跟踪潜在销售商机在 Business Contact Manager

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

商机记录存储有关潜在销售订单的信息,并可以帮助您跟踪与当前或潜在客户不断增加的销售关系。

本文介绍如何使用商机记录记录有关产品或服务的兴趣您的客户和客户交互的详细的信息。

您要做什么?

创建一条商机记录

打开商机表单

完成商机表单

自定义商机表单上的列表

自定义销售阶段和销售活动

删除销售阶段和销售活动

编辑商机记录

更改客户或商务联系人链接到商机记录

通信历史记录项链接到商机记录

分配给同事的商机

将商机标记为已关闭

跟踪需要关闭或赢得商机的任务

创建一条商机记录

为您创建的每个商机记录,必须将其链接到帐户或业务联系人记录。您可以向商机记录,以跟踪客户交互添加通信历史记录项,如业务注释、 任务、 约会、 电话日志和文件。这些历史记录项也将添加到链接的客户或商务联系人的历史记录中。

如果您想要自定义包含销售阶段和活动,请参阅自定义销售阶段和销售活动。如果您想要通过添加自定义商机表单或删除字段,请参阅创建和自定义记录类型和列表

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打开商机表单

  1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击“销售”。

  2. 若要打开新的空白商机表单,功能区上,单击新的商机

  3. 若要打开现有商机记录,在商机选项卡上的,请双击您要打开的商机记录。

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完成商机表单

  1. 键入或选择您想要在商机表单上记录的信息。

    窗体包括以下页面︰

    常规。此页面包含有关商机,以及状态、 来源和财务术语的常规信息。

    商机信息

    • 商机标题(必需)。键入商机的名称。

    • 分配给。单击将跟踪并关闭商机的人员的名称。

      分配对象列表中包含员工,您有与之共享,或被授予访问权限,您的 Business Contact Manager 数据库的的名称。有关如何添加姓名和共享您的数据库的详细信息,请参阅共享 Business Contact Manager 数据与其他用户

    • 类型。单击记录潜在销售订单的类型。

    链接的客户或商务联系人

    • 链接到(必需)。单击链接到按钮以选择帐户或业务联系人要链接到此商机。有关如何完成对话框中的详细信息,请参阅选择要链接的 Business Contact Manager 记录

      注意: 可以为商机只能链接到一个客户或商务联系人类型的记录。

    销售信息

    • 概率。键入百分比,表示销售商机将发展的可能性。概率百分比用于计算预期收入基于的产品和服务产品和服务部分中列出的总和。

    • 预期收入。预期的收入使用概率百分比和产品和服务产品和服务部分中列出的总和,自动计算。

    • 结束日期。单击希望销售依据的日期。

    • 付款条款。单击客户将使用的产品或服务支付的方法。

    • 到期日期。单击截止日期。

    • 交货日期。单击报价客户的交货日期。

    产品和服务

    添加产品和服务项感兴趣的客户。

    执行下列操作之一:

    • 添加 . 若要添加新的产品或服务项目,请单击添加

      添加产品或服务对话框中,对话框中,键入或选择所需的信息。有关完成添加产品或服务的窗体的详细信息,请参阅管理您的产品和服务 Business Contact Manager 中

    • 编辑。要更改某一项,请单击项,然后单击编辑

    • 删除。要从列表中删除项目,请单击它,然后单击删除

    源信息

    • 。单击商机,如市场营销活动产生客户的名称或商机类型的源。

    • 启动者。单击以选择客户、 商务联系人或生成此商机的市场营销活动的名称。

      市场营销活动的名称用于跟踪源自特定活动的商机数。当您单击此字段中的市场营销活动的名称时, Business Contact Manager for Outlook将添加到市场营销活动跟踪页面商机。

    • 竞争对手。键入任何竞争对手以提醒您检查其价格,以便您可以提供更好的价格或更好的服务的名称。

    销售阶段和活动

    • 销售阶段。选择商机的销售阶段,以便您可以跟踪进度。

      您可以自定义此列表可对您的公司是唯一的销售阶段信息。单击编辑此列表,请参阅自定义销售阶段和销售活动

      为只读文件,选择关闭赢得关闭丢失锁销售阶段的记录。关闭荣获设置为 100%; 的概率关闭丢失设置为 0%的概率。

    • 提醒。选中提醒复选框以接收有关此商机 Outlook 提醒。单击日期和时间所需提醒。

    详细信息。此页面包含批注或有关机会的注释

    您可以粘贴来自其他文件的注释,或直接向记录添加批注。若要录制的日期和时间,您添加了批注,请单击添加时间戳

    历史记录。历史记录页面列出的所有通信历史记录项链接到商机记录。

    您可以通过单击新建按钮,然后将如业务注释、 电话记录、 约会或任务项目链接到记录创建有关机会详细历史记录。

  2. 当您完成填写表单时,单击保存并关闭

  3. 输入您想要在商机表单上记录的信息。

  4. 输入完信息窗体上,单击保存并关闭

    如果您正在创建的数量的商机记录,单击保存并新建以保存所做的更改并打开一个新的商机表单。

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自定义商机表单上的列表

Business Contact Manager for Outlook使用许多标准业务术语,但您也可以创建您自己的销售条款、 支付费率和其他项目的特定信息与您的业务需求。

