跟踪与客户在 Business Contact Manager 的通信

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

在Business Contact Manager for Outlook,通信包括电子邮件和电话日志不仅信息,如文件、 Opportunity或与特定客户的商务项目。项目成为该客户的通信历史记录的一部分。

本文介绍如何创建和编辑通信历史记录项。

您要做什么?

创建并链接通信历史记录项

查看和编辑通信历史记录项

删除通信历史记录项

排序通信历史记录项

使用业务活动窗体

创建并链接通信历史记录项

通信历史记录项包括 Outlook 电子邮件、 约会和任务。它们还包括文件、 Business Project记录、 项目任务、 商机、 业务注释和通话记录。

必须将所有通信历史记录项都链接到记录。您可以将现有的项目,如电子邮件或一条记录,将文件的链接,也可以创建从在一条记录的通信历史记录项。项目自动链接到记录中。

项目的记录和通信历史记录文件夹中的历史记录页面上列出。

仅商机和商务项目是还可包含其他通信历史记录项的通信历史记录项。

通信历史记录项

可以链接到它的通信历史记录项

商机

  • 电子邮件

  • 业务注释

  • 电话记录

  • 文件

  • Outlook 任务

  • 约会

业务项目

  • 业务注释

  • 电话记录

  • 文件

  • Outlook 任务

  • 约会

通信历史记录页面的客户和商务联系人

客户和商务联系人都将继承链接到它们的记录的通信历史记录项。

如果通信历史记录项,如电话记录链接到另一种通信历史记录项,如商务项目,在商务项目中,历史记录页面上和商务项目链接到客户或商务联系人记录的历史记录页面上列出通话记录。

客户和商务联系人记录也继承项目任务商务项目记录。

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创建通信历史记录项

  1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击下列文件夹之一以显示工作区:

    • 联系人管理

    • 销售

    • 项目管理。(仅商务项目)

      为什么没有列出“市场营销”文件夹?

      默认情况下,市场营销文件夹不包含客户或商务联系人记录。因为它们不链接到客户或商务联系人记录类型,则无法向任何市场营销活动记录中,添加通信历史记录项。

  2. 单击包含所需记录的选项卡。

    注意: 因为它们不链接到客户或商务联系人记录类型,则无法向任何项目任务记录中,添加通信历史记录项。

  3. 双击您要将新的通信历史记录项链接的记录。

  4. 在功能区上的“显示”组中,单击“历史记录”。

  5. 单击新建按钮,然后单击您想要添加的通信历史记录项的类型。

    注意: 不能在Business Contact Manager for Outlook中创建新文件。您只能链接到记录现有文件。您可以将链接的文件的类型包括 Microsoft Excel、 PowerPoint、 Publisher、 Word 和图像文件。有关详细信息,请参阅本文后面的现有 Microsoft Excel、 PowerPoint、 Publisher 或 Word 文件链接到记录

  6. 填写表单的新的项目,然后单击保存并关闭或发送电子邮件。

    历史记录页面上列出的项目。

    通信历史记录中的文件是链接而不是存储在您的商务联系人管理器数据库中。如果共享您的数据库,并且用户不能访问您的网络,并且需要访问通信历史记录中的文件,附加的文件,在注释部分,而不是将文件链接到的通信历史记录。请注意,数据库大小限制为 4 GB,附加的文件增加数据库的大小。

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将现有的通信历史记录项链接到记录

业务注释、 通话记录、 电子邮件、 约会、 任务和文件可以链接到多条记录。

商机可以链接到只有一个客户或商务联系人记录。

可以将商务项目链接到多个客户或商务联系人记录中,但只有一个客户或商务联系人可以是主要记录。

项目任务可以链接到只有一个商务项目记录。

您可以更改任何通信历史记录项链接到的记录。有关详细信息,请参阅本文后面的查看和编辑的通信历史记录项

链接到记录的现有 Outlook 电子邮件、 约会或任务

  1. 打开要链接到记录Outlook item 。

  2. 在功能区,商务组中,单击链接到记录

  3. 链接到 Business Contact Manager 记录对话框中,在项类型列表中,单击要链接到的项目的记录的类型。

  4. 在记录的列表中,单击记录。

    如果您想要将项目链接到多个记录,请选择这些记录。

    我如何选择多条记录?

