通过使用查询统计数据的个数

通过使用查询统计数据的个数

本文介绍如何计算查询返回的数据。例如,在窗体或报表,可以计算一个或多个表字段或控件中的项目的数。此外可以计算平均值的值,然后找到最小、 最大、 最早,和最新值。此外, Access提供了称为总计行是可用于计算数据表中的数据,而无需更改您的查询设计的功能。

您想做什么?

了解计算数据的方法

使用汇总行将统计数据

使用总计查询统计数据

聚合函数参考

了解计算数据的方法

您可以通过使用Count函数计算字段 (列) 中的项目的数。Count函数所属的组名聚合函数的函数。使用聚合函数对某列数据执行计算,并返回单个值。Access 提供了许多聚合函数除了计数,如︰

  • Sum,来对一列数字求和。

  • 平均,来求一列数字的平均值。

  • 最大,为查找字段中的最大值。

  • 最小值的查找字段中的最小值。

  • 标准偏差,用于测量值中的平均值 (平均值) 附近分布的范围。

  • 方差,为计算列中的所有值的统计方差。

Access提供了两种方法可以向查询添加计数和其他聚合函数。您可以:

  • 在数据表视图中打开查询并添加汇总行。总计行中允许您在一个或多个列的查询结果集而无需更改的查询设计中使用聚合函数。

  • 创建总计查询。总计查询多组记录计算分类汇总。例如,如果您想要汇总所有的销售额,按城市或季度,您使用总计查询您记录按类别进行分组您希望,然后对销售额进行求和。相反,汇总行将计算总计的一个或多个列 (字段) 的数据。

注意: 本文档中的操作方法部分强调使用Count函数,但请记住,您可以使用其他汇总行和查询中的聚合函数。有关使用其他聚合函数的详细信息,请参阅本文后面的聚合函数参考

有关如何使用其他聚合函数的详细信息,请参阅在数据表中的显示列汇总一文。

以下各节中的步骤解释如何添加汇总行将以及如何使用总计查询统计数据。执行操作时,请记住, Count函数比其他聚合函数处理大量数据类型。例如,您可以对任何类型的字段,除一个包含复杂、 重复标量数据,例如多值列表的字段运行Count函数。

相反,许多聚合函数处理仅将设置为特定的数据类型的字段中的数据。例如, Sum函数仅适用于设置为数字、 小数或货币数据类型的字段。有关每个函数需要的数据类型的详细信息,请参阅本文后面的聚合函数参考,。

有关数据类型的常规信息,请参阅文章修改或更改数据类型字段设置

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使用汇总行将统计数据

通过在数据表视图中打开您的查询,添加行,并选择Count函数或其他聚合函数,如总和最小值最大,或平均,可以向查询添加汇总行。本部分中的步骤解释如何创建基本的选择查询和添加汇总行。

创建基本的选择查询

  1. 在“创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”。

    Access 功能区图像

  2. 显示表对话框中,双击您要在您的查询中使用的表,然后单击关闭

    选定的表显示为查询设计器的上半部分中的 windows。此图显示在查询设计器中的一个典型表︰

    设计网格中带有 3 个字段的查询

  3. 双击您要在查询中使用的表字段。

    您可以包含字段包含描述性的数据,例如名称和描述,但必须包括包含您要计数的值的字段。

    在查询设计网格中的一列中显示的每个字段。

  4. 在“设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”。

    在数据表视图中显示的查询结果。

  5. (可选) 返回到设计视图,并调整您的查询。为此,请右键单击查询的文档选项卡,然后单击设计视图。根据需要通过添加或删除表字段,然后可以调整查询。若要删除字段,在设计网格中选择的列,然后按 DELETE。

