进行 PowerPoint 演示

在向组演示准备好的演示文稿时,您很可能希望始终控制演示内容、进度和显示的内容。进行 Microsoft PowerPoint 演示提供了一种专业方法进行联机演示。任何人都不能编辑您演示的内容;但如果您选择这样做,其他人可以在上面做标记以突出重点。

您希望执行什么操作?

在计划会议开始之前上载 PowerPoint 文件

控制可以下载演示文稿的人员

进行 PowerPoint 演示

演示已上载到会议的 PowerPoint 文件

演示尚未上载的 PowerPoint 文件

停止显示演示文稿

控制演示时其他人可以查看的内容

将任何人指定为演示者

在演示过程中更改演示者

为多个演示者进行准备

更换演示者

为演示文稿添加批注

允许其他人添加注释

在 PowerPoint 演示文稿中插入图像

保存带批注的文件副本

在计划会议开始之前上载 PowerPoint 文件

如果已安排会议,您可能希望在会议开始之前将演示文稿上载到会议。

  1. 通过单击 Microsoft Outlook 邀请中的“联机加入”“加入联机会议”链接打开会议。

  2. 在会议窗口中,单击“共享”,然后单击“PowerPoint 演示文稿”

  3. 双击要添加的 PowerPoint 文件,然后单击“打开”。在上载并转换该文件以进行演示后,将在会议窗口右侧的会议讲台区域中显示幻灯片。

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控制可以下载演示文稿的人员

为了将焦点集中在您演示的内容上并避免分散注意力,您可能希望限制可以下载您的演示文稿或讲义的人员。

  • 在上载演示文稿后,在会议讲台中单击“会议内容”旁边的箭头或文件名,单击文件旁边的箭头,指向“使可用于”,然后单击以下选项之一:

    • 会议组织者   仅允许安排会议的人员下载文件。如果您要进行演示,并且不希望参加会议的人在演示之前获取内容,则可能需要选择此选项。

    • 演示者    仅允许演示者将文件下载到其计算机中。

    • 所有人   允许组织者、演示者和与会者将文件下载到其计算机中。

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进行 PowerPoint 演示

您可以演示已上载到会议的 PowerPoint 演示文稿,或浏览到 PowerPoint 文件并开始演示。

演示已上载到会议的 PowerPoint 文件

  1. 在会议窗口中,单击“共享”,单击“最近的内容”,然后单击文件名。

演示尚未上载的 PowerPoint 文件

  1. 在会议窗口中,单击“共享”,然后单击“PowerPoint 演示文稿”

  2. “共享 PowerPoint”对话框中,浏览到要演示的 PowerPoint 文件,然后双击该文件。您可能需要留出额外的时间以上载并转换要演示的文件。

注意: 每当您进行主动演示时,在会议窗口左侧的与会者列表中,将在您的姓名后面显示“正在演示”

有关如何共享 PowerPoint 演示文稿的视频说明,请参阅视频:共享 PowerPoint 演示文稿

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停止显示演示文稿

若要停止显示演示文稿,请执行以下操作:

  • 在会议讲台的上角,单击“停止演示”

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控制演示时其他人可以查看的内容

如果您不希望与会者提前查看演示文稿,您可以将其锁定到您的视图。不过,其他演示者仍然可以提前查看演示文稿。

1. 在会议窗口中,单击“用于此对话中人员的选项”按钮,然后单击“会议选项”

2. 在“联机会议选项”对话框中“权限”下的“单独查看权限”中,单击“仅演示者”

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将任何人指定为演示者

若要将参加会议的任何人指定为演示者,请执行以下操作:

  1. 在会议窗口中,单击“用于此对话中人员的选项”按钮,然后单击“会议选项”

  2. “联机会议选项”对话框中的“演示者”下,单击“包括我公司外部人员在内的每个人(无限制)”

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在演示过程中更改演示者

在会议中,演示者可以轮流演示 PowerPoint 幻灯片。当一个人在演示时,其他人可以跳至演示文稿的特定位置,或者打开单独的文件然后开始演示。

为多个演示者进行准备

1. 在会议窗口中,单击“用于此对话中人员的选项”按钮,然后单击“会议选项”

2. 在“联机会议选项”对话框中“权限”下的“单独查看权限”中,确保选中“仅演示者”“所有人”

更换演示者

  • 在正在演示的 PowerPoint 文件中,单击“显示缩略图”按钮,单击您要演示的幻灯片,然后单击“演示我的视图”

  • 在会议窗口中,单击“共享”,单击“PowerPoint 演示文稿”,在“共享 PowerPoint”对话框中浏览到要演示的 PowerPoint 文件,然后双击该文件。

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为演示文稿添加批注

为演示文稿添加注释仅在演示文稿顶层或共享版本上进行标记,而不会修改实际文件。

  • 若要开始在 PowerPoint 演示文稿上书写或绘图,请使用会议讲台底部的工具。

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允许其他人添加注释

若要允许与会者在 PowerPoint 幻灯片中书写或绘图,请执行以下操作:

1. 在会议窗口中,单击“用于此对话中人员的选项”按钮,然后单击“会议选项”

2. 在“联机会议选项”对话框中“权限”下的“批注权限”列表中,单击“所有人”“仅演示者”

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在 PowerPoint 演示文稿中插入图像

在进行演示时,可通过执行以下操作,在 PowerPoint 文件中插入图像:

  • 在会议窗口中,在会议讲台底部的注释工具中单击“插入图像”按钮,浏览到要插入的图像,然后双击该图像。

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保存带批注的文件副本

  • 在会议窗口中,在会议讲台底部的注释工具中单击“保存”图标,浏览到所选的位置,然后单击“保存”

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