    若要选择彼此相邻的多条记录,请按 Shift 键,然后单击要添加的记录组中的第一条和最后一条记录。若要选择不相邻的多条记录,请按 Ctrl 键,然后单击各条记录。若要选择所有记录,可单击任意一条记录,然后按 Ctrl+A。

  5. 链接的记录,下单击链接到

    链接到框中列出您所选择的记录。

    若要链接到不同类型的记录的 Outlook 项目,请单击项类型列表中的记录类型,然后单击记录。

  6. 单击 “确定”

    若要确保所有电子邮件到或从客户或商务联系人都包括在通信历史记录中的记录中,在 Outlook 中,右键单击要链接到记录,电子邮件,然后单击链接和跟踪。有关如何自动将电子邮件链接到记录的信息,请参阅链接和跟踪电子邮件在 Business Contact Manager

注意: 没有任何标记,以告诉您的电子邮件、 约会或任务链接到记录。您可以单击以查看是否项目已链接,Outlook 项目和项目链接到记录中的链接到记录按钮。

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链接到记录的现有 Microsoft Excel、 PowerPoint、 Publisher 或 Word 文件

  1. 在 Excel 中,PowerPoint、 Publisher 或 Word 中,打开您想要链接到记录的文件。

  2. 单击“文件”选项卡。

  3. 单击Business Contact Manager选项卡,然后单击链接到记录按钮。

  4. 链接到 Business Contact Manager 记录对话框中,在文件夹列表中,单击要链接到文件的记录的类型。

  5. 在记录的列表中,单击记录。

    若要将文件链接到多条记录中,选择这些记录。

我如何选择多条记录?

若要选择相邻的记录,请按住 SHIFT 键,,然后单击您想要添加的组的第一个和最后一个记录。若要选择非相邻的记录,请按 CTRL 键,,然后单击单个记录。要选择所有记录,请单击其中一个,然后按 CTRL + A。

  1. 链接的记录,下单击链接到

    链接到框中列出您所选择的记录。

  2. 单击 “确定”

    有关详细信息,请参阅将文件链接到 Business Contact Manager 记录

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查看和编辑通信历史记录项

您可以查看和编辑通信历史记录项通信历史记录页面上的记录,或在通信历史记录文件夹中。可编辑项目包含任务、 约会、 业务注释和通话记录。无法编辑电子邮件。

  1. 执行下列任一操作:

    打开记录

    1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击下列文件夹之一以显示工作区:

      • 联系人管理

      • 销售

      • 项目管理。(仅商务项目)

        为什么没有列出“市场营销”文件夹?

        默认情况下,市场营销活动不具有历史记录页面。因为它们不链接到客户或商务联系人记录类型,则无法向任何市场营销活动记录中,添加通信历史记录项。

    2. 单击包含所需记录的选项卡。

    3. 双击您要查看的通信历史记录项目的记录。

    4. 在功能区上的“显示”组中,单击“历史记录”。

      列出链接到记录的所有通信历史记录项。

打开通信历史记录文件夹

  1. 在导航窗格中,单击“Business Contact Manager”按钮。

  2. 双击将其展开,商务记录文件夹,然后单击通信历史记录

    注意: 链接到多条记录的通信历史记录项通信历史记录文件夹中出现多次。当您删除一份具有多个副本的通信历史记录项时,其他副本仍然链接到记录。在通信历史记录文件夹的链接到列中显示链接的记录的名称。

您可以进行排序或筛选列表以查看所需的项目。单击视图选项卡,然后单击排列方式或所需的筛选器。有关如何应用更高级筛选器的信息,请参阅在 Business Contact Manager 记录筛选记录

  1. 双击要编辑的通信历史记录项。

  2. 进行更改,然后将其保存。

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为什么多次列出某些通信历史记录项

项目可以列出在历史记录页面上和通信历史记录文件夹中多次,如果项目链接到多条记录。

如果,客户或商务联系人记录的历史记录页面可以多次列出项目︰

  • 项目链接到客户记录中,并且还将记录链接到客户记录链接到的项目。客户记录继承链接到它的记录的通信历史记录项。

  • 项目链接到商务联系人记录中,并将商机或商务项目链接到商务联系人包含相同的通信历史记录项的链接。商务联系人记录继承链接商机和商务项目的通信历史记录。

仅当项目链接到多条记录通信历史记录文件夹多次列出项目。如果在客户记录的历史记录页面上列出了项目,因为客户记录继承,但该项目不直接链接到客户记录,请在链接到客户记录的通信历史记录文件夹未列出该项目。

如果您编辑记录中的项目,该项目更改所有链接的记录中。

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删除通信历史记录项

并非所有已删除的通信历史记录项的行为方式相同。

当您从记录中删除约会、 会议、 电子邮件、 任务或文件时,该项目将保持不变在其原始位置。您可以将其链接到另一条记录在任何时间。删除的约会、 会议、 电子邮件或任务移动到在Business Contact Manager for OutlookDeleted Items folder 。

如果您删除约会、 会议、 电子邮件或任务从其原始位置,而不是Business Contact Manager for Outlook, Business Contact Manager for Outlook将保持大约 4 KB 的项目。如果打开约会、 会议、 电子邮件、 任务或已从其原始位置删除文件时,它将显示在业务活动窗体。信息,请参阅本文后面的使用业务活动窗体