  6. (可选) 保存您的查询。

添加汇总行

  1. 在数据表视图中打开查询。若要执行此操作为.accdb 文件格式的数据库,右键单击查询的文档选项卡,然后单击数据表视图

    -或-

    创建使用早期版本的 Access 中,在开始选项卡,在视图组中,为.mdb 文件格式数据库中,单击视图下的箭头然后单击数据表视图

    -或-

    在导航窗格中,双击查询。执行此操作,运行查询,并加载到数据表的结果。

  2. 开始选项卡,在记录组中,单击汇总

    Access 功能区图像

    在数据表中的数据的最后一行下方显示新的汇总行。

  3. 汇总行中单击您想要对求和,请的字段,然后选择从列表的计数

隐藏汇总行

  • 开始选项卡,在记录组中,单击汇总

有关使用汇总行将的详细信息,请参阅在数据表中的显示列汇总一文。

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使用总计查询统计数据

当您需要一些或全部查询返回的记录进行计数,而不是汇总行将使用总计查询对数据进行计数。例如,可以计算销售交易数或单个城市中的交易流程数。

通常情况下,您使用总计查询,而不是汇总行将当您需要使用其他部分的数据库,如报表中的结果值。

在查询中的所有记录进行都计数

  1. 在“创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”。

    Access 功能区图像

  2. 显示表对话框中,双击您要在您的查询中使用的表,然后单击关闭

    在查询设计器的上半部分中窗口中出现的表。

  3. 双击要使用的查询中,并确保包含您要计数的字段的字段。可以计算字段的大多数数据类型,包含复杂、 重复标量数据,例如多值列表的字段的字段例外。

  4. 设计选项卡上的显示/隐藏组中,单击汇总

    显示在设计网格中的总计行和分组依据出现在查询中的每个字段的行。

  5. 汇总行中,单击您想要计算,并选择计数从结果列表的字段。

  6. 在“设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”。

    在数据表视图中显示的查询结果。

  7. (可选) 保存该查询。

组或类别中的记录进行计数

  1. 在“创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”。

    Access 功能区图像

  2. 显示表对话框中,双击您要在您的查询中使用的表,然后单击关闭

    查询设计器的上半部分中的窗口中将显示的表。

  3. 双击包含您类别的数据的字段和还包含您要计数的值的字段。您的查询不能包含其他描述性字段。

  4. 设计选项卡上的显示/隐藏组中,单击汇总

    显示在设计网格中的总计行和分组依据出现在查询中的每个字段的行。

  5. 总计行中,单击您想要计算的结果列表中选择计数字段。

  6. 在“设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”。

    在数据表视图中显示的查询结果。

  7. (可选) 保存该查询。

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聚合函数参考

下表列出并描述了 Access 提供了总计行和查询中使用聚合函数。请记住,Access 提供了更多聚合函数对查询比总计行。此外,如果您使用 Access 项目 (前端连接到 Microsoft SQL Server 数据库的访问权限),您可以使用 SQL Server 提供的聚合函数的较大的设置。有关该函数的设置的详细信息,请参阅 Microsoft SQL Server 联机丛书。

函数

说明

使用的数据类型

求和

添加一列中的项。仅适用于数字和货币数据。

数字、 小数、 货币

平均值

计算列的平均值。列必须包含数字、 货币或日期/时间数据。该函数忽略空值。

数字、 小数,货币、 日期/时间

计数

计算列中的项目数。

所有数据类型,都除包含复杂重复标量数据,例如多值列表的列。

有关多值列表的详细信息,请参阅文章多值字段指南添加或更改查阅字段,允许您存储多个值

最大

返回具有最高值的项目。文本数据,最大值是最后一个字母值和访问不区分大小写。该函数忽略空值。

数字、 小数,货币、 日期/时间

最小值

返回值最低的项。文本数据,最小值是第一个字母值和访问不区分大小写。该函数忽略空值。

数字、 小数,货币、 日期/时间

标准偏差

测量值中的平均值 (平均值) 附近分布的范围。

有关使用此函数的详细信息,请参阅在数据表中的显示列汇总一文。

数字、 小数、 货币

方差

度量值的列中的所有值的方差。仅在数字和货币数据,您可以使用此函数。如果表包含小于 2 行,Access 将返回空值。

有关方差函数的详细信息,请参阅在数据表中的显示列汇总一文。

数字、 小数、 货币

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注释: 

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