通过使用查询统计数据的个数

通过使用查询统计数据的个数

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本文介绍如何对查询返回的数据进行计数。 例如, 在窗体或报表上, 可以计算一个或多个表字段或控件中的项目数。 您也可以计算平均值, 并查找最小值、最大值、最早值和最新值。 此外, Access 提供了一个名为 "汇总" 行的功能, 可用于对数据表中的数据进行计数, 而无需更改查询的设计。

您要做什么?

了解数据计数方式

使用 "汇总" 行对数据进行计数

使用总计查询对数据进行计数

聚合函数引用

了解数据计数方式

可以使用count函数计算字段 (一列值) 中的项目数。 Count函数属于一组名为聚合函数的函数。 使用聚合函数对数据列执行计算并返回单个值。 除了Count之外, Access 还提供许多聚合函数, 例如:

  • Sum, 用于对一列数字求和。

  • 平均值, 用于求数字列的平均值。

  • 最大值, 用于查找字段中的最大值。

  • 最小值, 用于查找字段中的最小值。

  • 标准偏差, 用于测量值在平均值 (均值) 之间分布的范围。

  • 方差, 用于测量列中所有值的统计方差。

Access 提供两种方法来向查询添加计数和其他聚合函数。 可以:

  • 在数据表视图中打开查询, 然后添加 "汇总" 行。 "汇总" 行允许在查询结果集的一个或多个列中使用聚合函数, 而无需更改查询的设计。

  • 创建总计查询。 总计查询计算跨记录组的小计。 例如, 如果要按城市或季度对所有销售额进行分类汇总, 可使用总计查询按所需类别对记录进行分组, 然后对销售额求和。 相反, "汇总" 行计算数据的一个或多个列 (字段) 的总计。

注意: 本文档中的操作方法部分强调如何使用Count函数, 但请记住, 您可以在您的汇总行和查询中使用其他聚合函数。 有关使用其他聚合函数的详细信息, 请参阅本文后面的聚合函数参考

有关使用其他聚合函数的方法的详细信息, 请参阅在数据表中显示列汇总一文。

以下各节中的步骤介绍了如何添加 "汇总" 行以及如何使用总计查询对数据进行计数。 在执行操作时, 请记住, Count函数处理的数据类型数量比其他聚合函数的数量更大。 例如, 你可以对任何类型的字段 (包含复杂的重复标量数据, 如多值列表的字段) 运行Count函数。

相反, 许多聚合函数仅适用于设置为特定数据类型的字段中的数据。 例如, Sum函数仅适用于设置为 "数字"、"小数" 或 "货币" 数据类型的字段。 有关每个函数所需的数据类型的详细信息, 请参阅本文后面的聚合函数参考

有关数据类型的常规信息, 请参阅修改或更改字段的数据类型设置一文。

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使用 "汇总" 行对数据进行计数

通过在数据表视图中打开查询, 添加行, 然后选择Count函数或其他聚合函数 (如SumMaximum、MaximumAverage) 来向查询添加汇总行。 本部分中的步骤介绍了如何创建基本的选择查询和添加 "汇总" 行。

创建基本选择查询

  1. 在“创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”。

    Access 功能区图像

  2. 在 "显示表" 对话框中, 双击要在查询中使用的一个或多个表, 然后单击 "关闭"。

    所选的一个或多个表在查询设计器的上半部分中显示为 "窗口"。 下图显示了查询设计器中的一个典型表:

    设计网格中具有三个字段的查询

  3. 双击要在查询中使用的表字段。

    可以包含包含描述性数据 (如名称和说明) 的字段, 但必须包含包含要计数的值的字段。

    每个字段都显示在查询设计网格的某一列中。

  4. 在“设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”。

    查询的结果将显示在数据表视图中。

  5. (可选) 返回到设计视图并调整查询。 若要执行此操作, 请右键单击查询的文档选项卡, 然后单击 "设计视图"。 然后, 你可以根据需要通过添加或删除表字段来调整查询。 若要删除字段, 请选择设计网格中的列, 然后按 DELETE。

  6. (可选) 保存查询。

添加 "汇总" 行

  1. 在数据表视图中打开查询。 若要对 .accdb 文件格式的数据库执行此操作, 请右键单击查询的文档选项卡, 然后单击"数据表视图"。

    - 或 -

    对于使用较早版本的 Access 创建的 .mdb 文件格式数据库, 在 "开始" 选项卡上的 "视图" 组中, 单击 "视图" 下的箭头, 然后单击"数据表视图"。

