运行保存的导入或导出规范

如果在 Access 中运行导入向导或导出向导,可保存用作规范的设置,以便可随时重复该导入或导出操作。

首先必须运行导入或导出操作,才能保存规范;但是如果操作符合以下任一条件,则可以对之前从未执行过的操作使用现有规范:

  • 如果要运行的操作和现有规范的唯一区别是源文件(导入操作)或目标文件(导出操作)的名称,则可以更改现有规范提及的源文件或目标文件的名称,并运行规范。

  • 如果需要导出带格式的数据,并且要执行的操作和现有规范的唯一区别是列或筛选器设置,则可以更改规范中的列和筛选器设置。当前的列和筛选器设置将始终确定要导出的内容,而非创建规范时采用的设置。

从 Access​​ 运行保存的导入或导出规范

将详细信息保存为规范后,若要重复执行此操作,则执行以下步骤。

运行规范

  1. 请打开包含该规范的 Access 数据库(如果尚未打开)。运行导入规范时,当前数据库为目标数据库。运行导出规范时,当前数据库为源数据库。

  2. 如果规范将带格式的数据导出到 Excel 工作簿或 Word 文档,请打开该对象,并确保视图中未隐藏要导出的字段。同样地,检查筛选器设置,确保要导出的所有记录都显示在视图中。

  3. 在“外部数据”选项卡上,单击“已保存的导入”或“已保存的导出”,打开“管理数据任务”对话框。

  4. 在“管理数据任务”对话框中,在“已保存的导入”或“已保存的导出”选项卡中,单击要运行的规范。

  5. 若要更改源文件(运行导入操作时)或目标文件(运行导出操作时),请单击文件路径进行编辑。

    请务必注意,可以更改源文件或目标文件,但指定的新文件必须满足成功完成此操作的所有必要条件。

  6. 单击“运行”前,必须确保源文件和目标文件存在,源数据已准备好进行导入,并且此操作不会意外地覆盖目标文件中的任何数据。尽你所能确保在运行任何保存的规范之前,向导驱动的操作能够成功。

  7. 单击“运行”

    Access 显示一条消息,表明该操作的状态。如果操作失败,以使用向导时所采取的故障排除方式解决该错误。

    提示: 如果消息未指出失败的原因,请尝试启动导入或导出向导,并通过对话框逐步完成相同的操作。

从 Outlook​​ 运行保存的导入或导出规范

如果已将规范设置为 Outlook​​ 任务,则可以从 Outlook 中开始执行操作。

注意: 从 Outlook 中运行规范时,开始执行操作之前,不能更改规范中外部文件的路径或文件名称。若要更改规范中的文件名,请从 Access 中开始执行操作,而不是从 Outlook ​中作为任务开始执行操作。

在 Outlook 中开始执行操作之前,请确保计算机上已安装 Access,并且存在源文件和目标文件。尽你所能确保在运行任何保存的规范之前,向导驱动的操作能够成功。

运行规范

  1. 启动 Outlook,然后在导航窗格中单击“任务”。双击该任务,将其打开。

  2. 在“任务”选项卡的“Microsoft Office Access”组中,单击“运行导入”或“运行导出”。在确认消息中,单击“确定”进行确认。

    如果操作成功运行,则不会显示任何消息。如果操作失败,Access 会显示一条消息,说明可能引起该错误的原因。尝试以使用向导时所采取的故障排除方式解决该错误。

    提示: 如果消息未指出失败的原因,请尝试启动导入或导出向导,并通过对话框逐步完成相同的操作。

我还需了解哪些信息?

  • 若要了解如何计划在特定时间运行规范,请参阅计划导入或导出操作一文。

  • 有关如何更改规范名称,删除规范或更新规范中源文件名的相关信息,请参阅管理数据任务一文。

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