远程访问商务联系人:在 Business Contact Manager 中使用同步功能

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

如果你在移动设备上使用 Outlook 或者登录 Office Outlook Web Access (OWA) 来检查电子邮件,那么你已经知道在远离计算机时可以轻松访问业务和个人信息有多重要。现在,你可以使用移动电话、OWA、Windows Live 帐户或 SharePoint 网站,通过与访问 Outlook、Windows Live 或 SharePoint 联系人相同的方式来访问 Business Contact Manager for Outlook 商务联系人。

本文介绍如何设置和使用同步功能来通过 Internet 访问商务联系人,如何远程使用“商务联系人”记录,如何停止同步,以及在打开同步功能时切换到另一个数据库会产生何种后果。

有关如何随时访问所有业务数据的信息,请参阅使用 Business Contact Manager 脱机工作

您要做什么?

为什么要同步商务联系人?

同步的工作方式

示例:出差销售

使商务联系人可以通过 Internet 访问

选择同步文件夹

更改商务联系人同步文件夹

停止同步商务联系人

从联系人记录创建 Business Contact Manager 记录

切换到另一个数据库会对同步产生何种影响?

在同步商务联系人时切换数据库

删除从另一个数据库中导入的已同步商务联系人

返回页首

为什么要同步商务联系人?

如果您同步(也就是“映射”)Business Contact Manager for Outlook 商务联系人,则可以远程访问商务联系人以及其他联系人列表。 例如,如果您计划出差进行销售,向客户演示一种新产品,则您需要通过与远程访问其他联系人相同的方式在 Internet 上访问客户的信息,您可以设置商务联系人以进行同步。

注意: 如果您需要随时访问所有业务数据,而不仅是商务联系人信息,请参阅使用 Business Contact Manager 脱机工作

若要设置对商务联系人的远程访问,只需选择您在远离办公室时在 OWA 或移动设备上使用的 Outlook 联系人文件夹的类型。 可以从 Outlook 中选择的文件夹包括“Outlook 联系人”、“Windows Live 联系人”或“SharePoint 联系人”,以及您创建的任何自定义联系人文件夹。

同步的工作方式

通过同步过程,可将商务联系人复制到您选择的“Outlook 联系人”文件夹中。 这两种类型的记录都显示在“联系人”列表中,当您离开办公室时,可以使用该列表。 商务联系人记录都用“业务人员”图标 同步的商务联系人图标 标记。 然后,您可以通过与访问 Outlook 联系人相同的方式在 Internet 上访问商务联系人记录。

同步可以用您通过 Internet 对同步记录所做的任何更改来更新 Business Contact Manager 数据库 中的记录,还可以用您对数据库中的记录所做的任何更改来更新同步记录。 所有更新都在后台进行,不会干扰您的工作。

注意: 当您停止同步商务联系人时,它们将自动从 Outlook、SharePoint、Windows Live 或其他同步联系人文件夹中删除。

返回页首

示例:出差销售

在一次出差销售过程中,您拜访了一位客户,得知采购经理张伟已经离开他们公司,新采购经理潘蕾已经上任。 您希望将张伟的记录从商务联系人中删除,并为潘蕾创建一个新记录。 于是您登录到 OWA,单击张伟的记录并将其删除。 接下来,您单击“新建”,输入有关潘蕾的信息,并保存新记录。

仅几分钟的时间,这些更改便复制到办公室计算机上的 Outlook 中。 张伟被从 Outlook 联系人文件夹中删除,他的记录被移至 Business Contact Manager for Outlook 中的“已删除项”文件夹中。 潘蕾被添加到 Outlook 联系人文件夹中,但她的记录只是 Outlook 联系人,不是商务联系人记录。 只有现有的商务联系人记录才会同步;您无法通过 Internet 创建新的商务联系人记录。

出差回来后,您可以按照下文的从联系人记录创建 Business Contact Manager 记录中的步骤将潘蕾设置为商务联系人。

如果您确定在出差时需要所有商务记录,可以设置数据库,使其可在您随身携带的便携式计算机上访问。 有关如何随时访问所有业务数据的信息,请参阅使用 Business Contact Manager 脱机工作

返回页首

使商务联系人可以通过 Internet 访问

为了能够在任何地点使用商务联系人的信息,您可以将商务联系人记录逐个移动或复制到用于远程访问联系人的文件夹中,但这样会丢失与 Business Contact Manager for Outlook 中的记录相关联的数据,也会失去同步的优势。 每当您更改记录时,都必须手动对记录的其他副本进行相同的更改,无论副本是在数据库中,还是在 Internet 上的复制记录中。

但是,您可以将商务联系人添加到 Outlook 联系人文件夹中,这样就可以在使用 OWA 或移动设备时通过 Internet 来访问这些联系人。 在启用“商务联系人同步”的情况下,您可以在某个位置更新联系人记录,这些更改将立即反映在该记录的另一个副本中,无论副本是在数据库中还是在 Internet 上。