    - 或 -

    在导航窗格中, 双击查询。 执行此操作将运行查询并将结果加载到数据表中。

  2. 在“开始”选项卡上的“记录”组中,单击“合计”。

    Access 功能区图像

    新的 "汇总" 行显示在数据表中最后一行数据的下方。

  3. 在 "汇总" 行中, 单击要进行求和的字段, 然后从列表中选择 "计数"。

隐藏 "汇总" 行

  • 在“开始”选项卡上的“记录”组中,单击“合计”。

有关使用 "汇总" 行的详细信息, 请参阅在数据表中显示列汇总一文。

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使用总计查询对数据进行计数

当需要统计查询返回的部分或全部记录数时, 使用总计查询 (而不是汇总行) 对数据进行计数。 例如, 您可以计算销售交易的数量或单个城市中的交易数量。

通常, 当你需要在数据库的其他部分 (如报表) 中使用结果值时, 可以使用 "总计" 查询而不是 "汇总" 行。

对查询中的所有记录进行计数

  1. 在“创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”。

    Access 功能区图像

  2. 在 "显示表" 对话框中, 双击要在查询中使用的表, 然后单击 "关闭"。

    该表显示在查询设计器上半部分的窗口中。

  3. 双击要在查询中使用的字段, 并确保包含要计数的字段, 然后单击 "确定"。 你可以对大多数数据类型的字段 (包含复杂的重复标量数据的字段, 如多值列表的字段) 进行计数。

  4. “设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“总计”

    "汇总" 行显示在设计网格中, "分组依据" 显示在查询中每个字段的行中。

  5. 在 "汇总" 行中, 单击要统计的字段, 然后从结果列表中选择 "计数"。

  6. 在“设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”。

    查询的结果将显示在数据表视图中。

  7. (可选) 保存查询。

对组或类别中的记录进行计数

  1. 在“创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”。

    Access 功能区图像

  2. 在 "显示表" 对话框中, 双击要在查询中使用的一个或多个表, 然后单击 "关闭"。

    表显示在查询设计器上半部分的窗口中。

  3. 双击包含您的类别数据的字段, 以及包含要计数的值的字段。 查询不能包含其他描述性字段。

  4. “设计”选项卡上的“显示/隐藏”组中,单击“总计”

    "汇总" 行显示在设计网格中, "分组依据" 显示在查询中每个字段的行中。

  5. 在 "汇总" 行中, 单击要统计的字段, 然后从结果列表中选择 "计数"。

  6. 在“设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”。

    查询的结果将显示在数据表视图中。

  7. (可选) 保存查询。

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聚合函数引用

下表列出并描述了 Access 提供的用于在 "汇总" 行和查询中使用的聚合函数。 请记住, Access 为查询提供的聚合函数比对 "总计" 行执行的聚合函数更多。 此外, 如果您使用 access 项目 (access 前端连接到 Microsoft SQL Server 数据库), 则可以使用 SQL server 提供的更大的聚合函数集。 有关该函数集的详细信息, 请参阅 Microsoft SQL Server 联机丛书。

函数

说明

适用的数据类型

合计

累加列中各项的值。 仅适用于数值和货币数据。

数字、小数、货币

平均值

计算某列的平均值。 列中必须包含数值、货币或日期/时间数据。 该函数会忽略空值。

数字、小数、货币、日期/时间

计数

对列中的项数进行计数。

除包含复杂的重复标量数据 (如多值列表列) 之外的所有数据类型。

有关多值列表的详细信息, 请参阅文章多值字段指南创建或删除多值字段

最大值

返回具有最大值的项。 对于文本数据, 最大值是字母的最后一个值, Access 忽略大小写。 该函数会忽略空值。

数字、小数、货币、日期/时间

最小值

返回具有最小值的项。 对于文本数据, 最小值是字母的第一个字母值, Access 忽略大小写。 该函数会忽略空值。

数字、小数、货币、日期/时间

标准偏差

测量值在平均值 (均值) 之间的分布幅度。

有关使用此函数的详细信息, 请参阅在数据表中显示列汇总一文。

数字、小数、货币

方差

计算列中所有值的统计方差。 该函数仅可用于数值和货币数据。 如果表包含的行少于两行, Access 将返回 null 值。

有关方差函数的详细信息, 请参阅在数据表中显示列汇总一文。

数字、小数、货币

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