修订

在电子邮件中修订

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如果不能选择与其他人在线协作,Word 有工具可帮助你处理多个副本中的更改。在此视频中,你将看到如何跟踪与多人联系的电子邮件中的更改。Word 让你可以合并文档,并且让你可在同一个位置看到每个人清晰标记的更改。

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  • 在分享文档的最终版本之前,最好先运行文档检查器。此工具检查修订和批注、隐藏文本、属性中的个人姓名和其他可能不希望广泛分享的信息。若要运行文档检查器,请单击“文件”>“信息”>“检查问题”>“检查文档”。

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在无法联机协作时,您如何处理来自两个或更多人的更改?

如果审阅者未启用修订,您怎样做?

无法看到更改的内容,不要说有两个或更多审阅者,就是来自一个审阅者的输入,您如何合并?

Word 让您在合并文档时能看到在一个位置清晰标记的所有人的更改。

以下介绍其工作方式。

首先将文档保存到计算机。然后转到“审阅”选项卡,单击“比较”、“合并”。

在“原文档”下,单击“浏览”,单击原文档,然后单击“打开”。

随后在“修订的文档”下,单击“浏览”,打开来自第一个审阅者的文档。

确保审阅者名称显示在此处。

默认情况下,Word 将比较所有内容,但您可以取消选中不希望 Word 比较的项。

另外,默认情况下 Word 会在原文档中显示更改,

但您可以将该设置更改为在修订后的文档中显示更改或创建新文档。单击“确定”。

默认情况下,Word 使用原文档中的格式设置,

但您可以根据需要使用审阅者更改的格式设置。单击“继续合并”。

Word 将更改的条目从修订的文档复制到原文档,并将其显示为标记,

就像审阅者已在启用修订的情况下添加了更改一样。

现在,如果您需要包括来自多个审阅者的更改,您可以继续将相应文档合并到原文档中。

首先,保存原文档。

然后,单击“比较”、“合并”。

在此处添加原文档。然后在“修订的文档”下,选择来自第二个审阅者的文档,单击“确定”。

现在,来自两个审阅者的更改和批注合并到一个使用标记的文档中。

默认情况下,每个审阅者的更改以不同颜色显示。

但自动选择的颜色可能不同于审阅者计算机上的颜色。

另外,将鼠标悬停在更改上时,可以看到修订人和修订时间。

确保启用了修订。

然后浏览文档,决定如何处理批注和更改 - 与您在视频 2 中执行的操作一样。

如果您计划将文档发回给审阅者进行另一轮处理,您可以根据需要回复批注。

单击此按钮,键入回复。

如果重叠的更改让人难以阅读,请尝试此操作。单击“比较”、“显示源文档”。

您可以显示原始文档、显示修订后文档或显示原始及修订后文档。

在上方窗口中,您可以看到添加第一个审阅者后的源文档。

在下方窗口中,您可以看到第二个审阅者的更改。

在主窗口中滚动文档,所有窗口将同步滚动。

如果这样不能让阅读变容易,请尝试此操作:单击“显示以供审阅”旁的箭头,选择“无标记”。

有时候隐藏标记很有帮助。您始终可以通过单击“所有标记”再次显示标记。

完成后,保持修订处于启用状态。

然后,如果您希望保存文档的不同版本,则单击“文件”、“另存为”。

例如,您可以将此命名为 Draft 2。

审阅者可以打开该文档,并可添加任何更改以及回复您的回复。

当您拿回所有修订后,按照相同的过程将修订的文档与源文档 Draft 2 合并。

无论是通过电子邮件合并还是联机合并,审阅工具都使作业大为容易。

接下来,我将再向您介绍几种方式,可用来自定义修订方式。

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