当从记录中删除业务注释、 商机或通话记录 — 只要项目不链接到其他记录-实际业务注释、 商机或通话记录移动到Business Contact Manager for Outlook中的已删除邮件文件夹。

若要完全删除Business Contact Manager for Outlook通信历史记录项,必须删除项目链接到,每个记录,并清空已删除邮件文件夹。

注意: 只有数据库所有者可以清空已删除邮件文件夹中Business Contact Manager for Outlook。

有关删除的记录的详细信息,请参阅删除 Business Contact Manager 记录

  1. 在导航窗格中,单击“Business Contact Manager”按钮。

  2. 双击将其展开,商务记录文件夹,然后单击通信历史记录

  3. 单击要删除的通信历史记录项的一个或多个副本。

    我如何选择多条记录?

若要选择相邻的记录,请按住 SHIFT 键,,然后单击您想要添加的组的第一个和最后一个记录。若要选择非相邻的记录,请按 CTRL 键,,然后单击单个记录。要选择所有记录,请单击其中一个,然后按 CTRL + A。

  1. 右键单击所选的项目,然后单击删除

    注意: 上一条记录,因为将删除整个记录,而不仅仅是所选的通信历史记录项不要单击功能区上的操作组中的删除按钮。

下表列出了通信历史记录项,以及是否在Business Contact Manager for Outlook保存。如果仅Business Contact Manager for Outlook中存储该项目,将其删除以及链接的客户、 商务联系人、 商机或商务项目记录。

通信历史记录项的类型

保存在
Business Contact Manager for Outlook 仅?

业务注释

业务项目

项目任务

商机

电话记录

电子邮件

约会

任务

文件

注意: 当清空已删除邮件文件夹时,将永久删除文件夹中的所有项目。但是,如果项目链接到文件或 Outlook 约会、 任务或电子邮件中,为其他地方存在的记录,然后可以将其链接到其他记录。通话记录以及业务注释是一种特殊的情况,因为它们执行不独立。他们必须链接到客户、 商务联系人、 商机或商务项目记录。因此,链接到记录永久删除后,无法恢复这些项目。有关还原已删除的项目的详细信息,请参阅在 Business Contact Manager 记录还原

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排序通信历史记录项

您可以通过多种方法中的通信历史记录项进行排序。

  1. 执行下列任一操作:

    历史记录页面上一条记录的通信历史记录项进行排序

    1. 在导航窗格中的“Business Contact Manager”下,单击下列文件夹之一以显示工作区:

      • 联系人管理

      • 销售

      • 项目管理。(仅商务项目)

        为什么没有列出“市场营销”文件夹?

        默认情况下,市场营销文件夹不包含客户或商务联系人记录。因为它们不链接到客户或商务联系人记录类型,则无法向任何市场营销活动记录中,添加通信历史记录项。

    2. 单击包含所需的记录的选项卡。

    3. 双击包含您要查看的通信历史记录项的记录。

    4. 在功能区上的“显示”组中,单击“历史记录”。

    通信历史记录文件夹中的记录排序

    1. 在导航窗格中,单击“Business Contact Manager”按钮。

    2. 双击将其展开,商务记录文件夹,然后单击通信历史记录

  2. 在功能区上,单击“查看”选项卡。

  3. 排列组中,单击其中一个可用选项︰

    1. 按类型类型

    2. 通过创建日期

    3. 按修改日期

    4. 通过创建者

    5. 按链接到

    6. 反向进行排序

    7. 展开/折叠

      您也可以通过单击列标题对列表进行排序。

注意: 记录时保留排序或通信历史记录文件夹处于打开状态。当您关闭记录或文件夹时,将被删除排序。

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使用业务活动窗体

如果您打开会议、 电子邮件、 任务或文件,如通信历史记录项,项将不可用,它将在业务活动窗体中打开。原始的通信历史记录项可能不可用或者因为它已从其原始位置删除,或者您不能再连接到原始项目所在的计算机。

业务活动窗体中包含的一些基本信息。例如,对于电子邮件,包括主题链接到和消息的第一个 4 字节 (KB)。对于文件,它包括文件名称、链接到,以及原始文件的位置。

注意: 不能编辑包含原邮件中的信息的字段。

  • 主题    主题或原始项的标题。

  • 链接到    此项目已链接到记录。

  • 创建截止    原始项目的创建的日期或截止。

  • 发送    发送原件的日期 (仅适用于会议或电子邮件)。

  • 修改    最新更改已保存到原始项目的日期。

  • 笔记    第 4 字节 (KB) 的电子邮件,会议或任务或原始文件的位置的基本信息。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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