选择存储和管理记录的方式

在 SharePoint 中,您可以管理存档中记录,也可以管理同一文档库中视为活动文档的记录。

概述

在计划记录管理解决方案之前,您应该与管理员合作来计划该解决方案。有关计划和实施记录管理解决方案的详细信息,请参阅“另请参阅”部分。

记录中心网站    用作存档,在变为记录后文档将复制到存档。文档是否为记录是由它位于记录存档还是其他位置决定的。

现场管理记录    替代以下传统过程:将记录复制到或移到其他位置,然后应用安全和保留策略。现在,您可以“现场”管理记录,这意味着您可以将文档保留在其在网站上的当前位置,将其声明为记录,然后向记录应用适当的安全、保留和处置属性。

也可以使用混合方法。例如,您可以在原位置将记录和活动文档保存两年,然后在项目完成后将记录移到记录存档。

记录中心

可将整个企业内的内容提交到记录中心,然后传送至可获取正确权限和策略(如过期和审核)的相应位置。

元数据或相关数据信息在帮助管理信息并在稍后检索方面发挥着重要作用。内容类型、内容管理器和虚拟文件夹等功能有助于为使用元数据提供支持。

记录中心的功能包括:

  • 文档 ID    可以为每个文档分配一个唯一标识符,即使在存档时也会与文档一起保存。这样做可以轻松通过 ID 引用记录,无论文档在何处移动。

  • 多阶段保留    保留策略可以含有多个阶段,允许您将整个文档生命周期指定为一个策略(例如每年审阅合同,并在 7 年后删除)

  • 每项目审核报告    您可以生成有关单个记录的自定义审核报告。

  • 分层文件计划    您可以创建深入的分层文件夹结构并在层次结构的每个文件夹中管理保留(或从父文件夹继承)。

  • 文件计划报告    您可以生成状态报告,用于显示文件计划各个阶段的项目数,以及计划中各个节点的保留策略汇总。分类和集中内容类型:存档将使用企业范围的分类和内容类型,确保协作空间和存档之间的一致性和上下文传输。我们将在未来的发布中讨论有关 2010 年分类投资的更多信息。

  • 分类和集中内容类型    存档将使用企业范围的分类和内容类型,确保协作空间和存档之间的一致性和上下文传输。我们将在未来的发布中讨论有关 2010 年分类投资的更多信息。

  • 内容管理器    记录传送器可以使用元数据将传入文档传送至分层文件计划中的正确位置。例如,它允许您自动对提交的内容强制实施规则,例如“如果采购协议标记有‘项目 Alpha’,则发送到‘Alpha 合同’子文件夹并将该文件夹保留策略应用到项目。”

  • 虚拟文件夹    文件计划是管理库的绝佳方式,但是它通常不是您浏览和查找所需内容时希望使用的方法。SharePoint 2010 记录中心使用称为元数据浏览的新功能,它允许您将重要的元数据作为虚拟文件夹公开:

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现场记录管理

可以为任何网站启用现场记录管理并将其配置为记录管理系统。在这种类型的系统中,与记录中心不同的是,您可以将记录以及活动文档存储在协作空间中。

现场管理允许您控制协作空间中的内容。这允许将某些 SharePoint 文档(或博客、Wiki、网页和列表项目)声明为记录。该系统可防止删除或编辑此类记录,如有必要,可由您的组织对记录进行定义。

当您寻求使 SharePoint 为最终用户带来的价值与信息管理需要之间保持平衡时,您可以在协作空间中使用包括审核、保留、过期、报告、记录工作流、电子数据展示和合法持有内容在内的全部功能。

可手动声明为记录(作为工作流中较大流程的一部分),也可以作为文档保留的某个计划部分进行声明,例如 2 年后。重要的是,当声明为记录时,内容不会移到存档中 - 它将保留在原始位置,以便最终用户仍可以找到该内容并与其进行交互。

使用现场记录管理记录的其他一些好处包括:

  • 在多个网站之间放置和管理记录。

  • 通过启用版本控制,自动维护记录版本。

  • 可同时对记录和活动文档执行搜索。

  • 对要包含在组织的记录以及可创建记录的人员进行更广泛的控制。

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计划解决方案的注意事项

当您考虑在单独的记录中心还是在与创建文档相同的协作网站中管理记录时,请考虑以下问题:

  • 协作网站的管理是否适合于管理记录?

  • 您的行业是否受强制记录与活动文档分开的监管要求的制约?

  • 是否应该信任协作网站的管理员来管理包含记录的网站?

  • 您可能希望在与协作网站相比具有更多受限访问的网站或根据不同计划备份的网站中存储记录。

  • 协作网站将使用多长时间? 如果记录的保留时间长于项目持续时间,则选择现场记录管理策略就意味着您必须维护协作网站,即使不再使用该网站。

  • 在文档变为记录后,项目成员是否需要经常访问文档? 如果您使用现场方法,则项目成员可以相同的方式访问文档,无论该文档是活动状态还是记录。

  • 无论是活动状态还是记录,您组织中的记录管理器仅负责记录,还是负责所有信息? 如果记录管理器仅负责正式记录,则拥有单独的记录中心可能会更加轻松。

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