每个自定义列表中包含编辑此列表选项。选择此选项可打开一个对话框,您可以添加或编辑您的业务术语。在商机表单中,您可以自定义以下字段的列表︰类型付款条款销售阶段的列表。

自定义列表的详细信息,请参阅创建和自定义记录类型和列表

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自定义销售阶段和销售活动

在Business Contact Manager for Outlook,您可以跟踪如果您想要将潜在顾客转换为实际客户完成所需的所有任务。上的潜在顾客表单中,提供了一组默认的销售阶段和活动,您可以自定义此数据,以适合您的业务需求。

注意: 销售阶段和销售活动,只有数据库所有者可以自定义。

为数据库所有者,您可以更改的名称和任何销售阶段的顺序和更新名称、 顺序或任何销售阶段的销售活动持续时间。您还可以设置销售活动的提醒。

  1. 打开修改销售阶段和销售活动对话框中,通过执行下列操作之一︰

  2. 在功能区上,在开始选项卡的自定义组中,单击销售阶段

  3. 单击文件选项卡。在Business Contact Manager选项卡上,单击自定义,然后单击修改销售阶段和销售活动

  4. 要添加新阶段到您的过程,请单击添加销售阶段,为新的销售阶段中,键入一个名称,然后单击确定。使用箭头按钮列表中向上或向下移动销售阶段。

  5. 要添加到销售阶段的步骤,请单击添加销售活动,为活动,键入一个名称,然后单击活动将花费的时间长度。单击确定以关闭添加销售活动对话框,然后使用箭头按钮列表中向上或向下移动活动。

    “编辑销售活动”对话框,其后面是“修改销售阶段和销售活动”对话框

  6. 若要修改销售阶段或销售活动列表中的,单击在列表中,项目,然后单击编辑。更新打开对话框中的信息,然后单击确定

不能编辑关闭获胜关闭失败的销售阶段。

  1. 若要重新排序列表中,单击销售阶段或销售活动,然后使用箭头按钮以将其在列表中向上或向下移动。如果移动销售阶段,所有及其关联的销售活动将随之移动。

  2. 复选标记指示哪些销售阶段为所有新的商机记录默认销售阶段。若要设置不同的默认销售阶段,单击所需的一个,然后单击设为默认值。若要删除的默认设置,请单击销售阶段,,然后单击清除默认

  3. 选择创建具有指定的持续时间的每个销售活动的提醒复选框。在商机表单上将显示提醒。

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删除销售阶段和销售活动

从Business Contact Manager for Outlook删除销售阶段或销售活动可能会影响当前商机记录中的信息。

删除销售活动将删除活动,从列表中,以及包含该活动的记录。包含已删除的活动任何商机记录将不再显示它,即使活动已标记为已完成的记录中。

删除销售阶段将从列表中,删除阶段,并使用它的每个记录中创建空白条目。例如,已删除的销售阶段中的一条商机记录将显示空白的销售阶段字段中再次打开记录时。当您删除销售阶段时,您可以选择将其替换为与另一个销售阶段,或空白字段。如果您将其替换为另一个销售阶段,您可以从该阶段中更换讲台到添加活动。否则,活动将删除与销售阶段。

  1. 打开修改销售阶段和销售活动对话框中,通过执行下列操作之一︰

  2. 在功能区上,在开始选项卡的自定义组中,单击销售阶段

  3. 单击文件选项卡。在Business Contact Manager选项卡上,单击自定义,然后单击修改销售阶段和销售活动

  4. 若要删除的销售活动,从列表中,选择的活动,然后单击删除

  5. 若要删除的销售阶段,从列表中选择的阶段,然后单击删除。在删除项目对话框中,选择要替换的已删除的一个,另一个销售阶段,或将替换字段留空。

  6. 如果您选择替换销售阶段,您可以然后选择将所有销售活动从已删除的销售阶段移动到替换销售阶段复选框。活动将被添加到现有的活动列表中,顶部,您可以使用箭头按钮以重新排列它们。

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编辑商机记录

  1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击“销售”。

  2. 在工作区中,在商机选项卡上,双击要打开的记录。

    您可以查看记录的信息,而不使用销售工作区打开它。从任何选项卡上,单击您感兴趣的记录。在阅读窗格中显示有关该记录的详细信息。有关使用销售工作区的详细信息,请参阅熟练掌握 Business Contact Manager 工作区

  3. 您可以执行打开的记录中的以下任一操作︰

    • 编辑的信息。输入新的信息,然后根据需要进行的更改。完成更改后,单击保存并关闭

    • 打印记录。

      打印命令的位置在哪里?