“商务联系人同步”功能可将商务联系人复制到选定类型的 Outlook 联系人文件夹中,并将原始记录保留在 Business Contact Manager 数据库中。 无论通过哪种方式访问您的“商务联系人”记录,只要您执行了更新,商务联系人记录的两个副本中的信息都将自动同步。

  1. 单击“文件”选项卡。

    键盘快捷方式    若要打开 Microsoft Outlook Backstage 视图,请按 Alt+F。

  2. 单击“Business Contact Manager”选项卡。

    键盘快捷方式    若要打开 Business Contact Manager Backstage 视图,请按 Alt+B。

  3. 单击“同步”,然后单击“开始同步商务联系人”。

    键盘快捷方式 若要打开“同步”菜单,请按 Alt+M

  4. 在“同步设置”对话框中,选择要将商务联系人复制到的 Outlook 联系人文件夹的类型。

    可以选择的选项取决于您用于远程访问数据的程序或 Web 应用程序。 有关如何选择文件夹的信息,请参阅下文的选择同步文件夹

  5. 如果您希望将商务联系人保存在 Outlook 联系人文件夹中的特定类别中,请将“类别”复选框保持选中状态,然后单击所需的类别。 否则清除此复选框。

  6. 单击“确定”

    商务联系人将复制到您选定的联系人文件夹中,并在这两个文件夹之间自动保持同步。

    商务联系人记录显示“业务人员”图标 同步的商务联系人图标 ,以便与 Outlook 联系人区分开。

注意: 当您停止同步商务联系人时,它们将自动从 Outlook 联系人文件夹中删除。

返回页首

选择同步文件夹

当您开始同步过程时,系统会提示您选择一个将包含商务联系人记录的副本的文件夹。 在离开办公室时,您将使用该文件夹通过便携式计算机或移动设备访问联系人。

注意: 如果您使用移动设备,则必须对该设备进行配置以同步 Outlook 联系人。

在“同步设置”对话框中选择的文件夹取决于您用于远程访问数据的程序或 Web 应用程序,以及您的 Outlook 设置。 Outlook 联系人文件夹可以包括 .pst 文件、.ost 文件、Windows Live 联系人或 SharePoint 联系人。

以下是可用于同步商务联系人的联系人文件夹类型:

Microsoft Exchange 帐户    如果您使用 Microsoft Exchange Server 2010 帐户访问电子邮件,请单击此选项。 商务联系人将复制到您用于访问 Outlook 联系人的同一文件夹中。

Outlook 数据文件 (.pst)    如果要将商务联系人复制到您用于访问 Outlook 联系人的同一文件夹中,则请单击此选项。 如果您在移动电话上访问联系人,或者使用 Exchange、POP 或其他 Internet 邮件帐户访问联系人,则可以使用此选项。

Windows Live 帐户    如果您在远程计算机或移动设备上访问 Windows Live 联系人,则请单击此选项,将商务联系人与 Windows Live 联系人同步。

SharePoint 联系人列表 如果您使用 SharePoint,在 SharePoint 网站上有一个联系人列表供您访问,则请单击此选项。 商务联系人将与 SharePoint 联系人列表同步。

其他联系人文件夹 如果您创建了另一个 Outlook 联系人文件夹,想用它来同步商务联系人,则请单击此选项。

注释: 

  • 每次只能与一个电子邮件帐户或一种类型的联系人文件夹同步。

  • 如果您使用移动设备,则必须对设备进行配置以同步联系人。

返回页首

更改商务联系人同步文件夹

在任何时候,您只能将商务联系人记录与一个文件夹同步。 但是,您可以随时根据需要更改该文件夹,即使已经在与另一个文件夹同步也是如此。 若要更改文件夹,请更改同步设置。

  1. 单击“文件”选项卡。

    键盘快捷方式    若要打开 Microsoft Outlook Backstage 视图,请按 Alt+F。

  2. 单击“Business Contact Manager”选项卡。

    键盘快捷方式    若要打开 Business Contact Manager Backstage 视图,请按 Alt+B。

  3. 单击“同步”,然后执行下列操作之一:

    • 如果您当前正在将商务联系人与某个文件夹同步,请单击“更改设置”。

    • 如果您当前未在同步商务联系人,请单击“开始同步商务联系人”。

  4. 在“同步设置”对话框中,单击一个联系人文件夹。

    有关可用选项的信息,请参阅上文的选择同步文件夹

  5. 如果您希望将商务联系人保存在 Outlook 联系人文件夹中的特定类别中,请将“类别”复选框保持选中状态,然后单击所需的类别。 否则清除此复选框。

  6. 单击“确定”

