说明已成功完成修复,并且您应检查数据库内容以确保一切已恢复正常。

如果 Access 仅成功修复了部分内容,它将跟踪未能修复的数据库对象,以便您决定是否需要从备份进行恢复。

注意: 可以设置一个数据库选项,从而在每次关闭特定的数据库时自动运行“压缩和修复数据库”功能。如果您是某数据库的唯一用户,则应设置此选项。在多用户数据库中,您可能并不想设置此选项,因为它会暂时中断数据库的可用性。

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开始之前

开始执行压缩和修复操作之前,请考虑执行下列操作:

  • 始终执行备份    在修复过程中,Access 可能会截断已损坏表中的某些数据。有时,您可以从备份来恢复此数据。除了定期备份策略外,还应该在使用“压缩和修复数据库”命令之前执行备份。可以使用“备份数据库”命令来执行备份:

    • 单击“Microsoft Office”按钮 Office 按钮图像 ,指向“管理”,然后在“管理此数据库”下单击“备份数据库”。

  • 自动压缩和修复   除非网络上的其他用户共享单个数据库文件时,您应设置以自动压缩和修复数据库

  • 请注意系统恢复错误表    当 Access 无法修复已损坏数据库文件中的全部对象时,它会在一个名为 MSysCompactErrors 的表中记下无法恢复的所有对象。如果存在错误,Access 会在数据表视图中打开 MSysCompactErrors 表。

    如果您的数据库备份是在数据库损坏之前创建的,则可以使用 MSysCompactErrors 表来确定要将哪些对象从数据库备份导入到修复的数据库中。

  • 获取到您要使用压缩和修复命令的数据库的独占访问权   如果您仅使用您的数据库的人员,您可以跳过此部分中的其余部分,直接转至压缩和修复数据库

    压缩和修复操作需要以独占方式访问数据库文件,因为该操作可能会中断其他用户。当您计划进行压缩和修复操作时,应通知其他用户,以使他们可以避开在该时间内使用数据库。

    请告诉其他用户需要停止使用数据库的时间长短。如果您是定期进行压缩和恢复操作,请记录此操作所需的时间。这样,您就可以做出更准确的估计,以供其他用户参考。

  • 获取足够的权限来进行压缩和修复操作    如果使用早期版本的数据库文件,并且您是工作组的成员,则可能无法独立压缩和修复数据库。如果您需要压缩和修复数据库,但没有足够的权限,请与工作组管理员联系以获取帮助。

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压缩和修复数据库

自动压缩和修复数据库时将其关闭

手动压缩和修复数据库

关闭数据库时自动执行压缩和修复

如果要在数据库关闭时自动执行压缩和修复,可以选择“关闭时压缩”数据库选项。

注意: 设置此选项只会影响当前打开的数据库。对于要自动压缩和修复的每个数据库,必须单独设置此选项。

  1. 单击“Microsoft Office 按钮” Office 按钮图像 ,然后单击“Access 选项”。

  2. “Access 选项”对话框中,单击“当前数据库”

  3. “应用程序选项”下,选中“关闭时压缩”复选框。

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手动压缩和修复数据库

除了使用“关闭时压缩”数据库选项外,您还可以手动运行“压缩和修复数据库”命令。无论数据库是否已经打开,均可以对其运行该命令。此外,还可以创建对特定数据库文件运行“压缩和修复数据库”命令的桌面快捷方式。

压缩和修复已打开的数据库

注意: 如果其他用户当前也在使用该数据库文件,则无法执行压缩和修复操作。

  • 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ,指向管理,然后在管理此数据库,请单击压缩和修复数据库

压缩和修复未打开的数据库

注意: 如果其他用户当前正在使用该数据库文件,则无法执行压缩和修复操作。当您进行压缩和修复操作时,其他任何用户均无法使用该数据库文件。

  1. 启动 Access,但不要打开数据库。

  2. 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ,指向管理,然后在管理此数据库,请单击压缩和修复数据库

  3. “压缩源数据库”对话框中,定位到要压缩和修复的数据库,然后双击它。

创建压缩和修复特定数据库的桌面快捷方式

您可以在桌面上创建一个可用于压缩和修复特定数据库的快捷方式。

开始之前,请验证 Msaccess.exe 文件在您计算机上所处的位置。Msaccess.exe 文件通常位于以下文件夹中:

C:\Program Files\Microsoft Office\Office12

如果在该位置找不到 Msaccess.exe 文件,请搜索该文件,并记下完整路径。

创建桌面快捷方式    

  1. 在桌面上单击右键,指向“新建”,然后单击快捷菜单上的“快捷方式”

  2. 在“创建快捷方式向导”首页的“请键入项目的位置”框中,键入一个双引号 ("),输入 Msaccess.exe 文件的完整路径(包括文件名),然后再键入一个双引号。(或者,单击“浏览”找到并选择该文件。此情况下自动添加引号。)

    例如,键入:"C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\msaccess.exe"

  3. 在右引号后面键入一个空格,然后键入想要压缩和修复的数据库的完整路径。如果路径包含空格,请将路径用引号括起来。再键入一个空格,然后键入 /compact

    例如,键入:"C:\My Folder\My Database.accdb" /compact

  4. 单击“下一步”

  5. “键入该快捷方式的名称”框中,键入快捷方式的名称,然后单击“完成”

    该向导将创建快捷方式并将其放在桌面上。

  6. 每当要压缩和修复数据库时,只需双击该快捷方式即可。

    提示: 若要将该桌面快捷方式添加到“开始”菜单中,请右键单击该快捷方式,然后单击快捷菜单上的“附到「开始」菜单”

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