      单击文件选项卡单击打印选项卡,然后单击所需的选项。

    • 为链接的客户或商务联系人发送电子邮件。在通信组中,单击电子邮件

    • 设置与客户或商务联系人的约会。在通信组中,单击会议请求

    • 分类记录。在标记组中,单击分类,,然后单击您想要添加此记录的类别。有关分类记录的信息,请参阅使用 Business Contact Manager 中记录

    • 删除记录。单击删除

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更改客户或商务联系人链接到商机记录

  1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击“销售”。

  2. 商机选项卡上,双击要更改的商机记录。

  3. 链接的客户或商务联系人下单击链接到

  4. 链接到客户或商务联系人对话框中,在项类型列表中,单击记录类型,例如帐户所有商务联系人类型

  5. 在列表中,单击要链接的记录。或者,若要搜索的记录,请在搜索框中键入名称。

    要添加新记录,请单击新建按钮,然后填写表单。

  6. 单击链接到要添加客户或商务联系人,然后单击确定以返回到商机记录。

  7. 单击“保存并关闭”。

注意: 商机可以链接到只有一个帐户或基于商务联系人记录类型。

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通信历史记录项链接到商机记录

任何类型的与商机相关的通信可以轻松地链接到的记录,使您可以跟踪的所有客户联系人。如果您呼叫的客户或商务联系人链接到商机记录,创建的通话记录。如果您已来自会议,键入向上业务注释,或在原始 Outlook 会议请求中的分钟数。设置与您的客户的会议,然后将约会链接到商机记录。

从打开的商机记录创建任何通信历史记录项自动链接到记录中。

若要创建自动链接到商机记录通信历史记录项 ,请完成以下过程。

  1. 打开商机表单

  2. 在功能区上,在开始选项卡的显示组中,单击历史记录

  3. 单击新建按钮,然后单击以下各项之一︰

    • 业务注释

    • 电话记录

    • 任务

    • 电子邮件

    • 约会

    • 文件

    不能创建新文件,但您可以选择要链接到商机记录您计算机上的文件。

  4. 完成您的新项的窗体,然后单击保存并关闭发送 (如果适用)。

若要链接到商机记录的现有电子邮件或约会,打开电子邮件或约会,,然后在功能区中,单击链接到记录。在项类型列表中,单击商机、,然后单击要链接的电子邮件或约会到商机。

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分配给同事的商机

Business Contact Manager for Outlook数据库中存储您的业务数据。向任何人与之共享数据库,您可以分配一条商机记录。

  1. 打开商机记录,您要分配。您还可以选择多条记录。

我如何选择多条记录?

若要选择彼此相邻的多条记录,请按 Shift 键,然后单击要添加的记录组中的第一条和最后一条记录。若要选择不相邻的多条记录,请按 Ctrl 键,然后单击各条记录。若要选择所有记录,可单击任意一条记录,然后按 Ctrl+A。

  1. 在功能区上的操作组中,单击分配,然后单击您要向其分配商机的人员的名称。

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将商机标记为已关闭

  1. 打开商机记录,要标记为已关闭。

  2. 商机选项卡上,双击您想要关闭的商机记录。

  3. 销售活动销售阶段列表中,单击到关闭荣获关闭商机导致销售,或关闭丢失关闭没有导致销售商机。

  4. (可选) 在结束日期框中,单击商机的实际结束日期。

  5. 单击“保存并关闭”。

    有关如何为已关闭,同时列出几个商机的信息,请参阅同时编辑 Business Contact Manager 记录

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跟踪需要关闭或赢得商机的任务

高级创建销售需要完成的任务,您可以创建业务项目包含不同的产品或服务将提供后已赢得商机的任务。您可以分配给同事,整体商务项目并将项目中的单个任务分配给不同的同事。商务项目记录必须链接到客户或商务联系人。

若要从商机记录创建商务项目,请完成以下过程。

  1. 打开商机记录,您想要使用。

  2. 在功能区上的商务项目组中,单击创建项目

  3. 创建商务项目对话框随即打开。在列表中,单击您想要使用,否则单击不使用模板的模板。

  4. 项目名称框中,使用默认名称,这是所选机会的名称,,或键入商务项目的不同名称。

  5. 链接到框中显示客户或商务联系人链接到所选机会。若要选择不同客户或商务联系人记录,请单击链接到

  6. (可选) 输入项目的开始日期,然后单击确定

  7. 在商务项目记录打开的窗口中,键入您想要添加的任何信息︰

    • 要添加到项目的客户和商务联系人,请在相关客户和商务联系人部分中单击添加

    • 若要添加任务,在项目任务信息部分中,单击新建

有关完成商务项目和项目任务窗体的详细信息,请参阅使用 Business Contact Manager 中的项目任务

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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