    注意: 如果您选择另一个文件夹,则所有已同步的商务联系人都将从以前的文件夹中删除。

返回页首

停止同步商务联系人

  1. 单击“文件”选项卡。

    键盘快捷方式    若要打开 Microsoft Outlook Backstage 视图,请按 Alt+F。

  2. 单击“Business Contact Manager”选项卡。

    键盘快捷方式    若要打开 Business Contact Manager Backstage 视图,请按 Alt+B。

  3. 单击“同步”,然后单击“停止同步商务联系人”。

    键盘快捷方式    若要打开“同步”菜单,请按 Alt+M

所有已同步的商务联系人记录将从联系人文件夹中删除。

返回页首

从联系人记录创建 Business Contact Manager 记录

只有 Business Contact Manager 数据库中基于现有商务联系人的记录才会同步。 当启用同步时,您在同步联系人文件夹中创建的任何新联系人将仅显示为 Outlook 联系人,除非您还将这些联系人复制或移动到 Business Contact Manager for Outlook 中。

您可将联系人作为任何“客户”或“商务联系人”记录类型(包括您创建的自定义记录类型)添加。

注意: 如果将 Outlook 联系人作为“客户”记录移动到 Business Contact Manager for Outlook,则不再需要同步该记录来通过 Internet 使用。

  1. 在导航窗格中,单击“联系人”按钮。

  2. 单击要复制或移动到 Business Contact Manager for Outlook 的联系人。

  3. 在功能区上的“商务”组中,单击“创建记录”。

  4. 执行下列操作之一选择要创建的记录类型:

    • 单击“复制到 Business Contact Manager”,然后单击记录类型。

    • 单击“移动到 Business Contact Manager”,然后单击记录类型。

将自动创建记录。 若要在 Business Contact Manager for Outlook 中查看记录,请在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击“联系人管理”。

返回页首

切换到另一个数据库会对同步产生何种影响?

在 Business Contact Manager for Outlook 中,您在任何时候都只能在一个数据库中操作。

如果需要切换到另一个数据库,可以随时切换,即使在“商务联系人同步”功能打开时也是如此。 选择一个新数据库时,系统将询问您希望如何处理即将退出的数据库中的已同步记录。 请从下列选项中进行选择:

  • 保留在 Outlook 联系人中。 单击此选项可将以前存在的已同步联系人保留在 Outlook 联系人文件夹中。 这些联系人记录将保留在联系人文件夹中,并将用“业务人员”图标进行标记。 除非您手动添加,否则它们不会显示在新数据库中的“商务联系人”列表中。 这些记录在原先的数据库中保持不变。

如果选择此选项,您以后仍可使用下文的删除从另一个数据库中导入的已同步商务联系人中介绍的过程,将这些已同步联系人从 Outlook 联系人文件夹中删除。

  • 从 Outlook 联系人中删除。 单击此选项可将已同步的商务联系人从 Outlook 联系人文件夹中删除。 先前的数据库中的商务联系人将保留不变。

  • 导入到当前 Business Contact Manager 数据库。 单击此选项可将以前存在的所有已同步商务联系人记录作为商务联系人添加到新数据库中。 对导入的商务联系人所做的更改不会影响先前的数据库中的记录。

    注意: 如果您选择导入,已同步的商务联系人不会从 Outlook 联系人文件夹中删除。

“商务联系人”同步对话框

对于新数据库,同步功能自动打开。

有关如何切换数据库的信息,请参阅创建或选择新的 Business Contact Manager 数据库

返回页首

在同步商务联系人时切换数据库

  1. 单击“文件”选项卡。

    键盘快捷方式    若要打开 Microsoft Outlook Backstage 视图,请按 Alt+F。

  2. 单击“Business Contact Manager”选项卡。

    键盘快捷方式    若要打开 Business Contact Manager Backstage 视图,请按 Alt+B。

  3. 单击“管理数据库”,然后单击所需数据库选项。

    键盘快捷方式    若要打开“管理数据库”菜单,请按 Alt+D。

  4. 按照创建或选择新的 Business Contact Manager 数据库连接到一个新的数据库中的步骤操作。

  5. 如果联系人文件夹已包含另一个 Business Contact Manager 数据库中的已同步商务联系人,则会打开“商务联系人同步”对话框。 请单击下列选项之一:

    • 保留在 Outlook 联系人中

    • 从 Outlook 联系人中删除

    • 导入到当前 Business Contact Manager 数据库

  6. 单击“确定”

返回页首

删除从另一个数据库中导入的已同步商务联系人

如果从先前的数据库中导入了商务联系人,您可能会发现有一些无关的商务联系人记录。 请使用以下过程删除这些记录。

  1. 单击“文件”选项卡。

    键盘快捷方式    若要打开 Microsoft Outlook Backstage 视图,请按 Alt+F。

  2. 单击“Business Contact Manager”选项卡。

    键盘快捷方式    若要打开 Business Contact Manager Backstage 视图,请按 Alt+B。

  3. 单击“同步”,然后单击“移除已从 Outlook 删除的联系人”。

    键盘快捷方式    若要打开“同步”菜单,请按 Alt+M

已删除的联系人将从数据库中删除。

返回页首

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×